星級酒店行政部管理制度

PAGEPAGE１星級酒店行政部管理制度一、關于建立四個例會制度的規(guī)定為了進一步加強企業(yè)管理，全面提高企業(yè)素質(zhì)，提高效率，達到高質(zhì)量、高效率、高收入、降低成本費用的“三高一低”的目的，酒店建立行政例會、溝通協(xié)調(diào)例會、銷售工作會、成本分析會。四個例會召開的時間安排要求如下：（一）時間1、行政例會：在每周的星期一下午14：30召開（參加人員：總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、行政部經(jīng)理、各部門總監(jiān)）。2、溝通協(xié)調(diào)例會：在每周的星期五下午14：30召開（參加人員：總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、各部門C級經(jīng)理以上人員、大堂副理。）3、銷售工作會議：在每月的3號下午2：30召開（參加人員：總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、行政部經(jīng)理、財務部經(jīng)理、娛樂部總監(jiān)、房務部總監(jiān)、前廳部經(jīng)理、餐飲部分部經(jīng)理級以上人員）。4、成本分析會：在每月的7號下午2：30召開（參加人員：總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、行政部經(jīng)理、財務部經(jīng)理、娛樂部總監(jiān)、餐飲部各分部經(jīng)理級以上人員）。（二）、要求：1、召開四個例會所需的資料，分別由各相關部門認真準備，并于召開例會前一天中午12：00以前上報給總經(jīng)理。2、行政例會及溝通協(xié)調(diào)例會由行政部記錄會議紀要，會議紀要內(nèi)容包括上期計劃執(zhí)行情況，總結(jié)經(jīng)驗，分析不足，找出差距，提出整改措施。紀要力求簡明扼要，言之有物，用事實和數(shù)據(jù)說話。3、四個例會中提出的重要事項將列入酒店工作計劃及總結(jié)中去，各部門應針對例會中所提出的問題認真分析，限期改進。二、印章、介紹信的管理規(guī)定第一條1、各部門的印章，由各部門經(jīng)理指定專人保管。2、未經(jīng)主管領導批準，印章保管人員不得委托他人代為保管、使用印章。不得將印章攜出辦室。第二條印章必須妥善保管、隨用隨取，用后立即存放原處，并及時上鎖。第三條下列情況可以使用印章：1、以酒店名義對外發(fā)出的公文；2、以酒店名義對外聯(lián)系、商洽業(yè)務工作的介紹信、證明等；3、以酒店名義與有關單位簽署的合同、協(xié)議等；4、本單位職工辦理私事，確需酒店出具的證明信等；5、經(jīng)總經(jīng)理批準其他需要使用印章者。第四條使用酒店印章必須經(jīng)酒店領導書面批準，使用部門印章必須經(jīng)部門領導書面批準。第五條1、開具印制好的介紹信，必須將存根所列項目填寫清楚；視情況，如需領導簽字，則請總經(jīng)理在“批準人”一欄簽名后，再加蓋公章。2、使用信箋開介紹信，應按領導批準的底稿抄清后再蓋公章；3、介紹信存根和底稿，必須妥善保管，以備核查。第六條印章保管人員發(fā)現(xiàn)不符合上述規(guī)定的，應拒絕用印并及時報告上級。第七條1、各部門印章應按有關部門規(guī)定的式樣、尺寸統(tǒng)一刻制，在使用前，根據(jù)工作需要向有關單位發(fā)送啟用通知。2、酒店印章，要留印模存查。作廢的印章要及時上交存查。三、收發(fā)文件管理制度1、公文辦理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、印刷、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序。2、凡酒店及總經(jīng)理的收文，由行政部簽收登記，屬酒店領導親收件，一律交收件人親自拆封。3、公文登記后，由行政部根據(jù)總經(jīng)理的批示，轉(zhuǎn)交各位領導傳閱，如需轉(zhuǎn)交有關部門閱辦，應及時送交，并經(jīng)登記、簽收后才可送交。4、閱讀文件應按規(guī)定范圍，秘密級以上文件須到行政部閱讀，因工作需要借閱文件應辦理手續(xù)，用完后及時退還。秘密級以上文件，各級領導及有關人員均不得攜離辦公室。5、各部門或個人對承辦的公文，必須認真負責，按規(guī)定期限迅速辦理，不得積壓。6、各部門均應實行公文催辦制度，負責辦理公文的人員，對自己經(jīng)手處理的公文，應件件有落實，事事有下文，轉(zhuǎn)辦要及時，催辦有結(jié)果，防止積壓誤事。7、公文辦完后，就根據(jù)文書立卷、歸檔的有關規(guī)定，及時將公文定稿，正本和有關材料整理立卷，當年文件應于第二年第二季度移交完畢。8、各級職員調(diào)動時，就將文件（含保密記錄本）清理移交，凡參加會議帶回的文件，應及時送行政部登記保管。9、沒有存檔必要的公文，經(jīng)過鑒別和主管理領導批準，由行政部定期銷毀。銷毀秘密公文，要進行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失，不漏銷，不準作廢品出售，一律用碎紙機打碎。四、檔案管理制度1、隨時收集各部門辦理完畢的文件（含會議文件），資料按“條款類目”分別存放，翌年經(jīng)檢查齊全后，整理立卷歸檔。2、文件整理原則：1）、制定一套能充分解決酒店文件記錄保存部題的檔案制度。無論歸檔方法是按字母順序排列，按題目分類，還是按地區(qū)、時間等形式分類，其目的都是為了查找的迅速方便，因此都必須在檔案夾里清楚地標明并把檔案保存好，對每一份文件都要清楚地注明它歸入的檔案類目。2）、每天都要進行清理歸檔，以免資料堆積。3）、熟悉自己管理的檔案，了解各部門的歸檔制度。4）、每年要清理一次檔案，及時清除不必要保存之材料。5）、準確地做好文件索引，以便于查找。6）、歸檔要注意整潔，歸檔前要先把資料進行分類，可把材料按類別分組裝入一個待辦卷宗，以便要歸檔時，所有材料都能隨手而得，避免盲目查找。7）、立卷按永久、長期、短期分別組卷；卷內(nèi)文件要把正文和底稿，文件和附件，請示和批復放在一起；卷內(nèi)頁號一律在右角，案卷目錄打印四份，卷內(nèi)目錄打印五份。3、卷厚度一般在1.5公分至2公分為宜，裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查，如對破損或褪色的材料，應當進行修補和處長制；裝訂部位過窄或有字跡的材料，要用紙加襯邊；紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小摺疊整齊；對字跡難以辨認的材料，應當附上抄件；案卷標題要標明作者、問題或名稱，文字要簡練、確切，用毛筆或鋼筆書寫，字跡端正。4、根據(jù)卷內(nèi)文件之間的聯(lián)系，還要進行系統(tǒng)排列、編頁號、擬寫案卷標題、填寫案卷封面、確定保管期限、裝訂、案卷排列、編制案卷目錄等，檔案目錄主要由封面、卷宗說明、案卷目錄、卷內(nèi)目錄組合而成。5、案卷按年代、機構排列，永久與長、短期案卷分開保管，每個箱要編上順序號及注明存放案卷年號與卷號。6、注意做好保密工作，檔案室的房門窗要堅固，做好防盜、防火、防水、防腐、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。7、每年對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施，確保檔案的安全。8、對于已失去作用的檔案要進行銷毀或用碎紙機進行處理。銷毀檔案材料要經(jīng)過認真鑒定，確定銷毀的檔案材料必須列冊登記，送領導審批后銷毀。9、銷毀檔案材料時，必須指派專人監(jiān)銷，防止失密。五、車輛管理規(guī)定為嚴格車輛管理，進一步完善服務職能，提高辦事效率，保證行車安全，節(jié)省經(jīng)費，降低損耗，杜絕事故，特將車輛管理規(guī)定制定如下：1、酒店所有車輛由行政部統(tǒng)一管理，行政部副經(jīng)理負領導責任。經(jīng)研究批準同意個人或部門使用的專用車輛，由使用車輛的本人或部門負責車輛的日常管理。2、酒店車輛一律為酒店公務所用。各部門因業(yè)務往來需要在縣內(nèi)用車，須事先填好“訂車單”,注明用車時間、前往地點、行車路線及大約里程，經(jīng)部門總監(jiān)及行政部副經(jīng)理簽字同意后，方可出車，（特殊情況，需由行政部副經(jīng)理同意并安排出車，而后補交“訂車單”）。司機只能憑已簽好“訂車單”上的時間、地點、路線出車。3、酒店一般人員的一般性業(yè)務不得隨意申請用車。未經(jīng)同意擅自用車，對當事人（司機和用車人）各處罰款伍拾元/次的經(jīng)濟處罰。財務人員領存一定數(shù)額公款時，為確保安全，可由車隊直接定時安排車輛，用車前無須填寫“訂車單”，但用車后用車人應在車隊的“訂車單”簽名。4、酒店對外出租車輛，無論是酒店賓客租車，還是外單位租車，都必須有酒店負責聯(lián)系的部門按要求填寫的酒店“用車申請單”方可出車。對外租賃車輛收費應嚴格執(zhí)行酒店頒發(fā)的經(jīng)修改后的“租車收費標準”。市銷部、禮賓部優(yōu)惠權限為9折。特殊情況由行政部經(jīng)理酌情商定租車價格，但不得低于標準的7.5折,否則不予出車。5、大型會議、婚宴等接待確需酒店提供免費車輛服務的，其“用車申請單”中的申請人應有為酒店接待部門的總監(jiān)或經(jīng)理，批準人為行政部副經(jīng)理，方才有效。6、車輛鑰匙由行政部副經(jīng)理或副經(jīng)理授權車隊調(diào)度員統(tǒng)一保管，不得私自轉(zhuǎn)交他人，未經(jīng)許可，嚴禁將車輛交給非專職司機駕駛，否則嚴肅處理。7、未經(jīng)行政部副經(jīng)理安排，司機不得私自出車，嚴禁司機利用工作之便謀取私利，否則一經(jīng)查實，除通報批評外，并處罰款200元/次的經(jīng)濟處罰，超過二次者，予以除名處理。8、司機出車前須對車輛進行安全檢查，保證行車安全。出車時司機要備齊各種證件，應提前到達指定地點。行車中應自覺遵守交通規(guī)則，不開“英雄車”。出車期間，司機不得離開崗位，以免影響工作。收車后要例行檢查、清潔車輛。不出車時，應在辦公室待命，擅自離崗者按曠工處理。9、司機接送客人時，應禮貌、熱情，主動為客人打開車門同時用手擋住車門上框，以免碰傷客人的頭部，并積極主動地協(xié)助相關人員為客人安置行李。確因工作需要，陪客人在外面用膳時，一律不準飲酒。10、司機負責車輛的日常保養(yǎng)，保持車輛內(nèi)外整潔，做到勤沖洗、勤調(diào)試、勤保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)問題要及進報告，經(jīng)批準后安排修理。二、三級保養(yǎng)和大、中、小修項目，由車隊調(diào)度員提出書面申請，，行政部經(jīng)理審核，報總經(jīng)理批準后一律送至指定修理廠保養(yǎng)或修理。11、司機安全行車一年無事故，酒店將根據(jù)有關規(guī)定予以獎勵，因個人原因損壞車輛者，由當事者個人承擔修理費用。12、司機外出執(zhí)行任務，候車時必須留在車上，嚴禁翻動客人物品，到達目的地點，須選擇安全可靠的地點泊車，離開車輛時應關嚴車窗，鎖好車門。未經(jīng)準許，司機私自駕車回家，由此而引發(fā)的行車事故或損壞，造成經(jīng)濟損失，全部由當事人個人承擔，酒店視情節(jié)輕重追究責任。13、車隊調(diào)度員應認真做好出車記錄，登記出車次數(shù)、行駛里程及耗油量等情況，每月二十七日前，匯總統(tǒng)計結(jié)果，（包括對外租車收入，對外用車里程油耗、酒店內(nèi)部用車里程油耗等），經(jīng)行政部副經(jīng)理簽署意見后報財務部門備查。六、車輛維修保養(yǎng)檢查制度1、每月25日至月末為車輛的月檢日，由主管及領班執(zhí)行。2、司機在完成日常出車任務回隊后，需對所管的車輛做到勤檢查、勤擦洗、勤保養(yǎng)外，在車輛月檢前，需進行認真系統(tǒng)的檢查保養(yǎng)。3、檢查的項目有月行駛里程、全車衛(wèi)生、機油、水及防凍液、剎車油，變速油及輪胎氣壓等，如果不合格則予限期完成或停駛，在停駛期限內(nèi)將對司機的福利待遇做相對扣發(fā)。4、對于汽車正常的維修或保養(yǎng)如換機油、防凍液等需由司機本人完成。5、對于確定需送修理廠進行修理的汽車需由由行政部副經(jīng)理提出申請，經(jīng)行政部經(jīng)理同意，待總經(jīng)理審批方可修理。6、對于修理回來的車輛，本車司機或接車人需對車輛認真檢查，是否合乎標準，修理廠所收費用是否合理，主管部門領導、酒店財務部門具有審查的權力。7、對車輛的月檢更換某種部件、年檢進廠修理車需詳細的記入本車技術檔案。8、對于按汽車尾號要進行年檢的車輛，需領取車輛年檢表。對車輛進行年檢合格后，要迅速去交管部門領取年檢合格證貼于汽車前風檔的右前方。七、車隊管理處罰規(guī)定1、服務質(zhì)量處罰：1）不按規(guī)定著裝經(jīng)提醒不改正者處以罰款。2）未提前5分鐘到達出車地點，或因需加油等情況而延誤出車者處以罰款。3）凡因服務態(tài)度、服務質(zhì)量不好，受到賓客或用車人投拆者處以罰款。2、安全行車違紀處罰：1）凡發(fā)生交通違章行為（以交通管理部門違章通知為準），扣除當月安全獎。2）如發(fā)生酒后開車或?qū)④嚱环撬緳C駕駛，將給以罰款。因酒后開車，非司機開車、開車辦私事而發(fā)生的交通違章和事故，一切責任和經(jīng)濟損失完全自負。3、因行車發(fā)生甲方責任交通事故，按下述辦法處罰：1）凡發(fā)生甲方責任交通事故，經(jīng)濟損失在10000元以下（含10000元），罰款10%。2）凡發(fā)生甲方責任交通事故，經(jīng)濟損失在10000元到30000元之內(nèi)的，罰款15%。3）凡發(fā)生甲方責任交通事故，經(jīng)損失在30000元以上的，經(jīng)總經(jīng)理會同酒店交通安全委員會按有關規(guī)定加重處罰。4）凡發(fā)生甲方責任事故，酒店如受到交通管理部門處罰的款項亦算在所發(fā)生當次的事故損失之內(nèi)。5）凡發(fā)生甲方責任交通事故，按交管部門裁定甲方所負責經(jīng)濟費用多少按上述1—3條規(guī)定處罰當事人。6）凡發(fā)生甲方責任交通事故后，偽造現(xiàn)場或?qū)④囕v刮壞，不及時向領導匯報，視情節(jié)罰款500元到1000元。八、行政部文印室規(guī)定1、酒店的文件，有打印必要時方予打印。內(nèi)部傳遞的簡單請示、報告或其他不需要打印的文件，一般不予打印。2、酒店發(fā)文，需由起草人定稿抄正，經(jīng)有關批準發(fā)文權的領導簽字同意后方準打印，一般文件的打印、復印、傳真，須經(jīng)所在部門負責人簽字同意后予辦理；部門經(jīng)理不在時，可經(jīng)行政部經(jīng)理同意后辦理。3、私人資料，不得在公司打印、復印或用酒店傳真機傳遞，以免影響酒店的正常工作，如有將追究經(jīng)辦人的責任。4、文印室工作人員應認真做好本職工作，按時完成任務，對將收到的文件資料，應及時的給有關部門、人員發(fā)送，或及時通知有關人員到文印室取回，不得延誤。5、文印室人員應樹立嚴格的保密觀念，不得將打印、復印或傳真資料中的有關商業(yè)秘密或酒店管理中須保密的事項透露給其他人，不得截留任何文件。6、文印室對送來的打印、復印、傳真的文件資料，應做好登記，并在月終作統(tǒng)一核算。屬于業(yè)務部門的，由各部門