企業(yè)項目材料管理制度

企業(yè)項目材料管理制度1.制度概述為了規(guī)范企業(yè)項目材料的存儲、管理和審查流程，提高項目材料的質(zhì)量和效率，特制定本企業(yè)項目材料管理制度。該制度是所有項目材料的管理依據(jù)，適用于公司內(nèi)部的各類項目，包括但不限于各類建設項目、投資項目、產(chǎn)品研發(fā)項目等。2.基本原則全周期：管理從項目啟動到項目結束；獨立性：項目材料獨立保存，可單獨檢索；安全性：項目材料存放在保密管理區(qū)；規(guī)范性：材料合法規(guī)范，不得產(chǎn)生違法違規(guī)問題；開放性：便于異地復現(xiàn)、提高質(zhì)量；不重復造輪子：存在資源就需要共享。3.材料管理的責任系統(tǒng)3.1角色明確項目負責人：是項目管理的領導者，需要確保項目材料的全周期管理，并控制材料內(nèi)容的合法性、真實性和完整性。項目管理員：主要負責項目材料的存儲、管理、備份和審查，確保項目材料的安全、可檢索、易傳遞、可審查和質(zhì)量良好。項目成員：需要按照項目材料管理規(guī)定，保證項目材料真實、準確、完整，努力提高項目材料的質(zhì)量和效率。3.2責任分工項目負責人負責項目材料整個周期安全管理；項目管理員應實施各個階段材料管理工作，包括材料提交、審核和備份；項目成員應根據(jù)工作職責，按照要求提交材料，并保證材料真實、準確、完整。4.材料管理的流程4.1材料保存將所有項目材料保存在原始文件夾中，命名規(guī)則為“項目名稱+提交人+時間”；同時有基于時間片以及相關信息備份手段。4.2材料提交提交項目材料時應符合規(guī)范，盡量簡潔明了，便于查找；文件命名可采用數(shù)字或字母結合方式，避免繁瑣的文件名；提交時間在控制數(shù)個工作日內(nèi)完成，并進行版本控制，確保材料的及時性和正確性。4.3材料審核提交后的材料需要審核，保證材料的真實性和完整性。審核包括兩個部分：一是項目管理員的審核，確保提交的材料符合規(guī)范和內(nèi)容正確，沒有漏洞；二是項目負責人的復核，確保審核計劃的正確性和可執(zhí)行性；同時要對不良資料的處理方式作出規(guī)定。4.4材料備份定期對項目材料進行備份，避免數(shù)據(jù)丟失，便于材料的查找和追溯。備份存放在備份區(qū)，防止數(shù)據(jù)被篡改或丟失。5.文件存儲與檢索5.1存儲方式項目材料存儲在統(tǒng)一的存儲位置中，存儲方式采用網(wǎng)絡硬盤方式，具有以下優(yōu)點：存儲空間大，可以滿足不同項目的存儲需求；存儲數(shù)據(jù)安全、可靠，可以保證數(shù)據(jù)不丟失。5.2材料檢索項目材料的檢索是項目管理中最核心的管理環(huán)節(jié)。在設計檢索關鍵詞時，應考慮到項目材料的使用者，從而設計出可以快速檢索材料的關鍵詞體系。6.制度的監(jiān)督與執(zhí)行為了保證制度的監(jiān)督和執(zhí)行，企業(yè)應當建立健全的監(jiān)督制度，明確投訴和監(jiān)督的處置流程，以保障企業(yè)運營過程的完整和規(guī)范。同時，為保證本制度能夠得到有效的執(zhí)行和推廣，企業(yè)應該針對各級管理人員，開展相應的培訓班，以保證企業(yè)人員對該制度的充分理解和執(zhí)行。7.制度的修訂企業(yè)應該注意，在制訂此制度時，應規(guī)定相應的修訂和調(diào)整程序，以適應企業(yè)內(nèi)部運營的需要和外部環(huán)境變化的情況。企業(yè)應該做好內(nèi)部制度修訂機制的建立，制度的修訂必須經(jīng)過相關程序和部門的審議，并經(jīng)企業(yè)法務部門確認后方可施行。8.制度的附則本制度所涉及的相關問題，企業(yè)應根據(jù)實際情況進行補充說明，具體問題具體處理。9.結語企業(yè)項目材料管理制