辦公用品采購管理制度

辦公用品采購管理制度1.背景辦公用品是公司日常經(jīng)營所必需的物品，對于公司的正常運(yùn)營具有非常重要的作用。為了保證公司辦公用品采購的合理、高效、透明，更好地控制采購成本、避免風(fēng)險(xiǎn)，特制定本辦公用品采購管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有辦公用品采購，包括但不限于文具、辦公設(shè)備、耗材等。3.采購制度3.1采購流程提出采購需求：各部門在需要辦公用品時(shí)，在公司內(nèi)部工具中提出采購需求。采購需求應(yīng)注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途，根據(jù)辦公用品的采購計(jì)劃提前預(yù)估需求量，合理管控采購預(yù)算，防止超預(yù)算采購。采購審批：由相關(guān)部門統(tǒng)一審核采購請求，審批通過后，采購部門根據(jù)規(guī)定進(jìn)行下一步采購流程。制定采購計(jì)劃：采購部門在收到采購請求后，根據(jù)公司的采購計(jì)劃和采購需求，制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃須滿足質(zhì)量、價(jià)格、交貨期等要求，并在法律規(guī)定范圍內(nèi)處理好相關(guān)的財(cái)務(wù)、法務(wù)等手續(xù)。供應(yīng)商篩選：采購部門應(yīng)先對供應(yīng)商的信譽(yù)度、產(chǎn)品質(zhì)量和交貨能力等問題進(jìn)行評估，確認(rèn)供應(yīng)商的資質(zhì)后，進(jìn)行供應(yīng)商協(xié)商，擇優(yōu)選擇合適的供應(yīng)商，開展采購活動(dòng)。簽訂協(xié)議/合同：采購部門在與供應(yīng)商協(xié)商達(dá)成一致后，雙方簽訂采購協(xié)議/合同，約定詳細(xì)的交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等細(xì)節(jié)。3.2價(jià)格控制供應(yīng)商供貨的辦公用品應(yīng)當(dāng)按照當(dāng)前市場行情、品牌、型號等合理的價(jià)格進(jìn)行采購，不得存在過高或過低的情況。采購人員應(yīng)依據(jù)采購計(jì)劃、預(yù)算審核、供應(yīng)商選擇等綜合考慮，進(jìn)行供應(yīng)商談判或是招投標(biāo)等方法，確保在保證產(chǎn)品質(zhì)量的前提下，以最優(yōu)的價(jià)格進(jìn)行采購。3.3質(zhì)量管理對于采購的辦公用品，采購部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)簽訂的協(xié)議/合同，對供應(yīng)商提供的產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量檢測，如發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品存在質(zhì)量問題，應(yīng)當(dāng)及時(shí)通過法律手段要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。采購部門應(yīng)當(dāng)建立辦公用品采購合格供應(yīng)商的庫存檔案，跟蹤各個(gè)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等情況，為供應(yīng)商的評估提供數(shù)據(jù)支持。3.4庫存管理采購人員應(yīng)定期進(jìn)行庫存盤點(diǎn)，確保庫存數(shù)據(jù)的及時(shí)準(zhǔn)確。庫存管理應(yīng)注意及時(shí)、合理地補(bǔ)充庫存，防止不必要的耗損、浪費(fèi)以及因庫存不足導(dǎo)致的延誤，從而保證公司的正常運(yùn)營。4.監(jiān)管與責(zé)任4.1監(jiān)管采購部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告采購情況，每周進(jìn)行采購匯總并發(fā)給公司領(lǐng)導(dǎo)，接受公司領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督和指導(dǎo)。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)了解公司內(nèi)部采購情況，定期對采購流程、采購價(jià)格、采購質(zhì)量、采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行檢查和審核。4.2責(zé)任采購人員應(yīng)當(dāng)按照《中華人民共和國采購法》、《中華人民共和國合同法》、《中華人民共和國財(cái)務(wù)法》等規(guī)定處理有關(guān)采購事項(xiàng)，保證所采購的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格合理、供貨穩(wěn)定，并保證采購的合法合規(guī)。對于違反采購規(guī)定的行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。5.附則本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，如發(fā)生異議，請