辦公室管理制度12955

工作文件題目：辦公室管理制度

編號(hào)：HYZD-003版本：A/0共6頁為完善公司的行政管理機(jī)制，建立規(guī)范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各項(xiàng)行政工作有章可循、照章辦事，特制訂本制度。第一章 文件收發(fā)規(guī)定一、公司的文件由辦公室擬稿。文件形成后，公司的由總經(jīng)理簽發(fā)。業(yè)務(wù)文件由有關(guān)部門擬稿，分管副總經(jīng)理或總工程師審核、簽發(fā)。屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注“秘密”字樣，并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報(bào)送。二、已簽發(fā)的文件由核稿人登記，并按不同類別編號(hào)后，按文印規(guī)定處理。文件由擬稿人校對(duì)，審核后方能復(fù)印、蓋章。三、公司的文件由辦公室負(fù)責(zé)報(bào)送。送件人應(yīng)把文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚，并報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密文件由專人按核定的范圍報(bào)送。四、經(jīng)簽發(fā)的文件原稿送辦公室存檔。五、外來的文件由辦公室文書負(fù)責(zé)簽收，并于接件當(dāng)日填寫閱辦單，按領(lǐng)導(dǎo)批示的要求送達(dá)有關(guān)部門，辦好文件閱辦；屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。六、文件閱辦部門或個(gè)人，對(duì)有閱辦要求的文件，應(yīng)在三日內(nèi)辦理完畢，并將辦理情況反饋至辦公室。三日內(nèi)不能辦理完畢的，應(yīng)向辦公室說明原因。第二章 文印管理規(guī)定七、所有文印人員應(yīng)遵守公司的保密規(guī)定，不得泄露工作中接觸的公司保密事項(xiàng)。八、打印正式文件，必須按文件簽發(fā)規(guī)定由總經(jīng)理簽署意見，送信息中心打印。各部門草擬的文件、合同、資料等，由各部門自行打印。打印文件、發(fā)傳真均需逐項(xiàng)登記，以備查驗(yàn)。九、文印人員必須按時(shí)、按質(zhì)、按量完成各項(xiàng)打字、傳真、復(fù)印任務(wù)，不得積壓延誤。工作任務(wù)繁忙時(shí)，應(yīng)加班完成。辦理中如遇不清楚的地方，應(yīng)及時(shí)與有關(guān)人員校對(duì)清楚。1十、文件、傳真等應(yīng)及時(shí)發(fā)送給有關(guān)人員。因積壓延誤而致工作失誤或造成損失的，追究當(dāng)事人的責(zé)任。十一、嚴(yán)禁擅自為私人打印、復(fù)印材料，違犯者視情節(jié)輕重給予罰款處理。第三章 辦公用品 購置領(lǐng)用規(guī)定十二、部門所需購置辦公用品，到辦公室領(lǐng)用，辦理出入庫手續(xù)，明確金額。需購置的，由部門負(fù)責(zé)人填寫《請(qǐng)購單》，報(bào)總經(jīng)理審批后由辦公室購置。大額資金的使用，由總經(jīng)理批準(zhǔn)后辦理。十三、辦公用品購置后，須持總經(jīng)理審批的《請(qǐng)購單》和購貨發(fā)票、清單，辦理出入庫手續(xù)。未辦理出入庫手續(xù)的，財(cái)務(wù)部不予報(bào)銷。十四、各部門所用的專用表格等印刷品，由部門自行制定格式，按規(guī)定報(bào)總經(jīng)理審批后，由辦公室統(tǒng)一印制。十五、辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。十六、所有員工要勤儉節(jié)約，杜絕浪費(fèi)，努力降低消耗和辦公費(fèi)用。第四章 電話使用規(guī)定十七、本公司的電話，主要是作為方便與外界溝通、方便開展業(yè)務(wù)之用，不提倡員工在公司內(nèi)打私人電話。十八、 員工打電話，用語應(yīng)盡量簡(jiǎn)潔、明確，以減少通話時(shí)間。十九、 電話鈴響三聲內(nèi)應(yīng)接起電話，如當(dāng)事人不在，最近的人員接聽，接聽后，應(yīng)做好記錄，告知當(dāng)事人。接聽外線電話的標(biāo)準(zhǔn)用語為： “您好，××××公司”,其他內(nèi)容視情回答，總的要求是規(guī)范、簡(jiǎn)潔、禮貌。二十、嚴(yán)禁用公司公用辦公電話撥打 168聲訊服務(wù)電話、任何其它與工作無關(guān)的電話 ，禁止用公司電話為私人任何帳戶充值；一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴(yán)厲處置，按照違規(guī)行為產(chǎn)生費(fèi)用的二倍處罰，兩次以上者或金額超過 1000元的，公司將予以除名。二十一、員工不經(jīng)同意即私打國內(nèi)長途電話，或以公事為由騙打國內(nèi)人長途電話的，每次罰款50元；私打香港或澳門的，每次罰款100元；私打國外長途電話的，每次罰款500元。屢教不改的，視情節(jié)給予直至辭退處理。2第五章 印信管理制度第一條 印信的種類(一)印鑒：公司向主管機(jī)關(guān)登記的公司印章或指定業(yè)務(wù)專用的公司印章。(二)部門章：刻有公司部門名稱的印章。其不對(duì)外單位的部門章可加注“對(duì)內(nèi)專用”。第二條 印信的使用規(guī)定(一)對(duì)公司經(jīng)營權(quán)有重大關(guān)連、涉及政策性問題或以公司名義對(duì)政府行政、稅務(wù)、金融等機(jī)構(gòu)以公司名義的行文，蓋總經(jīng)理職章。(二)以公司名義對(duì)國營機(jī)關(guān)團(tuán)體、公司核發(fā)的證明文件，及各類規(guī)章典范的核決等由總經(jīng)理署名。(三)以部門名義于授權(quán)范圍內(nèi)對(duì)廠商、客戶及內(nèi)部規(guī)章典范的核決行文由經(jīng)理署名。(四)各部門于經(jīng)辦業(yè)務(wù)的權(quán)責(zé)范圍內(nèi)及對(duì)于公民營事業(yè)、民間機(jī)構(gòu)、個(gè)人的行文以及收發(fā)文件時(shí)，蓋部門章。第三條 印信蓋用(一)文件需用印時(shí)，應(yīng)先填寫“用印申請(qǐng)單” (附表1)，經(jīng)主管核準(zhǔn)后，連同經(jīng)審核的文件文稿等交監(jiān)印人用印。(二)監(jiān)印人除于文件、文稿上用印外，并應(yīng)于“用印申請(qǐng)單”上加蓋使用的印信存檔。第四條 各種印信由監(jiān)印人負(fù)責(zé)保管，如有遺失或誤用情事，由監(jiān)印人全權(quán)負(fù)責(zé)。第五條 監(jiān)印人對(duì)未經(jīng)判行文件，不得擅自用印，違者受處。第六條 印信遺失時(shí)除立即向上級(jí)報(bào)備外，并應(yīng)依法公告作廢。第七條 本辦法經(jīng)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后施行，修改時(shí)亦同。第六章 員工著裝管理規(guī)定第一條、為樹立和保持公司良好的社會(huì)形象，進(jìn)一步規(guī)范化管理，本公司員工應(yīng)按本規(guī)定的要求著裝。3第二條、員工在上班時(shí)間內(nèi)，要注意儀容儀表，總體要求是：得體、大方整潔。第三條、男職員的著裝要求：按季節(jié)著相應(yīng)公司發(fā)放的服裝，不得挽起袖子或不系紐扣；佩戴公司標(biāo)識(shí)卡。不準(zhǔn)穿涼鞋、拖鞋。第四條、女職員的著裝要求：按季節(jié)著相應(yīng)公司發(fā)放的服裝，不得挽起袖子或不系紐扣；佩戴公司標(biāo)識(shí)卡。不準(zhǔn)穿涼鞋、拖鞋，不得。第五條、職能人員標(biāo)識(shí)卡為吊繩式，掛于胸前，照片面朝前；普通職工標(biāo)識(shí)卡為橫牌夾頭式，佩戴于上衣左胸衣袋處，照片面朝前。第六條、員工上班應(yīng)注意將頭發(fā)梳理整齊。男職員發(fā)不過耳，并一般不準(zhǔn)留胡子；女職員上班提倡化淡妝，金銀或其他飾物的佩戴應(yīng)得當(dāng)。第七條、員工違反本規(guī)定的，除通報(bào)批評(píng)外，每次罰款50元；一個(gè)月連續(xù)違反三次以上的，將給于行政處分。第八條各級(jí)員工應(yīng)妥善保管好自己簽收的服裝、標(biāo)示卡、IC考勤卡，不得丟失；如丟失，職能人員夏裝250元/套。冬裝500元/套，其他職員夏裝100元/套。冬裝200元/套；標(biāo)示卡補(bǔ)辦20元/張，IC考勤卡補(bǔ)辦20元/套。第九條各部門、各線負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真配合、督促屬下員工遵守本規(guī)定。一月累計(jì)員工違反本規(guī)定人次超過三人次或該部室員工總數(shù) 20%的，該負(fù)責(zé)人亦應(yīng)罰元。第七章 辦公區(qū)工作紀(jì)律1、 員工進(jìn)入辦公室后應(yīng)做到著裝整潔、語言文明、舉止得體。2、 全體員工都要提高安全意識(shí)，不違規(guī)插接電源、電線，不在電腦和電源插座旁堆放報(bào)紙、書籍等易燃物，以免損壞用電設(shè)備及引起火災(zāi)。任何人不得將易燃易爆易揮發(fā)等危險(xiǎn)品帶入辦公樓。3、 公司辦公室和辦公物品實(shí)行統(tǒng)一安排制度，任何人都不得以任何理由非法占用或挪作他用。4、 上班時(shí)間內(nèi)禁止閑聊（包括網(wǎng)上與工作無關(guān)的聊天）、串崗、脫崗，不得看小說及上網(wǎng)玩電子游戲、閱覽與工作無關(guān)網(wǎng)站內(nèi)容。5、 上班時(shí)間員工應(yīng)在指定“吸煙區(qū)”吸煙，不得在辦公室內(nèi)吸煙，不4得在辦公區(qū)用餐、吃零食、打牌、下棋及進(jìn)行其他類似的娛樂活動(dòng)。6、 員工不得在會(huì)議室、接待室、內(nèi)休息。7、 員工使用的雨傘、折疊床及其他大件物品須放在指定位置，以免影響辦公環(huán)境。8、 員工上班時(shí)間應(yīng)集中精力、兢兢業(yè)業(yè)地工作、學(xué)習(xí)，禁止做與本職工作、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)無關(guān)之事 .9、 辦公時(shí)間客人來訪，應(yīng)禮貌待客。屬公務(wù)活動(dòng)的可在接待室接待，但應(yīng)避免影響他人辦公。凡私人事務(wù)一律不得在辦公場(chǎng)所接待。10、員工在上班時(shí)間離開辦公室，應(yīng)向公司經(jīng)理、部門負(fù)責(zé)人說明去向和返回時(shí)間。當(dāng)負(fù)責(zé)人不在時(shí)，應(yīng)向公司其他同事說明。因個(gè)人私事離開時(shí)，應(yīng)履行請(qǐng)假手續(xù)。11、接聽各種內(nèi)外來電，員工均應(yīng)使用文明用語。12、對(duì)于上級(jí)來電和有關(guān)公司業(yè)務(wù)的來電，如對(duì)方所找人員不在，接聽人員應(yīng)問清電話來意，記錄清楚電話內(nèi)容，及時(shí)向公司經(jīng)理匯報(bào)或向有關(guān)人員轉(zhuǎn)達(dá)。如屬緊急事務(wù)，應(yīng)告知對(duì)方所找人員的其他通訊聯(lián)絡(luò)方式。13、員工應(yīng)保守企業(yè)秘密，相關(guān)文件必須妥善保管，嚴(yán)禁擅自傳閱或拷貝、轉(zhuǎn)借給他人使用，嚴(yán)防泄密；不得在公共辦公場(chǎng)合討論涉及公司秘密的問題。14、員工在下班離開辦公室之前，必須關(guān)好門窗，關(guān)閉微機(jī)（含顯示器）、空調(diào)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、電燈等用電設(shè)備，確保做好防火、防盜、防雨工作。15、 員工應(yīng)妥善使用和保管好微機(jī)等辦公物品， 禁止非本崗位員工擅自使用本公司辦公物品。16、辦公室應(yīng)保持干凈整潔、窗明幾凈，物品、用具擺放有序。各部門應(yīng)嚴(yán)格按照《辦公室衛(wèi)生管理制度執(zhí)行》。17、以上規(guī)定事項(xiàng)，全體員工應(yīng)自覺遵守、執(zhí)行。如有違反，公司經(jīng)理將采取適當(dāng)方式和當(dāng)事人談話；18、總經(jīng)辦負(fù)有對(duì)辦公區(qū)進(jìn)行管理的責(zé)任，有權(quán)根據(jù)本制度之規(guī)定，每月對(duì)辦公區(qū)進(jìn)行檢查，對(duì)違反本制度規(guī)定的員工，根據(jù)以下規(guī)定予以處分：51）、違反本制度第3條至第8條、第12條、第15條，視情節(jié)輕重予以通報(bào)批評(píng)并每次10～50元的經(jīng)濟(jì)處分；、違反本制度第10條、第13條，視情節(jié)輕重予以通報(bào)批評(píng)并每次３０～100元的經(jīng)濟(jì)處分；、違反本制度第2條，視情節(jié)輕重予以通報(bào)批評(píng)并每次50～200元的經(jīng)濟(jì)處分。、