公司檔案管理制度7篇

公司檔案管理制度7篇一、目的

加強(qiáng)檔案治理，標(biāo)準(zhǔn)公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、精確性和系統(tǒng)性。供應(yīng)符合公司需求和保證治理體系有效運行的證據(jù)。

二、適用范圍

1、公司內(nèi)部經(jīng)營形成的各種資料。

2、外部政府機(jī)關(guān)、行業(yè)部門形成的與公司經(jīng)營或行業(yè)有關(guān)的公文、通知、批復(fù)等資料。

三、術(shù)語和定義

1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)治理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實物、證件等不同形式的歷史記錄。

2、檔案治理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、供應(yīng)利用等活動。

四、職責(zé)

1、行政部：

1）負(fù)責(zé)公司檔案的集中治理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)催促指導(dǎo)部門檔案治理；

2）建立健全公司檔案治理制度，指導(dǎo)、監(jiān)視和檢查執(zhí)行狀況；

3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；

4）負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀治理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；指導(dǎo)公司的檔案治理工作；

5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；

6）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案治理方法、使用學(xué)問。

2、其他各部門相關(guān)人員：

1）負(fù)責(zé)在工作變動時，做好或幫助移交工作，并準(zhǔn)時通知行政部；

2）向行政部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；

3）負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識、貯存、保管、利用、歸檔；

4）財務(wù)治理部負(fù)責(zé)按國家財政制度規(guī)定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料；

3、各部門檔案主管人員

1）負(fù)責(zé)部門檔案的治理。

4、各部門負(fù)責(zé)人

1）批準(zhǔn)對自己部門資料或合同復(fù)印件的處置；

2）負(fù)責(zé)對本部門檔案治理的監(jiān)視檢查。

5、各公司總監(jiān)/副總

1）負(fù)責(zé)對檔案治理監(jiān)視檢查報告的審批。

五、工作程序

1、檔案資料的收集

1）各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)展收集，并編制部門《文件（合同）治理記錄名目》。

2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進(jìn)展整理，并編制《移交名目》，每季度向行政部移交。

a)歸檔范圍及移交時間：每季度完畢后次月10日前。

b)檔案資料的標(biāo)識行政部及各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)章見《公司檔案治理規(guī)定》。

c)檔案資料的日常治理：

⑴電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)時存放于檔案室指定電腦硬盤內(nèi)或制作特地光盤進(jìn)展編號保存；

⑵文件、合同資料要登記具體信息，并編制《文件（合同）治理記錄名目》，以便檢索利用；

⑶文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號挨次存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識，整齊排放在文件／檔案柜中。

d)檔案借閱

⑴借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；確因工作需要將檔案帶出公司的必需經(jīng)部門主管、副總經(jīng)理和行政部批準(zhǔn)，且只帶復(fù)印機(jī)，不帶原件；

⑵檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時，必需當(dāng)面點交清晰，如發(fā)覺遺失或損壞，應(yīng)馬上報告直接上級；

⑶借閱檔案用完后，應(yīng)準(zhǔn)時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)；

⑷借檔人必需愛惜檔案，嚴(yán)禁擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞行為，如發(fā)覺一次罰款200-20xx不等的罰款元。情節(jié)嚴(yán)峻者，按《檔案法》和《保密法》賜予行政處分，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

⑸非本公司職工或單位需查閱檔案時，必需持單位介紹信或本人身份證復(fù)印件，經(jīng)本公司高管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方能在閱覽室閱覽，不行將檔案帶出檔案室。

e)檔案銷毀

⑴對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必需寫申請銷毀報告，編制銷毀名目，報部門經(jīng)理和部門分管副總鑒定，最終報總經(jīng)理的批準(zhǔn)，方可銷毀。

⑵執(zhí)行銷毀任務(wù)時，必需由行政部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀名目上簽字。最終，把銷毀名目和部門經(jīng)理、部門分管和總經(jīng)理的批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。

2、檔案治理細(xì)則

1）檔案資料的歸檔范圍

⑴公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文等；

⑵公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、打算、決議、指示、規(guī)劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件；

⑶本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；

⑷公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；

⑸重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；

⑹反映公司主要職能活動的報告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；

⑺公司的各種工作規(guī)劃、規(guī)劃考核/總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表及簡報；

⑻本公司與有關(guān)單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；

⑼本公司干部任免的文件材料、員工嘉獎、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；

⑽本公司公布的各類廣告、宣傳材料；

⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；

⑿外出公務(wù)活動（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查討論、參與會議等）所獲得或形成的檔案資料；

⒀財務(wù)檔案資料；

⒁各種實物檔案；

⒂其他具有利用和保存價值的文件資料。

3、檔案資料的歸檔要求

⑴歸檔的文件資料必需完整、真實、精確，如請示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必需齊全。

⑵一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以依據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門依據(jù)實際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥當(dāng)保存，行政部以影印本歸檔。

⑶聲像檔案攝錄必需具體記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必需是原版，在清楚、完整的特別狀況下可歸檔拷貝件。

⑷電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設(shè)備信息的備份工作。

⑸各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等）必需原件歸檔，并保持其完好無損。

4、檔案資料的歸檔時間

⑴即時歸檔以下文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理完畢或取得后即時歸檔：

a)公司規(guī)定的密級文件；

b)重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；

c)合同、協(xié)議書等正本及過程資料；

d)公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工嘉獎、處分、考核的文件材料；

e)其他認(rèn)為需要即時歸檔的資料。

⑵定期歸檔

a)部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交行政部；

b)部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政部；

⑶電子聲像檔案的歸檔

a)重要電子聲像檔案應(yīng)實時進(jìn)展、隨辦隨歸。

b)一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機(jī)保管。

c)每年3月底前必需向行政部移交上一年度的全部歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政部核實后刻錄成光盤等載體脫機(jī)保管。

5、檔案交接

⑴部門內(nèi)檔案交接部門檔案治理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負(fù)責(zé)人指定的接收人核實無誤后簽字，行政部見證。

6、檔案移交公司的流程

a)移交前，應(yīng)對破損、字跡集中或紙張?zhí)〉奈募M(jìn)展修裱、復(fù)制或加邊，對大小不一、長短不齊的文件折疊理齊。

b)采納碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫，要求字跡工整、清晰、精確。

c)結(jié)合文書材料的形成時間、彼此聯(lián)系進(jìn)展排列。批復(fù)在前，請示在后；

正件在前，附件在后；

正本在前，定稿在后；

結(jié)論在前，依據(jù)在后。

d)經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；

e)行政部依據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；

f)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交紙質(zhì)移交清單及電子檔移交清單，確認(rèn)無疑后雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；

7、檔案保管

⑴檔案編號

a)檔案按類別應(yīng)給予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有肯定范疇，不能籠統(tǒng)模糊。

b)檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類編號表》，將全部分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用肯定挨次依次排列，以便查閱。

c)檔案分類編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時，隨時增補(bǔ)之用。

d)檔案分類及編號的增補(bǔ)、修訂等由行政部結(jié)合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨便修改。

e)建立《檔案名目》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。

8、附則：本方法由公司行政部制定并負(fù)責(zé)解釋。

公司檔案治理制度篇二

1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業(yè)錄用的具有本市城鎮(zhèn)戶口的員工，其原始資料由本企業(yè)調(diào)入、保管。

2、凡本企業(yè)錄用的具有城鎮(zhèn)常住戶口的員工，自簽訂勞動合同試用期滿后，按本企業(yè)調(diào)檔要求，將本人檔案調(diào)至人資行政部。因特別狀況不能再指定期限內(nèi)完成調(diào)檔手續(xù)的，本人須向人資行政部提交具體的書面說明材料，未經(jīng)批準(zhǔn)不調(diào)檔者或逾期未調(diào)檔者企業(yè)有權(quán)與期解除勞動合同。

3、原始人事檔案資料的驗收、補(bǔ)充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負(fù)責(zé)辦理。

4、查閱原始人事檔案治理規(guī)定：

（1）查閱員工原始人事檔案前必需填寫《查閱員工人事檔案申請單》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由人資行政部統(tǒng)一辦理，其它任何部門無權(quán)查閱員工原始檔案。

（2）查閱員工原始人事檔案所獲資料，由人資行政部統(tǒng)一保存或使用后統(tǒng)一銷毀。

（3）員工存檔卡由人資行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管，員工離職辦理完畢各種手續(xù)后，退回本人或由人資行政部負(fù)責(zé)辦理原始檔案調(diào)出手續(xù)。

（4）非本企業(yè)人員查閱原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閱審批程序，人資行政部協(xié)調(diào)辦理。

（5）員工在本企業(yè)工作期間，如有些狀況需存入其原始人事檔案中，需填寫《員工原始人事檔案補(bǔ)充資料申請表》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由人資行政部辦理。

5、員工業(yè)績、培訓(xùn)檔案：

員工業(yè)績、培訓(xùn)檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料，包括員工的身份證、學(xué)歷證書等相關(guān)證件的復(fù)印件，員工在工作期間的各種培訓(xùn)及對員工評價、考核等。

（1）人資行政部負(fù)責(zé)員工的培訓(xùn)、業(yè)績檔案的整理歸檔及日常治理。

（2）員工培訓(xùn)、業(yè)績檔案實行分級治理。部門主管級以上的員工檔案單由人資行政部部長或其指定負(fù)責(zé)人進(jìn)展日常治理。主管級以下（不含主管級）培訓(xùn)、業(yè)績檔由人事文員治理。

（3）部門部長可以調(diào)閱本部門員工的培訓(xùn)、業(yè)績檔案。

（4）員工培訓(xùn)、業(yè)績檔案按國家有關(guān)檔案治理規(guī)定記入員工的人事檔案。

（5）員工離職后，員工的培訓(xùn)、業(yè)績檔案由人資行政部留存作為備查。

公司檔案治理制度篇三

一、檔案的建立。

1.1檔案的建立按以下流程建立：收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查

1.2明確建檔內(nèi)容，實行系統(tǒng)收集、集中治理。

1.2.1房屋檔案：包括本物業(yè)的設(shè)計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等；

1.2.2設(shè)備設(shè)施檔案：包括各種設(shè)施設(shè)備的線路圖紙、使用說明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、修理保養(yǎng)合同及修理保養(yǎng)記錄等；

1.2.3業(yè)主檔案：包括業(yè)主入住時所填寫的“業(yè)主概況表“、“業(yè)主公約“、“入住契約“、“前期效勞協(xié)議“、“接房登記表“等。

1.2.4文秘檔案：包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會決議、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對本物業(yè)進(jìn)展治理的各項規(guī)章制度等；

1.2.5員工檔案：包括員工供職申請表、簡歷、身份證復(fù)印件、上崗證、學(xué)歷證復(fù)印件、職稱證復(fù)印件、工作變動記錄、獎懲記錄等；

1.2.6財務(wù)檔案：包括各種帳簿、會計記帳憑證、財務(wù)報表、納稅報表、修理基金使用的預(yù)算、規(guī)劃、業(yè)委會批準(zhǔn)使用的文件等。

1.3建檔要求：制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、電腦化。

二、檔案治理

2.1為避開檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又便利常常使用，對使用頻率較高的檔案實辦公室對原始檔案進(jìn)展嚴(yán)密治理，并保存復(fù)印件。

2.2檔案治理要求：

2.2.1進(jìn)展標(biāo)準(zhǔn)化的檔案治理。

2.2.2采納多種形式的信息儲存方式，如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等，并采納適當(dāng)?shù)谋４娣椒ā?/p>

2.2.3加強(qiáng)保密意識培育，確保檔案在使用過程中的安全、不喪失、不泄密。

2.2.4實行檔案治理手段的現(xiàn)代化，運用計算機(jī)檢索手段，開發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng)。

2.2.5堅持檔案資料收集的系統(tǒng)化。

2.2.6作到檔案分類科學(xué)化。檔案按內(nèi)容分類，逐一編號，登記造冊，編輯名目，按工作部門分柜保存。

2.2.7實行檔案治理工作檢查常?；Ｃ考径葘n案文件的形成、積存、整理、歸類要進(jìn)展一次全面的檢查。

公司檔案治理制度篇四

第1條檔案的治理：

（一）辦公室是檔案的執(zhí)行治理部門，并由專人負(fù)責(zé)檔案治理；

（二）但凡能精確反映公司各項業(yè)務(wù)活動的文件、材料、聲像、報表，都必需準(zhǔn)時歸檔；

（三）檔案治理人員堅持文書隨時立卷歸檔，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作，檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營治理工作中形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料；

（四）檔案治理使用專用電腦，建立電子檔案和索引名目以備科學(xué)查檔；未經(jīng)辦公室同意，其它員工一律不得擅自使用。

第2條檔案歸檔范圍：

（一）公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；

（二）政府、工程批文、合同，公司董事會形成的文件材料；

（三)反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等）；

（四)資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等）；

（五)公司制度體系、會議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文(工作流程、公司打算等），進(jìn)展規(guī)劃、工作總結(jié)等；

（六)工程進(jìn)度規(guī)劃掌握文件(含業(yè)務(wù)單位往來函件等）、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙，工程部門留用復(fù)印件備份等；

（七)公司各部門年度工作規(guī)劃(財務(wù)資金規(guī)劃由財務(wù)部歸檔）；

（八）公司有效證照、證件；

（九）具有法律效力及保存價值的文件；

（十）公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；

（十一）員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等；

（十二）公司獲得的各種社會榮譽(yù)資料；

（十三）會計統(tǒng)計、年度規(guī)劃、統(tǒng)計報表、財務(wù)會計預(yù)算報表及其說明，各種季度報表、月報表，政府主管部門下發(fā)的有關(guān)財務(wù)類文件材料（此類檔案由公司財務(wù)部自行保管存查）；

（十四）組織人事教育培訓(xùn)、員工變動表、花名冊、教育培訓(xùn)；

（十五）其他需要歸檔治理的資料，包括聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料，上級領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位供應(yīng)和贈送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。

第3條檔案立卷要求：

（一）辦公室應(yīng)準(zhǔn)時做好檔案歸檔分類保管工作；財務(wù)和物業(yè)應(yīng)自行準(zhǔn)時的將需歸檔的文件、報表等材料整理立卷以便存查；

（二）公司各部門應(yīng)準(zhǔn)時向辦公室移交發(fā)生的檔案材料，如材料還需使用，也應(yīng)向交辦公室立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)；各部門必需嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交歸檔的文件材料；

（三）各部門向辦公室提交檔案時，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)；檔案治理人員按文件材料分類造冊，并在存檔資料表上注明移交人、存檔人、存檔時間；

（四）檔案立卷要求遵循公司檔案的形成規(guī)律和特點，保持檔案質(zhì)檢的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同的價值，便于保管和利用；

（五）卷內(nèi)檔案材料應(yīng)按材料排序，依次編寫頁號；

（六）有關(guān)卷內(nèi)材料的狀況說明，都應(yīng)逐填寫在名目備注內(nèi)；

（七）案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆或簽字筆書寫，字跡要工整、清楚。

第4條檔案歸檔時間:

（一）公司每半年進(jìn)展一次集中清理歸檔工作并作出歸檔結(jié)論；

（二）財務(wù)部門需按時間要求將檔案歸檔清整結(jié)論狀況以書面形式報總經(jīng)理批示后交辦公室存查；

（三）物業(yè)公司檔案按公司工作要求清整狀況及結(jié)論報辦公室存查；依據(jù)公司要求獨立建立清查歸檔并將結(jié)果書面報辦公室存查。

第5條檔案的借閱:

（一）借閱檔案需按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱。不得在檔案上涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、調(diào)換、撕毀等損壞檔案行為，并應(yīng)準(zhǔn)時歸還。

（二）各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到檔案治理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿，方可借閱；

（三）公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，否則不予借閱；

（四）借閱檔案必需嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)展檢查、清點，并在登記薄上注銷；

（五）借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特別狀況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)；

（六）借閱的檔案用完后，應(yīng)準(zhǔn)時歸還，借用時間一般不得超過10天；檔案治理責(zé)任人需追述借閱歸還并做好記錄；

（七）借閱人對檔案要妥當(dāng)保管，不得遺失；

（八）凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理；

（九）會計檔案一律不準(zhǔn)外借。內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財務(wù)同意并報總經(jīng)理批準(zhǔn)。外單位因特別需要，查閱有關(guān)會計檔案時，應(yīng)持正式公文，并經(jīng)總經(jīng)理同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司；如需摘抄、復(fù)印，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意方可辦理。

第6條檔案保密級別:

（一）檔案分一般檔案和密級檔案兩類。檔案的密級由公司總經(jīng)理核定簽注；

（二）有密級的檔案需經(jīng)公司總經(jīng)理或授權(quán)辦公室主任同意翻閱和復(fù)印使用；

（三）有密級檔案只限檔案治理員治理；

（四）一般檔案治理，屬業(yè)務(wù)工作使用范疇，對內(nèi)予以準(zhǔn)時供應(yīng)利用；對外按借閱手續(xù)經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)辦理。

公司檔案治理制度篇五

一、制度內(nèi)容

為做到客戶效勞部與客戶的良好溝通，把握客戶的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費交納狀況等，有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng)，而客戶檔案可以幫助客戶效勞部以最便捷的方式供應(yīng)以上信息。因此，為充分利用客戶信息并治理好這些信息，特建立此制度。

二、治理目標(biāo)

客戶檔案資料全面、精確、有效。

三、適用范圍

客戶檔案資料的治理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。

一般客戶檔案包括以下的。資料：

1、收集客戶單位資料

2、客戶繳費記錄包括各樣應(yīng)付之押金

3、客戶裝修工程文件

4、客戶遷入時填具之資料

5、客戶資料補(bǔ)充

6、客戶聯(lián)絡(luò)資料

7、緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

8、客戶與治理處往來文件

9、客戶違規(guī)事項與欠費記錄

10、客戶修理記錄

11、客戶投訴記錄

12、客戶單位有關(guān)的工程檔案（與二次裝修工程有關(guān)資料）與工作程序

四、留意事項

1、準(zhǔn)時上行下達(dá)客戶與治理之間的學(xué)問、報告、通知、通報，傳送文件應(yīng)準(zhǔn)時、精確，仔細(xì)地登記并制作各種表格。

2、協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系，加強(qiáng)橫向溝通；

3、做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢及跟進(jìn)；

4、接聽客戶投訴，解決客戶投訴；

5、接聽客戶工程報修電話，準(zhǔn)時聯(lián)系修復(fù)。

4、物業(yè)公司檔案治理規(guī)章制度

1、辦公室負(fù)責(zé)指定接待員、檔案員負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的信息收集、治理及整理工作；

2、專管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶建立、逐一保存，建立統(tǒng)一名目，同時建立電子檔備份。各類信息具體排列，以便查閱；

3、客戶信息檔案的內(nèi)容包括：業(yè)主收樓及驗收文件、裝修文件、日常修理文件、繳費文件、回處理文件及投訴建議等其他文件；

4、專管人員須仔細(xì)填寫各項記錄表，紙文檔與電子文檔同時進(jìn)展。準(zhǔn)時跟進(jìn)業(yè)主檔案的變更，保證信息的精確性；

5、業(yè)主檔案信息應(yīng)嚴(yán)格治理，留意保密。嚴(yán)禁非相關(guān)人員查閱，以愛護(hù)業(yè)主的隱私，維護(hù)公司良好形象；

6、為確保文檔安全，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作；

7、業(yè)主檔案永久保存，準(zhǔn)時與業(yè)主溝通，準(zhǔn)時變更業(yè)主信息，保證其精確性。

公司檔案治理制度篇六

一、目的

加強(qiáng)文件檔案治理，標(biāo)準(zhǔn)公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、精確性和系統(tǒng)性。供應(yīng)符合公司需求和保證治理體系有效運行的證據(jù)。

二、適用范圍

適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

三、術(shù)語和定義

1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)治理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實物、證件等不同形式的歷史記錄。

2、檔案治理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、供應(yīng)利用等活動。

四、職責(zé)

1、行政人事部：

1）負(fù)責(zé)公司檔案的集中治理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)催促指導(dǎo)部門檔案治理；

2）建立健全公司檔案治理制度，指導(dǎo)、監(jiān)視和檢查執(zhí)行狀況；

3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；

4）負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀治理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；

5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；

6）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案治理方法、使用學(xué)問。

2、其他各部門相關(guān)人員：

1）負(fù)責(zé)在工作變動時，做好或幫助移交工作，并準(zhǔn)時通知行政人事部；

2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；

3）負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識、貯存、保管、利用、歸檔；

4）財務(wù)部負(fù)責(zé)按規(guī)定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料；

3、各部門檔案主管人員

1）負(fù)責(zé)部門檔案的治理。

4、各部門負(fù)責(zé)人

1）負(fù)責(zé)對部門檔案治理監(jiān)視檢查。

五、工作程序

1、檔案資料的收集

1）各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)展收集，并編制部門《文件（合同）治理記錄名目》。

2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進(jìn)展整理，并編制《移交名目》每季度向行政人事部移交。

a)歸檔范圍及移交時間：每季度完畢后次月10日前。

b)檔案資料的標(biāo)識各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)章見后。

c)檔案資料的日常治理：

⑴電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)時存放于指定電腦硬盤內(nèi)。

⑵文件、合同資料要登記具體信息，并編制《文件（合同）治理記錄名目》，以便檢索利用。

⑶文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號挨次存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識，整齊排放在文件／檔案柜中。

d)檔案借閱

（1）借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；必需帶出公司查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；

⑵檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時，必需當(dāng)面點交清晰，如發(fā)覺遺失或損壞，應(yīng)馬上報告直接上級；

⑶借閱檔案用完后，應(yīng)準(zhǔn)時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)；

⑷借檔人必需愛惜檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；

e)檔案銷毀⑴對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必需寫申請銷毀報告，編制銷毀名目，報部門總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)前方可銷毀。

⑵執(zhí)行銷毀任務(wù)時，必需由行政人事部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀名目上簽字。最終，把銷毀名目和批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。

2、檔案治理細(xì)則

1）檔案資料的歸檔范圍

⑴公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文等；

⑵公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、打算、決議、指示、規(guī)劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件；

⑶本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；

⑷公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；

⑸重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；

⑹反映公司主要職能活動的報告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；

⑺公司的各種工作規(guī)劃、規(guī)劃考核/總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表及簡報；

⑻本公司與有關(guān)單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；

⑼本公司干部任免的文件材料、員工嘉獎、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；

⑽本公司公布的各類廣告、宣傳材料；

⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；

⑿外出公務(wù)活動（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查討論、參與會議等）所獲得或形成的檔案資料；

⒀財務(wù)檔案資料；

⒁各種實物檔案；

⒂其他具有利用和保存價值的文件資料。

3、檔案資料的歸檔要求⑴歸檔的文件資料必需完整、真實、精確，如請示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必需齊全。

⑵一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以依據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門依據(jù)實際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥當(dāng)保存，行政人事部以影印本歸檔。

⑶聲像檔案攝錄必需具體記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必需是原版，在清楚、完整的特別狀況下可歸檔拷貝件。

⑷子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設(shè)備信息的備份工作。

⑸各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等）必需原件歸檔，并保持其完好無損。

4、檔案資料的歸檔時間⑴即時歸檔以下文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理完畢或取得后即時歸檔：

a)公司規(guī)定的密級文件；

b)重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；

c)合同、協(xié)議書等正本及過程資料；

d)公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工嘉獎、處分、考核的文件材料；

e)其他認(rèn)為需要即時歸檔的資料。

⑵定期歸檔a)部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交行政人事部；

b)部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部；

⑶電子聲像檔案的歸檔a)重要電子聲像檔案應(yīng)實時進(jìn)展、隨辦隨歸。

b)一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機(jī)保管。

c)每年3月底前必需向行政人事部移交上一年度的全部歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政人事部核實后刻錄成光盤等載體脫機(jī)保管。

5、檔案交接⑴部門內(nèi)檔案交接部門檔案治理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負(fù)責(zé)人指定的接收人核實無誤后簽字，行政人事部見證。

6、檔案移交公司的流程a)經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；

b)行政人事部依據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；

c)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；

7、檔案保管⑴檔案編號a)檔案按類別應(yīng)給予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有肯定范疇，不能籠統(tǒng)模糊。

b)檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類編號表》，將全部分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用肯定挨次依次排列，以便查閱。

c)檔案分類編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時，隨時增補(bǔ)之用。

d)檔案分類及編號的增補(bǔ)、修訂等由行政人事部結(jié)合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨便修改。

e)建立《檔案名目》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。

8、附則：本方法由公司行政人事部制定并負(fù)責(zé)解釋。

六、相關(guān)記錄

1、《文件（合同）治理記錄名目》

2、《文件檔案移交名目》

3、《檔案移交清單表》

4、《檔案借閱審批單》

5、《檔案分類編號表》

6、《檔案治理流程》文件（合同）治理記錄名目記錄編號:日期：

序號文件（合同）編號標(biāo)題需抄送的相關(guān)部門接收原/復(fù)接收人備注部門移交名目記錄編號:日期：

序號文件（合同）編號標(biāo)題名稱頁數(shù)原/復(fù)備注移交單位移交人日期收件單位日期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。

記錄編號:移交性質(zhì)檔案類別合計移交說明接收意見檔案移交清單表日期：

□離職□調(diào)崗□歸檔檔案所屬年度保管期限數(shù)量永久長期短期移交人：

公司檔案治理制度篇七

為標(biāo)準(zhǔn)和加強(qiáng)公司安全生產(chǎn)檔案（臺賬）、記錄治理工作，確保各項安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的精確和完善，通過安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的記錄、整理和歸檔，不斷增加安全治理工作的針對性、系統(tǒng)性和可追溯性、閉合性，提高公司安全生產(chǎn)監(jiān)視治理水平，結(jié)合公司實際，特制定本制度。

1、安全生產(chǎn)檔案（臺賬）：是指各部門、工程部全生產(chǎn)治理過程中形成的具有保存價值的各種文件資料、圖像、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。

2、數(shù)據(jù)電文：是指以電子、光學(xué)、磁或者類似手段生成、發(fā)送、接收和儲存的信息。

3、公司安全治理部負(fù)責(zé)公司安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的綜合治理工作，對各工程部、各部門安全生產(chǎn)的檔案治理工作進(jìn)展監(jiān)視、檢查。負(fù)責(zé)依據(jù)公司的相關(guān)規(guī)定擬定公司安全記錄歸檔和保管、使用、統(tǒng)計等相關(guān)規(guī)章制度。負(fù)責(zé)公司各類安全生產(chǎn)記錄的分類、編號和備案工作。

4、各部門分別負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)的安全生產(chǎn)檔案（臺賬）治理工作。統(tǒng)一使用公司制定的格式進(jìn)展安全生產(chǎn)記錄。

5、各工程部負(fù)責(zé)本工程部安全生產(chǎn)檔案、記錄治理，填寫、收集、整理、保管、利用本工程部在安全生產(chǎn)治理活動中形成的各類記錄。

6、各工程部的安全生產(chǎn)治理部門及各職能部門根據(jù)本單位的《安全生產(chǎn)治理體系文件》及相關(guān)制度履行相應(yīng)職責(zé)。

7、安全生產(chǎn)委員會或安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組人員名單及變動記錄。

8、安全生產(chǎn)組織機(jī)構(gòu)、安全生產(chǎn)治理網(wǎng)絡(luò)圖等。

9、安全生產(chǎn)責(zé)任制度、安全生產(chǎn)治理制度（云南省安全生產(chǎn)條例規(guī)定的11項制度必需建檔）等文件。

10、與工種崗位和設(shè)備工具相對應(yīng)的安全操作規(guī)程和使用規(guī)程。

11、上級有關(guān)安全生產(chǎn)監(jiān)視治理部門制定和下發(fā)的制度性文件、通知、通報等。

12、安全治理人員花名冊、相關(guān)人員證書（含三類人員證書、注冊安全工程師等相關(guān)資格證書）。

13、年度安全生產(chǎn)工作總結(jié)和規(guī)劃、階段性專項安全生產(chǎn)工作總結(jié)。

14、安全生產(chǎn)責(zé)任書、安全生產(chǎn)責(zé)任目標(biāo)分解、執(zhí)行、考核記錄。

15、安全生產(chǎn)教育培訓(xùn)臺賬包括以下方面內(nèi)容：

16、安全宣傳教育培訓(xùn)規(guī)劃（含特種作業(yè)人員教育）、學(xué)習(xí)、活動資料；

17、危急化學(xué)品治理人員花名冊及相關(guān)身份證明、資格證書；

18、依據(jù)安全生產(chǎn)工作需要，臨時組織的各類會議，包括傳達(dá)貫徹上級文件，收看收聽電視電話會議通知、記錄、紀(jì)要等；

19、重大危急源的檢測、評估、監(jiān)控報告或記錄；

20、針對重大危急源制定的應(yīng)急預(yù)案，包括危急性分析、可能發(fā)生的事故特征、應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)、預(yù)防措施、應(yīng)急處置程序、應(yīng)急培訓(xùn)和應(yīng)急保障等內(nèi)容；

21、重大危急源監(jiān)視治理：名稱、負(fù)責(zé)人、地點（部門）、聯(lián)系人、聯(lián)系方式；

22、職業(yè)安康目標(biāo)治理和責(zé)任制，單位負(fù)責(zé)人及治理人員職業(yè)衛(wèi)生培訓(xùn)證明（復(fù)印件）；

23、職業(yè)安康治理制度，職業(yè)病防治法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)、文件；

24、年度職業(yè)安康規(guī)劃和實施方案，個人防護(hù)用品發(fā)放（使用）記錄，職業(yè)安康宣傳教育培訓(xùn)記錄（培訓(xùn)規(guī)劃、培訓(xùn)考核記錄、宣傳圖片、紙質(zhì)和攝像資料）等；

25、用人單位職業(yè)監(jiān)護(hù)檔案，職工個人職業(yè)安康監(jiān)護(hù)檔案，接觸職業(yè)危害人員登記表及體檢記錄（上崗前、在崗、離崗時的職業(yè)安康檢查表），職業(yè)病人登記表，職業(yè)病人診斷證明等；（假如有）

26、相關(guān)方單位資質(zhì)及簽訂的安全協(xié)議（合同）、安全告知等；

27、相關(guān)方特種作業(yè)人員資質(zhì)證明（復(fù)印件）；

28、外用工、外包工等外來務(wù)工人員的教育記錄；

29、專業(yè)安全檢查、季節(jié)性檢查、重大節(jié)假日安全檢查記錄及考核記錄（或安全檢查表）；

30、專項安全檢查及考核記錄（或安全