檔案收集、整理的方法和要求課件

檔案收集、整理的方法和要求

11、檔案的作用檔案，聯(lián)系昨天、今天、明天的橋梁（今人賴之以知古，后人賴之以知今）。檔案，可以讓歷史留住記憶的根，讓未來找到回家的路。沒有檔案或檔案缺失，一個單位就會患上“失憶癥”。用檔案,“書到用時方恨少”。查考作用憑證作用檔案作用的體現(xiàn)：出具證明的原始憑證；各項工作的查考依據(jù)；科學研究的可靠資料；經(jīng)濟建設的重要依據(jù)；宣傳教育的生動素材；編史修志和檔案編研檔案工作業(yè)務流程檔案的收集與征集↓檔案的分類與立卷↓檔案保管與統(tǒng)計↓檔案開發(fā)與利用2、檔案收集

檔案館接收及征集檔案和其他有保存價值的資料的活動。

、歸檔范圍——學校根據(jù)國家有關規(guī)定,制定了《安徽農(nóng)業(yè)大學文書檔案歸檔范圍》,并根據(jù)工作內(nèi)容的變化適時調(diào)整；其他類別的檔案歸檔范圍按照原來標準執(zhí)行。在我校，凡是反映學校工作活動，具有查考利用價值的文件材料（包括照片、錄音帶、錄像帶等特殊載體材料）均屬歸檔范圍。（1）黨群類：主要包括學校黨委、工會、團委、民主黨派等組織的各種會議文件、會議記錄及紀要；各黨群部門的工作計劃、總結；上級機關與學校關于黨群管理的文件材料。（2）行政類：在行政管理活動中形成的辦理完畢的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的材料。它主要包括：行政綜合、人事、監(jiān)察、審計、武裝、保衛(wèi)、總務、檔案、圖書、文博、校產(chǎn)管理、各院行政綜合等。（3）教學類：學校在進行教學管理、學籍管理、教學研究等教學活動中形成的文件材料。（4）科研類：我校承擔的經(jīng)技術鑒定、評審或驗收的所有科研項目及獲省級以上獎勵的科研項目各個階段（包括科研準備、研究實驗、總結鑒定、申報獎勵、推廣應用等方面）形成的文件材料。包含個人學術：教職工在副高級及以上專業(yè)技術職務活動中形成的學術成果材料，重點是在省級以上學術刊物公開發(fā)表的學術論文及公開出版的學術專著。（這是我校檔案工作的一個特色，得到省檔案局的肯定）（5）基本建設類：基本建設管理和基本建設工程項目活動中直接形成的、應當歸檔保存的文件，包括基本建設項目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設計、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準備、竣工、試生產(chǎn)（使用）等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等形式與載體的文件材料。（6）儀器設備類：主要包括各種國產(chǎn)和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器設備(價值在10萬元以上)的全套隨機技術文件以及在接收、使用、維修和改進工作中形成的文件材料。（7）出版物類：主要包括學校編輯出版的學報的審稿單、原稿、樣書、正式出版物及出版發(fā)行記錄等。（8）財會類：學校財務處及二級核算單位在財務管理和會計核算等各項經(jīng)濟活動中產(chǎn)生的具有保存價值的會計憑證、會計賬簿、會計報表、工資清冊等材料。（9）外事類：主要包括學校派遣有關人員出席國際會議、出國考察、講學、合作研究、學習進修的材料；學校聘請的境外專家、教師在教學、科研等活動中形成的材料；學校開展校際交流、中外合作辦學、境外辦學及管理外國或者港澳臺地區(qū)專家、教師、國際學生、港澳臺學生等的材料；學校授予境外人士名譽職務、學位、稱號等的材料。為了便于管理和利用，我校根據(jù)自身情況，確立了以下檔案材料的歸檔范圍：（10）聲像載體類：學校各種活動中形成的，以專門載體記錄有保存價值的各種音響、畫面。包括照片、錄音帶、幻燈片、影視膠片、縮微膠片、光盤和配套的文字材料。（11）榮譽類:本校在重大政治、經(jīng)濟、科學文化、科研、教學、外事、體育等活動中獲得的省部級以上（含省部級）頒發(fā)的獎狀、證書、榮譽冊、光榮冊等。（12）實物類:主要指在學校各項活動和學校對外交流中形成的有保存價值的實物，如獎章、獎杯、獲贈禮品、錦旗、印信、名人字畫及學校發(fā)展中有紀念意義的物品和有收藏價值的教學科研設備設施等。②歸檔時間——是指各部門立卷、移交時間，而不是開始整理材料時間。（1）黨政管理類檔案按年度歸檔，各相關部門應在每年的6月底以前把上一年度形成的文件材料歸檔；（2）教學檔案應在9月前歸檔，其中本科畢業(yè)論文在暑假前歸檔；（3）財會部門及各經(jīng)濟實體單位，在會計年度終了后，可暫由財會部門保管1年，期滿后的6月底前歸檔；（4）科研檔案在項目完成并通過鑒定驗收后的兩個月內(nèi)歸檔；（5）基建類檔案應當在項目完成后三個月內(nèi)歸檔；（6）隨時接收領導指定應接收的檔案。文件材料收集后要整理，對不合格材料要重新制作，對缺損材料要補;材料在正式立卷前要送檔案館審核，對提出的問題要及時解決;然后才正式立卷移交。所以要抓緊時間。③歸檔要求——齊全、完整種類齊全、完整（1）紙質(zhì)文件（2）電子文件（3）特殊載體的文件：照片、獎杯、獎牌等文件材料齊全、完整（1）反映本部門職能活動全過程的文件必須齊全完整。（2）一組有密切聯(lián)系的文件必須齊全完整。（3）單份文件要涵蓋所有的要素，如附件，印章，發(fā)文稿紙等。造成不齊全不完整的原因，有的是業(yè)務不熟，有的是不重視，有的是故意的。3、兼職檔案員如何開展工作

兼職檔案員要認真學習檔案工作有關文件，領會文件精神和工作要求，了解本部門檔案歸檔范圍，遇到問題一定要向部門檔案工作分管領導匯報，爭取領導的支持。①、編制文件立卷類目文件立卷類目——立卷類目是一個比較具體的立卷計劃。它是在一年的實際文件材料還沒有形成前，根據(jù)部門工作的規(guī)律和本年度的的工作計劃，按照立卷的原則與方法，擬制出的本年度文件分類歸卷條目。兼職檔案員在學年初或自然年度的年初，根據(jù)本部門年度工作計劃、總結、年度工作目標和網(wǎng)頁新聞所提供的部門工作情況，掌握本部門一年的工作內(nèi)容，根據(jù)《各部門歸檔范圍》的要求，預先擬出文件立卷類目。立卷類目擬好后，報部門領導審定。然后打印送本部門具體工作的承辦人，要求他們按照立卷類目中的條款做好平時文件材料積累工作，以便于立卷歸檔。

*注意：a、編制立卷類目時，要考慮收集的文件材料必須對學校有保存利用價值，能夠反映本部門職能活動的全過程，保證完整、準確、系統(tǒng)。b、事先編制的立卷類目難免會與實際形成的文件有出入，這是很自然的。兼職檔案員可以在平時歸卷過程中，根據(jù)文件的實際情況，隨時進行修改或增補。每年年終或次年年初，應總結經(jīng)驗并結合下一個年度的工作計劃，對類目進行一次全面的調(diào)整與修改，以備下一年度使用。②、平時歸卷

做好平時歸卷工作，是加強對文件的日常管理，防止散失堆積，方便部門利用，并為年終案卷的整理歸檔打好基礎。兼職檔案員指導每一項工作的承辦人按照立卷類目，為每一個類目準備一個檔案盒，以便隨時歸入和查找文件。承辦人員將工作中辦理完畢、屬于歸檔范圍的文件材料，及時歸入卷盒；對于已經(jīng)歸卷的文件，應該定期進行檢查，發(fā)現(xiàn)歸卷不適當?shù)囊S時調(diào)整。

（1）、本部門形成的發(fā)文，可以在文件正本發(fā)出時，同時將定稿和印制的文件存本歸入指定的卷盒；（2）、本部門收到的文件可以根據(jù)文件登記號，結合催辦工作，在文件辦完清退后按號入卷；

（3）、科研工作、基建工作給每一個課題、項目編一個號，有材料形成或收到有關材料時及時歸入；*注意a、文件歸卷之前，要注意檢查文書處理程序是否完成，處理的來龍去脈是否注明；頁數(shù)、附件等是否齊全完整；承辦中形成的電子文件是否歸檔。遇有不明之處應及時詢問有關承辦人，然后將文件按案卷類目對號入座，歸入卷盒。借閱歸還的文件，亦應隨時銷帳歸卷。對于不需立卷歸檔的文件材料，可以另放。b、收集文件時，要特別注意帳外文件的收集，力求將各種文件收集齊全，不要遺漏；帳內(nèi)文件：經(jīng)過收發(fā)文簿登記的文件。帳外文件：各種規(guī)章制度；會議記錄（紀要）；會議文件；計劃、總結；登記表；調(diào)查報告；合同；工作人員從外單位帶回的會議材料；領導講話；照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等聲像材料；上級部門未經(jīng)過學校直接發(fā)放到各部門的文件。檢查的重點：請示、報告有無落款單位、落款時間、公章。協(xié)議、管理制度等有沒有簽字蓋章。是否有請示、沒有批復，或有批復、沒有請示。是否只有定稿沒有原稿或只有原稿沒有定稿。是否缺少附件。發(fā)文稿紙上有沒有領導簽發(fā)、批示。是否用已使用過的廢紙反面打印歸檔文件。是否將不屬于歸檔范圍的材料放入。統(tǒng)計報表要有統(tǒng)計時間、單位領導、統(tǒng)計人員簽字、單位公章。

③、文件材料整理、立卷工作

（1）、年終調(diào)整定卷

在正式立卷之前，需對平時積累、歸卷的文件材料進行一次全面的檢查調(diào)整，然后確定組卷。檢查的方法和注意的問題：a、兼職檔案員進行一次清理，檢查立卷類目各條款是否完全涵蓋了所有工作。特別注意突發(fā)性、臨時性工作。b、如果到歸檔時工作尚未完成，則應轉入下一個年度立卷類目。c、檢查工作中產(chǎn)生的具有查考利用價值的文件是否全部留存了，是否合理地保持了文件之間的聯(lián)系。d、歸入的文件是否齊全完整：相應產(chǎn)生的電子文件是否歸入；多余的重份文件應剔除。檢查歸檔的文件材料有無加蓋公章，要簽名的欄目有無漏簽，附件是否齊全。

（2）、組卷a、組卷整理的基本原則：遵循文件材料的自然形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系，適當考慮保管期限。b、組卷的方法：[1]分年度：將文件材料按其形成或針對的年度分開。一般情況下文件材料歸入其形成年度，不同年度的文件應分開；統(tǒng)計報表歸入文件內(nèi)容針對的年度；長遠規(guī)劃、計劃、預算放在文件內(nèi)容針對的第一年；跨年度的請示與批復，歸入批復年度；跨年度的總結、報告、決算歸入文件內(nèi)容針對的最后一年；跨年度的會議文件歸入會議開幕的年度；法規(guī)性文件歸入公布和批準年度；按學年處理的文件歸入學年度；科研、基建、設備項目分別歸入鑒定、竣工、購進年度；重大活動的文件材料歸入結束年度。[2]分問題：將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。管理和業(yè)務活動中形成的文件材料，按單一問題組合；會議文件，按會議的屆次組合，一會一卷或一會數(shù)卷；工作計劃、總結等，按責任者或名稱組合；統(tǒng)計報表、名冊等按名稱組合；簡報按名稱、期號組合；科研、基建、設備的項目檔案，按項目組合，管理性和結論性的文件材料組成卷后放在各卷之首，其余材料可按階段、結構、部件等分別組卷；不同類別的文件材料，必須分別排列組合。[3]分期限：將文件按不同的保管期限分開。

各部門在整理歸檔材料時，可參考《歸檔范圍》，先將文件材料按永久、30年、10年分開，再結合問題進行立卷。如果歸檔材料較少，只能組一卷，則不再分卷，所組成的案卷保管期限從長。只對本部門的工作有短期參考價值文件材料，留本部門保存，不向檔案館移交。

c、卷內(nèi)文件排列：經(jīng)過年終調(diào)整定卷后，每個案卷里面的文件，需要進行系統(tǒng)化的排列，體現(xiàn)出一定的條理，以便于利用。排列的方法可以視每個案卷的具體情況而定，按重要程度或時間順序排列。排列方法：同一件文件材料，按正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；結論、決定、判決性材料在前，依據(jù)性材料在后排列；批復在前，請示在后；校內(nèi)發(fā)文：正文——發(fā)文稿紙——原稿；其他文件材料按文號或時間順序排列。d、送檔案館審核、整改在卷內(nèi)文件排列好，編號之前，一定要送檔案館審核，對檔案館反饋的問題要及時整改。

(3)、移交辦理交接手續(xù)，將立好的案卷移交檔案館。移交檔案時，交接雙方須當面檢查，檔案館根據(jù)有關標準進行驗收，不符合要求者，限期改正后再交；接收檔案必須履行手續(xù)，歸檔時要填寫《安徽農(nóng)業(yè)大學文件材料交接登記表》（檔案館網(wǎng)頁下載）一式二份，寫明順序號、文件作者、文件標題、文件數(shù)量、移交時間，經(jīng)單位領導簽字、蓋單位章后，交接雙方簽名蓋章。在整理過程中：有不熟悉的檔案館可以指導；數(shù)量較大，任務繁重，項目較多的檔案，檔案館可以上門指導，立檔單位也可以聘請外包公司代為整理。④、部門自存檔案的管理部門對于自存檔案資料也應組卷，要有裝具和固定的存放地點，有詳細的目錄，要落實人員的管理責任，以便于管理和利用。各機關職能部門在做好歸檔工作以后，對于工作中常用的檔案材料要留存副本或復印件；另外要做好存檔文件材料的立卷、保管工作。4、電子文件的歸檔今年將重點加強電子文件的歸檔、目錄中心和全文數(shù)據(jù)庫建設。

①、歸檔時間實時歸檔：辦理完畢的，具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件，及時著錄電子文件相關信息，并上傳到檔案管理信息系統(tǒng)中。定期歸檔：電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，與紙質(zhì)檔案一起向檔案部門移交。②、歸檔范圍電子文件的歸檔范圍參照學校關于紙質(zhì)文件材料歸檔的有關規(guī)定執(zhí)行，并應包括相應的背景信息和元數(shù)據(jù)；各單位管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)（標明系統(tǒng)版本、運行環(huán)境和數(shù)據(jù)截止時間）。

③、歸檔要求（1）電子文件形成單位應在電子文件歸檔前對相關項目進行檢查，檢查項目包括：核對電子文件與其對應的紙質(zhì)文件內(nèi)容、格式、簽章等是否一致；確認電子文件及相關的信息和軟件是否無缺損且未被非正常改動；檢查電子文件的處理過程有無差錯；審核電子文件收發(fā)登記表及相關的著錄條目。（2）電子文件的歸檔在“安徽農(nóng)業(yè)大學檔案管理系統(tǒng)”上進行，其歸檔范圍、歸檔時間、歸檔程序、保管期限與密級的劃分、要求等均與紙質(zhì)文件一致，并同步進行。（3）電子文件保管期限和密級的劃分工作，參照學校關于紙質(zhì)文件材料密級和保管期限的有關規(guī)定執(zhí)