一般物資采購(gòu)供應(yīng)業(yè)務(wù)流程

一般物資采購(gòu)供應(yīng)業(yè)務(wù)流程①一, 業(yè)務(wù)目標(biāo)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)建立’'統(tǒng)一管理、統(tǒng)一采購(gòu)、統(tǒng)一儲(chǔ)備、統(tǒng)一結(jié)算〃的物資采購(gòu)供應(yīng)管理體制；推行科學(xué)理性采購(gòu)，保證生產(chǎn)建設(shè)所需物資安全供應(yīng)、及時(shí)供應(yīng)和經(jīng)濟(jì)供應(yīng)；追求物資采購(gòu)性能價(jià)格比最優(yōu)和供應(yīng)總成本最低；實(shí)行框架協(xié)議采購(gòu)，提高物資供應(yīng)工作效率；強(qiáng)化物資供應(yīng)過程控制，增強(qiáng)物資供應(yīng)工作主動(dòng)權(quán)；財(cái)務(wù)目標(biāo)資金支付安全；會(huì)計(jì)核算真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、及時(shí)；減少資金占用；合規(guī)目標(biāo)物資采購(gòu)過程公開、規(guī)范有序、合法合規(guī)；物資采購(gòu)合同或協(xié)議符合國(guó)家法律、法規(guī)、夕卜貿(mào)政策和股份公司內(nèi)部規(guī)章制度；①除原油、成品油、燃料油、股份公司內(nèi)供潤(rùn)滑油等以外的物資統(tǒng)稱一般物資二 業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)分散對(duì)外采購(gòu)，不能形成整體和批量采購(gòu)優(yōu)勢(shì)，造成采購(gòu)資金浪費(fèi)和流失；對(duì)供應(yīng)市場(chǎng)行情缺乏了解、跟蹤、分析和研究，價(jià)格監(jiān)管不力，導(dǎo)致采購(gòu)性能價(jià)格比不合理；物資需求計(jì)劃不準(zhǔn)確、不及時(shí)，變更頻繁，不能有效滿足生產(chǎn)建設(shè)物資需求，造成物資積壓；物資供應(yīng)過程控制能力弱，物資采購(gòu)供應(yīng)不及時(shí)、采購(gòu)物資質(zhì)量不能滿足生產(chǎn)技術(shù)要求,影響正常生產(chǎn)建設(shè)；供應(yīng)商選擇不當(dāng)，指定或變相指定供應(yīng)商，造成經(jīng)濟(jì)損失，滋生腐??；重復(fù)儲(chǔ)備、庫存結(jié)構(gòu)不合理，儲(chǔ)備資金占用大；物資采購(gòu)合同或協(xié)議對(duì)買賣雙方的權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任等表述不清，或未經(jīng)審核變更合同、協(xié)議條款,導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)糾紛和經(jīng)濟(jì)損失；物資采購(gòu)一單一詢價(jià)、一單一招標(biāo)、一單一簽約,供需關(guān)系動(dòng)蕩，供應(yīng)費(fèi)用增加；財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)資金分散使用，付款時(shí)間、方式、金額不恰當(dāng)造成資金效益的流失；結(jié)算不及時(shí)，多記、錯(cuò)記、漏記物資入庫、庫存或應(yīng)付賬款,導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、不完整；合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)制度不健全或有漏洞，執(zhí)行制度不到位和監(jiān)督考核不力，導(dǎo)致違紀(jì)違規(guī)問題發(fā)生；物資采購(gòu)合同或協(xié)議不符合國(guó)家法律、法規(guī)、夕卜貿(mào)政策和股份公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求，造成損失；三、業(yè)務(wù)流程步驟與控制點(diǎn)物資供應(yīng)職責(zé)界定公司授權(quán)采購(gòu)中心負(fù)責(zé)制定股份公司物資供應(yīng)管理規(guī)章制度；采購(gòu)中心按照總部集中采購(gòu)物資目錄，負(fù)責(zé)提報(bào)總部集中采購(gòu)物資計(jì)劃，由總部實(shí)施集中采購(gòu)；采購(gòu)中心采取合同訂單方式執(zhí)行物資裝備部國(guó)際事業(yè)公司或授權(quán)企業(yè)牽頭組織優(yōu)選確定供應(yīng)商、采購(gòu)價(jià)格或定價(jià)公式，與供應(yīng)商簽訂框架協(xié)議；采購(gòu)中心采取合同訂單方式執(zhí)行框架協(xié)議;總部集中采購(gòu)物資目錄內(nèi)的進(jìn)口物資由國(guó)際事業(yè)公司實(shí)施采購(gòu)操作；總部直接集中采購(gòu)物資，采購(gòu)中心與物資裝備部國(guó)際事業(yè)公司簽訂物資供應(yīng)協(xié)議;采購(gòu)中心通過協(xié)議下定單來履行供應(yīng)協(xié)議；公司授權(quán)采購(gòu)中心對(duì)物資計(jì)劃、供應(yīng)商、價(jià)格、質(zhì)量、儲(chǔ)備等實(shí)行歸口管理，實(shí)行供應(yīng)與管理結(jié)合;對(duì)未列入總部集中采購(gòu)物資目錄的生產(chǎn)建設(shè)物資實(shí)施集中采購(gòu);采購(gòu)中心依據(jù)總部集中采購(gòu)物資目錄，正確配置工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)描述字段；物資供應(yīng)實(shí)行專業(yè)化分工流程化操作運(yùn)行機(jī)制,采購(gòu)中心強(qiáng)化物資供應(yīng)計(jì)劃、供應(yīng)商、價(jià)格、采購(gòu)、質(zhì)量和儲(chǔ)備等專業(yè)化管理，采購(gòu)業(yè)務(wù)實(shí)行合同簽訂與簽訂后的過程控制環(huán)節(jié)相互分離、相互監(jiān)督制衡的管理模式;采購(gòu)中心在ERP系統(tǒng)中按分段制衡及不相容原則合理設(shè)置各崗位權(quán)限；物資計(jì)劃編制與審核主數(shù)據(jù)維護(hù)員按規(guī)定程序?qū)徟蟮奈锪现鲾?shù)據(jù)維護(hù)到ERP系統(tǒng)，做到一物一碼；公司須明確各類物資需求計(jì)劃的審核部門物資需用單位根據(jù)生產(chǎn)建設(shè)需要準(zhǔn)確、及時(shí)編制物資需求計(jì)劃，由本單位負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)相關(guān)部門按規(guī)定權(quán)限審批后,報(bào)采購(gòu)中心;大檢修物資計(jì)劃須提前90天提報(bào)月度計(jì)劃須提前15天提報(bào)，工程建設(shè)物資需求計(jì)劃按照項(xiàng)目統(tǒng)籌計(jì)劃相應(yīng)提前提報(bào)其中長(zhǎng)周期關(guān)鍵設(shè)備應(yīng)根據(jù)合理的制造周期及早提報(bào);審批后的需求計(jì)劃項(xiàng)目需求計(jì)劃依據(jù)設(shè)計(jì)圖紙和材料表要及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地錄入或批量導(dǎo)入ERP系統(tǒng);公司PM、PS等模塊的相關(guān)需求計(jì)劃通過系統(tǒng)集成,自動(dòng)生成;超過需求日期3個(gè)月以上未完成且不再執(zhí)行的計(jì)劃要及時(shí)核銷，手工創(chuàng)建的由創(chuàng)建部門核銷，系統(tǒng)自動(dòng)創(chuàng)建的由相關(guān)模塊核銷；公司物資需用單位和各職能管理部門在編制、審核物資需求計(jì)劃時(shí)不得指定或變相指定供應(yīng)商，對(duì)獨(dú)家代理、專有、專利等特殊產(chǎn)品應(yīng)提供相應(yīng)的獨(dú)家、專有資料,報(bào)分管需用單位的公司領(lǐng)導(dǎo)審批；采購(gòu)中心依據(jù)審批的物資需求計(jì)劃綜合平衡資源后汲時(shí)編制物資采購(gòu)計(jì)劃，由采購(gòu)中心負(fù)責(zé)人審批;啟用MRP功能,完成物料綜合平衡和采購(gòu)申請(qǐng)的創(chuàng)建可根據(jù)需要進(jìn)行手工編輯,并按規(guī)定權(quán)限審批;需要手工創(chuàng)建采購(gòu)申請(qǐng)的，須經(jīng)審批后方可創(chuàng)建;超過交貨日期3個(gè)月未完成且不再執(zhí)行的采購(gòu)申請(qǐng)要及時(shí)核銷;采購(gòu)渠道的確定與控制采購(gòu)中心負(fù)責(zé)組織執(zhí)行中國(guó)石化統(tǒng)一的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò);企業(yè)自采供應(yīng)商的準(zhǔn)入及關(guān)鍵信息變更由公司負(fù)責(zé)審批;供應(yīng)商準(zhǔn)入按規(guī)定審批后，采購(gòu)中心通過供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)申請(qǐng)、錄入、修改供應(yīng)商主數(shù)據(jù)以及供應(yīng)商產(chǎn)品目錄啟用供應(yīng)商產(chǎn)品目錄增強(qiáng)程序控制采購(gòu)渠道;采購(gòu)中心對(duì)申請(qǐng)準(zhǔn)入的供應(yīng)商必須進(jìn)行資格審查，對(duì)供應(yīng)物資涉及生產(chǎn)建設(shè)安全的供應(yīng)商，必須進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考察;通過資質(zhì)審查的供應(yīng)商方可進(jìn)入中國(guó)石化供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò),并限定許可供應(yīng)產(chǎn)品目錄；對(duì)同樣品種同一供應(yīng)商的中石化內(nèi)部其它企業(yè)的現(xiàn)場(chǎng)考察報(bào)告可以共享；采購(gòu)中心每年須對(duì)交易供應(yīng)商的整體實(shí)力、供貨業(yè)績(jī)和供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行綜合評(píng)估和年審，淘汰不合格的供應(yīng)商;采購(gòu)必須在中國(guó)石化供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)內(nèi)選擇供應(yīng)商，并按照供應(yīng)商許可供應(yīng)產(chǎn)品目錄實(shí)施采購(gòu);對(duì)涉及生產(chǎn)建設(shè)安全的物資，擬選供應(yīng)商半年內(nèi)沒有風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的，須對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)高的供應(yīng)商須進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考察；采購(gòu)中心按照公平、公正和競(jìng)爭(zhēng)的原則，擇優(yōu)確定供應(yīng)商;需要簽訂技術(shù)協(xié)議的，由采購(gòu)中心牽頭組織技術(shù)交流和技術(shù)談判，用戶或相關(guān)技術(shù)責(zé)任部門對(duì)技術(shù)文件進(jìn)行審核和簽字確認(rèn)；采購(gòu)訂單執(zhí)行完成后，采購(gòu)中心一個(gè)月內(nèi)在ERP系統(tǒng)中針對(duì)價(jià)格、質(zhì)量、供貨周期、服務(wù)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)彳亍動(dòng)態(tài)量化考核；采購(gòu)價(jià)格確定與控制采購(gòu)中心采取協(xié)議采購(gòu)、招標(biāo)采購(gòu)、詢比價(jià)采購(gòu)、動(dòng)態(tài)競(jìng)價(jià)采購(gòu)等多種方式，科學(xué)理性地確定采購(gòu)價(jià)格;對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化程度高、需求計(jì)劃性強(qiáng)、價(jià)格相對(duì)穩(wěn)定的物資，通過招標(biāo)、聯(lián)合談判等公開、競(jìng)爭(zhēng)方式簽訂并在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建框架協(xié)議，以采購(gòu)訂單方式執(zhí)行框架協(xié)議；采購(gòu)中心要及時(shí)將總部發(fā)布的執(zhí)行價(jià)格維護(hù)進(jìn)ERF；不得突破總部發(fā)布的采購(gòu)執(zhí)行價(jià)格,特殊情況由分管總經(jīng)理審批；采購(gòu)中心建立采購(gòu)價(jià)格數(shù)據(jù)庫，至少每月開展一次主要物資的市場(chǎng)供求形勢(shì)及價(jià)格走勢(shì)商情分析,并形成報(bào)告；框架協(xié)議和采購(gòu)合同簽訂與審批采購(gòu)中心必須對(duì)擬簽訂框架協(xié)議的供應(yīng)商進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)高的供應(yīng)商須進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考察；同一品種的框架協(xié)議供應(yīng)商原則上不得少于2家，框架協(xié)議以季度和半年協(xié)議為主，有效期最長(zhǎng)不得超過1年或1個(gè)項(xiàng)目周期；采購(gòu)中心根據(jù)確定的供應(yīng)商、價(jià)格等內(nèi)容,擬訂框架協(xié)議或采購(gòu)合同，準(zhǔn)確描述條款，明確雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任，按照規(guī)定權(quán)限審批、簽署框架協(xié)議或采購(gòu)合同；采購(gòu)中心對(duì)總部直接集中采購(gòu)供應(yīng)協(xié)議項(xiàng)下的調(diào)撥單或合同、總部組織集中采購(gòu)和企業(yè)自行采購(gòu)框架協(xié)議項(xiàng)下的合同訂單須履行采購(gòu)中心內(nèi)部審批手續(xù)對(duì)于超過合同有效期3個(gè)月以上未完成且不再執(zhí)行的采購(gòu)訂單，采購(gòu)中心要及時(shí)核銷;維護(hù)采購(gòu)訂單交貨容差時(shí)依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；供應(yīng)過程控制采購(gòu)中心須設(shè)置相應(yīng)的機(jī)構(gòu)或崗位從事過程控制工作，根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況確定重要物資目錄，并實(shí)施過程控制;對(duì)目錄中的物資深購(gòu)時(shí)提前制訂質(zhì)量、進(jìn)度和物流控制計(jì)劃，并作為合同附件；采購(gòu)中心依據(jù)采購(gòu)合同，跟蹤監(jiān)督合同履行情況，對(duì)有可能影響生產(chǎn)或工程進(jìn)度等異常情況的要出具書面報(bào)告并提出解決方案；采購(gòu)中心對(duì)重要物資建立并執(zhí)行合同履約過程中的巡視、點(diǎn)檢和監(jiān)造制度;對(duì)需要監(jiān)造的物資，擇優(yōu)確定監(jiān)造單位,簽訂監(jiān)造合同，落實(shí)監(jiān)造責(zé)任人，審核確認(rèn)監(jiān)造大綱,審定監(jiān)造報(bào)告，并及時(shí)向技術(shù)、設(shè)備等部門通報(bào)；采購(gòu)中心根據(jù)生產(chǎn)建設(shè)進(jìn)度需要和物資特性，確定合理的運(yùn)輸方案；公司制訂必檢物資目錄;必檢物資入庫前，物資供應(yīng)部門組織質(zhì)量檢驗(yàn)，由質(zhì)量檢驗(yàn)部門判定質(zhì)量狀況，出具質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告書;驗(yàn)證放行物資入庫前,采購(gòu)中心檢查質(zhì)量保證書、商檢證書或合格證等證明文件;直接運(yùn)抵現(xiàn)場(chǎng)的物資,由公司物資需用單位、采購(gòu)中心等有關(guān)人員現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收必檢物資檢驗(yàn)部門人員須參加，辦理交接手續(xù),并簽字確認(rèn)；經(jīng)檢驗(yàn)不符合合同約定質(zhì)量技術(shù)要求的物資，采購(gòu)中心依據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果辦理讓步接收、退貨、索賠等事宜;對(duì)延遲交貨造成生產(chǎn)建設(shè)損失的，采購(gòu)中心要按照合同約定索賠；一般物資儲(chǔ)備管理參見存貨管理業(yè)務(wù)流程；采購(gòu)資金使用和控制股份公司采購(gòu)資金集中使用;由物資裝備部國(guó)際事業(yè)公司實(shí)施采購(gòu)的貨款,委托中國(guó)石化財(cái)務(wù)有限公司實(shí)行內(nèi)部轉(zhuǎn)賬結(jié)算；采購(gòu)資金支付由與采購(gòu)崗位不相容的過程控制崗位人員依據(jù)采購(gòu)合同或總部供應(yīng)物資調(diào)撥單、入庫單、發(fā)票等付款憑據(jù)填制付款申請(qǐng)，按規(guī)定權(quán)限審批后提交公司財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)人員核實(shí)無誤并在ERP系統(tǒng)內(nèi)完成發(fā)票校檢后進(jìn)行付款和賬務(wù)處理，相關(guān)會(huì)計(jì)憑證由不相容崗位人員進(jìn)行稽核；依據(jù)采購(gòu)協(xié)議或合同約定，采用預(yù)付款、分期付款、信用證等特殊付款方式的，按權(quán)限和財(cái)務(wù)有關(guān)規(guī)定審批;業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員和財(cái)務(wù)人員對(duì)預(yù)付款等負(fù)責(zé)跟蹤，參見應(yīng)收款項(xiàng)管理業(yè)務(wù)流程控制點(diǎn)；績(jī)效評(píng)價(jià)、考核與監(jiān)督采購(gòu)中心每季度開展一次針對(duì)物資計(jì)劃、采購(gòu)渠道、采購(gòu)價(jià)格、采購(gòu)質(zhì)量、采購(gòu)成本、協(xié)議或合同簽約與履行情況等物資采購(gòu)供應(yīng)活動(dòng)專項(xiàng)分析，并形成報(bào)生.告；公司實(shí)施季度物資供應(yīng)管理績(jī)效考核;公司將物資需求計(jì)劃管理、供應(yīng)商管理、儲(chǔ)備管理、庫存資金占用和周轉(zhuǎn)、新產(chǎn)生積壓物資等方面的關(guān)鍵指標(biāo)納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核，獎(jiǎng)懲兌現(xiàn)；采購(gòu)中心是物資儲(chǔ)備歸口管理部門，負(fù)責(zé)儲(chǔ)備物資的統(tǒng)一管理、統(tǒng)一調(diào)度、平衡利庫和積壓物資處理生產(chǎn)、技術(shù)、設(shè)備等部門負(fù)責(zé)物資需求計(jì)劃的審核管理,是物資庫存資金占用的責(zé)任主體；因需求計(jì)劃不準(zhǔn)產(chǎn)生的物資積壓，由需求計(jì)劃提報(bào)單位和審核單位承擔(dān)積壓責(zé)任；因設(shè)計(jì)不準(zhǔn)和設(shè)計(jì)變更產(chǎn)生的積壓,由設(shè)計(jì)單位承擔(dān)積壓責(zé)任；因無計(jì)劃或超計(jì)劃采購(gòu)產(chǎn)生的積壓，由采購(gòu)中心承擔(dān)積壓責(zé)任；采購(gòu)中心按總部關(guān)于業(yè)務(wù)公開的要求，把物資采購(gòu)的相關(guān)信息包括需求計(jì)劃提報(bào)、供應(yīng)商選擇、供應(yīng)商考核、價(jià)格確定以及獨(dú)家采購(gòu)等主要信息進(jìn)行公開;、相關(guān)制度目錄制度后標(biāo)號(hào)為內(nèi)控手冊(cè)配套規(guī)章制度匯編目錄索引號(hào)QHSE08—2006采購(gòu)供應(yīng)管理程序QHSE17—2006不合格品控制程序關(guān)于印發(fā)中國(guó)石化儀化股份公司煤炭管理辦法的通知儀化股購(gòu)〔2007〕78號(hào)關(guān)于印發(fā)中國(guó)石化儀化股份公司煤炭折噸、折價(jià)辦法的通知儀化股購(gòu)〔2007〕80號(hào)關(guān)于印發(fā)備品備件采購(gòu)供應(yīng)管理辦法的通知儀化股購(gòu)〔2006〕12號(hào)DJ-09—2006采購(gòu)中心采購(gòu)流程操作指引DJ-05—2006備品備件緊急需求采購(gòu)供應(yīng)管理制度DJ-04—2006代儲(chǔ)代銷物資