會中服務(wù)工作課件

◆能夠提供會議記錄、信息反饋、編發(fā)簡報等會中服務(wù)工作◆能夠提供會議期間的值班、安全保衛(wèi)、觀光游覽等各種后馬芳所在的公司要召開全國經(jīng)銷商大會，她負責到火車站迎接客人。按照會務(wù)組給她的接待表，將有三批客人在上午10點到11點之間分別乘坐三趟列車到達。馬芳順利接到了前兩批客人，將大家引導(dǎo)到火車站停車場的中巴車上就坐，然后和大家解釋說：“還有一批客人快要到站了，請大家再耐心等待一會兒，我們接到他們之后再一起去賓館?！贝蠹冶硎究梢缘纫粫??？墒沁^了預(yù)定到站時間已經(jīng)有十幾分鐘了，這趟車還是沒有到站。馬芳打電話詢問他們大約還需要多長時間才能到站，客人回答說“不清楚”。這時接近中午時分，天氣非常炎熱，在中巴車上等候的人都提議先到賓館。馬芳只好讓司機師傅發(fā)車前往賓館報到。就在離開后不久，第三批客人到站了。他們出站后沒有發(fā)現(xiàn)接待的人員，于是打電話給馬芳。此時的馬芳陪同前兩批客人已經(jīng)走到了一個十字路口遇到了紅燈。剛到站的客人催她趕緊來車接，而車上的客人催她先到賓館然后再去接站。馬芳一邊接電話，一邊聽大家七嘴八舌的爭執(zhí)，不禁發(fā)起火兒來：“這大熱天兒的，我還不是為了你們大家，你們怎么就不能相互體諒一下？”1.接站時，如果客人分批到達，應(yīng)如何合理安排接站人員和2.如果你是馬芳，當面臨有客人已經(jīng)到達而另一批客人晚點接待報到服務(wù)n

會議接待就是由會議組織者安排專門人員來迎接、送別并服務(wù)于參會人員的活動。接待工作涉及到以下幾種要素：來訪者、來訪意圖、接待者、接待任務(wù)、接待方式。在會議接待中，有以下幾點應(yīng)注意：n迎接禮儀n簽到禮儀n送別禮儀n

擬訂接站工作安排為了做好接站工作，應(yīng)專門擬定會議接站的工作安排，對人員分工、接站時間、車輛物品準備等工作作出詳細安排，便于工作人員遵照執(zhí)行。n

接站工作注意事項接站牌和接站條幅的制作要醒目（如圖）。n

發(fā)放文件材料：會議日程安排、住房安排、會議分組名單、n

隨時統(tǒng)計報到人數(shù)n

匯總報到情況n

引導(dǎo)與會代表報到的注意事項（1）如有必要，應(yīng)查驗參會人員的有效證件；（2）報到辦理人員業(yè)務(wù)要熟練，節(jié)約報到辦理時間；（3）報到人員的分配要合理，工作流程應(yīng)明確。n

根據(jù)參會人員到會之前發(fā)來的回執(zhí)，或者到會之后提出的要求，組織者應(yīng)安排專人進行統(tǒng)計，準確匯總所有的訂票要求，明確每一個人、每一張票的詳細信息。訂票登記表的樣式可參照下表：返程票、機票定登表時間

時刻

到達站

車次（航班）

單價

張數(shù)

姓名

領(lǐng)票簽字一、志誠公司定于2011年12月4～5日在北京召開為期兩天的新產(chǎn)品推廣會，邀請了國內(nèi)外十幾家合作公司的管理人員，技術(shù)人員近百人參加。秘書高葉負責安排接站報到工作，但因春節(jié)后客流較大，她又缺乏一定的經(jīng)驗，致使部分參會者沒能找到接站處，費了很大周折才找報到地點，因而損害了企業(yè)的良好形象。二、某企業(yè)要召開經(jīng)驗交流大會，李秘書負責去火車站接站，在接到客人回單位的途中，李秘書向客人詳細地介紹了本地的旅游勝地和風土人情，并談到了自己的家庭和收入情況，同時又詢問客人這方面的情況。思考：李秘書從火車站接到客人后的言談存在什么問題？林鵬是某省會計師協(xié)會的一名秘書。今年協(xié)會準備舉行一次研討會，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意見，開會的地點選在了位于深山之中的一個風景名勝區(qū)。會議通知下發(fā)后，許多會員將報名參會的回執(zhí)反饋給了林鵬，他統(tǒng)計了一下，計劃到會人員達到100人，創(chuàng)下了歷年之最。當林鵬預(yù)定賓館的時候，卻遇到了意想不到的困難。他打遍了當?shù)厮匈e館的電話，沒有一家能夠同時接待100多人。原來，計劃開會的時間正值旅游旺季，景區(qū)賓館的房間早在一個月以前就已經(jīng)預(yù)訂出去了。為了解決住宿的難題，林鵬向領(lǐng)導(dǎo)提了兩個建議，要么改變開會的地點，要么推遲開會的時間。領(lǐng)導(dǎo)聽了以后，都否定了。原因很簡單，開會的正式通知已經(jīng)發(fā)出去了，如果再更改時間或地點，不僅會有失嚴謹，損傷協(xié)會形象，而且還會給組織工作帶來許多負擔。有個同事建議可以考慮一下當?shù)氐摹稗r(nóng)家樂”，理由是“農(nóng)家樂”提供的住宿和飲食服務(wù)更有鄉(xiāng)土氣息，對于習慣生活在都市里的人而言更有意思。領(lǐng)導(dǎo)也否定了這個提議。林鵬只好預(yù)定了三個賓館，才勉強將100多人安排下來。由于人手有限，林鵬將報到地點選在了中間位置的賓館大廳。等到報到的時候，參會人員才發(fā)現(xiàn)原來沒有住在一起，而且在辦理完報到手續(xù)之后還要轉(zhuǎn)移到另一個賓館再辦理一次住宿手續(xù)，這引起了許多參會人員的不滿。1.在這個案例中，是什么原因?qū)е伦∷薨才懦霈F(xiàn)3.如果將參會人員分散安排到幾個賓館中，那么在分配賓館時應(yīng)注意哪些事項？n

會議住宿地點的選擇住宿的賓館、飯店、招待所等地點和會場的距離應(yīng)適中。參會者的住宿地點應(yīng)集中。住宿的房間設(shè)施應(yīng)滿足基本需求。n

安排住宿房間（1）確定會議所需要的房間的數(shù)量和種類。（2）將參會者的房間盡量集中安排。（4）應(yīng)當將年長者、職務(wù)較高者、女性等特殊參會人員安排在向陽、通（5）安排房間時應(yīng)當充分考慮民族背景、生活習慣。（6）如果參會人員有隨行人員，應(yīng)當安排在同一間或相鄰的房間。（7）多人同一個房間時，盡量選擇背景、專業(yè)相同或相近的人住在一起。n

會議餐飲服務(wù)的基本要求（1）衛(wèi)生安全。（2）規(guī)格適中。（3）營養(yǎng)美味。（4）照顧特殊。n

餐飲服務(wù)的基本形式餐飲安排通常有三種形式，即自助餐、茶歇和圍桌餐。餐飲ü

假如你所在班的全體同學準備參加校園文化藝術(shù)節(jié)的開幕式。全班學生分為接待組、會務(wù)組、演出組等幾個小組。藝術(shù)節(jié)開幕式的名稱、時間等信息可以自行補充。請為大家設(shè)計制作工作證件，并在同學之間進行互相評比。林鵬負責組織的會計師制度研討會選擇在一個深山的風景區(qū)召開。由于參加人數(shù)眾多，而當?shù)氐馁e館接待能力有限，所以參會人員分散在3個賓館住宿。這三家賓館沿著山谷的道路排開。為了便于開會，林鵬選擇了中間的那家賓館作為會務(wù)組所在地，并且將會場也安排在了這里。但是，開會那天還是出現(xiàn)了一個問題，導(dǎo)致會議推遲半小時才開始。原來，會務(wù)組所在賓館北側(cè)的那家賓館安排的會議人員最多。他們中有一些人是晚上到達入住的，對于賓館的地理環(huán)境非常陌生，而且還有一些人不辨方向。開會那天早晨，他們提前十分鐘就出發(fā)了，本以為能夠按時到達會場。但是走錯了方向，離會場越來越遠。等發(fā)現(xiàn)這一問題后，再折返回來時，已經(jīng)超過了預(yù)定時間。1.在這個案例中，將會場安排在中間的賓館是否妥3.請結(jié)合這一案例說明，在會議組織工作中應(yīng)采取一、入場工作簡述二、會場簽到服務(wù)n

簿式簽到參會人員可在會議記錄簿或簽到簿上簽名，這種簽到方法相n

簽到證（卡）簽到參會人員進入會場時，將會前發(fā)給的寫著自己姓名的簽到證（卡）交給工作人員，這種簽到方法適合人數(shù)較多的大、中型會議n

電子簽到這種簽到方法適合大型會議或者展覽。由于購買電子簽到機費用昂貴，而且也不經(jīng)常使用，所以可以臨時租用技術(shù)先進的電子簽到機更為經(jīng)濟實用。三、會場引導(dǎo)服務(wù)n

引導(dǎo)人員應(yīng)遵守基本的禮儀，帶領(lǐng)參會者到達座位應(yīng)該有正確的引導(dǎo)方法和引導(dǎo)姿勢，引導(dǎo)時的方位、速度、關(guān)照及體位等都需要注意。n

請參會者開始行走時，要面向?qū)Ψ?，稍微欠身。在行進中，接待工作人員在參會者二三步之前，參會者走在內(nèi)側(cè)。引領(lǐng)時，服務(wù)人員行走的速度要以參會者的速度為準。n

每當經(jīng)過拐角、樓梯或道路坎坷、照明欠佳的地方時，需n

引導(dǎo)上樓時，應(yīng)讓參會者走在前面，接待人員走在后面，若是下樓時，應(yīng)該由接待人員走在前面，參會者在后面。上下樓梯時，應(yīng)注意參會者的安全。n

引導(dǎo)參會者乘坐電梯時，接待人員先進入電梯，等參會者進入后關(guān)閉電梯門。到達時，接待人員按“開”的鈕，讓參會者先走出電梯。n

服務(wù)人員要注意禮讓他人。n

將參會者引導(dǎo)到座位后，可以將座椅拉出適當距離，用手勢指引參會者就坐。一、假如你所在班的全體學生要參加一次會議，請以宿舍為單位安排好座位區(qū)域，然后進行入場演練。演練結(jié)束后，請總結(jié)一下在入場過程中存在哪些問題，并說明應(yīng)如何克服這些不足。二、某會議的參會人員約有300人，住宿的賓館距離會場有15分鐘的車程，需要分乘6輛大型客車前往會場。請根據(jù)這一介紹完成以下練習。2.假如會議開始的時間為上午8:30，請計算說明入場各個環(huán)節(jié)的具體時刻和用時。小華在畢業(yè)實習期間應(yīng)聘到了某著名家電品牌某省分公司作秘書，她上班的第一天，正好趕上公司召開季度銷售工作會議。經(jīng)理對她說：“你來做會議記錄吧，只管聽和寫就行了，這樣你也能盡早了解一下公司的業(yè)務(wù)情況。沒問題吧？”小華說：“沒問題！我在學校的時候?qū)W習過怎樣寫會議記錄。”于是經(jīng)理給了她一個嶄新的本子作為會議記錄專用本。會上，大家都踴躍發(fā)言，有幾個人還因為分配的銷售任務(wù)過大而差點發(fā)起火來。小華打開記錄本第一頁，不緊不慢地寫著，以下就是她寫的會議記錄。經(jīng)理：今天我們開這個會，主要就是給大家布置一下今年第二季度的銷售任務(wù)，另外總結(jié)通報一下去年年底到今年第一季度的銷售情況。下面先說第一個內(nèi)容，今年開始的銷售

完成的怎么樣

有的不行銷售員工資和提成很關(guān)鍵第二項……胖子：銷售員抱怨工資低，現(xiàn)在什么都漲，底薪不長，不好管，他們態(tài)度很差另一個胖子：關(guān)鍵是大客戶，公司支持不支持，都沒辦法，冬天空調(diào)不好賣瘦美女：先說我們的情況，再說我們的想法。目標有點高了。會議結(jié)束后，經(jīng)理要求看一看小華寫的會議記錄，小華將本子遞給他。經(jīng)理看了兩眼，不僅笑起來：“你就是這樣做記錄的呀？怎么沒有幾句整話呢？你的記錄誰能看懂？”看到經(jīng)理臉上的笑容，小華心理緊張得“咚咚”直跳：“他們說話都太快了，我跟不上寫?！苯?jīng)理又說：“你的問題只是跟不上大家的說話速度嗎？”1.這篇會議記錄存在哪些具體問題？2.在這個案例中，導(dǎo)致會議記錄出現(xiàn)問題的原因是什么？3.在寫會議記錄過程中，如何防止案例中出現(xiàn)的問題？n

會議記錄是根據(jù)會議的主題、會議的過程、會議的重要講話、會議的議題、討論的事項、提出的意見和做出的決定，對會議的進展及發(fā)言所作記錄的一種紀實性文書。n

會議記錄的內(nèi)容會議記錄的內(nèi)容主要包括會議基本情況和會議內(nèi)容兩部分。（1）會議基本情況。主要包括會議名稱、時間、地點、主持人、出席人員、列席人員、缺席人員、記錄人員等信息。（2）會議內(nèi)容。主要包括會議議題、會議發(fā)言內(nèi)容、會議過程、會議討論的結(jié)果等，重要的會議還應(yīng)有會議主席簽名、會議記錄人員簽名。對會議記錄而言，錄音、錄像通常只是手段，最終還要將錄下的內(nèi)容還原成文字。筆錄也常常要借助音錄、像錄，以最大限度地再現(xiàn)會議的全部過程，這三種方式往往相輔相成。會議記錄的要求主要有三個方面，一是速度快，二是真實無誤，三是重點突出。。編制會議記錄工作，首先要弄清會議的主題、內(nèi)容、會議的時間、地點、會議出席人員、列席人員、缺席人員；其次要掌握好編制會議記錄的方法，做到有條不紊；最后，秘書擬寫會議記錄后和會議主持人要共同簽字，簽字后的會議記錄即已生效且不能更改。會議上的信息極其繁雜，劃分類型的標準主要有三種，即信息的作用、信息的保密要求和信息的傳播方式。三、會議飲水服務(wù)（1）提供瓶裝水。（2）設(shè)置飲水點。（3）為參會者續(xù)添n

飲水服務(wù)的要求與禮儀ü開會前應(yīng)及時準備好充足的開水并放好茶葉，如果能掌握準確的開會的時間可以提前幾分鐘倒好茶水；杯子把手朝向參會者，放在容易且方便拿的地方。ü一般在會議進行15～20分鐘后就要開始續(xù)水。要隨時ü倒水應(yīng)先從領(lǐng)導(dǎo)開始，依次進行。ü如不小心把水灑在桌上或茶幾上，要及時擦去。一、請重寫撰寫“案例引入”中的會議記錄，相關(guān)內(nèi)容可以自行補充，要求格式規(guī)范、內(nèi)容完整。二、假如你所在的學校要召開運動會，請具體說明圍繞這次運動會應(yīng)收集哪些信息？收集這些信息的渠道是什么？三、分組演練會議續(xù)水服務(wù)。要求每組5名同學扮演參會人員，1名同學扮演服務(wù)人員。演練結(jié)束后進行互相評議，指出操作過程中存在的不足，并重新模擬練習。某物業(yè)公司管理著5個社區(qū)。這些社區(qū)距離較遠，為了加強社區(qū)物業(yè)中心之間的溝通和聯(lián)系，公司每次召開例會后都會將會議情況編發(fā)成簡報發(fā)給各個物業(yè)中心。杜勝利是公司綜合中心的宣傳主管，主要的工作任務(wù)之一就是編發(fā)辦公例會的簡報。一天，B社區(qū)物業(yè)中心的主管找到杜勝利，對他說：“最近幾期簡報上，怎么都是其他社區(qū)物業(yè)負責人的工作匯報而沒有我的呀？在例會上我也發(fā)言了呀，你怎么不寫進簡報中呢？你是不是對我有什么意見而故意不寫的？”杜勝利連忙聲辯說：“我都是根據(jù)會議記錄編發(fā)的簡報，會議記錄上沒有寫出來你的發(fā)言，那我怎么寫到簡報中呢？我總不能編造你的發(fā)言吧？”原來，例會的會議記錄一般都是由經(jīng)理的秘書寫的，不知道什么原因最近幾份會議記錄都沒有B社區(qū)物業(yè)主管的發(fā)言內(nèi)容。1.工作例會的簡報是否一定要詳細清楚地寫明每一個人的發(fā)2.本案例中，杜勝利只是根據(jù)會議記錄來編發(fā)會議簡報，這3.假如你是本案例中的杜勝利，為了避免引起誤解，在編發(fā)簡報時應(yīng)采取哪些措施？”會議簡報服務(wù)?會議簡報及其作用?會議簡報的結(jié)構(gòu)會議簡報是指在會議期間為反映會議進程和動態(tài)而編發(fā)的一種簡報，報道會議動態(tài)、進程和主要成果，具有一定的新聞性質(zhì)，是簡報的一種類型，也被稱為會議信息。會議簡報能夠使上級領(lǐng)導(dǎo)便于了解會議進行情況，及時指導(dǎo)工作，推動會議深入開展，同時也便于參會人員相互溝通與聯(lián)系，并交流經(jīng)驗，還有助于會后查找相關(guān)會議資料并及時歸檔。另外，會議簡報常常報道大型會議分組活動的信息，轉(zhuǎn)載各組與會者在分組會上發(fā)表的重要意見，能夠有效促進會議內(nèi)部的交流與溝通。n

快，即速度要快，一般是當天討論的情況，當天就要印出發(fā)到參會人員手上；n

短，即文字簡短、言簡意賅，通常不超過千字；n

新，會議簡報的內(nèi)容要緊緊圍繞會議的新情況、新問題、新經(jīng)驗，n

準，內(nèi)容要準確，反映情況一定要準確無誤，反映的觀點材料，必須忠于參會人員講話的原意，一些關(guān)鍵的詞句，最好是參會人員講話的原話。四、編發(fā)會議簡報的工作流程重慶華通消費電子有限公司顯示器廠是華通設(shè)于中國的顯示器制造基地，

是華通

顯示器在全球的六大生產(chǎn)基地之一。

2000

年其營業(yè)額為

17

億元人民幣，

產(chǎn)品

50％出口海外，其生產(chǎn)的華通顯示器在中國市場上占有率連年第一，深受廣大消費者

喜愛。重慶華通消費電子有限公司顯示器廠成立于

2002年

5

月，是荷蘭華通與

重慶電視機廠繼合資生產(chǎn)彩色電視機之后的增資項目，總投資3000

萬美元。高

起點規(guī)劃以及憑借知名品牌、卓越品質(zhì)，使產(chǎn)品投產(chǎn)之初即n

行銷海內(nèi)外市場，并

不斷保持產(chǎn)量連年遞增的勢頭，質(zhì)量管理也達到世界先進水平，連續(xù)

3

年被評為

最受消費者喜愛的顯示器品牌，同時保持市場銷量第一的佳績。2003年1

月通

過

IS09002

國際質(zhì)量體系認證，2004

年

3

月通過IS014001

企業(yè)環(huán)境管理系統(tǒng)認

證，2005年底更通過了代表著華通榮譽的最重要獎項——華通質(zhì)量獎

PQA，成為

中國內(nèi)地首家獲此殊榮的企業(yè)。獨特的華通質(zhì)量之路全面提升管理水平，確保每

一臺顯示器產(chǎn)品在精益求精中更完美地體現(xiàn)華通精神。為適應(yīng)生產(chǎn)規(guī)模的進一步擴大，2006

年

6

月顯示器廠落戶重慶新區(qū)，廠房

占地面積

6

萬多平方米，

擁有現(xiàn)代化標準廠房，

一流工作環(huán)境，

條科技流水線，

5

完備的設(shè)備及配套設(shè)施，國內(nèi)最先進的自動插件設(shè)備，年生產(chǎn)能力

300

萬臺顯示

器，員工總數(shù)

1500

多人，雄厚的技術(shù)力量及完整的員工培訓(xùn)體系成為華通顯示

器的品質(zhì)保證。n

“不斷鉆研、力求創(chuàng)新”是華通一貫堅持的信念。因此，華通努力開發(fā)新技

術(shù)，務(wù)求領(lǐng)導(dǎo)顯示新科技。為了使用戶獲得最全面和放心的服務(wù)，華通更是在全

國建立了專業(yè)服務(wù)網(wǎng)絡(luò)；華通顯示器始終致力于呈現(xiàn)更好、更完美的畫面，讓用

戶更放心、更滿意。n華通作為進入中國市場最早的顯示器廠家，，一直以來都是由三大代理商以

華北、華東和華南地區(qū)進行分區(qū)代理。在長期的成長過程中，地域的局限難免造

成彼此之間分庭抗爭。因競爭而產(chǎn)生的矛盾，在某種程度上對市場的發(fā)展不利，

甚至阻礙了各自的發(fā)展。在當前競爭日趨激烈的顯示器市場上，華通作為一個成

熟的領(lǐng)先品牌，各大代理商不應(yīng)該只是簡單的擴展自己的銷售渠道，更不能單純

采用盲目降價的市場行為，只有完善渠道管理，建立一個和諧順暢而穩(wěn)定堅固的

銷售渠道，才能為經(jīng)銷商和最終消費者帶來最大的利益。因此，只有三方協(xié)調(diào)合作，才能獲得多贏促進共同發(fā)展，才能給代理商和消費者帶來更多利益。為此，華通消費電子(中國)2012

年度顯示器總代理商會議，決定于陽光明

媚的

5

月在重慶召開。華通與顯示器三大總代理商共聚一堂，將就國內(nèi)顯示器市

場的渠道管理達成共識：攜手合作，共同建設(shè)維護統(tǒng)一的華通經(jīng)銷渠道。如果此次合作成功，將會給渠道管理帶來正面的影響，通過總代理之間的溝

通協(xié)作增加彼此之間的信任感。n

顯示器在中國具有很大的市場潛力，只有在合作

中共同發(fā)展才能占領(lǐng)更多的市場優(yōu)勢。在互諒、互讓中形成一個健康發(fā)展的市場

秩序，將消極的競爭變成相互之間的促進，可以給經(jīng)銷商充足的信心，給消費者

帶來更好的服務(wù)。

顯示器這樣的高科技產(chǎn)品極需要一個暢通的渠道將信息即時傳

播給消費者。華通顯示器事業(yè)部市場銷售總監(jiān)黃夏先生相信，此次合作的成功將

會帶來廠商、總代理、渠道和消費者的共贏，從而保證華通顯示器在中國的健康

發(fā)展和鞏固多年的領(lǐng)先地位。華通消費電子（中國）xxxx年度顯示器總代理商會議，決定于5月10日-12日在重慶樂園度假酒店舉行。重慶華通消費電子有限公司顯示器廠負責所有會議事宜。請根據(jù)案例內(nèi)容，模擬本次總代理商會議的會務(wù)工作。場景一：5月10日8:30，李秘書將3為代理商引至會場，總經(jīng)理吳立忠和副總經(jīng)理郭達到門口迎接。吳總與客人們都認識，郭副總與客人們是初次見面。請演示接待工作過程。場景二：5月10日9:00，第一次會議開始，與會者進入會場簽到，負責簽到的工作人員是小陳。出席本次會議的主要有：總經(jīng)理吳立忠、副總經(jīng)理郭達、商務(wù)執(zhí)行經(jīng)理宋子明、人事執(zhí)行經(jīng)理劉念、技術(shù)執(zhí)行經(jīng)理方正、李秘書，3位代理商王曉波、劉建東、韓偉寧及他們的助理；公司各主要部門成員也一同出席了會議。會議由總經(jīng)理吳立忠主持，他先把3位代理商介紹給大家，再發(fā)言致歡迎詞，會議由李秘書負責記錄，會場工作人員小陳負責發(fā)會議資料，同時負責倒茶等后勤服務(wù)。某公司正在召開新產(chǎn)品鑒定會，會務(wù)秘書小劉負責值班。當會議進行了一小時后，進來一位風姿綽約的女士，聲稱有急事要找一個鑒定專家。小劉看她衣著不凡，不像壞人，便讓她自己到會場去找。這時，同時小吳匆匆跑來說她會場的一個電源插口沒有電，讓緊急聯(lián)系一下電工師傅。小劉說：“今天是周六，我也找不到他啊！”于是讓小吳自己想辦法。過了一段時間之后，小劉的朋友來電話約她去吃午飯。她看了看表馬上就到中午12點了，估計鑒定會也差不多該結(jié)束了，于是便離開公司到飯店吃飯去了。1.在這個案例中，值班秘書小劉在工作中存在哪些問題？2.如果你是當值秘書，應(yīng)該怎么做？會議其他服務(wù)?會議游覽和聯(lián)誼服務(wù)工作?突發(fā)事件的處理一、會議值班的主要內(nèi)容和要求值班工作的主要內(nèi)容包括以下幾方面：電話、通知和傳真的轉(zhuǎn)達；來訪接待；重要緊急事項的報告；突發(fā)性事務(wù)的處理；信息傳遞；安全保衛(wèi)；領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的事項。值班是一項原則性強的工作，其基本要求如下：堅守崗位，不得擅自離崗；要善于隨機應(yīng)變，不要手忙腳亂；要言行謹慎，不得有損形象；要請示匯報，不可越俎代庖；要規(guī)范高效，不得推托扯皮。會議值班表是根據(jù)會議工作的需要，在不同的時間里由不同的人進行同樣的工作，這就要編排一個值班表，注明值班人員和時間及聯(lián)系方式等信息。會議值班還需要使用其他各種記錄表，主要有值班日志、來訪接待登記表、電話記錄表、交接班記錄表等。二、會議安全保衛(wèi)工作（1）會議安全保衛(wèi)人員應(yīng)熟悉地方和國家法律、法規(guī)。（2）會議安保人員能夠防范火災(zāi)，熟知會場的緊急疏散示意圖，應(yīng)了解如何在大規(guī)模恐慌中維持秩序，并及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報事故情況。（3）會議安保工作不僅要面向參會的人員，還要監(jiān)督裝卸會議用品。（4）安全保衛(wèi)人員要堅守崗位。四、會議車輛服務(wù)n

首先，要合理確定車輛類型和數(shù)量。根據(jù)會議規(guī)模和議程n

會議突發(fā)事件的類型和預(yù)防應(yīng)對措施n

處置突發(fā)事件的基本原則（1）及時報告。一、某企業(yè)辦公室王秘書負責會議期間的值班工作，下午5點接到一個緊急電話。電話內(nèi)容是：本單位的一輛面包車與外單位的一輛大卡車相撞，面包車的司機及車內(nèi)五人重傷，車損嚴重，不能開動，特請求單位急速處理。秘書做好了電話記錄，想到了四種處理辦法：一是等到第二天上班時，向領(lǐng)導(dǎo)匯報后，再按領(lǐng)導(dǎo)指示辦；二是立即向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，請領(lǐng)導(dǎo)親自到現(xiàn)場處理；三是自己立即到現(xiàn)場去做緊急處理；四是用電話方式聯(lián)系有關(guān)部門，然后再向領(lǐng)導(dǎo)匯報。這幾種方法中哪一種是最優(yōu)化的選擇？具體應(yīng)怎么做？應(yīng)注意哪些方面？n

二、某企業(yè)正在召開由各部門經(jīng)理參加的內(nèi)部會議，營銷部經(jīng)理在談到本部門上半年的銷售業(yè)績時