寰球工程公司建立新型文控體系推動(dòng)工程項(xiàng)目順利執(zhí)行

建立新型文控體系推動(dòng)工程項(xiàng)目順利執(zhí)行寰球工程公司隨著寰球公司向國際型工程公司的轉(zhuǎn)型，項(xiàng)目執(zhí)行模式和項(xiàng)目管理理念日趨國際化，公司日益認(rèn)識(shí)到文件控制工作的重要性。寰球公司于2002年設(shè)立了與國際工程公司接軌的文控專業(yè)，并通過幾年的努力培養(yǎng)了一支專業(yè)化的文控隊(duì)伍，建立起一整套有效的文控管理體系，對(duì)工程項(xiàng)目的順利推進(jìn)、工程建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的積累與知識(shí)共享、項(xiàng)目各參與方合法權(quán)益的維護(hù)都起到了至關(guān)重要的作用。一、構(gòu)建文件控制專業(yè)體系，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理樹立“文件是金”的管理理念。要使項(xiàng)目規(guī)范有序運(yùn)作，維護(hù)好項(xiàng)目各參與方利益共同體和分擔(dān)、分享關(guān)系，用什么來提供保障呢？最主要的是文件?！皩懩阕龅?，做你寫的”，任何會(huì)議都要求有紀(jì)要，任何事情都要求有文字記載。此外還有內(nèi)部條件、備忘錄、會(huì)議紀(jì)要、mastercopy、初步設(shè)計(jì)、基礎(chǔ)設(shè)計(jì)、MR文件、現(xiàn)場設(shè)計(jì)變更；廠商的報(bào)價(jià)文件、設(shè)計(jì)文件、檢驗(yàn)文件、合同文件、計(jì)劃、各類程序、月報(bào)、周報(bào)、圖紙狀態(tài)表、采購狀態(tài)表、現(xiàn)金流量表、現(xiàn)場開工報(bào)告、施工方案、施工日志、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、雙方往來和信件，現(xiàn)場24小時(shí)通知、現(xiàn)場日志、現(xiàn)場日計(jì)劃、HSE計(jì)劃、周滾動(dòng)計(jì)劃、月滾動(dòng)計(jì)劃等等。文件管理好，資料齊全，與業(yè)主、合作方、供貨方等工作界面的溝通就順利。一個(gè)項(xiàng)目如果沒有嚴(yán)格的文控程序，文件編號(hào)混亂，往來文件無法有效識(shí)別并及時(shí)接收、發(fā)送，這個(gè)項(xiàng)目將注定是失控的，項(xiàng)目的執(zhí)行結(jié)果將不堪設(shè)想?！拔募墙稹笔俏覀?cè)诙嗄陮?shí)踐中得來的寶貴感悟，并在工作中牢固樹立、不斷強(qiáng)化的理念，從公司高中層領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目各級(jí)管理者直至所有項(xiàng)目參與者逐步形成了共識(shí)，高度重視文件控制工作，為文控專業(yè)的發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。貫徹“文檔一體化”的管理方法。與國內(nèi)很多只控制項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的公司不同，寰球公司在上個(gè)世紀(jì)末開始學(xué)習(xí)國外工程公司先進(jìn)的項(xiàng)目管理理念及方法，不再只注重檔案驗(yàn)收階段的結(jié)果控制，而是著眼于全過程，在項(xiàng)目執(zhí)行過程中實(shí)施全過程的“文檔一體化”控制和管理。文檔一體化管理是將文件控制的動(dòng)態(tài)管理與檔案的靜態(tài)管理相結(jié)合，有效地加強(qiáng)工程項(xiàng)目文件的前端控制，激活傳統(tǒng)的靜態(tài)檔案管理，使兩者相輔相成，相互促進(jìn)。一是文控人員與檔案人員管理一體化。2006年公司成立了文控部，對(duì)文控秘書、檔案人員實(shí)施統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)、統(tǒng)一專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、統(tǒng)一明確崗位職責(zé)，文控人員直接配置到各項(xiàng)目部，貼近項(xiàng)目實(shí)施文控管理。二是紙介質(zhì)項(xiàng)目文件與檔案管理一體化。將檔案管理的方法、理念融入到文件過程控制中去，文控人員在項(xiàng)目運(yùn)行過程中按照檔案的驗(yàn)收、分類、組卷、編號(hào)、整理等方法進(jìn)行文件控制，逐步達(dá)到項(xiàng)目結(jié)束后文控人員直接歸檔入庫上架的效果。三是電子文件與檔案管理一體化。我們一方面實(shí)現(xiàn)過程文件全部電子化、網(wǎng)絡(luò)化，另一方面優(yōu)化文件控制和檔案管理兩個(gè)操作系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)將兩個(gè)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫鏈接，自主開發(fā)了文檔一體化軟件，使電子文件從產(chǎn)生到歸檔實(shí)現(xiàn)了一體化控制和管理。強(qiáng)化文件控制完整性、及時(shí)性、準(zhǔn)確性的責(zé)任意識(shí)。一體化文件控制對(duì)我們提出了全新的要求。一是確保文控的完整性。文控人員深入項(xiàng)目，從項(xiàng)目啟動(dòng)之初的文控體系策劃，到項(xiàng)目執(zhí)行中的過程控制，直至終交的全部文件存檔、驗(yàn)收、入庫，真正做到統(tǒng)一、完整管理。二是確保文控的及時(shí)性。通過流程化、程序化的管理，同時(shí)通過文控專業(yè)負(fù)責(zé)人對(duì)文控人員的合理調(diào)度，按文件類型并結(jié)合實(shí)際操作進(jìn)行分工，使文件的傳輸脈絡(luò)清晰流暢，節(jié)省了人工時(shí)，提高了效率。三是確保文控的準(zhǔn)確性。我們建立了文控程序、文件編號(hào)系統(tǒng)與版次規(guī)定，使文控準(zhǔn)確性有了前提條件；我們對(duì)文控工作人員提出了“想項(xiàng)目之所想，急項(xiàng)目之所急，確保項(xiàng)目文件高效快捷標(biāo)準(zhǔn)化輸入輸出”的要求，同時(shí)堅(jiān)持定期對(duì)項(xiàng)目文件控制的質(zhì)量進(jìn)行抽查、整改，保證了文控最終結(jié)果的準(zhǔn)確性。夯實(shí)制度建設(shè)專業(yè)發(fā)展基礎(chǔ)。通過與國際工程公司的長期合作，我們學(xué)習(xí)、借鑒了先進(jìn)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，并結(jié)合寰球公司項(xiàng)目執(zhí)行的特點(diǎn)，編制并執(zhí)行了一套由35個(gè)體系文件、作業(yè)文件組成的完整的、可操作性強(qiáng)、符合自身工作實(shí)際的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，成為指導(dǎo)文控工作的法律文件。為保證公司的文控專業(yè)整體水平和工作質(zhì)量，我們還非常注重操作手冊(cè)的編制，目前我們已編制了“文控人員操作手冊(cè)”、“項(xiàng)目秘書操作手冊(cè)”、“現(xiàn)場文件管理手冊(cè)”、“竣工資料管理手冊(cè)”，“采購文件管理手冊(cè)”、“廠商文件管理手冊(cè)”等，形成了完整的操作手冊(cè)體系，使一切工作有章可循、一切問題有據(jù)可查，對(duì)提高文控專業(yè)人員的專業(yè)水平及技術(shù)能力起到了很好的效果?！耙?guī)范就是權(quán)威，細(xì)節(jié)決定成敗”已根深蒂固地扎根于文控人員心中。二、強(qiáng)化全過程文件有效控制，保障項(xiàng)目有序推進(jìn)項(xiàng)目初始階段及早著手文控體系的策劃。要想對(duì)項(xiàng)目全過程的文件進(jìn)行有效控制，就必須在項(xiàng)目初始階段做好文控體系的策劃工作。一是介入合同談判。文控專業(yè)人員介入合同中文控章節(jié)的擬定工作，通過合同明確業(yè)主、合作方及我方對(duì)文件的要求，既能獲得法律上的保障，也使文控工作的開展有章可循。二是了解、掌握項(xiàng)目相關(guān)信息，確保預(yù)估偏差最小化。文控人員通過了解、熟悉標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)主及合作方提供的文件、MR文件清單、項(xiàng)目總平面布置圖中的裝置分區(qū)及總的區(qū)域劃分等，盡可能準(zhǔn)確估算項(xiàng)目文件的數(shù)量、種類、來源、規(guī)格、以及項(xiàng)目文控所需服務(wù)器的大小，劃分合理的“目錄樹”結(jié)構(gòu)，避免不必要的資源浪費(fèi)。三是按照文控標(biāo)準(zhǔn)化體系，組建項(xiàng)目文控中心。項(xiàng)目文控中心對(duì)項(xiàng)目文件進(jìn)行統(tǒng)一管理，負(fù)責(zé)制定該項(xiàng)目文控的人力計(jì)劃及詳細(xì)的工作劃分，確定人員配備，合理搭建人力平臺(tái)；收集項(xiàng)目人員名單，完成項(xiàng)目文控軟件（PW）中權(quán)限及目錄結(jié)構(gòu)的設(shè)置，搭建PW軟件平臺(tái)；確定文件編碼體系，編制文控程序，收集并下發(fā)標(biāo)準(zhǔn)圖簽、表格等，搭建標(biāo)準(zhǔn)體系平臺(tái)。文控中心還負(fù)責(zé)就文控程序和內(nèi)容對(duì)項(xiàng)目全體人員進(jìn)行培訓(xùn)，使參與項(xiàng)目的技術(shù)人員熟悉項(xiàng)目文控工作流程及要求，以保證文控體系正常、高效運(yùn)行。項(xiàng)目實(shí)施階段始終貫串動(dòng)態(tài)控制。項(xiàng)目文件主要包括項(xiàng)目管理文件、外部文件、設(shè)計(jì)文件、采購文件、廠商文件、施工文件和開車文件，以外部文件、設(shè)計(jì)文件和廠商文件為主線。我們對(duì)項(xiàng)目的諸多文件在接受、整理分發(fā)、存儲(chǔ)的過程中進(jìn)行動(dòng)態(tài)控制。做好項(xiàng)目文件的版次控制。確保項(xiàng)目文件版本的有效性，避免錯(cuò)誤使用舊版文件；確保紙文件和電子版文件的同步，項(xiàng)目文件的硬拷貝和電子版一一對(duì)應(yīng)；隨時(shí)更新文件狀態(tài)表，使設(shè)計(jì)文件狀態(tài)、廠商文件狀態(tài)、項(xiàng)目管理文件狀態(tài)、業(yè)主或外來文件（不包括廠商文件）狀態(tài)、預(yù)警報(bào)告、延遲報(bào)告（主要用于業(yè)主或外來文件及廠商文件）等與文件實(shí)際情況時(shí)刻保持一致。項(xiàng)目驗(yàn)收階段嚴(yán)格審核把關(guān)。一是文控人員在歸檔前嚴(yán)格檢查，使不合格的圖紙、文件得到及時(shí)的修正。二是派出經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理人員深入項(xiàng)目提前驗(yàn)收，對(duì)疑難問題進(jìn)行指導(dǎo)，對(duì)不符合要求的項(xiàng)目提出整改建議；三是在歸檔時(shí)，逐張逐點(diǎn)核對(duì)檢查，做到各種文件材料齊全、圖紙名稱和編號(hào)與目錄相符、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、更改到位、版本可靠。用信息化手段提高運(yùn)作水平。通過ProjectWise數(shù)據(jù)庫的使用，實(shí)現(xiàn)了文件的模式化，模塊化和程序化。一是在項(xiàng)目運(yùn)作過程中，任何電子文件都可以通過ProjectWise數(shù)據(jù)庫來存儲(chǔ)，保證了項(xiàng)目文件完整性；二是任何電子文件都通過ProjectWise數(shù)據(jù)庫來發(fā)布，保證了文件流程的通暢，提高了專業(yè)之間的溝通能力和項(xiàng)目的整體效率；三是實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)庫模塊化，按照項(xiàng)目特點(diǎn)搭建清晰、合理的項(xiàng)目文件目錄樹結(jié)構(gòu)，最大限度的提高了文件和數(shù)據(jù)查找的準(zhǔn)確、便捷程度，大大降低了不必要的設(shè)計(jì)誤差，有利于實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件的全過程追蹤及查詢。經(jīng)初略估計(jì)，通過電子文件管理，一個(gè)項(xiàng)目一天就可以節(jié)約20～30個(gè)工時(shí)，相當(dāng)于節(jié)約3到4個(gè)人的勞動(dòng)力。按產(chǎn)品線項(xiàng)目群動(dòng)態(tài)配置文控團(tuán)隊(duì)。根據(jù)面臨的市場形勢(shì)和發(fā)展戰(zhàn)略，公司目前采取了產(chǎn)品線項(xiàng)目群的生產(chǎn)組織模式，按乙烯、化肥、LNG、聚丙烯（PP）等產(chǎn)品線組成了多個(gè)大項(xiàng)目群。配合這一新的管理模式，我們調(diào)整了文控人員的配備和職責(zé)劃分，采取對(duì)一個(gè)項(xiàng)目群配備一個(gè)文控團(tuán)隊(duì)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)該項(xiàng)目群所有項(xiàng)目的文控工作，從而保證了產(chǎn)品線項(xiàng)目群文控工作高效清晰地開展。同時(shí)根據(jù)各項(xiàng)目的生命周期和進(jìn)度，超前規(guī)劃、及時(shí)調(diào)整人力計(jì)劃、對(duì)各項(xiàng)目的文控人員進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)度，保證了在相對(duì)有限的資源條件下，為項(xiàng)目全過程提供滿意的、高質(zhì)量的文控服務(wù)。三、打造職業(yè)化的文控隊(duì)伍，提升項(xiàng)目文控質(zhì)量文控專業(yè)水平的提高離不開文控專業(yè)人員隊(duì)伍素質(zhì)的提高。我們對(duì)文控專業(yè)人員明確了三個(gè)培養(yǎng)思路，一要重視理想、信念、職業(yè)道德、責(zé)任心等價(jià)值觀培養(yǎng)；二要重視工作體系的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)與培養(yǎng)；三要重視工作能力和專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)。尋設(shè)遙立搏“菊文控硬工程趴師馳”開崗位逝序去列恩。擔(dān)為加廁強(qiáng)疑文控四崗位施的專宰業(yè)化柜建設(shè)攤、稿技術(shù)拍化拴發(fā)展車，卵同時(shí)穩(wěn)根據(jù)婆文控烤人員鑄的工際作性德質(zhì)、傾工作昏內(nèi)容臭和醋文控誕人員踐在工恰程建料設(shè)項(xiàng)額目中勵(lì)所起疤到的扔重要從作用昨，在旬公司逝領(lǐng)導(dǎo)嫁的關(guān)傲懷和齡大力宣支持照下，傅我們施已荷設(shè)立屋“秧文控職工程備師枕”蛋這一梨專業(yè)彩技術(shù)代崗位俯，冠同時(shí)聯(lián)制定痰了吼“深文控蝶人員玉等級(jí)恒標(biāo)準(zhǔn)肉”爬、室“齡文控尺人員償任職袍條件近”須、巖“剃文控飽人員桃考核華辦法后”獎(jiǎng)等制纖度行，敢使哨文控米專業(yè)考隊(duì)伍值不斷雙健康演、茁半壯成那長割。英打造岸以專核業(yè)負(fù)強(qiáng)責(zé)人氣為主貨的骨鞏干隊(duì)越伍召。抬我們朵充分素發(fā)揮哄骨干虹對(duì)整乏個(gè)人團(tuán)員隊(duì)脊伍的想帶動(dòng)窯作用賞，著鈴力打攜造以所專業(yè)赴負(fù)責(zé)稻人為達(dá)主的沫骨干工隊(duì)伍山。一況是確麥立了沃“鎖專業(yè)碼負(fù)責(zé)新人例騰會(huì)制府度需”餃，為槽專業(yè)討負(fù)責(zé)假人的皂溝通鄉(xiāng)交流耕、互雕相學(xué)鉤習(xí)搭寧建平胃臺(tái)，悟促進(jìn)持了經(jīng)代驗(yàn)的別交流臭、思拔路的芽開拓針，問懶題的搭及時(shí)娃解決坡；二勞是確卸立了欣“輪項(xiàng)目鹿文控扁組例稼會(huì)制檔度養(yǎng)”鑄，培卡養(yǎng)專醋業(yè)負(fù)上責(zé)人寶的組籮織管電理能戀力，承以及領(lǐng)通過黃團(tuán)隊(duì)湊力量材解決便專業(yè)浸問題賀的能天力；齒三是附組建虹了宗“她技術(shù)耀骨干鴉小組踩”帝，該煩小組歐集合涂相對(duì)繁有經(jīng)眼驗(yàn)的齊文控憤和檔蛇案骨舌干人甩員，粉針對(duì)迎項(xiàng)目餐文控躬中的瞇“諒疑并難雜維癥王”判，動(dòng)慘態(tài)地死提供盒技術(shù)才支持盒，既吩解決畢了項(xiàng)詳目杏文控墨上的朵問題黨，也序成脅為既一種惑培訓(xùn)阿的鈴形式卸，嶄從而子以最繳直接餓、有舍效的絨方式深即時(shí)暈輔導(dǎo)指項(xiàng)目滿的文燒控人件員殺，在正工作勵(lì)中提嘉高他陰們的在專業(yè)蝶技能桌。垃倡導(dǎo)燦全方甚位培位訓(xùn)慧。華為加喬大專瘡業(yè)隊(duì)各伍建取設(shè)力我度，熔培養(yǎng)噴高素顫質(zhì)的甲文控套、檔怖案專競業(yè)人吉員，閑我們?cè)聦?duì)不錫同類澆型的評(píng)員工誰，攔組織械開展臨了全膏方位蕉、多應(yīng)層次扛的培深訓(xùn)。些對(duì)新突員工艇，組首織學(xué)禽習(xí)公濟(jì)司基筒本規(guī)椅章制鋸度、味文控狀檔案呀管理真基礎(chǔ)逮知識(shí)笛等；揭對(duì)經(jīng)昨驗(yàn)欠各缺的集青去年員椅工，旅定期碗有針討對(duì)性贊地組另織品規(guī)范籃、演工作卷流程炮、工錢作手信冊(cè)、瘋體系孩文件崖等細(xì)騙化的扔專業(yè)根培訓(xùn)樹；對(duì)守專業(yè)巧負(fù)責(zé)菊人，惜組織疾學(xué)習(xí)免交流密管理鎖理念懇、管泡理方枝法螞、工舅作經(jīng)倍驗(yàn)返；對(duì)譽(yù)現(xiàn)場針文控展人員斃，多瀉次派壤出業(yè)下務(wù)骨緩干赴撿項(xiàng)目頭現(xiàn)場蔑對(duì)現(xiàn)亮場文析控進(jìn)絕行指脹導(dǎo)和劉培訓(xùn)稍。近海三年睜，著開展勿了誘多個(gè)扣專題葛的培捉訓(xùn)，段累積胃培訓(xùn)糖約1確50衡0人戀次，聞部室刃員工搬總發(fā)培訓(xùn)外工時(shí)歷近3蜂00堅(jiān)0小自時(shí)。蜂通過圣培訓(xùn)步和輸實(shí)際定工作謙的錘吩煉，閑一支澇年青陽的專驢業(yè)隊(duì)召伍迅注速成疲長起托來，刃公司些的文盛控工映作得濤到了任中外錦業(yè)主艘的一箏致好蹄評(píng)。閘搭建版知識(shí)抖共享親平臺(tái)挎。祖通過羽建立株共享翁平臺(tái)狼，實(shí)伴現(xiàn)了播自我卷教育鉗、相棋互教叫育和陰被動(dòng)蝕教育表相結(jié)哈合。賞一是需設(shè)立粘了文哀控、代檔案鄉(xiāng)工作豐獨(dú)立葡的服雀務(wù)器苗，將孩規(guī)章抬制度刊、標(biāo)涌準(zhǔn)規(guī)夠范、軋?bào)w系圖文件絡(luò)、工惠作經(jīng)字驗(yàn)、哲心得稻體會(huì)簽都放坑在服硬務(wù)器親上共財(cái)享舊。遭二是保創(chuàng)辦穴了電胖子雜勿志《拜文控瞧部落機(jī)格》挪，主哥要登田載員芽工撰盜寫的惹專業(yè)冠性文饒章和填研討鳳類文背章，潤旨在教創(chuàng)造襲學(xué)術(shù)株氛圍阿，提元供技購術(shù)進(jìn)融步的朝環(huán)境欠。宇三是漢大力危提倡足員工屠積極架撰寫足專業(yè)強(qiáng)論文沫，并舍評(píng)出澆優(yōu)秀奉論文性，出期版成蔬集，酬08毯年有怒關(guān)文說控工粗作的端“瀉專業(yè)解論文營集俘”渴就收冒編了漁19槽篇聚優(yōu)秀艱專業(yè)開論文尿，有突些已塊在專津業(yè)期撤刊水發(fā)表牢?？驀?yán)那把板文控沈人員紙入職歡素質(zhì)然關(guān)。徒文控繭專業(yè)呈的工落作性句質(zhì)、鏡內(nèi)容匹，以谷及在惡項(xiàng)目患中所蹈處的啄重要姐位置櫻，要投求榮文控京人員滅具備犁包括均項(xiàng)目午管理己知識(shí)海、工彎程技毅術(shù)知目識(shí)秤、文味件管疤理知察識(shí)在液內(nèi)的狐較全盯面的溝專業(yè)腎知識(shí)沸，具波備喉包括殘協(xié)調(diào)輛能力仁、公堤關(guān)能右力、鴨英語叨聽說捎讀寫浙能力燥在內(nèi)漂的犁較高畝的綜岡合素雀質(zhì)挑，具皮備包贊括項(xiàng)楚目現(xiàn)浩場經(jīng)框驗(yàn)在絕內(nèi)的絹較古豐富午的工浮程經(jīng)駁驗(yàn)。石要求庫我們旦嚴(yán)譜把休文控合人員屑的司入職房關(guān)，請(qǐng)除嚴(yán)豈格考蹦核外將，還兆要求屋必須競具備懷本科孟以上勇學(xué)歷斃、認(rèn)一定面的疤英語知專業(yè)評(píng)等捕級(jí)莫（目冒前文熱控人絲員中匙1/愿3達(dá)擊到英臺(tái)語專亂業(yè)8考級(jí)）良等條冷件。羅從源狂頭上暖保證仔文控舟人員艘的入咽職龜素質(zhì)組，確極保了心文控邪專業(yè)晶隊(duì)伍摟發(fā)展踩的您良好降條件抬。叼寰球靠公司康的建呈設(shè)項(xiàng)們目檔熔案管姨理工逝作受訊到了序多方斯的肯楊定和爐好評(píng)掌。0莊8年盯3月銀，國輛家檔贈(zèng)案局釘經(jīng)科雷司司漸長王麻燕民嚼一行雜5人命到公肚司調(diào)術(shù)研，丘對(duì)我柏公司言文控段檔案幅工作勁給予晌了高納度評(píng)印價(jià)，劃認(rèn)為卻寰球尖公司凝一體愿化管勵(lì)理體躺系是京創(chuàng)新啄，為格下一開步國饑家檔