關于事業(yè)單位檔案管理信息化的建設與發(fā)展的探討獲獎科研報告

關于事業(yè)單位檔案管理信息化的建設與發(fā)展的探討獲獎科研報告【摘要】隨著現(xiàn)代科技水平的不斷發(fā)展，高科技開始應用于很多領域。目前，在我國事業(yè)單位的檔案信息化管理中，科技就發(fā)揮了相當重要的作用。檔案管理對于一個事業(yè)單位的發(fā)展與運行有相當重要的作用，需要事業(yè)單位高層管理者的關注與重視。我國檔案的現(xiàn)行處理方式在某些方面還存在一些問題，本文將就我國目前的事業(yè)單位檔案管理信息化的建設與發(fā)展方面展開討論與分析。

【關鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;信息化;建設與發(fā)展

隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，產(chǎn)業(yè)化進程加快，致使需要整理存檔的資料也日益增多。檔案對于發(fā)展的意義重大，對于領導下達的最終決策、人才的培養(yǎng)與考核都有著十分重要的作用，無法高效整理這些資源與檔案，會直接阻礙工作的順利開展。隨著信息化建設的步伐不斷加快，將信息化技術應用于事業(yè)單位的檔案整理歸納工作，能夠更快更好地處理問題，提升檔案管理的工作效率。

1檔案管理的信息化

1.1檔案的內(nèi)涵

檔案，就是一種記載事物的載體。具體來說，就是在社會生產(chǎn)生活的活動中所形成的一些具有保存價值的材料。一言以蔽之，就是一種歷史記錄。在中國歷史上存在很多檔案，比如現(xiàn)存的一些歷史價值極高的文獻資料。我國現(xiàn)存最古老的檔案，就是我們?nèi)穸际煜さ囊环N文字——甲骨文。甲骨文記載了商周時期的很多歷史事件，這就是一種最簡單的檔案，它是以文字的形式承載的。目前，也有很多檔案是以磁帶、光盤、錄像或是視頻記載的，都屬于檔案。事業(yè)單位的檔案管理，不僅僅是為了保存資料，而且為在保存下來的資料中尋求經(jīng)驗與教訓，并給事業(yè)單位的發(fā)展予以一定的幫助，進而規(guī)避風險。

1.2檔案管理的信息化

隨著科技的發(fā)展與進步，我國目前的檔案管理也進入了信息化時代。所謂信息化，就是指事業(yè)單位對檔案的整理、收集、分類、統(tǒng)計、保存、管理以及應用等等一系列程序的實施，都將通過現(xiàn)行的高科技來控制與實施。這在目前來說，是一件極其普遍的事情。在我國其他的社會行業(yè)內(nèi)，信息化管理早已成為屢見不鮮的事實[1]。盡管在事業(yè)單位的檔案管理中信息化的實施發(fā)揮了相當重要的作用，但是目前仍然存在一系列問題，亟須引起相關部門與企業(yè)的重視，盡快提出合理、科學的解決方案。

2當前我國事業(yè)單位檔案的信息化管理中存在的問題

2.1檔案信息化的設備缺乏

事業(yè)單位檔案的信息化管理需要非常先進的科技設備。只有擁有先進的信息化設備，才能更好地對信息資料進行收集與整理。因此，在購買檔案管理所需的信息化設備時，需要采購部門在采購之前就做好必要的前提準備，要對所選購的設備相當熟悉。目前，在各單位的設備采購中，就存在諸多問題。一方面，采購人員對所需購買的設備不熟悉，因此可能會影響購買回來的信息化設備的質(zhì)量。另一方面，主要因為這些設備的費用過高，而單位內(nèi)部在采購環(huán)節(jié)所準備的預備資金往往所占比例較少。因此，造成了目前設備嚴重不足的問題，有的單位即使擁有設備也往往不是市場上最先進的技術設備，很難滿足檔案信息化管理的需要。

2.2檔案管理不統(tǒng)一

在現(xiàn)行階段，我國各大單位的檔案管理都存在這樣一個問題，就是相關部門對管理工作沒有制定統(tǒng)一的管理標準。規(guī)矩不成方圓，沒有既定的檔案管理工作的規(guī)范化、統(tǒng)一化以及標準化，管理深層次的工作就不能順利開展。目前我國檔案管理的信息搜集、整理以及利用的能力都比較差，利用先進的科學技術，整理以前煩瑣的檔案工作，對在職人員來說是一個不小的挑戰(zhàn)，而檔案管理工作不統(tǒng)一，影響目前我國的檔案信息化管理。

2.3檔案信息化管理人員的專業(yè)水平較低

事業(yè)單位檔案管理信息化的實現(xiàn)，在主觀因素上，最需要檔案管理人員整體素質(zhì)的專業(yè)化。管理人員要對檔案的管理工作流程相當熟悉，能夠操作先進技術參與管理工作的新設備。但目前存在的一個比較嚴重的問題就是檔案管理工作人員自身素質(zhì)不高，知識層次較低，缺乏專業(yè)的技能水平，在很大程度上制約我國事業(yè)單位檔案信息化管理的發(fā)展與進步[2]。

3關于事業(yè)單位檔案管理信息化建設的幾點建議

3.1加強設備更新

技術企業(yè)要加大對技術的更新與開發(fā)。基于目前我國經(jīng)濟的快速發(fā)展以及社會的不斷進步，我國事業(yè)單位檔案管理的信息化必然要逐漸進步發(fā)展。因此，企業(yè)要抓住此次機遇，重點加大技術的更新與進步，為現(xiàn)行檔案管理工作的信息化實施提供先進的科學設備，不斷補充與完善企業(yè)的生產(chǎn)與發(fā)展。

3.2建立完善的事業(yè)單位檔案信息化管理制度

3.2.1建立檔案管理制度

沒有既定的檔案管理工作的規(guī)范化、統(tǒng)一化以及標準化，深層次的管理工作就不能開展。因此，科學化的管理對事業(yè)單位的信息化管理有非常重要的作用。所以，事業(yè)單位要建立完善的管理制度體系，建立各項管理工作的規(guī)章制度。比如，要運用先進的科學技術，建立電子文件的歸檔制度以及科學合理的流程審批制度。同時，對檔案的歸檔要先容它價值再歸檔。

3.2.2建立賞罰制度

事業(yè)單位要根據(jù)工作人員的績效來考核。要在事業(yè)單位內(nèi)部建立相應的賞罰制度。對待工作認真，沒有操作失誤的工作人員，應該給予一定的鼓勵與表揚。而對那些工作態(tài)度不認真，因嚴重的操作失誤而造成事業(yè)單位經(jīng)濟效益損失甚至是人員傷亡事件的人員，除了應負的法律責任外，還要接受單位的批評，以達到管理的目的。

3.3培訓人才隊伍

檔案管理工作的人員，自身的素質(zhì)不高，知識層次不高，缺乏專業(yè)的技能水平，在很大程度上制約檔案的信息化管理的良性發(fā)展與進步。因此，事業(yè)單位要加強對在職人才隊伍的培訓，提高他們的專業(yè)水平與自身素質(zhì)。事業(yè)單位可以聘請專業(yè)的教師，在單位內(nèi)部開展相關的專題講座。除此之外，也應該開展對在職工作人員的實習培訓，充分利用各種積極有效的教學資源，加強對工作人員的培訓與鍛煉[3]。

3.4加強管理人員的安全技術以及安全意識

對于事業(yè)單位檔案的管理，除了管理制度的規(guī)范，設備技術的更新外，還需要加強對檔案管理人員安全管理意識的宣傳。信息技術的發(fā)展，促進事業(yè)單位使用多媒體技術對員工進行灌輸教育、導入培訓、廣而告知，從而形成濃厚的輿論氛圍。員工目前普遍存在的僥幸心理、自負心理、投機心理、浮躁心理以及麻痹心理等等消極因素，都需要及時排解與消除。事業(yè)單位要加強安全管理意識的宣傳，使員工在參與中潛移默化地接受新的安全價值觀，并逐漸用以指導自己的行動。

3.5管理者要重視信息技術的管理與系統(tǒng)安全

信息化時代的發(fā)展，使信息技術充斥在我們社會生活的方方面面。隨著我們對信息技術信賴程度的加強與使用頻率的提高，計算機網(wǎng)絡安全問題也頻繁發(fā)生。計算機網(wǎng)絡安全，就目前來看，存在很多的隱患問題。主要是因為計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)本身存在諸多的不安全因素，加上一些人為的、故意的網(wǎng)絡攻擊，計算機網(wǎng)絡安全問題較多。

4結(jié)語