外貿(mào)郵件書寫注意事項

年4月19日外貿(mào)郵件書寫注意事項文檔僅供參考，不當(dāng)之處，請聯(lián)系改正。很多sales朋友常常抱怨，開發(fā)信效果很差，100封里面好幾十封退信，剩下的就是石沉大海，難得有一個老外回一句“No,thanks.”就能夠讓你激動半天。

其實大家有沒有想過，這樣的做法會嚴(yán)重挫傷自己的積極性。能夠試想一下，當(dāng)你一天坐在電腦面前12個小時，從google和各種黃頁搜索到客人信息，一封一封開發(fā)信發(fā)出去，晚上滿臉疲憊的回家，等第二天滿懷希望上班的時候，郵箱里爆滿各種各樣的退信，你是什么感受？

我以前也是做業(yè)務(wù)的，當(dāng)年大學(xué)畢業(yè)后從業(yè)務(wù)助理、跟單做起，后來做sales和salesmanager，PAtodirector，一直到現(xiàn)在做buyer，中間換了幾份工作，也經(jīng)歷過大部分朋友所經(jīng)歷的各種問題。我當(dāng)時也有這么一段時間，沒日沒夜地發(fā)推銷信，找新客人，無休止地報價，但效果甚微。后來跟很多不同的客人熟識了以后，私底下聊起才發(fā)現(xiàn)，當(dāng)初的開發(fā)信寫的是大大有問題的。很多老外也是做sales的，也會寫開發(fā)信，為什么成交率比我們高很多？即使不說成交率，回復(fù)率也大大高過我們？

很多剛畢業(yè)的朋友們都是學(xué)國貿(mào)專業(yè)出來的，一般都學(xué)過外貿(mào)函電這門課，老師們重復(fù)教你們怎么寫商務(wù)信函，怎么回詢盤等等，其實這些教材幾乎都是學(xué)院派人士編的，不是老掉牙過時的東西，就是和現(xiàn)實基本脫節(jié)的。很多老師一輩子都呆在學(xué)校里，連外貿(mào)都沒做過，你怎么能指望從她們這里學(xué)到寫商務(wù)信函的精髓？真正的好的email，必須要模仿老外的行文方式，特別是英語為母語的客人！即使你的郵件寫得四平八穩(wěn)，語法精到，整篇下來沒有任何錯誤，在大學(xué)里能夠拿滿分作文了，可客人收到以后，還是怎么看怎么別扭。我覺得，你給客人寫郵件的時候，必須要忘記中國人的行文和思維方式，要按歐美人的習(xí)慣去思考問題和寫郵件，這樣才能讓客人把你當(dāng)成同類。

到那一天，你隨便寫一封郵件，當(dāng)大部分人都看不出這封郵件出自一個中國人之手，你就出師了！

我先列舉一些大部分朋友寫email時常范的錯誤，大家能夠看看，對比一下自己，其中的幾條是自己也會有的？接下來再討論開發(fā)信怎么寫。呵呵。

1）郵件寫得過長。客人的時間很寶貴，每天要收到數(shù)百封郵件，你想想，一個不認(rèn)識的人發(fā)了一封又長又臭的郵件給你，英語表述又不好，還加了好幾M的附件，你會不會認(rèn)真去看？而且很多老外的時間觀念很強(qiáng)，每天都有幾塊固定的時間用來處理email，很多長篇大論的郵件，只要不是她的熟人發(fā)的，一般會被直接刪除，或者是把你的地址設(shè)為垃圾郵件。

我問過很多西歐客人，她們一般處理每一封郵件的時間是2-3秒，也就是大致掃一眼，重要的郵件，一般馬上仔細(xì)閱讀并回復(fù)，不是太重要的，會在outlook里標(biāo)注上要處理的具體時間，然后從inbox拉到相應(yīng)的子目錄里。換句話說，只要客人的郵箱地址是正確，也是你要找的rightperson，你的開發(fā)信只能停留在她眼前2-3秒，就是決定命運(yùn)的時刻了。這種情況下，試問你敢不敢把郵件寫得很長？

2）沒有明確的主題。一個不明確的主題，會讓客人根本沒興趣去打開陌生人的郵件。這個就需要經(jīng)驗了，內(nèi)容要言簡意賅，直接吸引客人經(jīng)過主題去點開郵件，目的就達(dá)到了。至于她看了以后有沒有反應(yīng)，就要看實際情況和你內(nèi)容的功力了。有些人寫郵件會這樣設(shè)置主題：“wearethemanufactureroflights”，又或者“needcooperation”，或者“Guangdong***tradingcompanyltd”，或者“pricelistforlights-Guangdong***tradingcompanyltd”等等，一看就知道是推銷信。當(dāng)你一個禮拜就收到一封推銷信，你可能會有興趣看看，可是如果你一天收到N封推銷信，估計就會很厭煩，直接刪掉算是客氣的了。因此如何把主題寫好，讓客人知道這是封推銷信，還是要忍不住打開看看？就要根據(jù)之際情況來判斷了。

舉個例子吧，假設(shè)我是做太陽能燈的公司DEFCo.Ltd，當(dāng)前公司最大的客人是美國的HomeDepot，盡管可能是經(jīng)過貿(mào)易商做的，不是直接合作，可是完全能夠當(dāng)作一個開發(fā)新客人的籌碼！如果我要寫一封開發(fā)信給美國的ABCinc（這個名字是我編的），我從google上了解了一些這個公司的信息，知道她們是美國的進(jìn)口商，有做太陽能燈系列，希望能試著開發(fā)這個客人，我一般會這樣寫主題，“Re:ABCinc/HomeDepotvendor-solarlight/DEFCo.,Ltd.”

其中，ABCinc代表了客人的公司名，你在寫給她的主題上首先加上她公司名，表示對她們公司的尊重；HomeDepotvendor-solarlight明確表示你是北美第二大零售商HomeDepot的太陽能燈供應(yīng)商，既表明了實力，也勾起她的興趣；最后的DEFCo.,Ltd.代表自己公司。這樣一來，假設(shè)你找對了人，這個正是ABC公司太陽能燈的buyer，又或者是她的某一個主管，突然某一天收到這么一個主題的郵件，哇，homedepot的供應(yīng)商找上來了，太棒了，應(yīng)該看看是不是有合作機(jī)會，是不是比原有供應(yīng)商更好？她打開郵件的概率會非常非常大！再說了，這個主題設(shè)置的還有一個好處，就是客人即使暫時不回你郵件，只是放在收件箱里，可是將來某一天她突然想讓你報報價，很容易就能找到這封郵件！只要關(guān)鍵詞輸入homedepot，保證一下子就找到。

3）長篇大論的公司或工廠介紹。我現(xiàn)在做buyer，也會收到工廠和貿(mào)易公司的推銷信。貿(mào)易公司還稍微好一點，很多工廠的業(yè)務(wù)員，開發(fā)信實在寫得不咋地，簡直能夠說是慘不忍睹，既浪費(fèi)客人時間，也浪費(fèi)自己時間。我經(jīng)常會收到類似的郵件：“我們是某某照明燈具廠，地處美麗的長江三角洲東南，交通便利，風(fēng)景優(yōu)美，離上海和杭州僅僅2小時車程，我們公司成立于，具有豐富的太陽能燈生產(chǎn)和開發(fā)經(jīng)驗，享譽(yù)全球，我們工廠獲得ISO9001：質(zhì)量體系，嚴(yán)格按照5S管理，真誠歡迎您來我廠參觀拜訪，希望和您建立起長久的業(yè)務(wù)關(guān)系，我們以真誠和服務(wù)贏得客戶……”諸如此類的話，客人會看得很不耐煩，即使你是一個很好的公司或很好的工廠，第一次就收到這樣一封郵件，任誰都會感到厭煩的。

有朋友會反問，那是不是完全不寫呢？我的回答是，也不一定，要看具體情況。如果你的公司有突出的優(yōu)勢，能夠?qū)?，可是最好一筆帶過就能夠了。能夠這樣寫：WesupplysolarlightsforHomeDepotwithhighqualityandcompetitiveprice.Hopetocooperatewithyou!

簡單一點，一兩句話點到重點，調(diào)起老外的胃口，讓她反過來問你各種問題，你的目的就達(dá)到了。做業(yè)務(wù)久了你就發(fā)現(xiàn)，很少有客人每封郵件長篇大論的，即使有，也是極少數(shù)的特例，或者是要確認(rèn)一些細(xì)節(jié)之類的。

4）愛炫耀英文水平。以前有個助理，英語八級，剛畢業(yè)的學(xué)生，要她給老外寫email，總是喜歡把文字寫得很出彩，各種語法從句層出不窮，還喜歡用冷僻詞，讓人理解都需要老半天。如果是英語為母語的客人或者德國、北歐這些英語很棒的客人還好一點，如果你寫給韓國人日本人中東人法國人，那就要她們老命了，看一封郵件還得用上字典或翻譯工具，還是半懂不懂，你說客人會對你印象好么？

丘吉爾講過一句話，具體的內(nèi)容我忘了，大致的意思是，真正的高手，你要把最復(fù)雜的東西用最簡單的文字表示出來，全部用最簡單的句子，最簡單的詞匯，讓小學(xué)生都能看懂。

其實把簡單的東西復(fù)雜化很容易，把復(fù)雜的東西簡單化就不容易了，需要多學(xué)多模仿客人的郵件，用最簡單的詞匯來表示你要表示的東西。外貿(mào)函電的精髓就是，“簡單簡單再簡單”，能用一個詞表示的絕對不用兩個詞或短語，能用一句話寫清楚的，絕對不寫兩句。誰能用最少的句子表示同樣的意思，那就是最厲害的！

舉個例子吧，我以前招助理的時候，會考她們的email水平，我把中文意思告訴她們，然后讓她們用英文來模擬一封郵件。內(nèi)容很簡單，寫一封郵件告訴客人Mike，上次收到的樣品已經(jīng)寄給工廠了，但工廠說材料不是ABS，而是PP，價格她們需要重新核算，但近期內(nèi)原材料漲價，希望您能盡快確認(rèn)，我們好采購原材料并安排生產(chǎn)。

第一個應(yīng)聘者是這樣寫的：

DearMike,

ThisisJennyfromEDFCo.Ltd.We'resopleasedtoreceiveyoursamples.Ialreadysentthemtoourfactorylastweek,andwasinformedtherealmaterialisPP,notABSasyoumentionedlasttime.What'sthematter?

I'llgiveyoureplyassoonaswegettheofferfromthefactory.Itwilltakeseveraldays.Pleasebemorepatient.Buttheyalsotoldme,therawmaterialincreasedthesedays.Couldyoupleaseconfirmthepricequicklyafteryougetit?We'llpurchasetherawmaterialanddotheproductionimmediately!

Lookingforwardtoyourreply.Thankyou!

Bestregards,

Jenny

這封郵件寫得好么？老實說還能夠，雖然主動語態(tài)和人稱多了點，可是內(nèi)容都點到了，表示也算通順，用的詞匯也都是挺簡單的，不難懂?？墒遣皇怯悬c啰嗦？如果能簡單一點，是不是更好？我們看看第二位應(yīng)聘者寫的email：

DearMike,

Howareyou?

Wereceivedyourallsamples.Thefactorycheckedthedetails,andfoundthematerialwasPP,notABSasyoutold.

Pleasegivethemsomemoretimetore-checktheprice,becausethematerialisdifferentfromthepastorders.However,thematerialwasincreasedveryquickly!Therefore,pleasekindlyplacetheordersoonifthepriceisokforyou!We'lldoproductionasap.

Thankyouinadvance!

Kindregards,

Tommy

這封呢？我個人覺得比上一封號一點，畢竟主動和被動語態(tài)結(jié)合，“We”只出現(xiàn)了一次，不算太枯燥。內(nèi)容也稍微簡單了一點，點到位了。最重要的是，她把purchasetherawmaterial去掉了，直接用“We'lldotheproductionasap.”這樣更簡潔，畢竟你要生產(chǎn)，能不采購原材料么？因此這是廢話。缺點是，我個人感覺還是啰嗦了一點。

我會這樣寫：

HiMike,

Samplesreceivedandalreadypassedtovendor.ThematerialwasPP,notABS.Offersheetispreparingandwillbesenttoyousoon.

Bytheway,rawmaterialincreasedthesedays,plsmakeadecisionquicklytogoaheadafterpriceconfirmed.We'llarrangethemassproductionasap.

Thanksandbestregards,

C

幾句話點到主題，表示清楚就能夠了。能用一句話表示的，千萬不寫兩句，省掉一切能省的廢話。寫完以后其實能夠讀一遍，看哪句話能夠刪掉，哪句話能夠換一種表示方式，少用第一人稱，多用被動語態(tài)！等到你重新檢查的時候，發(fā)現(xiàn)已經(jīng)簡單的不能再簡單，沒詞能夠刪了，那就點“發(fā)送”吧~~

只要做到“簡潔”、“清楚”、“準(zhǔn)確”，這就是一封好的email了。

5）喜歡用奇奇怪怪的字體。很多人為了追求醒目，總喜歡用很夸張的字體，顏色，甚至放大，加粗，再用斜體等等，其實一眼看上去會讓人很不舒服。經(jīng)常跟老外寫email的人會發(fā)現(xiàn)，客人很少會用奇怪的字體或者粗體，甚至全部大寫來寫郵件，除了少數(shù)的尼日利亞、非洲客人，我還真沒遇到過別的。歐美人一般比較常見的字體就是以下幾種：Arial，Verdana，Calibri，Timesnewroman，也有一些用Tahoma字體的，但相對少一點。一部分臺灣和香港客人會用PMingLiU這種字體。至于顏色，一般都是黑色或者藍(lán)色，別在一封郵件里出現(xiàn)多種奇奇掛怪的顏色，像彩虹一樣，看著不舒服。

一般客人在郵件里特別加粗，或者大寫，或者用紅色標(biāo)注的，肯定是特別強(qiáng)調(diào)的東西。比如有個客人的郵件如下：

DearC,

PleasehelptosendthesamplestomyHKofficeBEFORETHISWEEKEND.

Thanks.

Rio

這就很明顯了，客人用大寫的目的是為了提醒并強(qiáng)調(diào)，必須要周末前寄出！可能這封郵件很簡單，你不太容易忽視，可是如果一封很長的郵件，里面詳細(xì)確認(rèn)各種規(guī)格的時候，突然加了一句要你周末前寄樣品，是很容易被忽略的。

6）主動語態(tài)用得太多。英文信函中，如果你仔細(xì)琢磨老外的行文方式，很少會充滿We，I之類的人稱的。相反要多用被動語態(tài)。

比如說，我們明天會寄你樣品。中國人喜歡說We'llsendyouthesamplestomorrow.這句話沒錯，語法正確，意思清楚，可是老外就不喜歡這樣說。她們一般會這樣寫：Sampleswillbesenttoyoutomorrow.用得是被動語態(tài)，人稱就沒有了。

7）經(jīng)常會問一些毫無意義的話。比如Doyouwantourproducts？這句話被我列為最傻疑問句排行榜第一名。如果客人說No，你怎么回復(fù)？那就沒下文了哦。而且本身你是去推銷的，你希望客人感興趣，你要引起客人的興趣?？墒沁@句話就大煞風(fēng)景，等于一下子就把客人逼到了絕路上，一定要說是或者否。

還有諸如Doyouinterestedinourproducts?Areyousourcingfor*****?Howisyourbusinessrecently?Wouldyouliketocooperatewithus?這些都是毫無意義的話。

開發(fā)信還是要直接一點，告訴客人你是誰，你做什么，你的優(yōu)勢在那里。只要清楚表述出這3點，就完全足夠了。其它的東西能夠以后慢慢談。

8）喜歡用附件和圖片。附件和圖片并不是不好，可是第一次發(fā)開發(fā)信的時候如果有附件或者插入了圖片，很容易被國外的服務(wù)器攔截的。很多人喜歡第一次聯(lián)系客人的時候就使用報價單，或者打包很多產(chǎn)品圖片，或者發(fā)電子樣本給客人，這樣的成功率并不高，不是被默認(rèn)為垃圾郵件，就是直接被客人刪了。只有一種情況除外，當(dāng)你收到一個新客人的詢價的時候，那你回復(fù)的時候，就能夠插入報價單或者圖片了。

第一次聯(lián)系客人的時候最好全文本，不要出現(xiàn)任何的圖片和附件。

即使收到客人詢價后第一次報價，如果不是客人指定，盡量避免用excel或word附件，最好是直接在郵件里寫明。我一般會這樣寫：

Item:Solarlanternwithsofthandle

ModelNo.:HBC-294847/KT

Description:(把詳細(xì)的規(guī)格寫清楚)

Package:colorbox

MOQ:1,000pcs

Pcs/ctn:20pcs/ctn

Ctnsize:50*40*60cm

GW/NW:20kg/18kg

Q'ty/20':pcs;Q'ty/40':...pcs

Loadingport:Shenzhen

Paymentterms:T/T,L/C,D/P,etc.

Validtime:60days

FOBShenzhen:USD2.39/pc

CIFValencia:USD2.45/pc

以上是我隨便寫的，只是想說明一點，報價單少用，盡量用文字描述清楚，然后在附件里添加一張500K以下的清楚圖片就能夠了。這樣做的好處是，避免很多懶的客人不去點開附件的word或excel報價單。其次防止客人把你的報價單隨便轉(zhuǎn)給別人套價格。如果客人要你報很多款產(chǎn)品，沒法全部在郵件里寫清楚的時候，那就只能用word或excel做報價單了，可是最好在完成的時候用acrobat生成pdf格式，這樣就不容易改。因為很多老外比較懶，你辛辛苦苦花了大半天時間做個完整的報價單給她，她只要刪掉其中price這欄，就會把它轉(zhuǎn)給別的供應(yīng)商報價。

9）喜歡插入URL鏈接。很多朋友在寫開發(fā)信的時候，總是會在內(nèi)容里加上自己公司的網(wǎng)址，或者在簽名的下面加上鏈接，這樣做，同樣有很大的概率被服務(wù)器攔截掉的！最好在客人回復(fù)后，第二次給她寫郵件的時候插入這些就沒問題了。

10）語氣過于生硬。其實郵件本身是比較死板的，在電腦面前閱讀那些冰冷的字眼，和面對面的交談或者電話溝通是完全不一樣的。看一句話“Plsgivemereplytoday.”這句話如果面對面講，客人不會覺得有什么問題，會很高興說ok，或者noproblem；如果電話里說，也不會有大問題；但如果放在郵件里，是不是略微生硬了一點點呢？如果改成"Couldyoupleasehelptogivemereplytoday?"用的是疑問句，加上could,help這樣的字眼顯得十分委婉，可是又明確表示了你希望今天得到答復(fù)的準(zhǔn)確意愿。這樣不是更好么？

因此"please,help,kindly,could,thankyou,appreciate"這樣的話在郵件來往中是很普遍的。除非你和客人已經(jīng)非常熟了，偶然客套一下即可，平常就能夠不需要了。

因此在我看來，新手最容易犯的就是以上的10個錯誤，當(dāng)然也不排除一些老業(yè)務(wù)員也有有1-2個問題。朋友們能夠自己對照一下，看這10個錯誤中，有哪些是自己會經(jīng)常犯的，或者是沒有意識到的。如果某個朋友看了后發(fā)現(xiàn)自己一個問題都不會有，那恭喜您了，這篇帖子不適合您，可是也請您有空的話在這里多指點一下大家，讓各位朋友也包括我多學(xué)習(xí)學(xué)習(xí)。這些只是我個人的一點點經(jīng)驗，自然希望大家的指正。

呵呵，坦白說，我以前的email寫得并不好，后來有個比較熱心的老外指點過我一些，然后我開始有意識地去模仿她們的行文方式和遣詞用句，盡管還是有這樣那樣的缺點，但比一開始已經(jīng)好很多了。不怕大家笑話，我把我剛工作的時候?qū)懙拈_發(fā)信給大家看看：

DearKatherine:

ThisisCfromDEFCo.Ltd.inShenzhen.Verygladtowritetoyouhere!It'smypleasuretobeonserviceofyouifpossible!

Firstly,letmeintroducemycompanyinshort.We're(長篇大論的公司介紹，寫了整整兩大段，這邊就不貼了)

Ourproductsareverypopularinbothglobalmarketanddomesticmarket.Welcometovisitourcompanyifyouhavetime!We'llarrangethecartopickyouupfromtheairport.It'sconvenienttoourcompany,just50kilometers!Ourgoalis(這邊是寫公司的宗旨，什么質(zhì)量第一，服務(wù)優(yōu)良之類的，總之都是些廢話)

Enclosedourpricequotationsheetforyourreference.Pleasecheckandfindifsomeitemsmeetyourinterest.Ifso,I'llbehappytosendyousamples