保險(xiǎn)行業(yè)案例：太平保險(xiǎn)協(xié)同辦公OA系統(tǒng)成功案例

太平保險(xiǎn)協(xié)同辦公OA系統(tǒng)成功案例用戶背景太平保險(xiǎn)有限公司創(chuàng)立于1929年，1951年與15家保險(xiǎn)公司合并重組為公私合營的太平保險(xiǎn)公司，1956年，作為中國人民保險(xiǎn)公司的全資海外子公司專營境外業(yè)務(wù)。2001年12月20日，經(jīng)中國保險(xiǎn)監(jiān)督管理委員會批準(zhǔn)，太平保險(xiǎn)在中國境內(nèi)全面恢復(fù)經(jīng)營財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)，成為由中國保險(xiǎn)（控股）有限公司、中保國際控股有限公司及中國工商銀行（亞洲）有限公司持股的全國性專業(yè)財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司，總部設(shè)在深圳。公司現(xiàn)設(shè)深圳、廣州、上海、北京等十九家分公司，基本形成全國性的機(jī)構(gòu)布局。信息化動因及目標(biāo)太平保險(xiǎn)的管理者一直十分重視信息化建設(shè)工作，隨著公司業(yè)務(wù)的迅猛發(fā)展，組織機(jī)構(gòu)不斷壯大，對公司內(nèi)部各級機(jī)構(gòu)內(nèi)及組織間的信息溝通提出了更高的管理要求，為適應(yīng)公司一級法人、授權(quán)經(jīng)營的管理模式，促進(jìn)信息和知識的上傳下達(dá)，使公司管理流程規(guī)范化、戰(zhàn)略決策科學(xué)化、數(shù)據(jù)信息標(biāo)準(zhǔn)化，公司決定選擇一套適合其發(fā)展戰(zhàn)略的協(xié)同辦公OA系統(tǒng)。通過該系統(tǒng)的實(shí)施達(dá)到：（1）各級組織內(nèi)部公文流轉(zhuǎn)的電子化；（2）組織間公文流轉(zhuǎn)的自動連接；（3）提供各級組織的信息發(fā)布渠道；（4）促進(jìn)組織知識的收集、共享和利用；（5）促進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)（6）支持員工移動辦公關(guān)鍵需求根據(jù)太平保險(xiǎn)信息化的整體目標(biāo)，其關(guān)鍵需求主要體現(xiàn)在：配合公司“一級法人，授權(quán)經(jīng)營”的管理模式，協(xié)同辦公OA系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)上既要保證整個(gè)系統(tǒng)的統(tǒng)一性，又要考慮各級組織的管理差異，在保證信息可以在組織內(nèi)各層級縱向、橫向快捷流轉(zhuǎn)的前提下，實(shí)現(xiàn)多級授權(quán)的管理維護(hù)模式?？偂⒎止居懈髯缘闹鹘缑妫⒖梢韵嗷ミM(jìn)入，系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)用戶的偏好，提供個(gè)性化設(shè)的生態(tài)型的組織，同時(shí)也是泛微協(xié)同管理平臺（e-cology）的價(jià)值所在。太平保險(xiǎn)公司協(xié)同管理平臺總體框架圖如下：在基于e-cology的太平保險(xiǎn)辦公信息系統(tǒng)中，具體的一個(gè)業(yè)務(wù)應(yīng)用實(shí)現(xiàn)都是通過若干基礎(chǔ)模塊的組合應(yīng)用來實(shí)現(xiàn)，如：新聞公告，相應(yīng)的文檔通過“知識文檔模塊(e-document)”來保存，審批通過“工作流模塊(e-workflow)”來實(shí)現(xiàn)，相關(guān)的作者的信息可以通過“人力資源模塊(e-hrm)”來管理。具體實(shí)現(xiàn)方案：一、系統(tǒng)權(quán)限分級管理太平保險(xiǎn)屬于大型企業(yè)管理集團(tuán)，“一級法人，授權(quán)經(jīng)營”決定了太平保險(xiǎn)對“集中管理、分散經(jīng)營”管理模式的認(rèn)同，所以也正使得公司的協(xié)同辦公（OA）系統(tǒng)建設(shè)必須滿足上述需求：采用分布－集中的架構(gòu)是很好的方式，集團(tuán)每一個(gè)下屬單位都是很大的公司而且獨(dú)立性也比較強(qiáng)，采用此種方式就需要讓下屬公司像管理好自己的業(yè)務(wù)一樣能夠自己管理好自己的系統(tǒng)，同時(shí)又可以減少對公司之間帶寬的壓力。對于多個(gè)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)管理，主要集中在上級單位下發(fā)文件，系統(tǒng)能夠自動識別和判斷數(shù)據(jù)發(fā)送的目的系統(tǒng)，以及響應(yīng)的數(shù)據(jù)查詢處理權(quán)限。在采用“集中管理、分散經(jīng)營”管理模式的同時(shí)，意味著必須給下屬公司足夠的權(quán)限來管理自己的系統(tǒng)。因此分級管理在企業(yè)中也占有非常重要的地位，通過分級管理，可以方便和允許下屬公司機(jī)構(gòu)管理員來管理自己的系統(tǒng)數(shù)據(jù)；分級管理從大的方面來看應(yīng)該包括：系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)、人員、角色、權(quán)限等系統(tǒng)層面的權(quán)限分級；流程維護(hù)的權(quán)限分級；知識文檔維護(hù)的權(quán)限分級；項(xiàng)目管理的權(quán)限分級；資產(chǎn)管理的權(quán)限分級。但是整個(gè)分級管理應(yīng)該是一個(gè)很復(fù)雜的功能，權(quán)限的分發(fā)和回收必須要做到精準(zhǔn)和安全。二、訪問統(tǒng)一及個(gè)性化以信息門戶的形式，提供給太平保險(xiǎn)公司一個(gè)集成了企業(yè)內(nèi)、外部的信息、資源和應(yīng)用的“窗口”，使員工、客戶和合作伙伴能夠從單一的WEB渠道訪問其所需的個(gè)性化信息，以及個(gè)性化的應(yīng)用，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息的高度集成和業(yè)務(wù)的快速響應(yīng)。它滿足不同用戶群的需求，用戶群可以分級別、分權(quán)限，從任何地方、任何時(shí)間進(jìn)入系統(tǒng)。并根據(jù)自己相關(guān)的應(yīng)用和信息，將門戶信息個(gè)性化定義，迅速獲取和自身相關(guān)的信息并執(zhí)行權(quán)限允許范圍內(nèi)的操作。三、工作流程管理泛微協(xié)同管理平臺（e-cology）提供一個(gè)獨(dú)立的工作流程引擎，實(shí)現(xiàn)工作流程與其他模塊之間的協(xié)助和交流。作為一個(gè)單獨(dú)的工具，可以與其他模塊可以進(jìn)行互動，為其它模塊的信息載入和載出并保持不同功能塊之間信息的協(xié)同。通過工作流的方式將企業(yè)的整個(gè)管理工作全部帶動起來，形成一個(gè)整體。通過工作流的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)企業(yè)的無紙化辦公，實(shí)現(xiàn)對外部分支機(jī)構(gòu)的信息共享以及協(xié)同的工作。流程的自定義實(shí)現(xiàn)：工作流的類型太平保險(xiǎn)公司的工作流類型主要是三個(gè)方面的內(nèi)容，泛微也按照三個(gè)方面的內(nèi)容建設(shè)太平保險(xiǎn)公司的內(nèi)部審批流程：單純的企業(yè)行政管理上的流程。主要表現(xiàn)在綜合人事類的如收發(fā)文管理、檔案方面的流程、人事方面的調(diào)動、招聘、培訓(xùn)方面的流程。此類流程注重這個(gè)過程本身，而不是流程結(jié)束之后的數(shù)據(jù)結(jié)果而且與業(yè)務(wù)系統(tǒng)沒有必然的聯(lián)系。因此，泛微針對此類流程非常靈活的流程設(shè)置，具有平行會簽、二次加簽、傳閱、流程的重定義等。完善這個(gè)流程的過程管理。作為企業(yè)的核心的流程。此類流程是有企業(yè)業(yè)務(wù)過程的各個(gè)環(huán)節(jié)有關(guān)，因此，流程的關(guān)聯(lián)性就很強(qiáng)了。例如，當(dāng)太平保險(xiǎn)公司市場管理一旦簽定合同，那他就會觸發(fā)其他相關(guān)的采購、設(shè)計(jì)、與質(zhì)量等。因此，泛微加強(qiáng)了流程的關(guān)聯(lián)性與數(shù)據(jù)的連續(xù)性。無形中也需要加強(qiáng)各個(gè)部門之間的協(xié)同工作，通過工作的流程讓相關(guān)的部門與人圍繞項(xiàng)目或業(yè)務(wù)展開。在流程定義的時(shí)候就可以建立流程與那些功能或信息有關(guān)，與那些流程有關(guān)聯(lián)。例如當(dāng)你找到一個(gè)項(xiàng)目的時(shí)候，與這個(gè)項(xiàng)目有關(guān)的合同的審批流程、與這個(gè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)研發(fā)過程中的審批流程、與這個(gè)項(xiàng)目有的采購的流程都可以被迅速的找出。而且所有這些與項(xiàng)目有關(guān)的數(shù)據(jù)都是最后歸結(jié)到這個(gè)項(xiàng)目上去。作為輔助或支撐核心流程的流程這類流程兼顧有以上兩類流程的特色。流程表單的字段定義：太平保險(xiǎn)公司可以根據(jù)自己的需要來增加或編輯流程中各種表單所需的字段；流程表單的定義表單的定義將分開三個(gè)部分構(gòu)件表單的樣式在工作流設(shè)置功能中可以定義根據(jù)太平保險(xiǎn)公司自身的流程表單樣式。而且不需要任何的代碼編寫。表單內(nèi)容的自定義提供了龐大的字段庫（字段庫可以根據(jù)太平保險(xiǎn)公司來定義），完全可以滿足太平保險(xiǎn)公司的定義要求。對表單本身的安全控制。由于太平保險(xiǎn)公司的特殊企業(yè)性質(zhì)，因此，泛微將安全控制到了字段一級，所有的表單權(quán)限可以定義到表單一級，在不同的審批接點(diǎn)上表單展現(xiàn)的內(nèi)容都是不一樣的。流程的定義運(yùn)用工作流定義工具完成圖形化的流程編輯，包括流程的監(jiān)控。流程的統(tǒng)計(jì)工作流程模塊可以為所有流程靈活定制各類數(shù)據(jù)報(bào)表。流程的監(jiān)控流程監(jiān)控模式比較完善，不但可以查看整個(gè)文件流轉(zhuǎn)的信息，也可以查看目前流程的處理信息，如流程處理人員時(shí)候看過、是否處理、或則是否既沒有看過也沒有處理過。圖形化的流程設(shè)置在工作流中用戶可以通過圖形化的流程設(shè)置。四、知識管理根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)不同，建立分類的企業(yè)知識庫，形成企業(yè)的知識地圖，將人員、流程和業(yè)務(wù)知識緊密集成在一起。知識庫在文檔分類、文檔屬性定義等方面有比較強(qiáng)的功能。建立太平保險(xiǎn)公司知識庫：按業(yè)務(wù)分類的共享知識庫（主要是管理信息和相關(guān)的參考信息）合同管理（和工作流結(jié)合）規(guī)章制度，包括員工手冊、制度、公文、公司的歷史、福利政策公告新聞，包括內(nèi)部公告、通知及內(nèi)部新聞、外部新聞公司大事記、公司介紹知識地圖賀卡庫培訓(xùn)課件共享，建立完善的企業(yè)員工自助培訓(xùn)功能員工天地、在線培訓(xùn)資料共享電子刊物：管理由內(nèi)部和外部信息組成的企業(yè)內(nèi)部電子刊物的管理和查詢；外部公共信息：提供郵政編碼、國家/地區(qū)電話區(qū)號、列車時(shí)刻表、航班信息、公共交通等方面信息的查詢，支持從指定網(wǎng)址下載相關(guān)指定信息并移植到Portal中的功能；五、行政辦公管理結(jié)合e-cology的知識管理、人力資源管理、資產(chǎn)管理、工作流程管理、客戶管理、財(cái)務(wù)管理、報(bào)表中心來實(shí)現(xiàn)太平保險(xiǎn)公司的行政辦公需求。所有在辦公自動化中的收、發(fā)文、合同管理、預(yù)結(jié)算管理、采購管理、檔案管理、日程管理、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、短消息管理、郵件管理、各類報(bào)表等都可通過e-cology的相應(yīng)模塊協(xié)同完成。收、發(fā)文、合同管理、內(nèi)部文件管理、檔案管理在運(yùn)用了知識管理、客戶管理以及工作流程管理；預(yù)結(jié)算管理、采購管理可通過財(cái)務(wù)管理模塊實(shí)現(xiàn)，對部門及個(gè)人可進(jìn)行部門預(yù)結(jié)算、結(jié)合工作流程實(shí)現(xiàn)費(fèi)用報(bào)銷、借款及采購管理。日程安排、工作計(jì)劃、總結(jié)與泛微的人力資源、項(xiàng)目管理、工作流以及與產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理中的項(xiàng)目管理，進(jìn)行互動，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的多源化；短消息與郵件都是結(jié)合在工作流程中，也可以單獨(dú)使用；在行政辦公管理中還包括會議管理、培訓(xùn)管理。其中會議管理以及培訓(xùn)管理又與人力資源以及知識管理來互動完成；資產(chǎn)管理也歸結(jié)到行政辦公管理功能中，實(shí)現(xiàn)對辦公設(shè)備以及太平保險(xiǎn)公司固定資產(chǎn)以及會議、車輛的管理、圖書資料、證照管理、辦公用品管理等；六、公文管理作為現(xiàn)代辦公的其本功能，為用戶提供了較為完整的一套辦公室常用的公文處理流轉(zhuǎn)系統(tǒng)。行政辦公按文檔類別可分為收文管理、發(fā)文管理、檔案管理、簽報(bào)管理、用印管理和任務(wù)督辦。因此太平保險(xiǎn)公司的收發(fā)文、檔案管理、公告等都?xì)w結(jié)到行政辦公中。用戶可在系統(tǒng)的工作流中進(jìn)行公文的起草、流轉(zhuǎn)、編輯、簽發(fā)、登記、歸檔、等操作，從而實(shí)現(xiàn)太平保險(xiǎn)公司辦文的自動化。收文管理、發(fā)文管理和檔案管理的協(xié)同運(yùn)作，使企業(yè)實(shí)現(xiàn)文檔的一體化管理。收文管理收文管理的功能主要是以電子文檔的形式處理和記載上級公文、平級來文等公文，然后通過e-cology系統(tǒng)來代替以前的辦理模式。從而提高了辦文的運(yùn)轉(zhuǎn)速度、公文辦理信息的完整性，用戶可根據(jù)公文的登記日期、緩急程度、當(dāng)前流轉(zhuǎn)狀態(tài)、當(dāng)前處理人員快速有效地找到相關(guān)文檔做相應(yīng)操作。在系統(tǒng)設(shè)置中被賦予“收文登記員”的角色或人員可以將來文掃描或直接手工輸入。收文登記的內(nèi)容包括收文主題、收文來源、收文分類、收文編號（系統(tǒng)根據(jù)分類自動生成）、緩急程度、密級性、登記員、起草時(shí)間、文件內(nèi)容和附件，以及收文流轉(zhuǎn)的流程名稱等信息。在收文登記時(shí)，有些登記項(xiàng)系統(tǒng)會自動生成，有些登記項(xiàng)已經(jīng)提供了標(biāo)準(zhǔn)信息供您選擇，有些登記項(xiàng)系統(tǒng)會提供一些智能化的提示，這樣就提供用戶使用方便，遵循本系統(tǒng)處處從用戶角度出發(fā)的原則。流程管理員可根據(jù)需要，將流轉(zhuǎn)中的文檔重置到流程的任何一個(gè)節(jié)點(diǎn)，再進(jìn)行流轉(zhuǎn)，從而提高了流程的應(yīng)變能力。若收文流轉(zhuǎn)過程中超過了設(shè)定的辦文時(shí)限，系統(tǒng)會自動將催辦信息發(fā)送到當(dāng)前處理人員的待辦事宜，提醒用戶及時(shí)辦理公文。具有發(fā)布權(quán)限的用戶，可把有些已辦理完成的收文發(fā)布到“信息發(fā)布”模塊中，并設(shè)定有權(quán)限查看該文件的用戶，使文件發(fā)揮它應(yīng)有的作用。在整個(gè)收文流轉(zhuǎn)過程中，收文每經(jīng)過一個(gè)節(jié)點(diǎn)，系統(tǒng)會自動記錄每個(gè)節(jié)點(diǎn)的處理人員，處理時(shí)間，處理信息等，讓用戶更清晰地了解當(dāng)前收文的日志信息。有“收文歸檔員”權(quán)限的用戶可把已流轉(zhuǎn)結(jié)束的收文歸檔到“檔案管理”數(shù)據(jù)庫，歸檔員可以單個(gè)歸檔，也可以批量歸檔，一次性處理多個(gè)文檔。發(fā)文管理發(fā)文管理主要是處理內(nèi)部制定的或外來文件轉(zhuǎn)發(fā)的公文，起草的電子文件一般需逐級通過各級領(lǐng)導(dǎo)的審批和修改，最后提交相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)并登記歸檔。真正實(shí)現(xiàn)了無紙化辦工，將傳統(tǒng)手工的、繁瑣的公文處理轉(zhuǎn)為輕松的計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)辦公，安全、可靠、省時(shí)、省力，使辦公人員徹底從傳統(tǒng)辦公模式中解脫出來。在系統(tǒng)設(shè)置中被賦予“發(fā)文起草員”的角色或人員有起草發(fā)文的權(quán)限。起草的內(nèi)容大致有發(fā)文主題、發(fā)文分類、發(fā)文編號（系統(tǒng)根據(jù)分類自動生成）、起草人、起草時(shí)間、發(fā)文正文和附件，以及發(fā)文流轉(zhuǎn)的流程名稱等信息。起草員確認(rèn)文件起草完成后，進(jìn)入審批，系統(tǒng)會根據(jù)審批的流程把發(fā)文自動流轉(zhuǎn)到相應(yīng)的處理人員處。發(fā)文審批過程中的人員可以從待辦事宜獲悉待審批信息，并直接打開文檔。根據(jù)系統(tǒng)管理員賦予的權(quán)限，進(jìn)行修改正文，添加意見，繼續(xù)流轉(zhuǎn)，結(jié)束流轉(zhuǎn)，傳閱文檔、電子簽名等操作。編輯文件時(shí)，系統(tǒng)可記錄并區(qū)別多個(gè)不同的人對文件的修改印記。系統(tǒng)提供電子簽名以提高審批文件的安全性。系統(tǒng)將權(quán)限設(shè)置細(xì)化，所有發(fā)文的登記也可以定義在流程中的任意一個(gè)節(jié)點(diǎn)，真正實(shí)現(xiàn)了流程的自定義。發(fā)文登記員可對已流轉(zhuǎn)完畢的發(fā)文進(jìn)行意見匯總，匯總后的意見獨(dú)立成文，查看方便。檔案管理太平保險(xiǎn)公司可以根據(jù)案卷類別的不同，在知識管理庫建立需要的案卷庫。并可供普通用戶進(jìn)行網(wǎng)上借閱，實(shí)現(xiàn)多人同時(shí)借閱的模式。還不僅提供用戶以案卷為單位進(jìn)行借閱，也可以只借閱案卷中的一個(gè)或多個(gè)文件。所有收、發(fā)文管理模塊中的文檔經(jīng)歸檔員歸檔后都會自動轉(zhuǎn)移到檔案管理的已歸檔文件中，并根據(jù)來源進(jìn)行自動分類。檔案管理員也可在以歸檔文件窗口中，進(jìn)行獨(dú)立歸檔（如，將以前的文件錄入系統(tǒng)）。檔案管理員可對各案卷中的文件進(jìn)行調(diào)整（如，將案卷中的文件移出），還可決定每個(gè)案卷在封卷后的借閱情況（如，是否可對外借閱；借閱到案卷一級還是案卷中的文檔一級；借閱對象是系統(tǒng)中的所有人員還是部分人員等）。檔案管理員還有權(quán)設(shè)定案卷可借閱的范圍，即可以指定案卷可借閱的人員/角色/部門。案卷管理員可將案卷中的一個(gè)或多個(gè)文件發(fā)布到信息發(fā)布數(shù)據(jù)庫中。案卷管理員的發(fā)布權(quán)限，可在系統(tǒng)設(shè)置中設(shè)置發(fā)布員及其權(quán)限時(shí)設(shè)定。系統(tǒng)提供借閱管理的窗口，在此檔案管理員可查看普通用戶提交的借閱申請，并執(zhí)行審批（如，同意、拒絕等相關(guān)操作），同時(shí)也可添加個(gè)人意見（如，關(guān)于借閱時(shí)間的長短可協(xié)商后再決定）。提供一般用戶借閱案卷或文件的列表（列表分案卷一級和文檔一級），用戶在未提出借閱申請前，只能看到案卷或文檔的標(biāo)題，只有在提出借閱申請并得到管理員同意后，才有權(quán)限查看到案卷或文件的具體內(nèi)容。用戶在借閱期限內(nèi)，查看完相關(guān)的案卷或文件后，可自行歸還。若用戶未及時(shí)歸還，系統(tǒng)會自動發(fā)出提示郵件，催促用戶歸還，并可設(shè)定催還的間隔期限，如每2天發(fā)送一封郵件。系統(tǒng)管理員也可主動收回借閱權(quán)限。若用戶到時(shí)仍想借閱，可填寫續(xù)借申請單。申請續(xù)借該案卷或文件，需經(jīng)管理員審批通過后才有繼續(xù)借閱的權(quán)限。合同管理對草擬的合同的專門管理，利用工作流定義功能，定義“草擬”等環(huán)節(jié)，系統(tǒng)自動傳至有關(guān)員工的“待辦事宜”中審批處理、編號、打印正本（標(biāo)準(zhǔn)文本則直接填制）、對方蓋章、公司蓋章、分發(fā)、辦結(jié)后自動電子歸檔（歸入檔案管理中），并做到對合同執(zhí)行的監(jiān)控（如付款、對合同對方的評價(jià)、到期前的續(xù)約提醒、續(xù)約情況等等），有提示功能。七、預(yù)、結(jié)算及報(bào)銷e-cology系統(tǒng)預(yù)、結(jié)算及包銷功能是以“財(cái)務(wù)管理模塊(e-Financials)”為主線，協(xié)同“工作流模塊(e-Workflow)”、“知識文檔模塊(e-Docuument)”、“人力資源模塊(e-HRM)”提供下屬和財(cái)務(wù)、審批人可查詢借款及支付情況查詢，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)預(yù)算的電子化審批。包括：對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行集中管理獲得對企業(yè)績效宏觀和微觀上的認(rèn)識預(yù)算和實(shí)際支出的比較提供各類固定及自定義之財(cái)務(wù)報(bào)告集成其它的財(cái)務(wù)系統(tǒng)向管理層展現(xiàn)公司情況協(xié)同性:找到某個(gè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),就能找到與這個(gè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)相關(guān)的所有信息(客戶/其它財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)/項(xiàng)目/資產(chǎn)/計(jì)劃/流程/文檔/人員)具體表現(xiàn)為：通過工作流管理實(shí)現(xiàn)所有的財(cái)務(wù)相關(guān)流程都可以可以通過工作流的方式進(jìn)行流轉(zhuǎn)，包括：預(yù)算審批、借款、商戶結(jié)算等；通過知識管理功能，管理人員相關(guān)的合同，客戶相關(guān)資料；通過人力資源管理結(jié)合財(cái)務(wù)管理實(shí)現(xiàn)人員占用資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)和相關(guān)費(fèi)用統(tǒng)計(jì)。八、郵件、短消息、即時(shí)通信以及傳真系統(tǒng)的運(yùn)用郵件協(xié)同管理平臺(e-cology)運(yùn)用所有遵循POP3/SMT協(xié)議的郵件服務(wù)器，與主流的Exchange、Lotusnotes等結(jié)合在一起。直接可以在系統(tǒng)上收發(fā)郵件，不需要再次進(jìn)行客戶的端的安裝，直接可以在系統(tǒng)上收發(fā)郵件。短消息、即時(shí)通信工具短消息功能將郵件系統(tǒng)和e-cology系統(tǒng)的功能和應(yīng)用擴(kuò)展到員工以及客戶的手機(jī)上，滿足了廣大用戶對移動辦公的需求。例如：員工可以通過系統(tǒng)與同事或者客戶進(jìn)行手機(jī)短消息通信；也可以通過手機(jī)發(fā)送、接收和回復(fù)短信到接收者的郵件系統(tǒng)；通過郵件和手機(jī)短信的互通實(shí)現(xiàn)移動狀態(tài)下的工作流程通知和待辦事宜提醒。目前并已實(shí)現(xiàn)與騰迅RTX集成，實(shí)現(xiàn)即時(shí)通信、在線信息提醒、傳輸文件、以及視頻會議等功能。與傳真系統(tǒng)集成，可以直接在協(xié)同辦公OA系統(tǒng)上收、發(fā)傳真。九、資產(chǎn)管理以e-cology的“資產(chǎn)管理(e-Logistics)”為主線，協(xié)同“工作流管理”“知識文檔管理”“人力資源管理”來實(shí)現(xiàn)資源利用的管理，所有的借用、維修、各種申請都可以通過工作流的方式進(jìn)行流轉(zhuǎn)；通過知識管理功能，管理資源相關(guān)的原始資料，如：發(fā)票、采購合同、維修卡等；結(jié)合人力資源實(shí)現(xiàn)人員占用資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)。十、企業(yè)文化制度、人與組織的協(xié)同發(fā)展企業(yè)文化的管理要關(guān)注人、規(guī)章制度兩個(gè)方面的內(nèi)容，泛微根據(jù)對“企業(yè)文化”需求的理解，主要采用e-cology的“知識文檔模塊”實(shí)現(xiàn)，與“工作流模塊”和“人力資源模塊”協(xié)同。為知識搜集和沉淀、積累、傳遞為主要目標(biāo)的過程。建立知識管理模塊，將太平保險(xiǎn)公司內(nèi)部所有已經(jīng)沉淀下來的文檔按照一定的組織或類別按照一定的權(quán)限控制進(jìn)行整理和規(guī)范使用。在管理上太平保險(xiǎn)公司的管理層應(yīng)該從管理方式上做出制定，要求所有的員工將所有有用的文檔按照一定的目錄或類別進(jìn)行存儲。不但提供自定義的文檔存放，還允許用戶將文檔在一定的權(quán)限泛微內(nèi)實(shí)現(xiàn)共享與文件的流動。擴(kuò)大知識采集范圍和發(fā)布方式方法，建立部門信息門戶，和企業(yè)業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成。知識的來源可以限于現(xiàn)有的電子形式的文檔，系統(tǒng)提供的知識管理功能還可以MAIL或項(xiàng)目管理、流程管理、人力資源管理系統(tǒng)進(jìn)行集成。實(shí)現(xiàn)企業(yè)級流程管理引進(jìn)流程方法，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理、個(gè)性化服務(wù)的知識傳播和發(fā)布，初步實(shí)現(xiàn)個(gè)人信息門戶，讓企業(yè)知識信息圍繞人的工作性質(zhì)和階段任務(wù)，主動發(fā)布和呈現(xiàn)，初步實(shí)現(xiàn)信息圍著個(gè)人轉(zhuǎn)的信息流體系。在這部分的話就是需要與人力資源功和工作流能相結(jié)合，通過在人力資源中的組織與崗位的分布，實(shí)現(xiàn)知識與職責(zé)的互動，形成個(gè)性化的信息與知識服務(wù)。通過工作流程的使用，實(shí)現(xiàn)知識的再次利用與創(chuàng)新，對文檔進(jìn)行動態(tài)的管理。建立知識地圖。開始專家知識發(fā)現(xiàn)機(jī)理建設(shè)。提高知識關(guān)聯(lián)度，和知識的參考價(jià)值。整合的業(yè)務(wù)系統(tǒng)使業(yè)務(wù)系統(tǒng)和事物系統(tǒng)緊密整和互操作，使企業(yè)內(nèi)個(gè)人的知識獲取和業(yè)務(wù)動作整合一體，而把業(yè)務(wù)動作過程中的知識自動搜集歸納的真正的知識循環(huán)系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)知識管理為企業(yè)員工經(jīng)營行為提供有效知識支持。深入挖掘整理企業(yè)內(nèi)部分散的知識和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，為決策提供有價(jià)值關(guān)聯(lián)性知識參考，實(shí)現(xiàn)知識管理為決策服務(wù)的主要目的。員工檔案記錄員工的檔案記錄功能是在專門的人力資源模塊下進(jìn)行管理。規(guī)章制度，包括員工手冊、制度、公文知識管理庫中建立各種形式的制度文件，格式內(nèi)容沒有限制。制度文件可以建立版本控制，滿足企業(yè)的長期發(fā)展。每一個(gè)階段的規(guī)章制度都可以保留。制度文件的權(quán)限控制，根據(jù)不同的制度內(nèi)容，可以根據(jù)角色、用戶、部門以及安全級別來確立查看范圍。另外，在制度的建立過程中，可以通過系統(tǒng)的工作流實(shí)現(xiàn)對制度的建立、修改、制定的過程管理，最后可以發(fā)布到規(guī)章制度庫中。公告新聞，包括內(nèi)部公告、內(nèi)部新聞在系統(tǒng)中，不僅有專門的公告管理還有內(nèi)部的新聞管理。任何的一個(gè)新聞與公告都可以在工作流中進(jìn)行提交，通過一定的流程進(jìn)行審批之后，公告的話直接可以發(fā)布到首頁上的公告欄，而新聞的話可以按照發(fā)布到部門的新聞頁或以類型為主的新聞頁，還可以是內(nèi)部或外部網(wǎng)站。在顯示時(shí)間上，用戶可以在發(fā)布該公告或新聞的