淺析以項(xiàng)目管理方式提高圖書(shū)館管理效率-以為研究生、教職工撰寫(xiě)論文及開(kāi)展課題提供服務(wù)為例

淺析以項(xiàng)目管理方式提高圖書(shū)館管理效率——以為研究生、教職工撰寫(xiě)論文及開(kāi)展課題提供服務(wù)為例淺析以項(xiàng)目管理方式提高圖書(shū)館管理效率——以為討論生、教職工撰寫(xiě)論文及開(kāi)展課題供應(yīng)服務(wù)為例

企業(yè)的分散力;明確的管理過(guò)程，使管理結(jié)構(gòu)更加扁平化，提高管理效率。

1.4項(xiàng)目管理的過(guò)程

項(xiàng)目管理是一個(gè)一次性的、漸進(jìn)的、系統(tǒng)的過(guò)程，它主要分為:(1)啟動(dòng)過(guò)程;(2)方案過(guò)程;(3)執(zhí)行過(guò)程;(4)掌握過(guò)程;(5)結(jié)束過(guò)程。

2、圖書(shū)館開(kāi)展項(xiàng)目管理的必要性

一個(gè)組織之所以做項(xiàng)目，是由于在實(shí)施方案的過(guò)程中，一段時(shí)間后，進(jìn)展的方向會(huì)漸漸偏離目標(biāo)。假如圖書(shū)館的目標(biāo)是更好地為讀者服務(wù)，進(jìn)一步的是引導(dǎo)讀者獵取相應(yīng)的信息，在實(shí)際的工作中，往往不能滿(mǎn)意讀者的要求，不能履行引導(dǎo)讀者獵取信息的功能或一些沖突，如采納項(xiàng)目管理的方式，會(huì)使方案落差縮小，如圖1。

在圖書(shū)館的管理中，往往缺少方案和目標(biāo)，都是一些日常的管理。這些不利于圖書(shū)館與社會(huì)進(jìn)展接軌與創(chuàng)新。雖然圖書(shū)館不是以經(jīng)濟(jì)利益為目標(biāo)，但以項(xiàng)目的方式開(kāi)展一些工作，必定會(huì)使圖書(shū)館的進(jìn)展有所創(chuàng)新和得以持續(xù)性進(jìn)展。

3、圖書(shū)館的一些功能滿(mǎn)意項(xiàng)目管理的特質(zhì)

3.1討論生撰寫(xiě)論文進(jìn)行專(zhuān)題服務(wù)

圖書(shū)館應(yīng)為討論生供應(yīng)足夠的信息檢索點(diǎn)，編制各種專(zhuān)題名目，供應(yīng)最新期刊信息通報(bào)、索引、文摘等二次文獻(xiàn)以及供應(yīng)專(zhuān)題綜述、圖書(shū)評(píng)述等三次文獻(xiàn)，建立學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫(kù)等。每年討論生論文撰寫(xiě)有高峰期，討論的詳細(xì)方向也不同，有新增的專(zhuān)業(yè)，有國(guó)內(nèi)國(guó)際新的討論成果，都需要一個(gè)特地的項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)來(lái)完成。lOcAlHost其目標(biāo)就是更好地服務(wù)于討論生，制造質(zhì)量更高的討論生論文，提高學(xué)校教學(xué)質(zhì)量。

3.2科研項(xiàng)目供應(yīng)重點(diǎn)服務(wù)

每個(gè)科研項(xiàng)目都有肯定的截止日期，各個(gè)方向的不同都需要專(zhuān)業(yè)的人士供應(yīng)信息，項(xiàng)目管理運(yùn)用在各個(gè)方向科研項(xiàng)目中，提高質(zhì)量與速度。

3.3圖書(shū)館特色數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)

圖書(shū)館數(shù)據(jù)庫(kù)的開(kāi)發(fā)，往往有肯定的周期性，開(kāi)展起來(lái)需要肯定的經(jīng)費(fèi)和資源。根據(jù)項(xiàng)目管理的模式，可對(duì)成本進(jìn)行估算、掌握、管理現(xiàn)金流等。

3.4圖書(shū)館組織的各種同學(xué)活動(dòng)

例如每年的講座等都可以由項(xiàng)目的形式綻開(kāi)。

3.5圖書(shū)館人才培育等管理工作

在圖書(shū)館全部日常管理中，圖書(shū)館的人才培育是最適合開(kāi)展項(xiàng)目的。圖書(shū)館始終存在汲取高級(jí)人才難的問(wèn)題，對(duì)圖書(shū)館現(xiàn)有人才進(jìn)行培育，可為圖書(shū)館的進(jìn)展供應(yīng)人才。圖書(shū)館人才培育可按年為時(shí)間單位，開(kāi)展不同內(nèi)容和不同層次的培訓(xùn)，對(duì)培訓(xùn)的結(jié)果還可進(jìn)行考核和評(píng)估。

4、項(xiàng)目管理方式開(kāi)展圖書(shū)館工作的步驟

4.1項(xiàng)目規(guī)劃與方案

首先要組建團(tuán)隊(duì)，團(tuán)隊(duì)的成員必需了解獵取圖書(shū)館信息途徑，和肯定的專(zhuān)業(yè)背景和協(xié)調(diào)力量;其次是方案為服務(wù)對(duì)象開(kāi)展哪些服務(wù)，為討論生和教職工撰寫(xiě)論文供應(yīng)服務(wù)，內(nèi)容可有以下幾個(gè)方面:(1)詢(xún)問(wèn)服務(wù)，為服務(wù)對(duì)象供應(yīng)面對(duì)面服務(wù)，包括介紹、指導(dǎo)服務(wù)對(duì)象討論方向的館藏資源等;(2)整理、編寫(xiě)相關(guān)專(zhuān)業(yè)的二次文獻(xiàn)，最新討論動(dòng)向等;(3)與選購(gòu)部門(mén)聯(lián)系引進(jìn)服務(wù)對(duì)象需要的資源;(4)開(kāi)展論文寫(xiě)作講座或溝通等活動(dòng);(5)建設(shè)與學(xué)校專(zhuān)業(yè)相關(guān)的特色論文數(shù)據(jù)庫(kù);(6)關(guān)心服務(wù)對(duì)象進(jìn)行科技查新工作;(7)對(duì)一些服務(wù)進(jìn)行合理收費(fèi)工作;(8)在館內(nèi)設(shè)立討論生論文撰寫(xiě)教室，配備相關(guān)計(jì)算機(jī)等資源，為同學(xué)與指導(dǎo)老師供應(yīng)溝通的平臺(tái)等。

4.2項(xiàng)目組織形成

由于項(xiàng)目的一次性與獨(dú)特性的特點(diǎn)，在打算一個(gè)項(xiàng)目以后，就需要依據(jù)這一項(xiàng)目的詳細(xì)狀況，建立項(xiàng)目的管理班子，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的實(shí)施、費(fèi)用掌握、時(shí)間掌握和質(zhì)量掌握，按項(xiàng)目的目標(biāo)去實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目。根據(jù)組織結(jié)構(gòu)的基本原理和模式，項(xiàng)目的組織結(jié)構(gòu)也可分為線(xiàn)性的項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)、職能的項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)和矩陣的項(xiàng)目結(jié)構(gòu)等若干形式。項(xiàng)目管理組織的結(jié)構(gòu)實(shí)質(zhì)上打算了項(xiàng)目管理班子實(shí)施項(xiàng)目獵取所需資源的可能方法與相應(yīng)的權(quán)力，不同的項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施會(huì)產(chǎn)生不同的影響。由于圖書(shū)館開(kāi)展的項(xiàng)目相對(duì)比較單純，也不是以純粹的經(jīng)濟(jì)利益為目的，可實(shí)行線(xiàn)形和職能相結(jié)合的形式，見(jiàn)圖2。

4.3項(xiàng)目實(shí)施及掌握

4.3.1對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行資源安排

每個(gè)組織的人力資源配置都有肯定的限額。當(dāng)圖書(shū)館開(kāi)展項(xiàng)目的時(shí)候，不行能特地配置項(xiàng)目人員。對(duì)資源的安排要避開(kāi)“按人員安排工作還是按工作安排人員”的風(fēng)險(xiǎn)。以為討論生、教職工撰寫(xiě)論文及開(kāi)展課題供應(yīng)服務(wù)為例。見(jiàn)圖2，項(xiàng)目組長(zhǎng)直接向館長(zhǎng)負(fù)責(zé)，主要由組長(zhǎng)服務(wù)對(duì)象，由組織成員收集信息、整理信息及一些服務(wù)服務(wù)對(duì)象的工作。組織成員可由各部門(mén)的人員參與，如采編，信息，流通等部門(mén)，組織成員最好具有外語(yǔ)、計(jì)算機(jī)及其他專(zhuān)業(yè)學(xué)問(wèn)背景、對(duì)本部門(mén)工作熟識(shí)，便于開(kāi)展工作，由項(xiàng)目組長(zhǎng)協(xié)調(diào)工作。

4.3.2實(shí)施方案

實(shí)施方案的過(guò)程主要包括:對(duì)將進(jìn)行的活動(dòng)進(jìn)行方案支配，包括估算工作內(nèi)容和工期，在工作范圍內(nèi)對(duì)活動(dòng)進(jìn)行日程支配等:對(duì)工作授權(quán);描述活動(dòng)的日程支配和描述時(shí)間進(jìn)度。以為討論生、教職工撰寫(xiě)論文及開(kāi)展課題供應(yīng)服務(wù)為例，項(xiàng)目組成后，在實(shí)施的過(guò)程中由項(xiàng)目組長(zhǎng)對(duì)工作進(jìn)行支配，定義團(tuán)隊(duì)，組織工作人員進(jìn)行工作。

4.3.3安排工作

當(dāng)工作即將開(kāi)展時(shí)，要明確每個(gè)項(xiàng)目成員的工作職責(zé)、范圍準(zhǔn)時(shí)間等。以為討論生和教職工撰寫(xiě)論文供應(yīng)服務(wù)為例，安排工作包括:項(xiàng)目組長(zhǎng)開(kāi)展講座等活動(dòng)、負(fù)責(zé)內(nèi)部協(xié)調(diào)、擬訂討論方向、收集資料、科技查新及服務(wù)等工作，項(xiàng)目成員按

淺析以項(xiàng)目管理方式提高圖書(shū)館管理效率——以為討論生、教職工撰寫(xiě)論文及開(kāi)展課題供應(yīng)服務(wù)為例

照項(xiàng)目組長(zhǎng)的要求，分別負(fù)責(zé)收集資料，制作數(shù)據(jù)庫(kù)，向項(xiàng)目組長(zhǎng)供應(yīng)信息、服務(wù)等工作。

4.3.4有效掌握

當(dāng)項(xiàng)目被運(yùn)行，我們必需確保它能取得預(yù)期的效果，以為討論生、教職工撰寫(xiě)論文及開(kāi)展課題供應(yīng)服務(wù)為例，項(xiàng)目的運(yùn)行是更好地服務(wù)于服務(wù)對(duì)象，從而提高論文的數(shù)量與質(zhì)量。在項(xiàng)目的開(kāi)展過(guò)程中，確定會(huì)消失一些沖突和困難使服務(wù)對(duì)象不能獵取相應(yīng)的最新的信息或使服務(wù)對(duì)象不情愿接受服務(wù)。假如消失這樣大的偏差就實(shí)行訂正措施，這種結(jié)構(gòu)化的方法就是掌握，掌握過(guò)程包含以下4個(gè)關(guān)鍵步驟:(1)指定方案并估算執(zhí)行狀況;(2)檢測(cè)并報(bào)告結(jié)果;(3)將報(bào)告結(jié)果與方案進(jìn)行對(duì)比，并估計(jì)將來(lái)結(jié)果;(4)方案并實(shí)行有效行動(dòng)來(lái)修復(fù)原訂方案，或者將偏差削減到最小，見(jiàn)圖3。

4.4項(xiàng)目收尾

項(xiàng)目要留意兩個(gè)問(wèn)題，以為討論生、教職工撰寫(xiě)論文及開(kāi)展課題供應(yīng)服務(wù)為例，第一此項(xiàng)目雖然有討論生畢業(yè)時(shí)間及課題結(jié)束的時(shí)候，但時(shí)間長(zhǎng)久，為了更好地總結(jié)閱歷，可以以年或?qū)W期或?qū)W年單位進(jìn)行總結(jié)。為了下一次項(xiàng)目的開(kāi)展，對(duì)已結(jié)束項(xiàng)目要做好數(shù)