檔案管理技能培訓(xùn)文書(shū)檔案管理-課件

檔案管理技能培訓(xùn)文書(shū)檔案管理

二〇一六年七月1ppt課件學(xué)習(xí)要求熟記文書(shū)檔案概念。掌握文書(shū)檔案歸檔內(nèi)容。掌握文書(shū)檔案歸檔流程?？珊?jiǎn)述0-5大類分類表內(nèi)容。結(jié)合實(shí)際，完成操作任務(wù)。2ppt課件一、概念文書(shū)檔案黨務(wù)行政管理黨工團(tuán)政后勤公文檔案車輛

概念：反映黨務(wù)、行政管理等活動(dòng)的檔案。保密印信3ppt課件二、文書(shū)檔案管理流程簡(jiǎn)圖簡(jiǎn)圖：整理收集分類排列編號(hào)編目裝盒掃描錄入裝訂移交簡(jiǎn)單分類年度-問(wèn)題-保管期限按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度以件為單位年度問(wèn)題保管期限件號(hào)歸檔文件目錄目錄、文件、備考表拆釘掃描掃描后的文件使用檔案專業(yè)釘裝訂好4ppt課件（一）收集篇一收集1、概念：檔案室接受及征集檔案的和其他文獻(xiàn)的活動(dòng)2、意義：收集是檔案管理里的重要環(huán)節(jié)之一，是做好歸檔工作重要基礎(chǔ)。3、標(biāo)準(zhǔn)：系統(tǒng)、齊全、完整。4、要求：文件必須是辦理完畢且具有保存價(jià)值的，符合歸檔范圍的原件。5、步驟之一：移交（1）責(zé)任者：各部門（2）范圍：與歸檔范圍一致，移交上一年的文件。（3）時(shí)間：文件移交可分三次，預(yù)備移交時(shí)間為每年1月份通知各部門整理檔案，第一次移交時(shí)間為每年2月份要求各部門移交檔案，第二次移交時(shí)間為每年4月份用于查漏補(bǔ)缺。聲像、實(shí)物檔案移交為活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)完成移交。（4）清單：移交部門做好移交清單，填寫序號(hào)、責(zé)任者、名稱、頁(yè)數(shù)、是否原件、有無(wú)電子版等，并完善簽字手續(xù)（移交人及移交人所在部門負(fù)責(zé)人簽字），接受部門做好清點(diǎn)，并做好簽字手續(xù)（接受人及接受人所在部門負(fù)責(zé)人簽字），雙方永久保存移交清單。5ppt課件（一）收集篇二步驟之二：簡(jiǎn)單分類：（1）篩選原則：按歸檔范圍篩選各部門移交資料。嚴(yán)禁有文必檔。工作呈報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等簽字手續(xù)必須完備，文件必須加蓋各類行政章。（2）按部門將資料分類保存（此方法針對(duì)綜合部）綜合部職責(zé)之一為發(fā)文收文部，檔案員通常兼文書(shū)一職，日常發(fā)文中要注重分門別類保存，將收發(fā)文按部門分好，分別保存。設(shè)立綜合部文件夾保存有關(guān)黨政工團(tuán)、人事、車輛、公文、檔案、后勤、全公司性質(zhì)的會(huì)議等收發(fā)文；設(shè)立生產(chǎn)部保存生產(chǎn)專題會(huì)、視頻會(huì)及有關(guān)生產(chǎn)的收發(fā)文；設(shè)立燃料部保存燃料專題會(huì)、視頻會(huì)及有關(guān)燃料的收發(fā)文；設(shè)立財(cái)務(wù)部保存財(cái)務(wù)專題會(huì)、視頻會(huì)及有關(guān)財(cái)務(wù)的收發(fā)文。為歸檔分類的0-5大類標(biāo)準(zhǔn)做準(zhǔn)備。6ppt課件（三）收集篇三收集之注意事項(xiàng)：收集的齊全完整很難做到，建議各位同仁將年初各部門工作計(jì)劃要先收集到手，通常工作計(jì)劃中的工作內(nèi)容是產(chǎn)生檔案的源泉。加強(qiáng)與各部門兼職檔案員的聯(lián)系，提醒兼職檔案員注意平時(shí)收集和保存資料。加強(qiáng)檔案管理宣傳，使歸檔思想深入人心。

以上為小建議，僅供各位同仁參考。7ppt課件（二）整理篇之一整理1、概念：按照一定原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、排列、編號(hào)和基本編目，使之有序化過(guò)程。2、原則：遵循文件材料形成的規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，并符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。3、意義：是文件資料轉(zhuǎn)化為檔案的過(guò)程。4、標(biāo)準(zhǔn)：歸檔文件應(yīng)齊全完整，歸檔文件材料、裝訂應(yīng)符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。5、要求：嚴(yán)格按照《技術(shù)規(guī)范》要求，完成工作。6、歸檔時(shí)間：本年度產(chǎn)生的文書(shū)檔案在次年的6月份之前歸檔。7、步驟8ppt課件（二）整理篇之二步驟之一分類方法：年度-問(wèn)題-保管期限標(biāo)準(zhǔn)：0-5大類（必須熟記五大類名稱）流程:文書(shū)檔案是以“件”為整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，原件與附件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)為一件，來(lái)文與復(fù)文為一件。先分年度：按照文件的形成年度分類。后分問(wèn)題：按照0-5大類文件少時(shí)可分到2級(jí)類目文件多時(shí)可分到3級(jí)類目0-5大類分類表是按問(wèn)題兼顧機(jī)構(gòu)的原則編制的，平時(shí)按照部門分類理好的文件整理起來(lái)方便些。9ppt課件（二）整理篇之三分類詳解0-5大類（常用）0類黨群類02黨務(wù)工作綜合以集團(tuán)公司發(fā)文為主023黨委指示、決定、報(bào)告通知026爭(zhēng)先創(chuàng)新和表彰先進(jìn)04黨風(fēng)建設(shè)042關(guān)于紀(jì)檢工作指示、通知、報(bào)告（與黨有關(guān)）043黨風(fēng)建設(shè)以集團(tuán)公司發(fā)文為主06工會(huì)工作065勞動(dòng)競(jìng)賽和評(píng)選勞模、先進(jìn)材料以本單位文件為主各項(xiàng)文體活動(dòng)及競(jìng)賽入此項(xiàng)07共青團(tuán)工作079團(tuán)簡(jiǎn)報(bào)、統(tǒng)計(jì)以本單位文件為主10ppt課件（二）整理篇之四分類1行政（12行政事務(wù)）120行政工作總結(jié)、計(jì)劃、通知本單位及上級(jí)單位工作計(jì)劃、總結(jié)（年中、年底）、各部門計(jì)劃、總結(jié)、專業(yè)工作計(jì)劃總結(jié)121上級(jí)及本單位各類會(huì)議本單位總經(jīng)理辦公會(huì)、年中、年度工作會(huì)議、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)材料、生產(chǎn)調(diào)度會(huì)、周、月度例會(huì)、各專題會(huì)、各部門專業(yè)會(huì)根據(jù)分類入122廠長(zhǎng)負(fù)責(zé)制、任期目標(biāo)和長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃文件本單位目標(biāo)責(zé)任書(shū)、5年規(guī)劃、10年規(guī)劃書(shū)等123企業(yè)管理文件本單位企業(yè)管理文件、廠規(guī)廠法、對(duì)標(biāo)創(chuàng)一流、包保工作規(guī)范、雙文明建設(shè)達(dá)標(biāo)相關(guān)文件124工商行政、法律事務(wù)更換前的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證復(fù)印件，本單位組建、變更、登記的各類證書(shū)、經(jīng)濟(jì)合同協(xié)議125廠簽報(bào)單各部門呈報(bào)、報(bào)告和批復(fù)、情況反映126機(jī)要、保密啟用印章、印信，檔案工作入393128大事記本單位大事記、廠史廠志11ppt課件（二）整理篇之五分類1行政14監(jiān)察142監(jiān)察工作指示、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要16后勤福利離任審計(jì)報(bào)告162職工住房分配與管理本單位職工住房管理辦法163生活管理食堂及宿舍管理辦法、接待管理規(guī)定164車輛管理辦法車輛購(gòu)置的請(qǐng)示、批復(fù)、車輛管理規(guī)定、行政、生產(chǎn)、燃料車輛管理167后勤保障合同協(xié)議辦公用品（除低值易耗品外）、住房合同17外事工作171外事工作的通知規(guī)定與政府間及相關(guān)單位行政方面的訪問(wèn)參觀等文件入此12ppt課件（二）整理篇之六分類2經(jīng)營(yíng)22計(jì)劃統(tǒng)計(jì)220生產(chǎn)、基建、總結(jié)及計(jì)劃調(diào)整本單位工作計(jì)劃（數(shù)據(jù)性）資金、基建、生產(chǎn)計(jì)劃、停機(jī)檢修計(jì)劃221計(jì)劃管理、通知本單位融資合同、計(jì)劃書(shū)、意向書(shū)、承諾函等223技術(shù)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)完成情況經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析會(huì)會(huì)議文件、經(jīng)濟(jì)指標(biāo)完成情況分析、考核、經(jīng)濟(jì)效益評(píng)價(jià)228統(tǒng)計(jì)報(bào)表及統(tǒng)計(jì)資料匯編固定資產(chǎn)報(bào)表、發(fā)電率、秸稈單耗報(bào)表23物資管理231總要物資供應(yīng)文件本單位物資供應(yīng)（含燃料）招投標(biāo)、合同、協(xié)議、來(lái)往文件235倉(cāng)庫(kù)管理本單位倉(cāng)庫(kù)管理規(guī)定辦法、通知、出入庫(kù)單等13ppt課件（二）整理篇之七分類2經(jīng)營(yíng)24用電、供熱營(yíng)業(yè)241電力分配及負(fù)荷管理廠用電構(gòu)成、用電分析、耗電定額、倒送廠用電等242電費(fèi)、電價(jià)、熱價(jià)管理電費(fèi)、電價(jià)管理26產(chǎn)品銷售261銷售管理的規(guī)定通知售購(gòu)電計(jì)劃、管理辦法262產(chǎn)品銷售合同售購(gòu)電合同、協(xié)議、函件27多種經(jīng)營(yíng)270計(jì)劃、總結(jié)承包運(yùn)營(yíng)單位資料14ppt課件（二）整理篇之八分類3生產(chǎn)管理323基建工程管理的規(guī)定、辦法等324工程項(xiàng)目管理325工程概預(yù)算定額管理規(guī)定及外包管理投產(chǎn)后擴(kuò)建工程資料入此三項(xiàng)，投產(chǎn)前工程資料入8大類（內(nèi)容詳見(jiàn)技術(shù)規(guī)范）330設(shè)備技術(shù)管理的通知、規(guī)定、辦法生產(chǎn)設(shè)備招標(biāo)、引進(jìn)、技術(shù)改造、設(shè)備管理辦法、通知、備品備件管理331生產(chǎn)技術(shù)管理的通知、規(guī)定、辦法等生產(chǎn)工作計(jì)劃、總結(jié)、生產(chǎn)技術(shù)管理的通知、規(guī)定、電力生產(chǎn)的指標(biāo)及考核辦法15ppt課件（二）整理篇之九分類3生產(chǎn)管理332檢修、調(diào)度、運(yùn)行管理檢修、調(diào)度、運(yùn)行管理，機(jī)組檢修計(jì)劃總結(jié)、運(yùn)行方式、繼電保護(hù)、負(fù)荷管理等336燃料管理燃料管理工作計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、批復(fù)、規(guī)定、會(huì)議文件、收購(gòu)站343設(shè)備訂購(gòu)、報(bào)廢重要設(shè)備（備品備件、易壞易損設(shè)備等）訂購(gòu)、設(shè)備選型、合同357CDM、環(huán)保調(diào)查和污染治理CDM報(bào)表電子版、審核報(bào)告、發(fā)改委批復(fù)、合同協(xié)議等；環(huán)保調(diào)查和污染治理、綜合治理（含大氣、水、噪音及費(fèi)用和賠償）393檔案工作358粉煤灰綜合利用買賣灰渣合同、灰渣管理辦法等檔案管理工作規(guī)定、辦法、移交清冊(cè)、請(qǐng)示批復(fù)、合同、呈報(bào)16ppt課件（二）整理篇之十分類4財(cái)務(wù)審計(jì)420財(cái)務(wù)管理制度、規(guī)定、辦法、通知財(cái)務(wù)工作計(jì)劃、總結(jié)，財(cái)務(wù)工作會(huì)議文件、呈報(bào)、請(qǐng)示、批復(fù)、財(cái)務(wù)管理制度、規(guī)定、辦法422固定資產(chǎn)新增、報(bào)廢、調(diào)撥固定資產(chǎn)新增、報(bào)廢、調(diào)撥的請(qǐng)示、呈報(bào)、批復(fù)、清產(chǎn)核資、資產(chǎn)清查、設(shè)備保險(xiǎn)、421流動(dòng)資金核定、結(jié)算本單位建立撤銷的銀行賬戶、流動(dòng)資金結(jié)算、付款、借款、擔(dān)保反擔(dān)保427價(jià)格管理電價(jià)、熱價(jià)、燃料加價(jià)、水價(jià)的規(guī)定、請(qǐng)示、批復(fù)429控購(gòu)、費(fèi)用開(kāi)支及收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)控購(gòu)、費(fèi)用開(kāi)支及收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)（含養(yǎng)路費(fèi)、過(guò)橋費(fèi)等）各種費(fèi)用、報(bào)銷的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定請(qǐng)示、批復(fù)、通知17ppt課件（二）整理篇之十一分類4財(cái)務(wù)審計(jì)43會(huì)計(jì)賬務(wù)由會(huì)計(jì)管理部門按照會(huì)計(jì)檔案管理方法，整理完畢移交檔案室，檔案室做好清點(diǎn)移交工作440財(cái)務(wù)審計(jì)工作的通知、規(guī)定、計(jì)劃、總結(jié)財(cái)務(wù)審計(jì)工作的通知、規(guī)定、計(jì)劃、總結(jié)等441專項(xiàng)審計(jì)的通知、報(bào)告、結(jié)論、決定、證明材料專項(xiàng)審計(jì)報(bào)告、通知、決定、證明材料（注：各專項(xiàng)審計(jì)應(yīng)分開(kāi)立卷，概、預(yù)算審計(jì)入工程）18ppt課件（二）整理篇之十二分類5人事勞資520機(jī)構(gòu)設(shè)置機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤銷、合并、更改、改變隸屬關(guān)系、職能劃分（成立工作組則入各專業(yè)此機(jī)構(gòu)設(shè)置專職部門等）531干部教育培訓(xùn)本單位干部教育培訓(xùn)536干部任免、聘任、錄用干部任免文件540勞動(dòng)管理規(guī)定、辦法、通知?jiǎng)趧?dòng)（含合同）管理辦法、通知545班組建設(shè)和技師聘評(píng)本單位班組建設(shè)和技師評(píng)聘（含班組長(zhǎng)和重要崗位人員任免）、人事呈報(bào)546獎(jiǎng)懲獎(jiǎng)懲的規(guī)定、決定、通報(bào)19ppt課件（二）整理篇之十三步驟之二：排列定義:歸檔文件應(yīng)放在最低一級(jí)類目里，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。注意事項(xiàng)：文檔通常分到三級(jí)類目，所有的文檔文件按發(fā)文字號(hào)結(jié)合時(shí)間排列，本單位發(fā)文按發(fā)文字號(hào)排列好放在前面，集團(tuán)公司發(fā)文放在本單位發(fā)文之后亦按字號(hào)排列，政府及相關(guān)單位來(lái)文放在集團(tuán)公司發(fā)文之后可按時(shí)間結(jié)合字號(hào)排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套文件可集中排列。建議成套會(huì)議文件單獨(dú)放置一盒或幾盒，統(tǒng)計(jì)報(bào)表也如此并在盒上填好題名。以上文件排列方式可供參考，也可按重要程度排列。沒(méi)有硬性規(guī)定。排列順序一旦確定要保持穩(wěn)定，排列完畢后要仔細(xì)認(rèn)真地再檢查一遍，否則會(huì)給編號(hào)編目帶來(lái)不便20ppt課件（二）整理篇之十三步驟之三編號(hào)定義：歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序號(hào)逐漸編號(hào)，在文件首頁(yè)上端的空白頁(yè)位置加蓋歸檔章或填寫相關(guān)內(nèi)容。意義：文件轉(zhuǎn)變成檔案的印證1、歸檔章的填寫全綜號(hào)年度室編件號(hào)機(jī)構(gòu)或問(wèn)題保管期限館編件號(hào)填寫須知1、全綜號(hào)不填寫；2、年度填寫四位，如：20083、室編件號(hào)填寫件號(hào)：暨文件的排列順序號(hào)，從“01”開(kāi)始標(biāo)注；如一盒裝不下同年度同分類同保管期限的則4、問(wèn)題填寫分類號(hào)名稱；5、保管期限填寫：永久、長(zhǎng)期、短期；6、館編件號(hào)不填寫。詳見(jiàn)實(shí)物21ppt課件（二）整理篇之十四

關(guān)于保管期限的專題定義：歸檔文件地保管期限的簡(jiǎn)稱或者代碼范圍：永久：對(duì)公司長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展及未來(lái)規(guī)劃有重大意義制度類正式、修訂、再版、補(bǔ)充的制度類文件會(huì)議類董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總裁辦公會(huì)、年度（中）工作會(huì)、專題會(huì)等會(huì)議文件合同：房屋租賃重大經(jīng)濟(jì)合同（CDM的減排購(gòu)買資料）人事勞動(dòng)合同22ppt課件（二）整理篇之十五永久保密啟用印章、公司資質(zhì)復(fù)印件活動(dòng)重要的活動(dòng)（如;大干一百天、包保工作等對(duì)公司發(fā)展起重大推動(dòng)作用或者有幾年意義的）資料移交清單大事記組織機(jī)構(gòu)沿革機(jī)構(gòu)培訓(xùn)人事任免（高管）獎(jiǎng)懲決定（省級(jí)、縣級(jí)），本單位及上級(jí)單位的處罰重要政策23ppt課件（二）整理篇之十六長(zhǎng)期：在公司發(fā)展中有一定作用，能夠指導(dǎo)一段時(shí)間公司工作的文件制度試行的制度文件會(huì)議月度工作例會(huì)、專題會(huì)、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析會(huì)合同10萬(wàn)元以下5萬(wàn)元以上的經(jīng)濟(jì)合同

資料人事任免（主管以上）連續(xù)培訓(xùn)上級(jí)機(jī)關(guān)的重要批示或者講話地級(jí)以下的獎(jiǎng)懲

24ppt課件（二）整理篇之十七短期會(huì)議周例會(huì)、小組會(huì)文件日生產(chǎn)調(diào)度會(huì)文件一般通知