備品備件管理制度

北京世紀(jì)高通科技有限公司備品備件管理制度編寫：尚旭東2021年2月27日審核：劉忠哲2021年2月28日審批：李世軍2021年2月28日版本記錄版本號版本日期修改修改履歷V1.02021.02.28尚旭東發(fā)布目錄TOC\o"1-7"\h\z\u1. 總則 32. 備品備件管理范圍 33. 響應(yīng)級別和響應(yīng)方式 43.1. 響應(yīng)級別 43.1.1. Ⅰ級 43.1.2. Ⅱ級 43.1.3. Ⅲ級 43.2. 響應(yīng)方式 43.2.1. Ⅰ級響應(yīng) 43.2.2. Ⅱ級響應(yīng) 43.2.3. Ⅲ級響應(yīng) 44. 供應(yīng)商管理 54.1. 供應(yīng)商信息收集 54.2. 采購過程 54.2.1. 計劃擬定 54.2.2. 采購審核 54.2.3. 采購實施 64.2.4. 采購驗收 65. 出入庫管理 65.1. 備件的入庫 65.2. 備件的出庫 65.3. 賬務(wù)管理 76. 可用性管理 76.1. 定期統(tǒng)計 76.2. 定期檢測 77. 報廢管理 7總則為了合理利用運行維護項目中的基礎(chǔ)設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器存儲等設(shè)備，確保系統(tǒng)穩(wěn)定可靠地運行，保障運維服務(wù)人員有良好的工作條件和充足的設(shè)備資源，做到技術(shù)先進、經(jīng)濟合理、安全適用、確保質(zhì)量，特制定本《備品備件管理制度》。通過建立完整的運行維護管理制度，形成規(guī)范的運維管理體系，加強對運維服務(wù)全過程的控制，同時對備品備件、耗材的采購成本進行有效控制從而降低運維成本。備品備件管理范圍XX設(shè)立硬件備品備件庫，并建立相應(yīng)備品備件管理制度。對專用的硬件設(shè)備，XX與硬件供應(yīng)商簽署備品備件保障協(xié)議，通過保障協(xié)議來約束硬件設(shè)備供應(yīng)商的發(fā)貨速度與質(zhì)量，確保完成運維服務(wù)級別協(xié)議所規(guī)定的保障任務(wù)。響應(yīng)級別和響應(yīng)方式響應(yīng)級別突發(fā)事件發(fā)生時，按照分級負(fù)責(zé)、快速響應(yīng)的原則對需求備件作出響應(yīng)。分為三個等級：Ⅰ級突發(fā)事件造成整個系統(tǒng)故障或大面積骨干網(wǎng)中斷、信息系統(tǒng)樞紐樓或機房遭到破壞、重要信息系統(tǒng)遭病毒攻擊和黑客非法入侵、人為破壞或不可抗力等原因，造成骨干網(wǎng)出口中斷等重大影響，以及用戶下達的重要信息系統(tǒng)保障任務(wù)。Ⅱ級突發(fā)事件造成部分區(qū)域故障、某重要信息系統(tǒng)遭病毒攻擊、黑客非法入侵不能正常工作。Ⅲ級突發(fā)事件造成某區(qū)域單點故障運行不正常。響應(yīng)方式Ⅰ級響應(yīng)建立24小時響應(yīng)電話，配備專車運到場，在響應(yīng)備件服務(wù)請求時，根據(jù)響應(yīng)級別，提供備件服務(wù)。Ⅱ級響應(yīng)配備24小時響應(yīng)電話，準(zhǔn)備4小時內(nèi)到現(xiàn)場進行故障斷點分析，若有備件需求，在24小時內(nèi)調(diào)集到現(xiàn)場.Ⅲ級響應(yīng)配備24小時響應(yīng)電話，準(zhǔn)備8小時內(nèi)到現(xiàn)場，若有需求備件，需盡快調(diào)集到現(xiàn)場。供應(yīng)商管理供應(yīng)商信息收集為了規(guī)范備件的采購過程，對供應(yīng)商提供的產(chǎn)品和服務(wù)進行選擇和評價，形成固定和高質(zhì)量的供應(yīng)商鏈，確保為運維系統(tǒng)所提供的備件有優(yōu)質(zhì)質(zhì)量和服務(wù)。供應(yīng)商信息收集為了全面了解供應(yīng)商提供的產(chǎn)品和服務(wù)的能力，對其進行調(diào)查和資質(zhì)材料等索取，并對供應(yīng)商作出正確地評價，最終選擇符合要求的供應(yīng)商。對新供應(yīng)商應(yīng)填寫《供方申請表》，提供相應(yīng)三證等材料，分別由部門經(jīng)理和分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過。采購過程計劃擬定對前期備件的使用情況進行分析，結(jié)合庫存量，擬定出需要采購的物品、數(shù)量、型號、規(guī)格和數(shù)量等。采購審核產(chǎn)品審核所采購設(shè)備的技術(shù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)需符合驗收條件；所采購設(shè)備的價格、品牌、規(guī)格數(shù)量需符合運維標(biāo)準(zhǔn)和預(yù)算要求；所采購設(shè)備的交付期、付款方式和售后服務(wù)需符合要求。供應(yīng)商審核對供應(yīng)商按時交貨能力進行綜合評價，通過質(zhì)量體系認(rèn)證且相關(guān)方滿意程度高者優(yōu)先，年度進行《供方年度評審表》審核，合格的供應(yīng)商納入《合格供應(yīng)商名單》；對供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、設(shè)備完好狀態(tài)進行考察評價；對供應(yīng)商產(chǎn)品特性、價格、信譽和交貨情況以及及時處理產(chǎn)品質(zhì)量問題的能力進行評價；若供應(yīng)商為長期供貨單位，產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定，需提供產(chǎn)品合格證、質(zhì)保書和使用說明書。制定完整的采購計劃制定完整的采購計劃采購實施適時與客戶溝通備品備件采購情況。對采購合同進行審核。對于急需使用的備品備件，來不及辦理采購手續(xù)的物品，需由項目經(jīng)理方申請?zhí)嵴埾嚓P(guān)部門經(jīng)理審核后方可實施采購。采購驗收備品備件到貨后，對該設(shè)備物資按產(chǎn)品相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的規(guī)定驗證和驗收，同時，需核對物資的品種、規(guī)格、數(shù)量是否符合采購計劃和合同要求。對產(chǎn)品進行驗證時，可采用實施、測量、觀察和審核合格證明文件等方式進行。相關(guān)技術(shù)人員對產(chǎn)品性能進行檢驗時，若無檢驗儀表，可將產(chǎn)品接入系統(tǒng)聯(lián)調(diào)進行判定。檢測出的不合格產(chǎn)品，需對其進行換貨或退貨處理。具體驗收物資參考文件《設(shè)備驗收單》出入庫管理設(shè)置專職人員管理備件物品，建立詳細的備件臺賬《備品備件明細》，明細中應(yīng)包含備品備件的類別、編碼、設(shè)備型號、序列號、存放位置、數(shù)量等信息。備件的入庫對需要新購入的設(shè)備，根據(jù)銷售經(jīng)理提交的《設(shè)備請購單》，由部門經(jīng)理審核后購買，在購買、清點和驗收設(shè)備時，剔除不合格的，并根據(jù)實際合格數(shù)辦理入庫手續(xù)。入庫的備件需要在《入庫單》上進行信息登記，包括入庫時間、設(shè)備名稱、設(shè)備型號、計量單位、采購數(shù)量等，切實管理好庫存的入賬。配備固定的備件存放地或存放柜，做好備件狀態(tài)標(biāo)識，分類存放，保持備件分類規(guī)范和整齊。備件的出庫根據(jù)備件服務(wù)響應(yīng)需求，經(jīng)部門經(jīng)理審批后，進行備件的請購出庫、出庫等。專職備件管理人員，做好備件領(lǐng)用人登記，以及出庫備件的詳細記錄-《出庫單》。領(lǐng)用的備件需及時對庫存量進行核銷，確保賬實相符。做好出庫登記，并每周向主管領(lǐng)導(dǎo)做出入庫匯報。賬務(wù)管理專職備件管理人員負(fù)責(zé)備件賬務(wù)管理，要求每周對備件進行盤點，確保實物與賬務(wù)無偏差。由主管負(fù)責(zé)人對該專職人員的備件賬務(wù)進行抽查和監(jiān)督，對抽查的結(jié)果進行評估，并納入人員考核機制，進一步促進賬務(wù)的真實性。完善備品備件管理制度。盤點流程：進行庫房盤點時，備件管理人員和財務(wù)人員先根據(jù)盤點計劃進行實物盤點，生成盤點表；如果有差異則做成差異對比表，財務(wù)進行差異調(diào)查后編寫差異報告，然后將差異報告和盤點結(jié)果上報給領(lǐng)導(dǎo)審核，領(lǐng)導(dǎo)審核通過后發(fā)送庫存盤點差異處理意見給備件管理人員，備件管理人員按差異處理意見對庫存做盤虧或盤盈處理并上報財務(wù)部；如果審核沒有通過，領(lǐng)導(dǎo)填寫原因后將差異報告和盤點結(jié)果退回給備件管理人員，由備件管理人員重新做差異調(diào)查后形成報告再次上報?？捎眯怨芾矶ㄆ诮y(tǒng)計對備件庫內(nèi)的備件數(shù)量進行統(tǒng)計，每周核對并更新《備品備件明細》，確保備件數(shù)量滿足需求。定期檢測每月對備件狀態(tài)進行檢測，以保證備件的可用