秘書含義及秘書寫作原則

授課教師魏松英授課班級10文秘09漢本、09對外授課時間2012.02—2012.07秘書實用寫作1第一篇秘書寫作基本原則(2課時）[內(nèi)容提要及學(xué)習(xí)提示]本篇主要講述秘書的含義及職責(zé)；秘書的寫作基本原則。重點是寫作原則。2第一節(jié)什么是秘書一、秘書的含義1.協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人聯(lián)系接待，辦理文書和交辦事項的工作人員。2.指秘書職務(wù)。3.使館中職位低于參贊高于隨員的外交官。有一等秘書、二等秘書、三等秘書之分，在大使館館長領(lǐng)導(dǎo)下進行工作。享有外交特權(quán)和豁免。5/30/20233秘書實用寫作--魏松英3二、“秘書"概念的發(fā)展變化

秘書職位經(jīng)歷了從官職向社會職業(yè)轉(zhuǎn)變的過程。（一）秘書官職化時代1.中國秘書官職化時代

在我國，"秘書"一詞最早出現(xiàn)于漢代。最初的含義是指物而非指人。即帶有神秘色彩的圖書。根據(jù)古籍記載，這些圖書主要有兩類：

5/30/20234秘書實用寫作--魏松英4宮禁里的秘籍，因為是宮禁內(nèi)收藏的各種經(jīng)典文獻，因而一般不予公開，故稱為"秘書"。如《晉書·荀勖傳》："及得汲郡冢中古文竹書，詔勖撰之，以為中經(jīng)，列在'秘書'。"

指讖(chèn)緯圖箓。這是一種在漢代流行的宗教迷信，是巫師或方士制作的一種預(yù)算吉兇的隱語。5/30/20235秘書實用寫作--魏松英5至東漢后期，"秘書"不僅指物，也指機構(gòu)和人員。古代的秘書工作者，被稱為"史官"、"御史大夫"、"尚書"、"長史"、"主簿"等。唯有一次例外，那就是東漢末年魏王曹操為削弱當(dāng)時位高權(quán)重的皇帝身邊的秘書機構(gòu)--尚書臺的勢力，曾設(shè)秘書令，以"典尚書事"，這樣，秘書令不僅具有原先掌管圖書典籍的職能，而且還具有收發(fā)奏章、草擬和上傳下達的職責(zé)。5/30/20236秘書實用寫作--魏松英6至清末，我國的秘書工作真正名實相符。

辛亥革命后，秘書的含義發(fā)生了質(zhì)的變化。

其一：秘書一詞已完全擺脫了"圖書"的含義，從原先指物轉(zhuǎn)變?yōu)樘刂笍氖旅貢ぷ鞯娜嘶蚵毼弧?/p>

其二，對秘書人員所有的舊式稱謂全部退出了歷史舞臺，對各級政府部門中從事秘書工作的人員或相關(guān)職位均以"秘書"相稱。5/30/20237秘書實用寫作--魏松英72.國外秘書官職化時代

西方發(fā)達國家的定義。國際職業(yè)秘書組織（英文全稱：professionalsecretariesinternational）

"秘書"這個詞來源于保密者。指那些被國王和王后雇傭來保守國家和私人秘密的人.5/30/20238秘書實用寫作--魏松英8資產(chǎn)階級革命后，秘書職位主要承擔(dān)的是輔助性管理這一內(nèi)涵開始得到社會的認可和接受。另外，國外私人秘書的發(fā)展歷史也相當(dāng)悠久。貴族成員多喜歡雇傭私人秘書為他們處理信箋、賬目和邀請函等。商人也有秘書，他們通常被叫做"辦事員"。如英國著名的政治學(xué)家和哲學(xué)家約翰·洛克就曾長期擔(dān)任著名領(lǐng)袖人物的私人秘書。16世紀英國的著名詩人約翰·鄧恩也曾是掌璽大臣的私人秘書。5/30/20239秘書實用寫作--魏松英9

總之，在秘書職業(yè)社會化以前，秘書主要指在政府部門中擔(dān)任高級官員的人或為政府部門及高級官員提供輔助服務(wù)的公職人員，因此，我們將這一時期成為秘書官職化時代。5/30/202310秘書實用寫作--魏松英10（二）秘書社會化時期

1.國外秘書工作的社會化、職業(yè)化發(fā)展

英文Secretary出現(xiàn)了另一個重要含義,秘書作為一種社會職業(yè)，開始確立。

第一個字母S小寫的時候，就泛指受雇傭在辦公室中從事處理信函、保管檔案、安排業(yè)務(wù)等普通意義上的秘書工作人員5/30/202311秘書實用寫作--魏松英112.我國秘書的社會化職業(yè)化發(fā)展

我國的私人秘書始于清朝，稱幕客

幕客也稱"西席、館師、賓師"等，俗稱師爺

由地方長官私人聘請，不拿官方俸祿,

不占政府機構(gòu)編制，是地方長官的私人秘書

改革開放以前，我國的秘書主要是一種行政職位。

改革開放后，秘書開始由官職走向社會化、職業(yè)化。5/30/202312秘書實用寫作--魏松英12（三）秘書和秘書實務(wù)的涵義

秘書：是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務(wù)服務(wù)人員。他們以輔助決策，綜合協(xié)調(diào)，溝通信息，辦文、辦會、辦事等為主要職能，是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者的參謀和助手。

該定義可從3個角度來理解:

1.

秘書服務(wù)的根本對象是領(lǐng)導(dǎo)者

2.

秘書活動的基本方式是處理信息和事務(wù)

3.秘書活動的根本性質(zhì)是輔助性5/30/202313秘書實用寫作--魏松英13文秘職業(yè)主要指從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理行政事務(wù)及日常事務(wù)，并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實施提供服務(wù)的人員，包含了從企業(yè)基礎(chǔ)文書、專職文秘、到高級行政助理等一個完整的行政輔助人員體系，是實行就業(yè)準入的職業(yè)之一。14秘書實務(wù):秘書工作者通過具體操作，直接作用于實際事和物的過程。

5/30/202315秘書實用寫作--魏松英15任職要求：

1.熟悉和遵守國家及部門的法規(guī)制度。

2.思維敏捷、思路清晰，具有良好的職業(yè)意識。

3.具有較強的書寫、電腦操作能力。

4.熟悉公文寫作基本要求。

5.大專以上學(xué)歷，兩年以上工作經(jīng)驗。5/30/202316秘書實用寫作--魏松英16第二節(jié)秘書的主要職責(zé)秘書人員的職業(yè)定義是：從事辦公室程序性工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)以及日常事物，并為決策以及實施提高服務(wù)的人員。秘書人員具體有以下8大項工作。5/30/202317秘書實用寫作--魏松英17一、商務(wù)溝通(一)接待工作1.全方面的收集類別資料，為來賓接待工作做好準備。2.熟悉接待工作的內(nèi)容以及寫作接待方案的格式和寫法，制訂最佳的代表接待方案。3.做好迎接來賓的準備和接站、接機等迎賓工作。4.了解來賓宴請工作的安排程序，做好宴請準備，熱情周到的款待來賓。5.送別來賓的時候，應(yīng)該為來賓預(yù)定返程票，安排好返程交通工具。5/30/202318秘書實用寫作--魏松英18(二)溝通與協(xié)作工作1.運用各種溝通方法和技巧，協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，與領(lǐng)導(dǎo)、同事和客人有效溝通。2.組織和引導(dǎo)團隊有效溝通，提高團隊的工作效率。3.及時解決溝通的沖突，排除溝通中的障礙。5/30/202319秘書實用寫作--魏松英19(三)商務(wù)談判1.掌握各種信息的搜集方法和渠道，充分搜集商務(wù)談判信息，并參與制訂商務(wù)談判方案和組建商務(wù)談判小組。2.布置商務(wù)談判現(xiàn)場，營造融洽的商務(wù)談判氣氛。3.做好商務(wù)談判的輔助性工作，協(xié)助主談判人員處理談判中的問題。5/30/202320秘書實用寫作--魏松英20二、會務(wù)管理(一)會議籌備1.科學(xué)準確地擬定會議的議題、名稱、規(guī)格和標(biāo)準2.合理地擬定會議議程、日程和預(yù)算經(jīng)費。3.掌握選擇會議場所的程序，選擇并預(yù)定合適的會議場所。

5/30/202321秘書實用寫作--魏松英214.掌握會場座位的排列方法和會場布置方式，精心布置會議現(xiàn)場。5.及時通知與會人員，準備會議文件和制作會議證件。6.安排電話會議和視頻會議，減少會議開支。5/30/202322秘書實用寫作--魏松英22(二)會議溝通與協(xié)調(diào)1.掌握多種會議簽到的方法，做好會議簽到和會議服務(wù)工作2.運用高效的會議決策方式和達成會議決議的方法，促成會議決議的盡快形成。3.做好會議保衛(wèi)、保密工作。4.組織會議新聞報道，使會議達到理想的傳播效果。5.及時處理會議突發(fā)性事件，確保會議的順利進行5/30/202323秘書實用寫作--魏松英23(三)會議善后1.做好與會人員的返程安排2.檢查清理會場和整理會議文件。3.傳達會議決議，撰寫會議總結(jié)和結(jié)算會議經(jīng)費。4.評估會議效果5/30/202324秘書實用寫作--魏松英24三、商務(wù)活動管理(一)商務(wù)活動1.安排會見、會談2.組織和協(xié)調(diào)大型商務(wù)活動以及安排與會人員參加文娛活動3.掌握組織信息發(fā)布會的程序，成功舉辦信息發(fā)布會。4.安排剪彩儀式、簽字儀式和慶典儀式。5/30/202325秘書實用寫作--魏松英25(二)商務(wù)旅行1.協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制訂周密的出行計劃，為其準備旅行時攜帶的物品2.做好票務(wù)預(yù)定、旅行住宿的安排和辦理出國商務(wù)旅行手續(xù)等事務(wù)。3.為大型團隊商務(wù)旅行擬定旅行計劃。5/30/202326秘書實用寫作--魏松英26四、辦公室的管理(一)辦公環(huán)境管理1.合理設(shè)置辦公室的布局2.布置和美化辦公室環(huán)境以及合理擺放辦公室設(shè)備。3.維護責(zé)任區(qū)整潔的工作環(huán)境4.應(yīng)對辦公中出現(xiàn)的緊急情況，做好辦公室的安全管理5/30/202327秘書實用寫作--魏松英27(二)辦公資源管理1.采購、調(diào)配和利用各類辦公資源2.做好辦公資源庫存的監(jiān)督管理工作3.參與政府采購管理和招標(biāo)工作5/30/202328秘書實用寫作--魏松英28(三)辦公效率管理1.制訂科學(xué)的辦公室工作計劃，并合理的安排辦公室工作任務(wù)。2.科學(xué)的為領(lǐng)導(dǎo)和自己編寫工作日志，提高工作效率，進而推進各項目標(biāo)的順利完成。5/30/202329秘書實用寫作--魏松英29五、信息與檔案管理(一)信息管理1.運用各種信息搜集的渠道和方法，及時充分的收集領(lǐng)導(dǎo)所需要的各種信息。2.掌握各種信息整理和加工的方法，對所搜集到的原始信息進行處理。5/30/202330秘書實用寫作--魏松英303.運用各種方式，把經(jīng)過整理加工過的信息提供給領(lǐng)導(dǎo)和其他人使用，做好信息的傳遞和利用工作。4.熟悉信息儲存程序，做好已用信息的保存工作5.熟悉執(zhí)行反饋信息的5個步驟，組成反饋與再反饋鏈條，實現(xiàn)反饋信息的良性循環(huán)。6.掌握信息開發(fā)的途徑與方法，對信息進行全面挖掘、綜合分析和概括提煉。5/30/202331秘書實用寫作--魏松英31(二)檔案管理1.掌握檔案收集的途徑和方法，接收與征集應(yīng)立卷歸檔的文件材料2.熟悉檔案整理的程序，對需要進一步條理化的檔案精細分類、組合和編目，使之系統(tǒng)化。3.了解影響檔案價值的因素，掌握各種檔案保持價值的鑒定方法，對檔案進行科學(xué)的鑒定。5/30/202332秘書實用寫作--魏松英324.掌握各種檔案的保管措施，維護檔案的完整與安全5.掌握常用檔案檢索工具的編制方法，編制多種類型的檔案檢索工具6.運用各種檔案的利用方式和途徑，向檔案使用者提供各種服務(wù)。5/30/202333秘書實用寫作--魏松英33六．日常辦公事務(wù)處理(一)文書處理1.熟悉處理收發(fā)文書的程序，做好收發(fā)文書的處理工作2.科學(xué)做好文書的清退和傳遞工作3.掌握文書立卷的步驟，提高文書立卷的質(zhì)量，進而提高檔案的質(zhì)量

5/30/202334秘書實用寫作--魏松英344.掌握文書歸檔指導(dǎo)和文書歸檔步驟，做好文書歸檔工作5.掌握文書銷毀的范圍，掌握文書銷毀的程序和方法，對已無保存價值的文書進行焚毀。6.掌握各種專用文書的管理步驟和方法，有效的管理各種專用文書5/30/202335秘書實用寫作--魏松英35(二)其他事務(wù)1.掌握印章的使用和保管方法，加強對印章的管理。2.掌握接打電話的步驟和方法，妥善處理好電話事務(wù)。3.掌握零用的管理方法和報銷手續(xù)4.了解值班工作的內(nèi)容，加強值班工作的標(biāo)準化管理。5/30/202336秘書實用寫作--魏松英36七．常用事務(wù)文書寫作(一)行政事務(wù)文書寫作掌握公告、通知、通報、請示、批復(fù)、命令、指示、計劃、決議、總結(jié)類文書、記錄、簡報類文書和規(guī)章制度類文書等行政事務(wù)文書的書寫格式與寫作要求。5/30/202337秘書實用寫作--魏松英37(二)公關(guān)禮儀文書寫作掌握各類演講稿、致辭、請柬、聘書、感謝信、賀信和信息傳播類文書等公關(guān)禮儀文書的書寫格式與寫作要求。(三)涉外經(jīng)濟類文書寫作掌握經(jīng)濟于此報告、市場調(diào)查報告、業(yè)務(wù)合作意向書、產(chǎn)品說明書、廣告、可行性研究報告、經(jīng)濟合同和招投標(biāo)書的書寫格式與寫作要求5/30/202338秘書實用寫作--魏松英38八、商務(wù)禮儀(一)個人禮儀掌握儀容儀表、交談禮儀、服飾禮儀等個人禮儀要求(二)日常交際禮儀掌握稱呼禮儀、致意禮儀、介紹禮儀、電話禮儀、辦公室禮儀和異常情況下的禮儀等日常交際禮儀要求。5/30/202339秘書實用寫作--魏松英39(三)涉外商務(wù)禮儀掌握拜訪禮儀、宴請禮儀、饋贈禮儀、公共場所禮儀、中國習(xí)俗禮儀和外國習(xí)俗禮儀等涉外商務(wù)禮儀要求。5/30/202340秘書實用寫作--魏