計算機(jī)審計數(shù)據(jù)整理

計算機(jī)審計數(shù)據(jù)整理

計算機(jī)審計已在全國審計系統(tǒng)全面展開，我廳審計人員在審計過程中結(jié)合審計工作的特點，在行政、事業(yè)、企業(yè)等不同的審計項目中開展了計算機(jī)審計，取得了明顯的效果。下面我結(jié)合自己在審計過程中的工作，對計算機(jī)審計中的審前調(diào)查、數(shù)據(jù)采集與數(shù)據(jù)處理方面的問題談一下自己的看法。

一、審前調(diào)查

在傳統(tǒng)審計模式下，不論審計項目的大小，在審計之前都要對審計對象的基本情況進(jìn)行了解，以便制定切實可行的審計方案，有條不紊的開展審計工作。計算機(jī)審計方式下同樣需要審計人員進(jìn)行審前調(diào)查，而且審前調(diào)查的內(nèi)容不僅要了解常規(guī)審計方法下的所有內(nèi)容，還要追加與計算機(jī)有關(guān)的內(nèi)容，具體有以下幾部分內(nèi)容。

業(yè)務(wù)流程。要詳細(xì)了解被審計單位整個業(yè)務(wù)從頭至尾每個環(huán)節(jié)的具體操作方式和目的，并根據(jù)了解的情況繪制業(yè)務(wù)流程圖。目的是使審計人員有一個初步的審計思路，更好的設(shè)計切實可行的審計方案，同時初步確定數(shù)據(jù)采集的范圍。

業(yè)務(wù)操作準(zhǔn)則。了解被審計單位業(yè)務(wù)中所使用的會計準(zhǔn)則，包括國家制定各種規(guī)定和被審計單位內(nèi)部制定的各種守則，方便為審計中發(fā)現(xiàn)問題查找依據(jù)。

計算機(jī)系統(tǒng)。主要是了解被審計單位計算機(jī)的軟件配置情況，包括操作系統(tǒng)和常用軟件。目的是方便數(shù)據(jù)的采集和轉(zhuǎn)出。

業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)。主要是了解計算機(jī)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的名稱、版本、開發(fā)商、功能等內(nèi)容，特別是業(yè)務(wù)系統(tǒng)自身是否有將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)導(dǎo)出的功能，如能導(dǎo)出可導(dǎo)成什么數(shù)據(jù)格式。

數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。了解被審計單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)所使用的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的基本情況，包括數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的名稱和版本，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)本身的數(shù)據(jù)格式，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)本身可導(dǎo)出的數(shù)據(jù)格式。

數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)。通常在一個數(shù)據(jù)庫中會有很多數(shù)據(jù)表，各表之間根據(jù)不同的情況會存在一些必要的關(guān)聯(lián)關(guān)系，以降低冗余。而在實際應(yīng)用中只有很少的表是我們工作中要用到的，所以要了解哪些表是我們所需要的，并要了解各表之間存在什么樣的關(guān)聯(lián)關(guān)系以及各表的結(jié)構(gòu)。

根據(jù)所了解的情況，預(yù)先采集部分?jǐn)?shù)據(jù)，對數(shù)據(jù)進(jìn)行初步分析，以確定適合的計算機(jī)審計軟件和審計方式。

二、審計數(shù)據(jù)的采集

對業(yè)務(wù)系統(tǒng)使用計算機(jī)進(jìn)行審計的一個重要步驟就是數(shù)據(jù)的采集。根據(jù)確定的審計方案和采用的審計軟件，采集到的數(shù)據(jù)格式、文件大小等因素對順利的進(jìn)行計算機(jī)審計工作起著至關(guān)重要的作用。在實際的數(shù)據(jù)采集工作中應(yīng)著重關(guān)注以下幾個方面：

數(shù)據(jù)采集的方法

計算機(jī)數(shù)據(jù)采集的方法一般有以下幾種：

1、利用被審計單位應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出功能。利用此功能的前提是轉(zhuǎn)出數(shù)據(jù)格式符合審計人員的需求，或者轉(zhuǎn)出數(shù)據(jù)經(jīng)過處理后能夠符合審計人員的需求。例如：被審計單位的財務(wù)系統(tǒng)使用的是浪潮國強(qiáng)財務(wù)軟件，利用其自身的憑證和余額的查詢功能將數(shù)據(jù)查詢出，然后利用其“文件”菜單下的“數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出”功能可將查詢出的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存為.xls、.dbf、.txt文件。

2、利用被審計單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)所使用的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的轉(zhuǎn)出功能。例如：利用SQL數(shù)據(jù)庫自身的“導(dǎo)入和導(dǎo)出數(shù)據(jù)”功能可以將SQL數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)表全部或有選擇轉(zhuǎn)存為其他格式文件。

3、使用審計軟件自帶的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出工具軟件。有的審計軟件本身帶有對特定軟件的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出工具軟件，其獲取數(shù)據(jù)簡單易行并完全符合審計軟件的要求。例如：“審易”審計軟件自身帶有“Sqlserver備份數(shù)據(jù)取數(shù)”工具和“Sqlserver數(shù)據(jù)取數(shù)”工具軟件，可以方便的從SQL數(shù)據(jù)庫備份數(shù)據(jù)和SQL數(shù)據(jù)庫中將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存為。MDB格式文件。

4、根據(jù)了解的系統(tǒng)的情況，直接將可利用的數(shù)據(jù)文件復(fù)制到審計人員的計算機(jī)中。例如：用友至用友財務(wù)軟件的數(shù)據(jù)庫為ACCESS，則可以找到其文件存放位置，直接將文件拷貝出即可。

5、使用通用的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出工具odbc.一般情況下，只要本審計單位的計算機(jī)系統(tǒng)中安裝有數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)軟件，都可以使用ODBC將數(shù)據(jù)庫中的表有選擇的或全部導(dǎo)出，并可以選擇導(dǎo)出多種常見的數(shù)據(jù)格式。例如：在對某證券公司審計時，其數(shù)據(jù)庫為DB2，由于審計人員沒有接觸過此軟件，我們直接使用ODBC將數(shù)據(jù)導(dǎo)出為ACCESS文件。

常用的方法是利用數(shù)據(jù)庫本身的導(dǎo)入導(dǎo)出功能和ODBC方式，其他數(shù)據(jù)獲取方式要根據(jù)本審計單位系統(tǒng)的功能和導(dǎo)出數(shù)據(jù)是否符合審計人員的要求確定。

確定要獲取的數(shù)據(jù)的格式和大小

根據(jù)選擇的審計軟件或其他審計人員掌握地可用軟件，確定要采集的數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)文件的格式和數(shù)據(jù)文件的大小。

1、采集數(shù)據(jù)的格式以滿足審計人員的需求或?qū)徲嬡浖囊鬄闃?biāo)準(zhǔn)，如果確實無法達(dá)到以上要求，則獲得的數(shù)據(jù)文件的格式必須可以通過其他方法轉(zhuǎn)換為所需文件格式。

2、一般情況下鑒于審計人員所具備的條件，大多數(shù)審計人員所使用的審計軟件都是小型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，比如access，visualfoxpro等，這些軟件的數(shù)據(jù)處理能力都是非常有限的，像access，visualfoxpro所處理的數(shù)據(jù)不能大于2G，而審計人員常用的excel只能處理65535行數(shù)據(jù)。相對于這些軟件的數(shù)據(jù)處理能力，有很多業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的單表容量都超過2G.因此，采集數(shù)據(jù)前一定要確信，所采集的數(shù)據(jù)是否超過了所使用的軟件的數(shù)據(jù)處理能力，如果超過了，就要考慮是否要進(jìn)行數(shù)據(jù)分割，還要考慮到分割后的數(shù)據(jù)是否便于利用。例如：在采集某證券公司的證券交易流水資料時，審計人員要求獲得的數(shù)據(jù)文件為。dbf格式，利用其SQL數(shù)據(jù)庫的“導(dǎo)入和導(dǎo)出數(shù)據(jù)”功能將所需資料導(dǎo)出后發(fā)現(xiàn)文件打不開。分析原因認(rèn)為此數(shù)據(jù)超過2G，大于VISUALFOX的處理能力。在分析原始數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)其存儲的是兩個年度的數(shù)據(jù)，再利用“導(dǎo)入和導(dǎo)出數(shù)據(jù)”功能按年度將數(shù)據(jù)導(dǎo)出為兩個文件即可。

數(shù)據(jù)采集的范圍

一般情況下如果對被審計單位的業(yè)務(wù)了解得比較深入，則可以根據(jù)需要只采集審計人員關(guān)注的數(shù)據(jù)表即可。但是，如果審計人員是初次對此類業(yè)務(wù)進(jìn)行審計或是對此業(yè)務(wù)不是很熟悉，建議審計人員采集被審計單位數(shù)據(jù)庫中的所有表。這是因為，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中有些表雖然很小，但卻是一些代碼型的文件，這些代碼表對整個業(yè)務(wù)系統(tǒng)是至關(guān)重要的，真正的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)表中的某些字段是需要通過查找這些代碼表來確定其含義的。如在證券行業(yè)，營業(yè)部代碼表、貨幣類型代碼表、業(yè)務(wù)代碼表等都是此類型的表文件。如果沒有采集這些看似不重要的表，往往到用到的時候才發(fā)現(xiàn)工作難以進(jìn)行，需要重新取數(shù)。

三、數(shù)據(jù)處理

一般情況下，初次采集的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)不會完全符合審計人員的要求，這就需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行審計前的整理，使其能較好的滿足審計人員的需求。

對數(shù)據(jù)的整理可有以下幾種：

數(shù)據(jù)格式的轉(zhuǎn)換。根據(jù)審計軟件的要求和審計人員對應(yīng)用軟件的情況，將不符合要求的數(shù)據(jù)庫文件格式或數(shù)據(jù)表文件格式轉(zhuǎn)換為審計軟件和審計人員需求的格式。例如：在采集浪潮國強(qiáng)財務(wù)軟件的數(shù)據(jù)時，雖然其提供了將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存為。dbf格式，但一般情況下存在數(shù)據(jù)采集不全的問題，大部分情況下是科目編碼字段只能取道前8位。解決的方法是在導(dǎo)出數(shù)據(jù)時將其存為。xls格式，而審計軟件要求的數(shù)據(jù)格式是。dbf，這就需要我們將采集到的。xls文件轉(zhuǎn)換為。dbf格式。

對大數(shù)據(jù)文件的分割。有的數(shù)據(jù)庫文單表文件的大小就超過了2G，但大部分現(xiàn)有軟件的處理能力不能超過此大小，這就要求對大數(shù)據(jù)文件根據(jù)審計人員便于使用的原則進(jìn)行分割。比如，在證券公司審計時，取得其證券交易數(shù)據(jù)SQL數(shù)據(jù)格式單表超過2G，但審計軟件只支持?jǐn)?shù)據(jù)庫ACCESS和FOXPRO.在SQL方式下觀察發(fā)現(xiàn)，此表中存儲的為三年的數(shù)據(jù)，利用SQL數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出功能，將此表按年度轉(zhuǎn)存為3個表，這樣不僅解決了數(shù)據(jù)過大的問題，也沒有對接下來的審計產(chǎn)生不良影響。

對關(guān)系表的處理。現(xiàn)在的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，為了降低冗余往往會將一個表中的所用字段分成幾個表存放，但在具體的審計過程中會給審計人員帶來諸多不便。比如在證券行業(yè)，其“歷史資金證券變動”表中的“發(fā)生營業(yè)部”、“開戶營業(yè)部”、“貨幣類型”、“業(yè)務(wù)代碼”、“委托方式”等字段的內(nèi)容都是用代碼來表示的，這些代碼的具體含義都分別由一個獨(dú)立的表來說明。在審計過程中，為了使審計人員對審計數(shù)據(jù)有一個直觀的認(rèn)識，就需要對這些表進(jìn)行綜合處理，是代碼的含義也在“歷史資金證券變動”表中顯現(xiàn)出來，達(dá)到數(shù)據(jù)完整、直觀的要求。當(dāng)然，這步操作要根據(jù)實際情況確定是否需要，如果代碼很少或是審計人員熟悉就不需要做了。

對字段類型的調(diào)整。在有的數(shù)據(jù)庫中某些金額、數(shù)量型的數(shù)據(jù)字段的類型被定義為字符型或其他類型，使審計軟件無法識別，也不便于審計人員利用其他工具軟件對數(shù)據(jù)進(jìn)行核算。還有就是日期型數(shù)據(jù)的格式，標(biāo)志用數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)類型等都是需要審計人員關(guān)注的。出現(xiàn)類似的情況后，為了方便正常審計中的操作，就需要我們調(diào)整某些字段的數(shù)據(jù)類型。

查找說明型文件。通過對主要文件的查看，看其是否有代碼型字段或是否有某些字段的內(nèi)容不知其含義的字段，對出現(xiàn)的字段，通過詢問被審計單位相關(guān)人員或查看獲取的數(shù)據(jù)庫文件，查找其中是否有對這些字段的說明。一般情況下，像類似情況都會有一個說明型文件。例如：在證券行業(yè)，營業(yè)部代碼表、貨幣類型代碼表、業(yè)務(wù)代碼表等都是對“歷史資金證券變動”表的說明型文件。

分析數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。數(shù)據(jù)庫表中的字段名稱大多數(shù)是英文的，為了方便審計人員的使用需要將表字段名稱轉(zhuǎn)換為中文。在此過程重要特別注意金額型字段，因為有很多字段的英文名稱都很相似。我在審計中使用了《通用》審計軟件，用過此軟件人都知道，為了使數(shù)據(jù)看起來更直觀，需要審計人員預(yù)先制作“標(biāo)準(zhǔn)