如何正確發(fā)郵件

精優(yōu)達(dá)內(nèi)部培訓(xùn)培訓(xùn)人：XXX如何正確發(fā)工作郵件本文檔共24頁(yè)；當(dāng)前第1頁(yè)；編輯于星期三\23點(diǎn)29分前言對(duì)任何員工來(lái)說(shuō)，寫專業(yè)的郵件都是一種公司禮節(jié)。這不僅體現(xiàn)了自我的修養(yǎng)程度，也是代表公司的形象。希望此文檔能對(duì)大家有所幫助。本文檔共24頁(yè)；當(dāng)前第2頁(yè)；編輯于星期三\23點(diǎn)29分郵件的送出Part1郵件主題Part2郵件內(nèi)容Part3結(jié)尾署名Part4主要內(nèi)容回復(fù)郵件的技巧Part5本文檔共24頁(yè)；當(dāng)前第3頁(yè)；編輯于星期三\23點(diǎn)29分Part1郵件的送出本文檔共24頁(yè)；當(dāng)前第4頁(yè)；編輯于星期三\23點(diǎn)29分1）To的人：你所溝通的對(duì)象；直接關(guān)聯(lián)人；跟此事有直接聯(lián)系的人；上下游任務(wù)接口的人。

2）CC的人：指希望讓他知道這事，但是跟他并無(wú)直接責(zé)任關(guān)系。通常對(duì)方會(huì)是你的直屬領(lǐng)導(dǎo)，或者是你To的人的直屬領(lǐng)導(dǎo)，也有可能是橫跨部門但是不跟此任務(wù)直接相關(guān)卻希望他知曉的人。

3）BCC的人：指想讓特定的人知道，但又不想讓郵件內(nèi)相關(guān)人員知曉。這個(gè)使用要小心，若被BCC的人沒(méi)仔細(xì)看回了郵件，這是令人尷尬的事，所以除非有特殊原因建議使用Forward（轉(zhuǎn)發(fā)）。

1.郵件的送出：本文檔共24頁(yè)；當(dāng)前第5頁(yè)；編輯于星期三\23點(diǎn)29分1.2郵件的送出---Forward（轉(zhuǎn)發(fā)）轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息

在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。

如果有需要還應(yīng)對(duì)轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。

不發(fā)送垃圾郵件或者附加特殊鏈接。本文檔共24頁(yè)；當(dāng)前第6頁(yè)；編輯于星期三\23點(diǎn)29分Part2郵件主題本文檔共24頁(yè)；當(dāng)前第7頁(yè)；編輯于星期三\23點(diǎn)29分2.郵件主題（郵件標(biāo)題）主題要提綱挈領(lǐng)，方便看郵件的人一目了然的知道這是哪一方面的郵件。關(guān)于主題有以下幾方面需要注意：a.一定不要空白標(biāo)題，這是很失禮的。b.標(biāo)題要簡(jiǎn)單，不宜冗長(zhǎng)，要能反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含糊不清的標(biāo)題（如王先生收），也不要用胡亂無(wú)實(shí)際內(nèi)容的主題（如“嘿”，或者是“收著”）c.一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，可適當(dāng)用大寫字母或特殊字符來(lái)突出標(biāo)題，但應(yīng)適度，特別是不要隨便使用“緊急”之類的字眼。d.回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RERE一大串。e.最重要的一點(diǎn)，主題千萬(wàn)不可出現(xiàn)錯(cuò)別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。本文檔共24頁(yè)；當(dāng)前第8頁(yè)；編輯于星期三\23點(diǎn)29分Part3郵件內(nèi)容本文檔共24頁(yè)；當(dāng)前第9頁(yè)；編輯于星期三\23點(diǎn)29分

郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALL.

如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對(duì)級(jí)別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰(shuí)都用個(gè)“Dearxxx”，顯得很熟絡(luò)。關(guān)于格式，稱呼是第一行頂格寫。3.1郵件內(nèi)容之稱呼與問(wèn)候本文檔共24頁(yè)；當(dāng)前第10頁(yè)；編輯于星期三\23點(diǎn)29分3.2郵件內(nèi)容之稱呼與問(wèn)候郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALL.

如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對(duì)級(jí)別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰(shuí)都用個(gè)“Dearxxx”，顯得很熟絡(luò)。

關(guān)于格式，稱呼是第一行頂格寫。本文檔共24頁(yè)；當(dāng)前第11頁(yè)；編輯于星期三\23點(diǎn)29分3.3郵件內(nèi)容之郵件正文11.Email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順

若對(duì)方不認(rèn)識(shí)你，第一件應(yīng)當(dāng)說(shuō)明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報(bào)的以示對(duì)對(duì)方的尊重，點(diǎn)名身份應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔扼要，最好是和本郵件以及對(duì)方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來(lái)意。不可沒(méi)頭沒(méi)腦就是正事，別人不知道你是誰(shuí)還得拉到最后看。但也不可過(guò)多，有些聯(lián)系方式之類與正文無(wú)關(guān)的信息應(yīng)在簽名檔中表明。

Email正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的說(shuō)清楚事情；如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。

正文行文應(yīng)通順，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語(yǔ)句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件，千萬(wàn)不要學(xué)唐僧。本文檔共24頁(yè)；當(dāng)前第12頁(yè)；編輯于星期三\23點(diǎn)29分3.3郵件內(nèi)容之郵件正文22.注意Email的論述語(yǔ)氣

根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系；郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。

尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類的語(yǔ)句要經(jīng)常出現(xiàn)。

電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對(duì)別人意見的評(píng)論必須謹(jǐn)慎而客觀。3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說(shuō)明。保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(zhǎng)，沒(méi)人有時(shí)間仔細(xì)看你沒(méi)分段的長(zhǎng)篇大論。本文檔共24頁(yè)；當(dāng)前第13頁(yè)；編輯于星期三\23點(diǎn)29分3.3郵件內(nèi)容之郵件正文34.一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說(shuō)清楚，說(shuō)準(zhǔn)確。不要過(guò)兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會(huì)讓人很反感。5.盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查

這是對(duì)別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開；如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。

在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順拼寫，是否有錯(cuò)誤。本文檔共24頁(yè)；當(dāng)前第14頁(yè)；編輯于星期三\23點(diǎn)29分3.3郵件內(nèi)容之郵件正文46.合理提示重要信息

不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對(duì)一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過(guò)多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度。7.合理利用圖片，表格等形式來(lái)輔助闡述

對(duì)于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會(huì)表?yè)P(yáng)你的體貼。8.不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用：）之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻

BusinessEmail不是你的情書，所以：）之類的最好慎用。本文檔共24頁(yè)；當(dāng)前第15頁(yè)；編輯于星期三\23點(diǎn)29分Part4結(jié)尾署名本文檔共24頁(yè)；當(dāng)前第16頁(yè)；編輯于星期三\23點(diǎn)29分4.1結(jié)尾署名署名對(duì)于對(duì)外聯(lián)系人員其實(shí)非常重要，因?yàn)樗鴤€(gè)人信息，比如名字、職稱、部門、電話、郵箱、公司網(wǎng)址等等。現(xiàn)在很多人還會(huì)加上個(gè)人二維碼。

署名也是代表公司身份，所以不要加上太多有個(gè)人色彩的內(nèi)容及敘述。引用一個(gè)短語(yǔ)作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號(hào)。本文檔共24頁(yè)；當(dāng)前第17頁(yè)；編輯于星期三\23點(diǎn)29分KEENYODA簽名模板陳某某│某某部電話真機(jī)–mail：;企業(yè)QQ：28511400XX地址：深圳市光明新區(qū)新健興科技工業(yè)園B5棟6樓郵編：518101網(wǎng)站：

深圳市精優(yōu)達(dá)科技有限公司準(zhǔn)確感知世界/TOUCHTHEWORLDACCURATELY本文檔共24頁(yè)；當(dāng)前第18頁(yè)；編輯于星期三\23點(diǎn)29分Part5回復(fù)郵件的技巧本文檔共24頁(yè)；當(dāng)前第19頁(yè)；編輯于星期三\23點(diǎn)29分5.1回復(fù)郵件的技巧1.及時(shí)回復(fù)Email

收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對(duì)方一下，往往還是必不可少的，這是對(duì)他人的尊重，理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)，特別是對(duì)一些緊急重要的郵件。

對(duì)每一份郵件都立即處理是很占用時(shí)間的，對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)低的郵件可集中在一特定時(shí)間處理，但一般不要超過(guò)24小時(shí)。

如果事情復(fù)雜，你無(wú)法及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說(shuō)“收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)，云云”。不要讓對(duì)方苦苦等待，記?。杭皶r(shí)作出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了。

如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。本文檔共24頁(yè)；當(dāng)前第20頁(yè)；編輯于星期三\23點(diǎn)29分5.2回復(fù)郵件的技巧2.進(jìn)行針對(duì)性回復(fù)

當(dāng)回件答復(fù)問(wèn)題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問(wèn)題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡(jiǎn)單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述，讓對(duì)方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費(fèi)資源。3.回復(fù)不得少于10個(gè)字

對(duì)方給你發(fā)來(lái)一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對(duì)”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個(gè)字，顯示出你的尊重。

本文檔共24頁(yè)；當(dāng)前第21頁(yè)；編輯于星期三\23點(diǎn)29分5.3回復(fù)郵件的技巧4.不要就同一問(wèn)題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓

如果收發(fā)雙方就同一問(wèn)題的交流回復(fù)超過(guò)3次，這只能說(shuō)明交流不暢，說(shuō)不清楚。此時(shí)應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。電子郵件有時(shí)并不是最好的交流方式。

對(duì)于較為復(fù)雜的問(wèn)題，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導(dǎo)致郵件過(guò)于冗長(zhǎng)笨拙而不可閱讀。此時(shí)應(yīng)及時(shí)對(duì)之前討論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。

本文檔共24頁(yè)；當(dāng)前第22頁(yè)；編輯于星期三\23點(diǎn)29分5.4回復(fù)郵件的技巧5.要區(qū)分Reply和ReplyAll（區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體）

如果只需要單獨(dú)一個(gè)人知道的事，單獨(dú)回復(fù)給他一個(gè)人就行了；