萬科房地產文書管理制度

萬科房地產文書管理制度一、概述為了規(guī)范萬科房地產公司的文書管理工作，保證公司文書的規(guī)范化、透明化、高效化，制定本管理制度。二、適用范圍本管理制度適用于萬科房地產公司所有部門、分支機構以及全體員工。三、文書管理的基本要求文件的規(guī)范化所有文書均應符合相關國家法律法規(guī)、規(guī)范文件、公司規(guī)章制度的要求，各單位和個人應按照規(guī)定格式和要求編寫文書，文書標題應表述清楚，內容要求真實、準確、完整。文件的傳遞、傳閱和套印管理所有文書必須采用正式文書套印，每張文書必須有對應的文書傳閱單，并按照文書傳閱單的要求進行傳閱，傳閱單上應標注文書的傳閱次數(shù)和傳閱人員。對于文件的傳閱和傳遞，要求嚴格遵守保密法規(guī)和公司的保密制度，保障文件的機密性嚴格控制被傳閱和傳遞的文書。文書的歸檔管理所有文書必須按規(guī)定歸檔到對應的檔案室，歸檔須經過審批，按照文件歸檔標準、分類標準進行整理和審核，并建立規(guī)范的檔案信息管理系統(tǒng)，確保文書歸檔管理的可靠性、易查性和方便性。文書的保管對于機要文件和重要文件，要嚴格保管，建立相應的文書保密措施，采取科學技術保密措施，防止丟失、泄密和損毀。四、重點文件管理要求合同管理指關于項目土地出讓、項目開發(fā)、投資合作、物業(yè)服務等相關事宜的協(xié)議與合同。（1）合同簽訂與備案合同簽訂前必須進行合法合規(guī)的審批、審核、評估和公示，合同內容必須真實、準確、完整。合同簽訂后，需按要求備案，并按照規(guī)定程序逐級上報備案文件。（2）合同變更管理合同變更應按照相關法律法規(guī)進行審批、審核、簽署并記錄在冊，合同變更后必須重新備案，同時將變更內容通知相關方。（3）合同履行與終止合同各方應按照合同約定履行各自的義務和責任。一方違約時，應按照約定承擔相應責任。在合同履行完畢后，需進行相關的手續(xù)確認，同時做好歸檔和保管工作。人事管理涉及公司員工的錄用、培訓、晉升、獎懲和離職等情況。（1）人事檔案管理員工入職時，要進行嚴格審核和記錄，建立完整的員工檔案，并嚴格保管。員工晉升、獎懲、離職等情況，需進行相應的登記、備案和歸檔管理，并且逐級向上報告。（2）員工考核管理對公司員工進行定期評定和績效考核，按照相關規(guī)定進行分類、記錄和匯總，并及時公布結果和產生相關反饋。五、文件保密保密責任制度各單位應建立一套完整的保密責任制度，明確保密責任人、責任范圍和責任流程，并進行監(jiān)督和檢查。保密措施（1）涉密文書采用安全套印、密封，嚴密控制通道、設施、設備，保證文書不泄密、不遺失、不損毀。（2）涉密文書傳閱和傳遞必須經過嚴格審批，并采取安全措施，防止泄密。（3）在涉密文書的傳閱和傳遞過程中，嚴格禁止對文書內容進行拍照、打印、復制等操作。六、文件處理流程文件的起草、審批和簽發(fā)涉及公司核心業(yè)務的文書均需要經過專門的部門或領導進行起草、審批和簽發(fā)，并按照流程及時傳遞至各個部門。文件的歸檔和保管各文書必須按照要求進行歸檔和保管，確保數(shù)據(jù)真實、完整、可查和安全。文件傳閱和傳遞各單位應建立相應的文件傳閱和傳遞制度，嚴格按照規(guī)定流程進行，防止信息泄露。七、文件的銷毀對于已經過期、被撤銷等無需保留的文書，應按照國家法律和公司規(guī)定進行銷毀，并嚴格按照要求進行記錄和歸檔工作。八、監(jiān)督與檢查各單位部門要建立完善的內部