OA企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)解決方案

年4月19日OA企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)解決方案文檔僅供參考OA企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)解決方案一、OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的作用OA辦公自動化系統(tǒng)是企業(yè)除了生產(chǎn)控制之外的信息處理與管理的集合。對于單位的領(lǐng)導(dǎo)來說，OA是決策支持系統(tǒng)，能夠為領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考和依據(jù)；對于中層管理者來說，OA是信息管理系統(tǒng)；而對于普通管理者來說，OA又是業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)。OA能夠為企業(yè)的管理人員提供良好的辦公手段和環(huán)境，使之準(zhǔn)確、高效、愉快的工作。規(guī)范管理，提高工作效率：經(jīng)過工作流系統(tǒng)，員工不用拿著各種文件、申請、單據(jù)（比如：公文會簽、計劃日志、用款報銷等工作流程審批）在各部門之間跑來跑去，等候?qū)徟?、簽字、蓋章，這些工作都可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行。一些處理彈性大而不易規(guī)范的工作流程也可變得井然有序。同時由于系統(tǒng)設(shè)定的工作流程是能夠變更的，能夠隨時根據(jù)實際情況來調(diào)整不合理的環(huán)節(jié)，為企業(yè)流程的重組提供有效的事實依據(jù)。節(jié)省運營成本：OA平臺最主要的特點之一是實現(xiàn)無紙化辦公，無紙化辦公節(jié)約了大量的紙張及表格印刷費用；工作審批流程的規(guī)范可為員工節(jié)省大量工作時間；完善的信息交流渠道甚至能夠大幅降低電話費及差旅費用。消除信息孤島、資源孤島：OA協(xié)同辦公平臺的協(xié)同性能夠徹底消除由于企業(yè)內(nèi)部各業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互獨立、數(shù)據(jù)不一致，信息共享程度不高、管理分散，管理維護工作量大等因素形成的一個個“信息孤島”、“資源孤島”。實現(xiàn)知識傳播：實現(xiàn)企業(yè)對其最重要資產(chǎn)――知識的高效管理、積累沉淀、傳播、應(yīng)用。完全擺脫人員流動造成的知識的流失。提高企業(yè)競爭力、凝聚力：員工與上級溝通很方便，信息反饋暢通，為發(fā)揮員工的智慧和積極性提供了舞臺。無疑，企事業(yè)的單位的內(nèi)部凝聚力將大大增強。二、OA的功能特點☆適用，符合日常辦公習(xí)慣適用性是系統(tǒng)設(shè)計的第一原則，OA站在最終用戶的立場上，在適用操作、業(yè)務(wù)處理、功能展示等一系列問題上進(jìn)行了深入研究?！畛墒煨耘c先進(jìn)性產(chǎn)品采用三層結(jié)構(gòu)模式，系統(tǒng)開發(fā)采用微軟當(dāng)前最成熟先進(jìn)的.net技術(shù)，數(shù)據(jù)庫采用微軟的SQLSERVER既保證當(dāng)前系統(tǒng)的高可靠運行，又使系統(tǒng)能夠適應(yīng)未來技術(shù)的發(fā)展，滿足業(yè)務(wù)不斷變化的需要。支持工作流正文內(nèi)容筆跡留痕、手寫簽名、電子公章?！畎踩?、可靠、穩(wěn)定性系統(tǒng)在實際運行中可能含有大量的用戶機密信息，需要對使用信息進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限管理。系統(tǒng)采用分級管理、統(tǒng)一授權(quán)和全面安全跟蹤等方式進(jìn)行權(quán)限管理?！铋_放性與可擴展性系統(tǒng)采用開放的可擴充模塊結(jié)構(gòu)，保證以后能夠方便地升級以及在同一平臺上擴充其它業(yè)務(wù)功能。☆高度自定義系統(tǒng)的組織機構(gòu)、職務(wù)角色、工作表單、工作流程、桌面顯示風(fēng)格、甚至部分功能模塊也可由用戶自定義?！钜讓W(xué)易用易管理系統(tǒng)采用B/S，客戶端經(jīng)過IE瀏覽器訪問，功能設(shè)計直觀，操作簡便，復(fù)雜的功能模塊內(nèi)即有使用說明，用戶使用基本無需培訓(xùn)?！钪С旨瘓F辦公模式支持集團辦公，集團各機構(gòu)之間的用戶能夠允許或禁止互相訪問。☆支持與ERP系統(tǒng)的連接(破解版支持用友，暫時沒金蝶接口)開放的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，獨立的工作流引擎，支持用戶自定義中間數(shù)據(jù)庫，使ERP的數(shù)據(jù)進(jìn)入OA流程，表單審批、流轉(zhuǎn)結(jié)束以后的數(shù)據(jù)能夠提供給ERP系統(tǒng)使用。三OA功能介紹功能模塊模塊內(nèi)容簡要說明工作流表單制作、流程設(shè)定、審批處理、流程催辦、流程統(tǒng)計等。新聞公告包含“公告管理”、“新聞管理”，管理新聞公告的擬稿、審核、發(fā)布與查詢；可自定義增加發(fā)布欄目。電子郵件內(nèi)部郵件、POP3郵件收發(fā)，郵件管理。文檔中心公共文件夾的建立與權(quán)限分配，文件上傳與管理。工作計劃部門或個人周計劃、月計劃的起草、審核、發(fā)布及執(zhí)行反饋。工作報告撰寫工作日報、周報、月報或其它總結(jié)匯報，可提交上級審閱。行政綜合包含“調(diào)查投票”、“員工評選”、“外出登記”、“重要提醒”、“費用管理”、“通訊錄”、“考勤管理”等7個子模塊。任務(wù)安排工作任務(wù)下達(dá)、執(zhí)行、轉(zhuǎn)發(fā)，任務(wù)執(zhí)行進(jìn)度監(jiān)控。個人辦公包含“個人日程”、“工作日志”、“個人文件夾”、“個人設(shè)置”、“個人通訊錄”、“常見鏈接”等6個子模塊。企業(yè)文化包含“電子論壇”、“電子期刊”、“成長歷程”、“企業(yè)格言”、“歡迎新同事”、“文體活動”等6個子模塊。手機短信經(jīng)過網(wǎng)關(guān)收發(fā)手機短信，能夠建立個人通訊錄、常見短語。知識管理知識文檔的分類，知識的建立與查詢。會議管理會議的計劃安排登記，會議紀(jì)要管理，會議查詢管理。車輛管理車輛資料記錄、車輛使用管理、用車申請管理。用品管理用品分類登記，入庫、領(lǐng)用申請與審批，領(lǐng)用統(tǒng)計報表。資產(chǎn)管理資產(chǎn)分類及登記，使用、歸還、維修、清理、折舊管理。圖書管理管理圖書資料，圖書借閱、歸還管理。合同管理企業(yè)合同的錄入、借閱、終止、銷毀及查詢管理。證照管理管理企業(yè)證照，設(shè)置到期查詢，自動到期提醒。報表中心定義需要填報的報表類別、格式，網(wǎng)上填報報表內(nèi)容。項目管理管理項目的立項、審批、任務(wù)、資源、費用、文檔等。。在線討論發(fā)起、關(guān)閉討論議題，查詢歷史討論內(nèi)容。系統(tǒng)首頁功能菜單定義：可選擇只把用戶需要的功能模塊顯示在首頁左面的功能樹中，隱藏不使用的模塊。桌面顯示定義：定義桌面顯示信息，如公告、新聞、待辦事項、我的任務(wù)、我下達(dá)的任務(wù)、最新文檔，我的日程、我的郵箱、我的會議、共享日志等。桌面欄目能夠自由選擇，自由拖動?？旖莘绞蕉x：定義常見的功能在桌面右上角，如流程發(fā)起、寫郵件、寫日志等。1、工作流流程發(fā)起：選擇相應(yīng)工作表單（如費用申請、采購申請、請示報告等），填寫相應(yīng)欄目或正文內(nèi)容，即可提交給下一個審批（辦理）環(huán)節(jié)，也可保存至草稿。審批辦理：系統(tǒng)首頁或在“我的待辦”文件夾中顯示所有需要當(dāng)前用戶辦理（或被授權(quán)辦理）的工作，打開即可在指定的位置簽寫審批辦理意見，也能夠根據(jù)權(quán)限修改工作表單中的內(nèi)容。簽寫意見的方式有：輸入文字意見、調(diào)用常見審批用語、電子簽名、調(diào)用手寫簽名、蓋章等。能夠退回至已經(jīng)辦過的任意環(huán)節(jié)。

能夠直接將待審批工作置為辦結(jié)，且將辦結(jié)信息經(jīng)過郵件通知所有經(jīng)辦人。

如果當(dāng)前環(huán)節(jié)是最后環(huán)節(jié)，而實際情況還需要繼續(xù)流轉(zhuǎn)，可在工作流程中添加后續(xù)環(huán)節(jié)，并繼續(xù)提交。

協(xié)辦：辦理人能夠發(fā)起協(xié)辦，即使協(xié)辦尚未辦理，當(dāng)前環(huán)節(jié)仍可提交，且協(xié)辦自動取消。監(jiān)控催辦：所有當(dāng)前用戶已辦理的工作自動存檔在“我的已辦”文件夾中，可直觀地看到每一項工作現(xiàn)在所處的處理環(huán)節(jié)，可對當(dāng)前的工作辦理人發(fā)送催辦信息。流程調(diào)度：如果由于流程設(shè)置錯誤或當(dāng)前處理人因故不能辦理某項審批工作，能夠?qū)⒃擁椆ぷ髡{(diào)度給其它人辦理。辦結(jié)查詢：用戶可根據(jù)權(quán)限范圍查詢已經(jīng)辦結(jié)的工作表單及審批內(nèi)容。統(tǒng)計分析：系統(tǒng)可自動對同類表單按時間段進(jìn)行統(tǒng)計，被統(tǒng)計的內(nèi)容限于數(shù)字信息（如費用申請、報銷單等），既可統(tǒng)計已經(jīng)辦結(jié)的，也可統(tǒng)計辦理中的。流轉(zhuǎn)記錄：詳細(xì)記錄流程每個環(huán)節(jié)的收到、提交時間及辦理用時。2、新聞公告2.1、公告管理在系統(tǒng)內(nèi)發(fā)布各種通知、通告、決定、動態(tài)等，公告審核支持多級審核。公告能夠限制部分人能夠查看。點擊公告標(biāo)題，能夠查看該公告的已閱人員或未閱人員。超過有效期的公告自動歸類到歷史公告。2.2、新聞管理實現(xiàn)新聞的發(fā)布與維護管理功能，新聞對象亦可指定，新聞的發(fā)布無需審核。2．3、類別設(shè)置設(shè)置公告、新聞的類別以及桌面提醒方式。3、電子郵件電子郵件系統(tǒng)作為信息傳遞與共享的重要的工具和手段，滿足辦公自動化系統(tǒng)最基本的通信需求。RuvarOA的電子郵件模塊，能夠與各種通用的郵件服務(wù)器軟件結(jié)合使用，也可內(nèi)部獨立使用，實現(xiàn)內(nèi)部郵件與外部郵件的無縫結(jié)合，提供了離線郵件處理、群發(fā)、多郵箱管理、郵件自動接收、分類歸檔等各種功能。RuvarOA允許經(jīng)過后臺管理限定個人郵箱空間大小、限制某些帳號收發(fā)POP3郵件，或監(jiān)控某些帳號的外發(fā)郵件內(nèi)容。4、文檔中心文件分類：能夠根據(jù)企業(yè)的管理要求，建立不同的文件類別以存放相關(guān)的文件。文件的上傳、閱讀、刪除都能夠有嚴(yán)格的權(quán)限設(shè)置。支持WORD、EXCEL、POWERPOINT、圖片等各種文件格式。文件上傳：能夠單個文件上傳，也能夠直接向服務(wù)器硬盤的文件夾批量復(fù)制文件。文件查閱：用戶能夠根據(jù)權(quán)限閱讀或下載相關(guān)文件。文件只讀：支持對doc、swf格式的文件只讀而不能下載、復(fù)制，提供所有文件轉(zhuǎn)換至swf格式的工具。5、工作計劃5.1、個人計劃周計劃：以每天為時間單位起草個人周工作計劃(上周未完成計劃自動重新寫入本周)，提交部門負(fù)責(zé)人審閱、發(fā)布。計劃執(zhí)行人可根據(jù)計劃完成情況將每項計劃置為“完成”、“未完成”狀態(tài)，注明完成或未完成原因，最后將所有計劃置“辦結(jié)”狀態(tài)后歸檔。月計劃：起草個人月工作計劃，操作流程同周計劃。5.2、部門計劃周計劃：起草、發(fā)布、執(zhí)行、查詢部門周工作計劃，操作流程同個人周計劃。月計劃：起草、發(fā)布、執(zhí)行、查詢部門月工作計劃，操作流程同個人月計劃。6、工作報告用戶能夠填報工作日報、工作周報、工作月報或其它類型的工作報告、總結(jié)，并提交給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱。部門負(fù)責(zé)人或部門主管領(lǐng)導(dǎo)能夠查看該部門所有人的報告內(nèi)容。工作日報、周報、月報可設(shè)置提交時間，自動標(biāo)記延期提交的報告。自動匯總漏交日報、周報、月報的員工。日報、周報、月報格式可由用戶自定義7、行政綜合7.1、調(diào)查投票經(jīng)過設(shè)定主題，能夠?qū)ζ髽I(yè)關(guān)心或關(guān)注的話題進(jìn)行網(wǎng)上投票。每一主題都能夠限定投票人范圍，每人只能投票一次，支持匿名投票。廣泛應(yīng)用于民意調(diào)查、投票選舉、表決、以及人事考核等。7.2、員工評選評選典型（如優(yōu)秀）員工，可限制每個評選人的最多投票數(shù)，自動按結(jié)果排序。7.3、重要提醒針對某些重要事件，能夠設(shè)置系統(tǒng)自動提醒，即每次登錄OA都會自動彈出提醒內(nèi)容。提醒對象能夠多人，提醒頻率能夠是每天、每周的某幾天、每月的某幾天。7.4、外出登記登記當(dāng)前員工的外出情況：外出時間、外出地點、外出事由、返回時間等，便于及時了解員工外出動向。7.5、通訊錄建立內(nèi)部（即OA系統(tǒng)用戶）通訊錄以及公共通訊錄，供用戶查詢。7.6、費用管理管理企業(yè)費用類別，錄入費用數(shù)據(jù)，生成多種費用匯總表，查詢個人或部門費用發(fā)生情況。7.7、考勤管理設(shè)置上、下班考勤時間，用戶可登陸系統(tǒng)進(jìn)行考勤，系統(tǒng)自動生成考勤報表。8、任務(wù)安排任務(wù)安排實現(xiàn)對日常工作任務(wù)的安排、下達(dá)，任務(wù)負(fù)責(zé)人員的指定，實現(xiàn)工作由上到下，由總到分的統(tǒng)一安排管理。主管領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)τ谝呀?jīng)安排的工作任務(wù)進(jìn)行跟蹤檢查，實現(xiàn)管理者對于任務(wù)進(jìn)展情況進(jìn)行直接、準(zhǔn)確的監(jiān)控管理。9、個人辦公9.1、個人日程：個人日程的安排、備忘，可設(shè)置手機短信自動提醒。9.2、工作日志：個人日志，日志能夠共享給本部門、上級或者全體用戶。9.3、個人通訊錄：員工的個人通訊錄信息，可導(dǎo)入到OA企業(yè)郵件系統(tǒng)中。9.4、個人設(shè)置：個人基本信息設(shè)置，簽名樣式上傳管理，登錄密碼修改，流程審批及日程安排的授權(quán)。9.5、個人文件夾：建立個人文檔中心，能夠建立文檔類別，支持同時多文件上傳，支持文件在文件夾之間的移動。9.6、常見鏈接：OA提供辦公過程中有可能用到的一些信息查詢工具，如萬年歷、長途區(qū)號、郵政編碼、度量衡轉(zhuǎn)換等。用戶能夠增加更多的查詢工具。10、企業(yè)文化10.1、電子論壇可由用戶靈活設(shè)置論壇類型、論壇版主、論壇訪問用戶范圍，在實現(xiàn)內(nèi)部員工交流的同時，能夠充當(dāng)日常辦公討論的功能，大大提高內(nèi)部交流的效率。支持直接上傳MP3、AVI等格式的聲音、圖像文件，察看時直接播放。10.2、電子期刊期刊投稿：用戶能夠向期刊的有關(guān)欄目投稿，系統(tǒng)能夠統(tǒng)計用戶的總投稿數(shù)量。編輯審稿：期刊的編輯審定投向各欄目的稿件，選擇稿件進(jìn)行發(fā)表，對于不采用的稿件能夠退稿。期刊閱讀：查詢、閱讀出版的電子刊物，支持全文搜索。10.3、成長歷程管理企業(yè)成長歷程，并可在桌面顯示。10.4、企業(yè)格言管理企業(yè)格言，并可在桌面顯示。10.5、歡迎新同事簡單描述新同事信息，并可在桌面滾動顯示。10.6、文體活動員工可任意發(fā)布問題活動信息，并可在桌面顯示。11、手機短信短信發(fā)送、接收及管理，支持群發(fā)，同時可與RuvarOA內(nèi)部管理功能結(jié)合，自動發(fā)送待辦通知、催辦通知、會議通知、日程提醒等。12、知識管理知識整理：按類別整理企業(yè)相關(guān)知識，提交審核。知識審核：審核提交的知識草稿，驗證知識的準(zhǔn)確性和有效性。知識查閱：閱讀知識，對知識進(jìn)行點評。13、會議管理包括會議室管理、會議計劃、領(lǐng)導(dǎo)審批、會議通知、會議查詢、會議紀(jì)要擬稿、會議紀(jì)要審批、會議紀(jì)要查詢等功能。用戶可在桌面直觀地看到自己需要參加的會議，會議通知能夠經(jīng)過手機短信或IM重復(fù)提醒。每項會議紀(jì)要能夠單獨設(shè)置查詢權(quán)限。14、車輛管理車輛登記：建立相應(yīng)的車輛檔案，詳細(xì)記錄購買情況、車輛情況。用車管理：用車的申請、審核、派車管理；派車單更改；用車返回登記。車輛管理：登記管理車輛的維修、事故、費用情況。統(tǒng)計報表：按部門、按時間、按車輛生成相應(yīng)的里程、費用報表。15、用品管理用品采購：用品管理人員進(jìn)行采購登記，能夠為各種辦公用品設(shè)定庫存報警值，方便辦公用品管理人員進(jìn)行相應(yīng)的提醒查詢，有利于保證辦公用品的正常庫存。領(lǐng)用管理：對需要辦公用品的用戶進(jìn)行領(lǐng)用登記，自動完成庫存扣減。查詢統(tǒng)計：可經(jīng)過部門、時間段、領(lǐng)用人等不同途徑進(jìn)行相應(yīng)的統(tǒng)計查詢。16、資產(chǎn)管理設(shè)備檔案：管理企業(yè)或部門設(shè)備的詳細(xì)信息，能夠自定義字段。設(shè)備使用：能夠?qū)υO(shè)備進(jìn)行領(lǐng)用、歸還、轉(zhuǎn)移、維修、清理等管理操作。設(shè)備折舊：提供多種折舊計算方法。導(dǎo)出管理：能夠?qū)⒃O(shè)備檔案導(dǎo)出成WORD或EXCEL文檔。17、圖書管理新書入庫：登記新購置的圖書資料。我的借閱：借閱或歸還圖書，系統(tǒng)自動提醒借閱時間到期。圖書查詢：能夠按類別、編號、圖書名稱等方式查詢圖書資料。超期借書：查閱所有超期的借閱，能夠發(fā)郵件催還。18、合同管理合同錄入：錄入及維護企業(yè)簽訂的各類商務(wù)合同信息，每份合同能夠附加多個附件及相關(guān)補充合同。合同借閱：合同的借閱申請、審批、查閱過程管理。合同終止：對履行中的合同進(jìn)行終止的申請與審批管理。合同查詢：按多種條件查詢合同信息。19、證照管理證照錄入：按照類別錄入需要管理的證照信息，如證照名稱、發(fā)證日期、到期日期、持有人、發(fā)證機關(guān)等。證照查詢：根據(jù)多種條件查詢證照信息。提醒設(shè)置：可根據(jù)證照的有效期或到期時間設(shè)置證照的提前提醒日期，不同的證照提醒人能夠不同。20、報表中心報表模板：定義報表的類別，如財務(wù)報表、行政報表等；以及不同類別常見報表的表頭、表尾、內(nèi)容欄、計算方法等項目。報表填報：填寫相關(guān)報表的內(nèi)容，完成后可選擇指定的閱讀人員提交。報表查詢：根據(jù)權(quán)限查閱報送過來的分類報表，如有新的報表送到，系統(tǒng)會自動郵件及彈出界面提醒。打開的報表能夠轉(zhuǎn)為EXCEL文件或直接打印。21、項目管理RuvarOA項目管理模塊，經(jīng)過對項目建設(shè)過程中的任務(wù)管理、進(jìn)度管理、費用管理、文檔資料管理，幫助企業(yè)實現(xiàn)項目建設(shè)的科學(xué)、規(guī)范、有效管理，積累項目建設(shè)過程中的先進(jìn)經(jīng)驗，完整保存項目建設(shè)過程中的數(shù)據(jù)資料，對以后的項目建設(shè)提供參考與借鑒。項目立項：新建項目申請，建立項目的相關(guān)信息并提交領(lǐng)導(dǎo)審批。項目相關(guān)信息包括：項目編號、項目名稱、項目經(jīng)理、項目預(yù)算、參與部門、計劃周期與工時等。同時也可完善項目任務(wù)、項目文檔、項目資源、項目成員。項目審批：審批立項申請，可多級審批，項目審批不可修改項目信息，但可退回要求修改再重新提交。項目執(zhí)行/變更：對已經(jīng)審批經(jīng)過的項目進(jìn)行啟動、暫停、完成管理；項目暫停或完成，該項目下所有任務(wù)也不能再進(jìn)行進(jìn)度管理操作；沒有完成的項目的部分內(nèi)容（如項目經(jīng)理、項目成員、項目資