先進的計算機文檔管理

先進的計算機文檔管理

電子計算機是本世紀最重要的科學技術成果之一。銀行從出于生存競爭和發(fā)展經(jīng)濟的需要，是最早關注和使用這一成果的領域。十幾年來，除了將計算機引入各種業(yè)務管理和開創(chuàng)新型業(yè)務外，還大大優(yōu)化了經(jīng)營管理方式和決策過程，包括文檔的現(xiàn)代化管理。工商銀行也率先在全國使用。文檔管理網(wǎng)絡系統(tǒng)選擇了世界最先進的LOTUSNOTES作為其支持軟件平臺，全面實現(xiàn)了對非結構化信息的管理和共享，符合當代信息技術發(fā)展趨勢。本文在此將該系統(tǒng)的網(wǎng)絡配置環(huán)境和體系結構及基本功能介紹給大家，希望有助于其他行業(yè)的朋友們能借鑒。

關鍵詞：計算機網(wǎng)絡辦公自動化體系結構

一、系統(tǒng)的網(wǎng)絡配置環(huán)境

進入九十年代以來，計算機網(wǎng)絡技術不斷發(fā)展，計算機科學界興起了一個全新的跨學科的研究領域棗計算機支持的協(xié)同工作CSCW，它涉及到計算機科學、社會學、組織理論、人類學，信息科學等多種學科。隨著CSCW理論的發(fā)展，人們開始推出CSCW的商品化產(chǎn)品，稱之為群件。比較成熟著名的群件有IBMLotus公司的LotusNotes,Microsoft公司的ExchangeServer，AttachMate公司的OpenMind等。其中LotusNotes的功能最強，更多地體現(xiàn)了CSCW的一些理論。它具有強大的信息管理和共享機制，內含工作流程軟件開發(fā)環(huán)境的特點，是目前實現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)最理想的軟件平臺。工商銀行的文檔管理網(wǎng)絡系統(tǒng)以Notes為開發(fā)環(huán)境，這種基于Notes的計算機協(xié)同工作環(huán)境的配置相當靈活，既可以適應局部用戶需求的NOTES局域網(wǎng)，也可以滿足異地通信需要的廣域網(wǎng)。其系統(tǒng)的網(wǎng)絡配置環(huán)境如圖：在整個網(wǎng)絡中，采用了TCP/IP通訊協(xié)議。系統(tǒng)的局域網(wǎng)有兩部分：一是總行文檔服務器，總行各打字工作站，總行公文工作站，總行檔案工作站；二是各分行文檔服務器，分行各打字工作站，分行公文工作站，檔案工作站，網(wǎng)卡以及互連設備組成。系統(tǒng)的廣域網(wǎng)由總行文檔服務器，各分行文檔服務器、工作站、各地市行文檔工作站、加密機、調制解調器及互連設備組成。系統(tǒng)以總行為網(wǎng)絡核心，由公共電話網(wǎng)通過Notes的同步復制機制完成文檔信息的傳送。文檔服務器安裝了，LOTUSDOMINO，文檔服務器系統(tǒng)軟件?？蛻艄ぷ髡景惭bWINDOWS95，LOTUSNOTES，文檔系統(tǒng)軟件。

二、系統(tǒng)的體系結構

信息數(shù)據(jù)可以分為結構化數(shù)據(jù)和非結構化數(shù)據(jù)兩種。目前數(shù)據(jù)庫市場上的關系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)如FOXPRO、SYBASE、DB2、SQLSERVER等特別適合于管理結構化數(shù)據(jù)，用于構筑有大量復雜數(shù)據(jù)的業(yè)務處理。而日常辦公的文件、圖表、檔案管理信息以及聲音，視頻等非結構化數(shù)據(jù)適合用像LotusNotes這樣的文檔數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)來管理。工商銀行的辦公自動化網(wǎng)絡系統(tǒng)既要管理非結構化數(shù)據(jù)又要管理結構化數(shù)據(jù)。它將二種數(shù)據(jù)庫有機地結合起來，充分發(fā)揮了各自的優(yōu)勢。各部門的業(yè)務數(shù)據(jù)采用關系數(shù)據(jù)庫進行統(tǒng)一規(guī)劃設計，避免了重復建設及信息“孤島”的產(chǎn)生，實現(xiàn)了資源共享，其快速關聯(lián)能力為決策分析提供了有效的手段。而大量的辦公文件、資料、檔案、信息查詢、決策分析等都屬于非結構化數(shù)據(jù)，采用Notes數(shù)據(jù)庫進行管理，形成了一個完整的、統(tǒng)一高效協(xié)調運行的辦公應用體系。文檔管理網(wǎng)絡系統(tǒng)是在Notes上的應用，是OA系統(tǒng)的一個重要組成部分。

3、系統(tǒng)的基本功能

該系統(tǒng)將先進的計算機網(wǎng)絡技術、電子郵件、文檔數(shù)據(jù)庫管理、電子編輯排版及掃描儀、輸出打印設備等高度集成到一起，實現(xiàn)了文檔資料處理從起草、編輯、排版、資料查詢到文檔資料遠程、本地傳輸、接收分檢、出樣及存檔等全過程的自動化，減少了文件、資料傳輸中的環(huán)節(jié)，簡化了收、發(fā)文過程，顯著地提高了機關的辦公效率，為實現(xiàn)無紙辦公、無紙郵件提供了高質量，高速度的傳輸手段。主要功能有：

多媒體文檔管理：多媒體文檔管理系統(tǒng)的基本單位是“文檔”。一個文檔可包含文本、圖形、圖像、音頻及視頻等信息，主要管理辦公文檔，如紅頭文件的收發(fā)文處理以及通報、簡訊、報告，軟件文檔、信息服務、會議紀要、公告、工作計劃、通知、大事記等。收文處理主要有登錄，分發(fā)，擬辦，批辦，存檔。發(fā)文處理主要有擬稿、會簽、簽發(fā)、登記、發(fā)文、承辦、催辦、審核、歸檔。歸檔處理后的文檔資料可在文件庫和檔案庫中瀏覽、查詢。

文檔編輯排版具有文字錄入、編輯、排版，給文檔實體加蓋電子印章和附件掃描等功能。

電子郵件電子郵件是群件最突出的功能之一，它在群件系統(tǒng)中起到信息傳遞的作用，同時也是群件應用的關鍵技術之一。電子郵件提供了按事務處理流程傳送信息的功能。文檔管理網(wǎng)絡系統(tǒng)通過同步復制機制完成文檔