施工企業(yè)合同管理制度

施工企業(yè)合同管理制度

合同管理制度為規(guī)范公司的合同管理工作，減少因不當(dāng)合同管理所造成的損失，福建元洪/融僑（福建）房地產(chǎn)有限公司特制訂了本辦法。本辦法適用于公司及其子公司簽訂的經(jīng)濟(jì)合同和技術(shù)合同，勞動(dòng)合同除外。合同管理部門及職責(zé)公司的合同歸口管理部門為總經(jīng)理室，而各職能部門負(fù)責(zé)本部門分工范圍內(nèi)的合同管理工作。合同歸口管理部門對(duì)合同管理工作進(jìn)行規(guī)范、指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。合同管理工作的主要內(nèi)容包括建立健全公司合同管理制度、保管公司的《法定代表人身份證明書》和《法定代表人授權(quán)委托書》、監(jiān)督公司的合同依法、依程序簽訂、建立合同檔案、對(duì)合同進(jìn)行登錄、統(tǒng)計(jì)、保管及例行報(bào)表、監(jiān)督檢查合同的履行等。每件合同須由公司總經(jīng)理或公司所屬職能部門確定一主要承辦人，承辦人可以是業(yè)務(wù)人員或法律工作人員，但不得是社會(huì)臨時(shí)性借、聘人員。承辦人應(yīng)依法律、法規(guī)及本辦法進(jìn)行工作，并對(duì)自簽約起至合同履行完畢全過程負(fù)責(zé)，期間出現(xiàn)的任何與合同有關(guān)的問題須及時(shí)與有關(guān)部門進(jìn)行協(xié)商，并以承辦人為主進(jìn)行解決。合同的審查與簽訂在合同簽訂前，承辦人應(yīng)對(duì)合同另一方當(dāng)事人的主體資格和資信進(jìn)行了解和審查。主體資格應(yīng)合法，具有經(jīng)年檢的營業(yè)執(zhí)照，其核載的內(nèi)容與實(shí)際相符。欲簽合同標(biāo)的應(yīng)符合當(dāng)事人經(jīng)營范圍，涉及專營許可的，應(yīng)具備相應(yīng)的許可、等級(jí)、資質(zhì)證書。由代理人代簽合同的，應(yīng)出具真實(shí)、有效的法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書、代理人身份證明。具有相應(yīng)的履約能力，必要時(shí)應(yīng)要求其出具資產(chǎn)負(fù)債表、資金證明、注冊(cè)會(huì)計(jì)師簽署的驗(yàn)資報(bào)告等相關(guān)文件。具有履約信用，過去三年重合同、守信用，現(xiàn)時(shí)未涉及重大經(jīng)濟(jì)糾紛或重大經(jīng)濟(jì)犯罪案件。合同承辦人應(yīng)根據(jù)審查結(jié)果在請(qǐng)示單上注明自己的審查意見。合同管理實(shí)行分級(jí)管理原則和歸口管理原則，并實(shí)行承辦人制度、審核會(huì)簽制度和重大合同專題會(huì)審制度。在簽訂合同之前，應(yīng)該對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的履約能力或資信狀況進(jìn)行審查。如果存在問題，就不應(yīng)該簽訂合同。如果必須簽訂合同，則應(yīng)該要求對(duì)方提供合法、真實(shí)、有效的擔(dān)保。擔(dān)保應(yīng)以保證形式作出，擔(dān)保人必須是具有代償能力的獨(dú)立經(jīng)濟(jì)實(shí)體，并且應(yīng)該對(duì)擔(dān)保人適用前款規(guī)定進(jìn)行審查。合同中的各種文件都是不可缺少的組成部分。如果文本是復(fù)印本，必須加注“與原件核對(duì)無誤”字樣，并由核對(duì)人簽字。對(duì)于公司所屬職能部門認(rèn)為重要的或標(biāo)的額較大的合同談判，應(yīng)該有公司法律顧問和經(jīng)濟(jì)技術(shù)等專業(yè)人員參加。除即時(shí)清結(jié)者外，所有合同都應(yīng)采用書面形式。如果國家、行業(yè)或公司有標(biāo)準(zhǔn)或示范文本，應(yīng)該適用。當(dāng)事人協(xié)商一致的修改、補(bǔ)充合同的文書、電報(bào)、電傳、圖表等都是合同的組成部分。計(jì)劃單、調(diào)撥單、任務(wù)單、預(yù)算單等一類文件可以作為合同的組成部分，但不能替代合同。合同的起草應(yīng)該由己方或以己方為主承擔(dān)，語言應(yīng)該嚴(yán)謹(jǐn)、簡(jiǎn)練、準(zhǔn)確。合同中的術(shù)語、特有詞匯、重要概念應(yīng)該設(shè)專款解釋。合同中涉及數(shù)字、日期時(shí)應(yīng)該注明是否包含本數(shù)。公司常用的合同，由公司法律顧問擬訂示范合同文本，公司各職能部門據(jù)此起草合同。對(duì)于合同標(biāo)的在人民幣壹佰萬元以上的重大合同，應(yīng)該力爭(zhēng)由己方起草。合同應(yīng)該包括以下內(nèi)容：合同各方的法定名稱、地址、郵政編碼、電話，法定代表人姓名、職務(wù)，代理人姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式；簽約的目的和依據(jù)；標(biāo)的；數(shù)量和質(zhì)量，包括檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)和方式；價(jià)款或酬金，包括支付方式；履行的地點(diǎn)、期限和方式；爭(zhēng)議解決方式；違約責(zé)任；變更或解除條件；根據(jù)法律或合同性質(zhì)必須具備的條款或雙方當(dāng)事人共同認(rèn)為必須明確的條款；正副本份數(shù)、存放地點(diǎn)；生效的時(shí)間和條件；約定的聯(lián)系方式；附件名稱；簽約的地點(diǎn)、日期；簽約各方開戶銀行及賬號(hào)；簽約各方公章或合同專用章；法定代表人或代理人簽章。涉外合同的內(nèi)容按照有關(guān)法律規(guī)定確立。當(dāng)法定代表人授權(quán)委托代理人簽訂合同時(shí)，必須簽署授權(quán)委托書。授權(quán)委托書必須明確委托許可權(quán)和期限，禁止使用“全權(quán)代理”一類的文字。涉及擔(dān)保合同、資產(chǎn)抵押、租賃、轉(zhuǎn)讓、出售、收購合同、投資合同、股東協(xié)議、出資協(xié)議、企業(yè)合并、兼并、聯(lián)營合同或需要授權(quán)的其他合同時(shí)，必須每次單獨(dú)一次性特別授權(quán)。（1）合同的執(zhí)行可行，無不可抗力因素；（2）合同的履行能力可靠，無違約風(fēng)險(xiǎn)；（3）合同的風(fēng)險(xiǎn)可控，無不可承受的風(fēng)險(xiǎn)。4．合同的保密性：（1）保密條款明確、具體；（2）保密措施到位；（3）保密期限合理。5．總經(jīng)理室認(rèn)為需審核的其他內(nèi)容。在簽訂合同之前，承辦人需要將請(qǐng)示單、合同草案以及與合同相關(guān)的證明材料提交業(yè)務(wù)部門簽署意見，再進(jìn)行總經(jīng)理室審核?？偨?jīng)理室審核合同草案時(shí)，有權(quán)要求有關(guān)部門出具審核意見或要求承辦人提供補(bǔ)充證明材料。審核意見必須在請(qǐng)示單上明確表達(dá)，有關(guān)審核部門負(fù)責(zé)人及具體審核人員需簽署。如果合同草案不具備審核意見，總經(jīng)理有權(quán)拒絕簽署。審核意見應(yīng)具體明確，禁止使用模糊性語言。業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門在審核合同時(shí)，需要關(guān)注合同的經(jīng)濟(jì)性、技術(shù)性、可行性、安全性以及其他必須審核的內(nèi)容。審計(jì)部門和財(cái)務(wù)部門需要關(guān)注資金、資產(chǎn)的合法性、價(jià)款、酬金和結(jié)算的合理性、索賠條款的合法性以及其他需要審核的內(nèi)容?？偨?jīng)理室需要關(guān)注合同的合法性、嚴(yán)密性、可行性、保密性以及其他需要審核的內(nèi)容。本公司的合同簽訂程序十分嚴(yán)謹(jǐn)，涉及到的各個(gè)部門都要進(jìn)行審核，確保合同的合法性和可靠性。在審核合同時(shí)，需要注意以下幾點(diǎn)：首先，合同雙方必須是資信可靠、有履約能力的單位或個(gè)人；其次，擔(dān)保方式必須是切實(shí)可靠的；合同文本文字必須準(zhǔn)確無誤，正副本及附件份數(shù)齊備。對(duì)于標(biāo)的在人民幣壹仟萬元以上的合同，承辦人應(yīng)提請(qǐng)總經(jīng)理室牽頭召開專題會(huì)議，各審核部門參加，在專題會(huì)議上充分深入地闡述各自對(duì)該合同的審核意見?？偨?jīng)理室還會(huì)根據(jù)其職責(zé)范圍對(duì)合同簽訂程序、履行情況及履行結(jié)果進(jìn)行監(jiān)督。審核合同時(shí)，各審核部門發(fā)現(xiàn)重大錯(cuò)誤、遺漏、不妥時(shí)，應(yīng)在審核意見中予以明確并提出修改意見?？偨?jīng)理室認(rèn)為需要退改時(shí)，應(yīng)連同全部文件退還承辦人。承辦人修改之后應(yīng)重新申請(qǐng)審核，審核期限重新計(jì)算。審核完成后，總經(jīng)理根據(jù)各審核部門及總經(jīng)理室的審核意見，決定是否簽約。決定簽約時(shí)，應(yīng)在全部文本上以同一形式簽字；決定不予簽約時(shí)，應(yīng)以書面形式明示