公司行政管理手冊

公司行政管理手冊

本章旨在規(guī)范公司文件的管理，保證文件的準確性、及時性和保密性。1、文件的分類：公司文件分為內(nèi)部文件和外部文件，內(nèi)部文件包括通知、備忘錄、會議紀要等，外部文件包括合同、協(xié)議、公函等。2、文件的起草：文件起草應當明確主題、目的、內(nèi)容和要求，并經(jīng)過審批和簽字后方可下發(fā)。3、文件的傳閱：文件的傳閱應當按照文件的密級和緊急程度進行，傳閱人員應當保證文件的保密性。4、文件的歸檔：文件歸檔應當按照文件的分類、編號和時間進行，歸檔人員應當保證文件的完整性和可檢索性。5、文件的銷毀：文件的銷毀應當按照文件的保密級別和保管期限進行，銷毀人員應當保證文件的徹底銷毀和不泄露機密。改寫：本章的目的是為了規(guī)范公司文件的管理，確保文件的準確、及時和保密。公司文件分為內(nèi)部和外部文件，內(nèi)部文件如通知、備忘錄、會議紀要等，外部文件如合同、協(xié)議、公函等。在起草文件時，應明確主題、目的、內(nèi)容和要求，并經(jīng)過審批和簽字后下發(fā)。在傳閱文件時，應按照文件的密級和緊急程度進行，傳閱人員應保證文件的保密性。在歸檔文件時，應按照文件的分類、編號和時間進行，歸檔人員應保證文件的完整性和可檢索性。在銷毀文件時，應按照文件的保密級別和保管期限進行，銷毀人員應保證文件的徹底銷毀和不泄露機密。第四章印章使用管理制度印章是公司經(jīng)營管理活動中行使職權(quán)、明確公司各種權(quán)利義務關(guān)系的重要憑證和工具。為明確使用人與管理人員的責權(quán)，印章的管理應做到分散管理、相互制約。因此，特制訂如下公司印章使用與管理條例：一、印章的刻制印章的刻制應按照公司業(yè)務需要由部門提出申請，經(jīng)公司領導批準后，由總經(jīng)辦統(tǒng)一辦理。印章刻好后，由總經(jīng)辦辦理印章登記手續(xù)，填寫《印章管理登記表》備案并留好印章樣圖。1.新公司成立時，基本印章（公章、合同章、法人私章、財務章）應由指定的印章管理人員負責刻制，刻制完成后交由人事行政部備案，并從刻制之日起執(zhí)行相關(guān)使用條例。2.因業(yè)務發(fā)展需要申請各職能部門專用章時，需由需求部門填寫《印章制發(fā)申請表》，經(jīng)總經(jīng)理核準后送交人事行政部門刻制。二、印章的保管和使用1.印章的保管通過總經(jīng)理授權(quán)，一些部門可對其部門（專業(yè)）印章?lián)碛斜９軝?quán)和使用權(quán)。被授權(quán)人在總經(jīng)辦簽字領取印章，并指定專人保管。2.印章的使用任何部門在啟用印章前，均需與公司（人事行政部）辦理領取手續(xù)，接受相應的責權(quán)告知，簽定《印章簽收手續(xù)》并備案。（已經(jīng)開始使用的需自通知當日補辦理領取手續(xù)）（1）公章：公章由公司綜合主任保管。各部門有需蓋公章的文件、通知等，須到綜合部門處申請。（2）合同章：合同章由綜合部門保管。主要用于公司簽訂各類合同使用專用章。（3）法人私章：法人私章由公司出納保管，主要用于銀行匯票、現(xiàn)金支票等業(yè)務，使用時憑審批的支付申請或取匯款憑證方可蓋章。（4）財務章：由財務主管保管，主要用于銀行匯票、現(xiàn)金支票等需要加蓋銀行預留印鑒等業(yè)務或發(fā)票上使用，發(fā)票專用章主要用于發(fā)票蓋章。（5）其他職能部門章：其他職能部門章主要適用于各部門內(nèi)部使用。已經(jīng)刻制的職能部門章需由部門主任進行保管，并嚴格執(zhí)行該章的使用辦法。三、印章的廢止和更換（1）廢止或繳銷的印章應由保管人員填寫《廢止申請單》，經(jīng)公司經(jīng)理核準后，交由公司綜合部門主任統(tǒng)一廢止或繳銷。（2）遺失印章時，應由印章保管人員填寫《廢止申請單》，經(jīng)公司經(jīng)理核準后，簽批遺失處理及處罰辦法后，交由人事行政部按批示處理。如是遺失公司基本印章，必需登報申明。（3）更換印章時，應由印章保管人員依據(jù)公司文件填寫《廢止申請單》，經(jīng)公司經(jīng)理核準后，交由人事行政部按批示處理。如有需要，須填寫《印章制發(fā)申請表》申請新的印章。公司印章管理制度公司采用分散管理相互監(jiān)督的方法管理主要印章。人事行政部門負責合理管理印章的使用，而印章保管人則具有使用、監(jiān)督和保管等多重責任和權(quán)力。具體劃分如下：1.職能部門印章保管人有獨立使用權(quán)力和全部使用責任。2.公章的保管人沒有獨立使用權(quán)力，但具有監(jiān)督和允許使用權(quán)力。因此，公章的保管人對公章的使用結(jié)果負主要責任，經(jīng)手人則負部分責任。對未經(jīng)由負責人或保管人（公司經(jīng)理）簽批的公章使用，經(jīng)手人負主要責任，保管人負部分責任。3.財務章的保管人沒有獨立使用權(quán)力，但具有監(jiān)督和允許使用權(quán)力。因此，財務章的保管人對財務章的使用結(jié)果負主要責任，經(jīng)手人則負部分責任。對未經(jīng)由保管人（財務負責人）簽批的公章使用，經(jīng)手人負主要責任，保管人負部分責任。4.法人私章的保管者是出納，即是保管者又是使用者，但其沒有獨立使用權(quán)力。需依據(jù)財務部負責人審批的支付申請或取匯款憑證方可使用，否則負全部責任。5.公章、合同章、法人私章嚴禁獨立帶離公司使用。保管人如需帶印章外出辦事使用，需與辦事人一同前往或指派代表一同前往。如需辦理工商等年檢等事務，需將表格帶回公司蓋章。6.公司高、中層領導因異地執(zhí)行重大項目或完成重要業(yè)務需要攜帶公司印章出差的，需經(jīng)公司董事長或總經(jīng)理審批并及時歸還。7.如遇個人需開具個人相關(guān)證明，需由部門主任以上擔保簽批后方能使用。但如涉及到個人經(jīng)濟擔保與證明時，原則上一律不予證明，其不良結(jié)果由簽批人與保管人以情節(jié)共同負責。8.所有印章的使用必須嚴格執(zhí)行公司的公章使用章程，做好申請和使用登記。公司印章只適用于與公司相關(guān)業(yè)務，不得從事有損公司利益之行為。9.印章使用申請人及管理負責人要嚴格按照上述規(guī)定申請使用印章，如出現(xiàn)問題，后果自負。給公司造成重大損失的，公司將依法追究其法律責任。證照管理制度1.公司證照由綜合部門主任統(tǒng)一管理。2.證照是指由上級主管部門頒發(fā)的各類證書、批文等，如營業(yè)執(zhí)照、法人代碼證、法定代表人證書、稅務登記證、經(jīng)營許可證等。3.證照的使用包括借用、復印等。4.證照使用必須填寫《證照使用申請單》。5.證照借用程序：借用人申請→部門主任復核→綜合部門主任審核→總經(jīng)理核準→辦理借用手續(xù)→歸還借用完畢后，應在時限內(nèi)歸還證照保理人。六、證照復印程序：申請借用證照→部門主任復核→綜合部門主任核準→辦理借用手續(xù)→歸還證照復印件（如果未使用，應立即退還證照保管人）。七、如需使用原件，則必須經(jīng)總經(jīng)理核準。八、證照復印件必須加蓋“再復印無效章”，證照保管人必須認真填寫《證照使用登記表》。第六章證明函管理制度：一、證明函的范圍包括介紹信、法定代表人證明書、授權(quán)委托書等。二、公司證明函由總經(jīng)辦指定專人統(tǒng)一管理。三、使用證明函必須填寫《證明函使用申請單》，經(jīng)部門經(jīng)理核準后方可使用。四、法定代表人證明書、授權(quán)委托書須經(jīng)主管副總經(jīng)理核準。五、使用證明函必須做好登記，填寫《證明函使用登記表》。六、嚴禁開出空白證明函或外借證明函。七、證明函開出后，使用人應妥善保管。如遺失或被盜，應立即向主管領導匯報，并迅速采取相應措施，避免造成損失。如證明函未使用，應立即退還總經(jīng)辦，總經(jīng)辦應妥善保管證明函存根。第七章會議管理制度：一、總經(jīng)理辦公會議制度1、參加人員：公司領導、總經(jīng)理指定相關(guān)部門主任參加，綜合部門主任做好會議記錄。2、開會時間：原則上每周召開一次，遇特殊情況，總經(jīng)理可提議隨時召開。3、會議主持：總經(jīng)理辦公會由總經(jīng)理主持或由總經(jīng)理委派人員主持。4、會議要求：（1）、凡提交總經(jīng)理辦公會議研究解決的問題和事項，各部門須以書面形式上報綜合部門，經(jīng)綜合部門主任呈總經(jīng)理審閱認可，由總經(jīng)理審定是否為會議議題。（2）、凡提交會議研究有關(guān)經(jīng)營決策、銷售策略、設備更新、項目投資等重大問題必須在調(diào)查研究的基礎上反復醞釀，并提出方案供領導決策時參考。5、會議主要內(nèi)容：會議著重討論研究公司各階段行政工作，如安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理、項目投資、成本控制、資金運作、更新改造、后勤保障等方面的重要問題。6、會后工作：（1）、綜合部門應根據(jù)辦公會議形成的決定，三天內(nèi)下達“總經(jīng)理辦公會議決定事項通知單”或“總經(jīng)理辦公會議紀要”。（2）、總經(jīng)理辦公會議決定的事項，其主辦部門和協(xié)辦部門必須以“決定事項通知單”或“會議紀要”為依據(jù)，在限期內(nèi)認真執(zhí)行落實。如有特殊情況，難以執(zhí)行時，應提前將具體原因和情況反饋到總經(jīng)理。1.對于總經(jīng)理辦公會議決定拒不執(zhí)行、拖延不辦或不按原則執(zhí)行的情況，公司將追究有關(guān)部門主任的責任。處罰分為第一次：200元至500元的經(jīng)濟處罰，第二次：給予年終獎20%—50%處罰，第三次：降職使用或勸其自動離職。2.總經(jīng)理辦公會議下達的決定內(nèi)容由綜合部門負責解釋。3.有關(guān)部門必須將決定的執(zhí)行情況于下達決議之日起限期內(nèi)反饋到綜合部門。綜合部門應對總經(jīng)理辦公會決議的貫徹執(zhí)行情況及時跟蹤調(diào)查，并督促辦理，以確保公司政令的暢通。公司月度例會制度：1.參加人員為總經(jīng)理和各部門主任，部門主任負責做好會議記錄。遲到者每人罰款100-400元。2.原則上每月第一個工作日召開一次，遇特殊情況，總經(jīng)理可提議隨時召開。3.公司月度例會由總經(jīng)理主持或由總經(jīng)理委派人員主持。4.會議要求包括匯報交流公司各部門、公司本月安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理、成本控制、后勤保障、員工的工作和思想狀況以及下月工作計劃等方面的重要問題。分析、研究生產(chǎn)經(jīng)營中出現(xiàn)的困難和問題，并針對問題提出解決的方案和辦法?？偨?jīng)理針對月度工作會議上提出的問題，有針對性地對月度工作提出意見并就下月重點工作進行布置。5.會后工作包括綜合部門主任根據(jù)會議記錄，整理并歸檔，以備各階段性工作穩(wěn)步推進。對于總經(jīng)理在會議上提出的重點工作拒不落實的或執(zhí)行不力的情況，公司將追究相關(guān)部門主任的責任。處罰分為第一次：給予200元至500元的經(jīng)濟處罰，第二次：給予年終獎20%—50%處罰，第三次：降職使用或勸其自動離職。會議提出的決定事項，其主辦部門必須在規(guī)定時間內(nèi)完成，并由綜合部門負責跟蹤、檢查、督促以確保政令暢通。股東會議制度：1.參加人員為公司股東及總經(jīng)理，必要時有關(guān)部門主任或有關(guān)人員可列席會議。2.每季度一般不少于一次，也可根據(jù)工作需要，由總經(jīng)理和股東商定后隨時召開。3.股東會議根據(jù)會議議題由總經(jīng)理或董事長主持。4.會議內(nèi)容包括討論公司經(jīng)營活動中的重大問題，制定公司年度方針目標及加強公司基礎管理的各項規(guī)章制度，制定落實各項方案的措施和內(nèi)部配套改革方案，討論公司管理機構(gòu)的設置和人員編制調(diào)整中的重大問題。討論管理層級和員工的教育培訓計劃及相關(guān)問題。在會后的工作中，股東會議由總經(jīng)理組織、記錄并歸檔。股東會議作出的決定，由綜合部門通知有關(guān)部門貫徹落實，必要時發(fā)放文件或會議紀要。第八章辦公用品管理規(guī)定為規(guī)范日常辦公用品的采購、使用和保管，節(jié)約不必要的費用開支，降低成本消耗。現(xiàn)本著勤儉節(jié)約的原則，就辦公用品有關(guān)事宜規(guī)定如下：一、采購、印刷品印制：公司日常所用辦公用品，應由綜合部門后勤主管負責統(tǒng)一采購。經(jīng)批準購買專屬辦公用品或工具應由綜合部門派員陪同。各部門所需辦公用品，應按照“購物申請清單”中的要求認真填寫，經(jīng)部門主任審核簽字后，送至綜合部門待辦。綜合部門應將“購物申請單”匯總分類。除經(jīng)營急需用品外，應集中辦理采購，不得一事一辦。綜合部門采購物品應在有關(guān)人員陪同下辦理，但陪同采購人（證明人）和驗收人不得為同一人。后勤主管采購人員應認真負責，精挑細酌，力爭做到價廉物美，經(jīng)久耐用。各部門所用的專用表格及印刷品，由各部門自行制定格式，按規(guī)定報總經(jīng)理審批后，由部門主任聯(lián)系廠家統(tǒng)一印制。二、領用：各部門領用辦公用品必須填寫“領用單”，由部門主任核簽后，到綜合部門主任簽字后，方可領取。除筆墨紙張外，凡屬不易消耗物品和工具等重復領用時，一律交舊換新。三、保管：辦公用品應由綜合部門后勤主管進行登記造冊，分類放置統(tǒng)一保管。倉庫管理員應認真維護和保管好所存物品，以防發(fā)生潮、銹、蛀、霉等。倉庫管理員應在每季度末向綜合部門主任匯報物品消耗情況和臺帳記錄。注：所有工作人員的服裝，營業(yè)場所人員（包括吧臺和廚房）服裝的費用從員工工資扣除，需等到員工離職退還服裝均可退還費用。管理層級的服裝，滿一年均可以退還費用。第九章出差管理制度為了適應市場經(jīng)濟變化，保證出差人員工作與生活的需要，規(guī)范差旅費管理，結(jié)合本公司實際，特制定本規(guī)定。一、本規(guī)定適用于公司全體員工。二、差旅費開支范圍主要包括交通費、住宿費、伙食補助費及津貼等。三、交通費、住宿費憑據(jù)報銷?；锸逞a助費、津貼實行定額包干。四、員工因公出差，應事先填寫《出差計劃申請單》，經(jīng)總經(jīng)理批準。如因事情緊急而未能及時填表，須事先由部門主任口頭報告，等返回公司后，應立即補辦手續(xù)。具體操作程序如下：1.填寫《出差計劃申請單》，注明預計出差時間和到達地點，然后向綜合部門辦理相關(guān)報批事宜。2.出差人員可以根據(jù)報批后的《申請單》填寫《借款單》，按照《借款規(guī)定》報批后，向財務部預支差旅費。3.出差人返回后七天內(nèi)應按照《報銷規(guī)定》辦理報銷手續(xù)，并注明實際出差日期、起訖地點、工作內(nèi)容、報銷項目、金額等。4.出差人員應按照標準乘坐交通工具，憑據(jù)報銷交通費。乘坐交通工具的標準見下表：|交通工具|級別|股東|總經(jīng)理|部門主任|其他||---|---|---|---|---|---||飛機|頭等艙或公務艙|經(jīng)濟艙|經(jīng)濟艙|經(jīng)濟艙||輪船、火車、其他交通工具|一等艙|二等艙|二等艙|二等艙||軟席（軟座、軟臥）|軟席（軟座、軟臥）|硬席（硬座、硬臥）|硬席（硬座、硬臥）|憑據(jù)報銷||憑據(jù)報銷|憑據(jù)報銷|憑據(jù)報銷|憑據(jù)報銷|5.出差人員夜間乘坐交通工具達到6小時以上或連續(xù)乘坐超過10小時的，可以選擇相應等級的交通工具。6.出差人員乘坐飛機、火車軟臥、動車組從嚴控制。未達到級別，因出差路途較遠或出差任務緊急的，需要經(jīng)總經(jīng)理批準后方可乘坐。所有未經(jīng)批準自行改變交通工具而產(chǎn)生的費用，差額部分由本人承擔。7.自帶汽車出差不享受相應的市內(nèi)交通費。8.住宿費標準見下表（單位：元/天）：|級別|股東|總經(jīng)理|部門主任|員工||---|---|---|---|---||單人|200~400|160~220|160~180|100||雙人|60|60|60|60|9.隨領導出差的人員可以根據(jù)情況參照領導的住宿標準。10.特殊情況需超出標準，必須經(jīng)相關(guān)領導同意，否則超額部分自行承擔。11.出差期間根據(jù)出差性質(zhì)，給予一定的伙食補助，見下表（單位：元/天）：|伙食補助|早餐|標準中餐|晚餐||---|---|---|---||股東、總經(jīng)理、部門主任|40元|10元|15元||員工|15元|15元|15元|-出差時間不足一天按照以上標準補助誤餐費。連續(xù)出差首日12:00前按一天計；回程日18:00后按一天計。-外出參加會議或?qū)W習培訓期間的食宿費用由會議主辦方支付，不報銷伙食補助，只報在路途期間的伙食補助費。-接待單位負責食宿費用的不再發(fā)放伙食補助。-工作人員出差期間，事先經(jīng)總經(jīng)理批準就近辦理私事的，其繞道的交通費由出差人自行承擔，且期間不發(fā)伙食補助費。-出差期間，確因工作需要宴請時，經(jīng)匯報同意后按照《招待管理》規(guī)定辦理，但取消當日相應伙食補助。12.外出參加會議，食宿由會議主辦方統(tǒng)一安排的，會議期間的食宿費可以按照會議規(guī)定開支，憑會議通知和票據(jù)報銷。13.駕駛員出差津貼（單位：元/天）：第八條禮品和會務如果有特殊需要，比如紀念品、購物卡、煙酒、茶葉等禮品，或者需要安排會務，需要按照以下程序進行：項目實施部門主任需要提出活動經(jīng)費預算申請報告，詳細說明項目所需費用的各項列支情況，并報送綜合部門。綜合部門需要將這份報告交給總經(jīng)理審批后，統(tǒng)一負責實施。第九條其他1、所有不符合招待審批規(guī)定的，比如未及時填寫《招待審批表》或者未經(jīng)批準就擅自招待的，財務部將不予報銷。2、各項招待費用如果超過標準（預算），必須另行報告、批準，未經(jīng)批準的不予報銷。3、公司內(nèi)部相互宴請或作他用是嚴禁的。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將按所花費用的雙倍在本人的工資中扣除。4、以公司名義招待親屬、朋友是嚴禁的。經(jīng)查實，對當事人將作開除處分。情節(jié)嚴重者，將追究其法律責任。5、如果招待用餐需要飲酒，必須適量，不得因酒誤事或損害公司形象。6、公司各級人員應該勤儉節(jié)約、廉潔奉公、遵紀守法，嚴格執(zhí)行財務制度。不得以任何理由任意擴大招待范圍和開支標準。對于違規(guī)違紀者，除財務部拒絕予以報銷外，還需要追究相關(guān)當事人的責任。第十條本規(guī)定由綜合部門負責解釋。第十一條本規(guī)定自2010年6月1日起執(zhí)行。第十一章員工工作餐管理規(guī)定為加強公司員工工作餐的規(guī)范管理，特制定本規(guī)定。一、公司員工工作餐標準規(guī)定為兩葷一素一湯，一日兩餐。夜宵為晚班員工或加班員工，由廚房隨意安排。二、綜合部門需要根據(jù)公司各部門的人數(shù)、班次及就餐數(shù)進行統(tǒng)計。三、如果有人員、班次變動，各部門應該及時上報綜合部門。綜合部門需要核對后通知廚房變更。如果沒有變更，綜合部門則根據(jù)前期上報數(shù)核定后通知廚房。四、為員工安排的工作餐也是公司人性化管理的體現(xiàn)，中午就餐員工原則上不應該回家?？稍诠痉秶鷥?nèi)開展各項文體活動。因家中有事確需回家的，不允許就餐后再回家。第十二章借款和報銷的規(guī)定為進一步完善財務管理，嚴格執(zhí)行財務制度，依據(jù)公司的規(guī)范化管理要求，特制定本標準及程序。公司所有費用開支和財務開支由總經(jīng)理負責，實行一支筆審批制度。一、借款審批及標準1、出差人員借款必須先填寫“借款憑證”，經(jīng)部門主任同意后，經(jīng)財務核準，報總經(jīng)理批示，方可借款。2、如果前次借款出差返回時間超過三天無故未報銷，不得再借款。二、個人因私借款需填寫“借款憑證”，經(jīng)總經(jīng)理批準后才能借款。在原借款未還清前，不得再借。借款額原則上不得超過借款人當月工資數(shù)，如有特殊情況，需要先經(jīng)總經(jīng)理批準后才能借款。三、借款出差人員回公司后，應在七天內(nèi)到財務部報賬并結(jié)清所欠部分金額。如果七天內(nèi)未辦理報銷手續(xù)，財務部門將監(jiān)督借款人還清全部借款。否則，財務部門有權(quán)在當月工資中扣除，不足部分由借款人補齊，并扣罰當月30%績效工資。四、其他臨時借款（如業(yè)務費、備用金等）需按相關(guān)規(guī)定辦理。五、允許借款范圍包括階段性預付款（按進度付款）、臨時采購（累計達100元以上）、出差人員必須隨身攜帶的差旅費、公司規(guī)定部門或人員所需的備用金以及確實需要現(xiàn)金支付的其他支出。六、不允許借款范圍包括沒有特殊情況的代替其他單位和個人墊付的各種款項以及未經(jīng)審批的任何借款。二、固定資產(chǎn)及低值易耗品的采購需先由各部門作好采購計劃，并以書面形式報告。經(jīng)綜合部門主任簽字核準后，報公司總經(jīng)理批準后方可購買。如需向公司借款，按第一條標準執(zhí)行。其他低值易耗品的添置應本著節(jié)約的原則，確實需要添置的情況下才添置。各部門應事先填好購物申請單，報綜合部門、財務部審核，由綜合部門后勤主管統(tǒng)一購買。三、各項費用報銷需使用帶稅務章的發(fā)票，報銷單據(jù)需貼報銷封面，且不同經(jīng)濟內(nèi)容的發(fā)票要分門別類予以報銷。報銷手續(xù)要齊全完備，包括經(jīng)辦人、證明人簽字并注明事由，部門主任簽字，財務部門審核，總經(jīng)理審批后報銷。購買實物需有驗收人簽字并附入庫單，否則不予報銷。四、補充說明：如總經(jīng)理出差在外，應由總經(jīng)理簽署指定代理人，交財務部備案，指定代理人可在期間內(nèi)行使相應的審批權(quán)力。第十三章計算機管理規(guī)定一、公司計算機由綜合部門負責管理和維護，綜合部門主任監(jiān)督計算機管理規(guī)定的執(zhí)行。二、未經(jīng)計算機管理人員許可，任何人不得擅自開機。三、未經(jīng)培訓的員工，應在計算機管理人員的陪同下進行上機操作，以免丟失重要文件。2、合同正文部分，要注意明確雙方的權(quán)利、義務和責任，包括產(chǎn)品或服務的規(guī)格、數(shù)量、價格、交付期限、付款方式、違約責任等內(nèi)容;3、附件部分，要注意將相關(guān)的技術(shù)規(guī)范、標準、圖紙等文件作為附件，明確其在合同中的作用和約束力;4、合同簽字、蓋章和備案部分，要注意按照規(guī)定的程序和要求完成簽字、蓋章和備案手續(xù)。九、簽訂合同后，必須及時將合同備案，并按照合同規(guī)定的要求履行各項義務。如有違約行為，應及時采取法律手段維護公司的合法權(quán)益。十、合同管理人員應定期對已簽訂的合同進行跟蹤管理，及時了解合同履行情況，并及時提出意見和建議，以保證合同的順利履行。十一、合同管理人員應建立健全合同檔案管理制度，對已簽訂的合同進行分類、編號、歸檔，并定期進行審查和整理，以便于查詢和使用。總之，合同管理是公司經(jīng)濟活動中的重要環(huán)節(jié)，必須嚴格遵守相關(guān)法律法規(guī)和公司制度，加強管理和監(jiān)督，確保合同的簽訂、履行和管理工作的順利進行。合同是商業(yè)活動中非常重要的一環(huán)，因此合同的內(nèi)容必須十分詳細并且明確。合同的內(nèi)容應包括項目時間、項目流程、項目質(zhì)量、項目造價、技術(shù)資料交付期間、材料和設備供應責任、撥款和結(jié)算、竣工驗收、質(zhì)量保修范圍和質(zhì)量保證期、雙方相互協(xié)作等條款。對于產(chǎn)品合同，應注明產(chǎn)品名稱、技術(shù)標準和質(zhì)量、數(shù)量、包裝、運輸方式及運費負擔、交貨期限、地點及驗收方法、價格、違約責任等。在簽訂合同時，雙方必須使用合同專用章，原則上不使用公章，嚴禁使用財務章或業(yè)務章，同時必須注明合同有效期限。除非合同履行地在我方所在地，否則簽約時應力爭協(xié)議合同由我方所在市人民法院管轄。任何人對外簽訂合同，都必須以維護本公司合法權(quán)益和提高經(jīng)濟效益為宗旨，決不允許在簽訂合同時假公濟私、損公肥私、謀取私利，違者依法嚴懲。在合同簽訂前，必須按規(guī)定上報領導審查批準之后方能正式簽訂。合同審批權(quán)限如下：一般情況下合同由總經(jīng)理審批，涉及重大金額以上的合同由全體股東審批。合同原則上由部門主任具體經(jīng)辦，擬訂初稿后必須經(jīng)總經(jīng)理審閱后按合同審批權(quán)限審批。重要合同必須經(jīng)法律顧問審查。合同審查的要點是合同的合法性、嚴密性和可行性。根據(jù)法律規(guī)定或?qū)嶋H需要，合同還應當或可以呈報上級主管機關(guān)鑒證、批準，或報工商行政管理部門鑒證，或請公證處公證。合同依法成立，既具有法律約束力。一切與合同有關(guān)的部門、人員都必須本著“重合同、守信譽”的原則。嚴格執(zhí)行合同所規(guī)定的義務，確保合同的履行。合同履行完畢的標準，應以合同條款或法律規(guī)定為準。沒有合同條款或法律規(guī)定的，一般應以物資交清，工程竣工并驗收合格、價款結(jié)清、無遺留交涉手續(xù)為準。總經(jīng)理及有關(guān)部門主任應隨時了解、掌握合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理或匯報。否則，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有關(guān)人員的責任。合同的變更、解除應按照法律規(guī)定和合同條款辦理。2、合同中需要包含的憑證包括送貨、提貨、托運、驗收、發(fā)票等；貨款的承付、托收憑證；有