文件收發(fā)管理制度

文件收發(fā)管理制度

文件收發(fā)管理規(guī)定本規(guī)定旨在加強公司文件資料的收發(fā)管理工作，提高工作效率，明確職責，并使收發(fā)管理更加規(guī)范化、制度化。適用范圍包括公司所有文件資料，如工程資料、圖紙、內(nèi)外部文件、函件等。職責方面，公司各職能部門應有專人負責擬發(fā)、收集、整理文件資料，并將其交由公司行政人事部檔案室歸檔保管。具體操作應根據(jù)《檔案管理規(guī)定》標準執(zhí)行。發(fā)文管理方面，所有發(fā)文均由所屬部門負責擬稿排版及校對，分管部門領導審核，總經(jīng)理簽發(fā)。所發(fā)文件必須由發(fā)文部門留存書面底稿、電子文本以作存檔，并由部門專人建立文件收發(fā)登記臺帳。所有發(fā)文文件必須履行文件呈批手續(xù)且要有相關擬稿人、審核人、簽發(fā)人的簽字方可發(fā)出，需加蓋公章的文件另加填蓋章申請單。所有發(fā)文文件必須定期統(tǒng)一歸檔到公司檔案室保管存檔。發(fā)文字號編排方面，以公司名義，加蓋公司印章的發(fā)文字號統(tǒng)一編排為“公司簡稱的大寫英文縮寫（XDCJ）+發(fā)布年號（四位數(shù)）+順序號（三位數(shù)）”。以部門名義，加蓋公司印章的發(fā)文字號統(tǒng)一編排為“發(fā)文部門名稱發(fā)文字號編排”，具體編排方式見附表1。文件分類方面，制度、規(guī)定應根據(jù)公司經(jīng)營管理的實際需要，由公司職能部門提出建立和完善的各類管理規(guī)章制度。對重大事項做出的決定應按排。公司在工作中需要進行各種文件的處理和傳達，因此有了文件分類和發(fā)文格式的要求。文件分類中包括通知、通報、通告、報告、請示、批復、意見、函和會議紀要。其中通知是發(fā)布公司各項制度和周知事項，通報是表彰先進和批評錯誤，傳達重要精神或情況，通告是在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項，報告是下級向上級匯報工作、反映情況、提出建議意見或答復上級的詢問，請示是向上級部門請求請示、批準，批復是答復相關部門（單位）的請示，意見是對相關問題提出意見或處理辦法，函是相關部門（單位）之間的相互商洽工作、詢問和答復問題或相關部門（單位）的請求批準和審批事項，會議紀要是記載和傳達會議情況。在發(fā)文格式中，以公司名義、部門名義加蓋公章發(fā)文都需要統(tǒng)一使用A4紙。公司名義發(fā)文需要包括公司全稱、文號和標題，而部門名義發(fā)文需要包括公司全稱、文號、主送、擬文、日期和主題。正文需要按照規(guī)定的格式排版，結語根據(jù)文件類別運用不同的結束語，落款需要標注公司全稱或行文部門，日期需要用中文數(shù)字年月日表示，而主題詞、主送和抄送則需要根據(jù)具體情況填寫。需要注意的是，以上文件形成均需執(zhí)行文件呈批手續(xù)方可發(fā)出。最后，附表2為《文件呈批表》。公司全稱+發(fā)文部門在****年**月**日印發(fā)了共印**份文件。該文件適用于第4.3文件分類的第6-10點，如不需涉及抄送/抄報對象可去除此項內(nèi)容。對外發(fā)文均需執(zhí)行文件呈批手續(xù)方可發(fā)出，如需加蓋公章文件，落款處需加公司名稱。會議紀要格式為****會議紀要（宋體二號字，加粗，居中），會議時間、地點、主題、主持、出席人員、缺席人員、會議記錄和內(nèi)容記錄均需記錄。會議議題、會議發(fā)言（討論）和會議決議的內(nèi)容也需記錄。最后由記錄整理人簽發(fā)并與會簽名。文件接收應遵循以下原則：檢查文件的文本及附件是否完整，做好簽收登記；文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應立即退回經(jīng)辦部門補辦；登記接收文件時應注意記錄清楚來文單位、接收時間、主送部門等；文件接收后應及時送達相關人員傳閱或辦理；將最后處理過的文件分類、整理、及時歸檔保管。同時，應使用《文件收發(fā)登記表》進行登記。本規(guī)定由行政人事部負責擬訂及相關解析，總經(jīng)理審核批準后發(fā)布。附表1為《發(fā)文流程圖》，包括承辦部門、擬稿、校對、分管副總、審核、總經(jīng)理、財務部、蓋章登記、發(fā)放和歸檔保存等環(huán)節(jié)。附表