律師事務(wù)所業(yè)務(wù)檔案管理制度（二篇）

第4頁共4頁律師事務(wù)所業(yè)務(wù)檔案管理制度第一章總則第一條為規(guī)范本單位業(yè)務(wù)檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案，特制定本制度。第二條本制度適用于本單位辦理審計(jì)、驗(yàn)資、資產(chǎn)評(píng)估等業(yè)務(wù)所形成的業(yè)務(wù)檔案，公司辦理其他鑒證業(yè)務(wù)形成的業(yè)務(wù)檔案?？蓞⒖急局贫?。第三條業(yè)務(wù)檔案是指注冊(cè)會(huì)計(jì)師和注冊(cè)評(píng)估師及其執(zhí)業(yè)人員在執(zhí)行業(yè)務(wù)過程中，對(duì)制定的審計(jì)或評(píng)估計(jì)劃、實(shí)施的審計(jì)或評(píng)估程序所獲取的相關(guān)審計(jì)或評(píng)估證據(jù)以及得出的審計(jì)或評(píng)估結(jié)論作出的記錄。它是審計(jì)或評(píng)估證據(jù)的載體，是出具報(bào)告的主要依據(jù)。第二章____管理第四條本單位由行政總監(jiān)分管業(yè)務(wù)檔案管理工作，設(shè)一名檔案管理人員，全面負(fù)責(zé)本單位業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、立卷、調(diào)閱、銷毀工作。各業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合專職檔案管理人員完成檔案的移交、歸檔工作。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人（或主審）對(duì)所承辦業(yè)務(wù)項(xiàng)目的業(yè)務(wù)檔案歸檔過程和歸檔質(zhì)量全面負(fù)責(zé)。第五條檔案管理人員要嚴(yán)格遵守制度，認(rèn)真負(fù)責(zé)，不得將檔案外傳，不得丟失，檔案管理人員工作變動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理移交手續(xù)，由分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)交，有關(guān)人員簽字。第三章業(yè)務(wù)檔案的歸檔工作第六條凡本單位在工作中出具的審計(jì)、評(píng)估等業(yè)務(wù)報(bào)告及其為報(bào)告所做的工作底稿和附件均作為業(yè)務(wù)檔案。歸檔工作由____個(gè)步驟組成：整理、登記、裝訂、裝盒及入庫碼放。第七條業(yè)務(wù)檔案整理應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：（一）業(yè)務(wù)部門整理（1）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在審計(jì)或評(píng)估報(bào)告日后____日內(nèi)將工作底稿、報(bào)告等相關(guān)資料整理歸檔。任何人不得拒絕或據(jù)為己有。（2）針對(duì)客戶的同一財(cái)務(wù)信息執(zhí)行不同的委托業(yè)務(wù)，出具兩個(gè)或多個(gè)不同的報(bào)告，應(yīng)將其視為不同的業(yè)務(wù)分別整理底稿，形成相應(yīng)業(yè)務(wù)類型的檔案。（3）整理的資料要做到完整有序，索引號(hào)要與目錄保持一致，反映工作底稿間的勾稽關(guān)系。（4）業(yè)務(wù)檔案的歸檔內(nèi)容要按照規(guī)定做到完整無缺。（5）整理好的底稿要經(jīng)過項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，交付給本單位檔案管理部門。（二）檔案專職管理人員整理。專職管理人員要嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容和底稿中的目錄依序做進(jìn)一步整理。如發(fā)現(xiàn)底稿中有問題：如審計(jì)人員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人未簽字，主要?dú)w檔材料不全、頁碼混亂等，要及時(shí)將檔案退給相關(guān)人員，補(bǔ)齊后重做整理歸檔。專職管理人員在整理的同時(shí)，應(yīng)填寫《業(yè)務(wù)檔案登記表》，登記表上的主要信息應(yīng)與本單位的發(fā)文記錄保持一致。（三）業(yè)務(wù)檔案裝訂和護(hù)封（1）裝訂。裝訂要做到牢固、整齊、美觀，不壓字，不漏頁，不影響閱讀。（2）打頁碼（3）護(hù)封。業(yè)務(wù)檔案的封面應(yīng)有本單位全稱、業(yè)務(wù)單位全稱、報(bào)告文號(hào)、卷數(shù)、頁數(shù)、入檔盒號(hào)、審核人和立卷人蓋章、存檔日期等。第四章業(yè)務(wù)檔案的管理第八條業(yè)務(wù)檔案的管理。業(yè)務(wù)檔案上柜存放的要妥善保管。為方便使用，不同種類的檔案應(yīng)相對(duì)集中存放，檔案柜上應(yīng)注明柜號(hào)、檔案種類、年號(hào)、檔號(hào)的卡片。第九條業(yè)務(wù)檔案的借閱與查閱（1）本單位業(yè)務(wù)部門因工作需要借閱檔案的，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意；非業(yè)務(wù)部門因工作需要借閱檔案的需經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，辦理借閱手續(xù)。借閱后應(yīng)及時(shí)歸還，最長不得超過一周。（2）借閱檔案時(shí)借閱人應(yīng)承擔(dān)保密責(zé)任，不得泄露原委托方商業(yè)____，也不得外借他人。（3）借閱人應(yīng)保持案卷整潔，不得勾畫涂改、偽造、拆頁，不得擅自抄錄復(fù)制，確需抄錄復(fù)制的應(yīng)取得本單位負(fù)責(zé)人的同意。第十條業(yè)務(wù)檔案的歸還（1）歸還檔案時(shí)管理人員要檢查檔案的完整性，辦理退還手續(xù)，對(duì)于到期未還的檔案要及時(shí)追索，沒有追索到的，應(yīng)及時(shí)報(bào)告單位負(fù)責(zé)人處理。（2）歸還的檔案若出現(xiàn)損壞、涂改、拆頁等現(xiàn)象管理人員應(yīng)要求借閱人恢復(fù)原樣，借閱人若將檔案丟失，應(yīng)說明原因，由負(fù)責(zé)人簽字，檔案管理人員和本單位領(lǐng)導(dǎo)簽字后歸檔，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。第十一條離職人員檔案清理當(dāng)業(yè)務(wù)人員辦理離職手續(xù)時(shí)，應(yīng)由檔案管理人員清理有關(guān)業(yè)務(wù)檔案，并在其流程表上簽署意見；若存在欠交底稿或未歸還業(yè)務(wù)檔案情況，管理人員應(yīng)催促及時(shí)上交，未辦理完，不得辦理離職手續(xù)。第十二條業(yè)務(wù)檔案的銷毀（1）自出具報(bào)告起，本單位對(duì)業(yè)務(wù)檔案底稿至少保存十年，不得在規(guī)定的保存期內(nèi)，對(duì)歸檔的檔案刪改或銷毀。（2）保存期滿后對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理人員及分管領(lǐng)導(dǎo)提出書面銷毀意見，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人書面同意后銷毀，并進(jìn)行監(jiān)銷。第五章附則第十三條如未執(zhí)行本管理制度，對(duì)相關(guān)責(zé)任人分別進(jìn)行相應(yīng)處罰，第一次警告提醒，未改正者罰款50—____元。律師事務(wù)所業(yè)務(wù)檔案管理制度（二）檔案人員崗位職責(zé)一、學(xué)習(xí)宣傳貫徹落實(shí)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等檔案法律法規(guī)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。二、建立、完善并嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度，確保檔案的齊全完整、整理規(guī)范、有效利用。三、對(duì)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)，具體負(fù)責(zé)各文件歸檔前的監(jiān)督、指導(dǎo)工作以及歸檔檢查驗(yàn)收和歸檔后的統(tǒng)一編目工作，促進(jìn)檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編目與檢索、編輯與研究、保管以及提供利用等項(xiàng)業(yè)務(wù)建設(shè)。四、做好防火、防盜、防塵、防潮、防高溫、防有害生物、防有害氣體、防光等八防工作。五、學(xué)習(xí)和掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和專業(yè)技術(shù)，不斷更新觀念，積極應(yīng)用檔案管理新技術(shù)、新方法。檔案保管制度一、嚴(yán)格執(zhí)行“集中統(tǒng)一管理”的檔案工作基本原則。二、檔案人員應(yīng)科學(xué)管理檔案，非檔案管理人員不得進(jìn)入檔案庫房。三、檔案庫房和檔案柜架適宜檔案的安全保管保護(hù)，配備“八防”設(shè)備并按照規(guī)定正確維護(hù)和使用。四、按照規(guī)范對(duì)各種門類和載體的檔案排列入柜。檔案柜架排放整齊，編制《檔案資料存放示意圖》和其他指引標(biāo)記。五、節(jié)假日和重大事件發(fā)生等前后必須對(duì)檔案庫房進(jìn)行防火、防盜和防有害生物等“八防”安全檢查工作；保持庫房溫度在14℃—24℃之間，確保庫房的清潔衛(wèi)生。六、檔案庫房內(nèi)嚴(yán)禁堆放非檔案物品。檔案利用制度一、律師因工作需要查閱原辦案件檔案的，須履行查閱手續(xù)，查閱他人所辦案件檔案的，須報(bào)分管主任批準(zhǔn)。二、外單位查閱檔案的，須持單位證明，注明查閱范圍和用途；報(bào)經(jīng)市司法局批準(zhǔn)后方可查閱。三、保密檔案資料，除承辦律師外不得查閱，因特殊情況確需查閱的，須報(bào)經(jīng)市司法局批準(zhǔn)。四、利用者必須愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。五、歸還時(shí)，檔案員應(yīng)認(rèn)真檢查被借閱檔案有無損壞或缺少情況，如發(fā)現(xiàn)應(yīng)及時(shí)處理，對(duì)不符合檔案查閱條件者，檔案室有權(quán)拒絕查閱。檔案保密制度一、檔案工作人員和利用人員要嚴(yán)格遵守《保密法》和《____檔案法》的有關(guān)規(guī)定，增強(qiáng)保密意識(shí)，嚴(yán)守保密紀(jì)律，確保檔案安全。二、檔案、資料的查（借）閱和摘抄、復(fù)印，要嚴(yán)格按照《檔案利用制度》進(jìn)行。三、檔案人員不得擅自將檔案、資料外借或帶出檔案室，更