大型企業(yè)版權管理辦法

大型企業(yè)版權管理辦法企業(yè)知識產權合規(guī)工作從企業(yè)業(yè)務流的維度包括采購端、研發(fā)端、銷售端、交付端以及基礎支撐端等不同領域的商標、著作權、專利業(yè)務合規(guī)工作，與專利合規(guī)風險主要體現在研發(fā)端不同。計算機軟件著作權的風險由于其滲透公司各個業(yè)務流模塊，尤其是大型現代企業(yè)的電子化辦公已經成為常態(tài)，企業(yè)的辦公系統(tǒng)搭建過程中涉及大量的軟件使用。如企業(yè)辦公使用的軟件通常包括桌面辦公類軟件、企業(yè)管理類軟件以及其它工具類軟件。隨著國內知識產權保護環(huán)境的日趨完善，公眾對于版權的保護意識愈來愈強，計算機軟件著作權人維權活動在近年達到新高潮，其中以提供Windows操作系統(tǒng)軟件的微軟公司最具有代表性?！?009年，微軟公司在中國提起的著作權糾紛訴訟案件共計13起，2010年為7起，2012年為29起，2013年為45起，2014年為31起，涉及17家企業(yè)”[1]?？梢姡绾卧谄髽I(yè)中對計算機軟件著作權進行合規(guī)管理，將法律法規(guī)、政策、行業(yè)標準、商業(yè)交易慣例等外部規(guī)范，結合企業(yè)特點進行合規(guī)內化，降低企業(yè)的風險已經成為企業(yè)內部知識產權合規(guī)管理的一個重要環(huán)節(jié)。盡管目前在軟件資產管理方面已經有ISO/IEC19770-1的標準可供參考。作者希望在本文結合實務，對分工明確、業(yè)務流程復雜的大型企業(yè)的計算機軟件著作權合規(guī)管理分享一些個人體會。一、軟件著作權合規(guī)管理的目標與管理思路在企業(yè)內部，由于分工化的管理模式，各個部門各司其職，進行軟件著作權管理的時候，法務人員通常容易從風險控制的角度出發(fā)，要求風險最小化。而負責采購的IT部門或者財務部門則更加關注成本最小化。而大多數的的實際使用者則更多地關注如何通過靈活使用計算機軟件、提升工作效率。因此，計算機軟件合規(guī)管理需要對公司各類需求進行綜合平衡，實現“降低風險、靈活配置提效率、降低成本”的整體目標。在進行計算機軟件著作權合規(guī)管理的時候，更是需要各角色部門分工合作，全員參與。具體可分解為如下思路：?定架構：將公司內部的責任部門進行角色定位，明確管理職能與責任；?摸家底：了解公司整體的計算機軟件使用情況，知己知彼；?抓需求：針對摸底情況，與業(yè)務部門溝通落實，確定軟件使用的需求，如功能、使用范圍、使用人員、頻率等，依據需求確定策略，并為后續(xù)管理舉措提供依據；?定舉措：根據公司需求，從軟件資產的采購、使用管理等維度提出舉措；?重審計，閉環(huán)管理：定期審核公司內部各部門的軟件使用合規(guī)情況并及時糾正違規(guī)情況，實現閉環(huán)管理。二、軟件著作權合規(guī)管理的舉措1、定架構：確定參與計算機軟件著作權合規(guī)責任部門與角色分工。一般而言，在企業(yè)中需要參與該工作的角色可以依據目標進行倒推從而確定具體的參與部門角色。如風險控制，需要法務部門（知識產權部門）從法律規(guī)定等角度明確風險以及管控思路；成本控制，需要財務部門明確公司預算，采購部門進行采購成本控制；效率提升，需要IT部門以及具體使用需求部門進行資產進行靈活的配置等；審計監(jiān)控：后端的內部審計監(jiān)控等工作，需要IT部門、法務部門等部門參與。因此，從企業(yè)的職能分工方面進行概括，需要參與計算機軟件著作權管理的架構至少應當包括：?IPR或者法律、合規(guī)等法務部門：整體風控策略及舉措擬定；合規(guī)監(jiān)控等；?IT部門：軟件資產管理，包括分類管理、授權管理、審計監(jiān)控的技術落實等；?采購部門&財務部門：控制成本；?需求部門：所有軟件使用需求的部門均可作為需求部門，提出需求，優(yōu)化軟件管理措施，提出靈活配置的意見以提升效率；同時，需要執(zhí)行合規(guī)舉措，鑒定風險。2、摸家底：了解企業(yè)內使用的各類計算機軟件情況，知己知彼。而在企業(yè)運營過程中，軟件的管理常常由于其易獲取性，而使管理難度較大。因此，軟件的合規(guī)管理前提必然是首先梳理“家底”，了解軟件家庭成員的情況以及各自定位。常見的分類如桌面辦公類軟件主要包括文字編輯、表格制作、電子郵件處理、防病毒等方面的軟件，比如MSOffice、IBMNotes、McAfee、OutLook等；企業(yè)管理類軟件主要包括支撐公司運營管理的IT應用系統(tǒng)，比如ERP、采購系統(tǒng)、考勤管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等；其它工具類軟件主要包括研發(fā)工具軟件和生產外購軟件，比如仿真軟件Ansoft、電路設計軟件Cadence、Mentor以及用于生產和研發(fā)的嵌入式系統(tǒng)軟件pSOS、VxWorks、PNE等等。因此，清晰地梳理企業(yè)內部使用軟件情況，并編制屬性表單，如WPS軟件，其屬性可以簡單標注為“免費、桌面辦公、使用面廣、使用頻率高”等清晰的分類，可以為后續(xù)的軟件知識產權合規(guī)管理提供明確清晰的導航圖。3、抓需求：對公司各業(yè)務部門的計算機軟件使用需求進行全面的溝通，梳理需求，為后續(xù)管理舉措提供依據。實際上，由于各部門的專業(yè)分工不同，除部分基礎辦公軟件的共同需求外，各個部門使用的專業(yè)軟件存在很大的差異。在需求梳理的過程中，按照要求對軟件的類別、使用人員范圍、使用頻率、可替代軟件等進行屬性分類，以確定各類軟件的管理策略。4、定舉措：依據需求以及各部門的職責確定管理舉措。鑒于計算機軟件“易獲得性”，因此，尤其是大型企業(yè)的計算機軟件的管理可以考慮采用“集中管理、統(tǒng)一采購、授權使用、定期審計”的思路擬定舉措，具體如：?集中管理：在公司的軟件合規(guī)管理中，常見的風險源是由于員工在辦公設備中從外部下載安裝非經授權使用的軟件而引起的，因此，在軟件管理中，明確統(tǒng)一管理的方式。由IT部門建立公司的軟件資產池，明確要求員工從公司的軟件資產池中下載安裝軟件，禁止公司員工在辦公設備中安裝其他外部軟件。?統(tǒng)一采購：由采購部門按照需求部門提出的需求以確定采購對象，采取招標競價的方式引入競爭，降低采購成本。在同樣投入的情況下，最大化獲得軟件的許可，以確保后續(xù)使用過程中資產的靈活配置；同時，需求部門、采購部門還需要進一步關注可替代需求的免費軟件，以實現成本控制與軟件需求實現的雙平衡。?授權使用：在建立軟件資源池的基礎上，進一步按照職能分工確定情況，“定人、定崗”確定部分使用面較小、使用頻率較低的軟件需要進行授權安裝及使用，以規(guī)范軟件的使用范圍，控制軟件的采購成本。?定期審計：對業(yè)務部門的