學(xué)校檔案室管理制度標(biāo)準(zhǔn)版本（二篇）

第12頁共12頁學(xué)校檔案室管理?制度標(biāo)準(zhǔn)版本?一，認(rèn)真貫徹《?____檔案法?》，以及其它有?關(guān)檔案工作的規(guī)?定.二，各種?檔案須科學(xué)管理?，存放有序，查?找方便.三，?嚴(yán)格保密制度做?好檔案安全保密?工作.四，做?好防火，防水，?防潮，防盜，防?有害生物，防塵?，防光，防高溫?等工作，定期檢?查保管情況，確?保檔案的安全，?做到無丟失，無?霉變，無蟲蛀，?無差錯.五，?借閱檔案須經(jīng)學(xué)?校領(lǐng)導(dǎo)同意，并?辦理借閱登記手?續(xù)，借閱人要愛?護(hù)檔案原件，用?后及時歸還.?六，外單位借閱?利用檔案，須持?單位介紹信，注?明利用目的，經(jīng)?學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)同意，?才能借閱.檔?案的收集要按?照國家，政府及?教育行政部門的?有著規(guī)定，把學(xué)?校，各部門和師?生每個人手中分?散的有關(guān)教育，?教學(xué)，科研，人?事，行政，財務(wù)?，經(jīng)營等方面的?文件材料及各種?資料，經(jīng)過挑選?，集中于學(xué)校檔?案室.任何部門?和個人都不得私?自保存，占有，?銷毀和帶走應(yīng)歸?檔的材料.1?，依法按章檔?案的收集必須依?法按章實(shí)施.要?求學(xué)校的全體師?生員工都要明了?檔案懼和管理目?的和意義，樹立?檔案工作人人有?責(zé)的觀念，增強(qiáng)?檔案意識，明確?工作性檔案資料?與個人的學(xué)術(shù)，?科技等具有知識?產(chǎn)權(quán)的資料的區(qū)?別.管理部門不?應(yīng)把屬于具有個?人知識產(chǎn)權(quán)范圍?的資料強(qiáng)行收集?（個人自愿貢獻(xiàn)?的另當(dāng)別論），?個人也不能把應(yīng)?當(dāng)歸檔的工作資?料占為已有而拒?不歸檔.2，?完善機(jī)制檔案?的收集必須建立?必要的機(jī)制，對?收集的范圍，對?象，時限等有明?確的要求，建立?必要的工作制度?和考核制度.?3，建立網(wǎng)絡(luò)?由于學(xué)校的工作?條線多，歸檔資?料牽涉的面也廣?，檔案資料的收?集要建立必要的?____網(wǎng)絡(luò)，?有關(guān)條線和各個?層面都應(yīng)有相關(guān)?的節(jié)點(diǎn)，每個節(jié)?點(diǎn)都要有具體的?責(zé)任人.檔案?的整理檔案的?整理，是指把零?散的和需要進(jìn)一?步條理化的檔案?資料，進(jìn)行基本?的分類的，組合?和編目，使其系?統(tǒng)化，科學(xué)化.?有利于檔案的保?管和使用.1?，規(guī)范分類由?于以校為本自主?發(fā)展的步伐加快?，教育教學(xué)改革?的不斷發(fā)展，改?革實(shí)踐中形成的?資料也必然會超?出文件規(guī)定的分?類范圍.因此，?在改革實(shí)踐與時?俱進(jìn)的新時期，?相關(guān)的檔案資料?分類規(guī)則也必然?不斷發(fā)展，各單?位應(yīng)該尊重這一?現(xiàn)實(shí)，積極探索?，同時又必須及?時與上一級檔案?管理部門聯(lián)系，?爭取指導(dǎo)，服從?整體調(diào)控，不各?行其是.2，?保持結(jié)構(gòu)完整性?學(xué)校檔案的整?理，要按照教育?，教學(xué)，科研，?人事，行政，財?務(wù)和經(jīng)營管理活?動過程中所形成?的檔案資料自身?規(guī)律，保持其結(jié)?構(gòu)的完整性.?3，保持整體系?統(tǒng)性學(xué)校檔案?的整理，還要按?照學(xué)校檔案的來?源，時間，內(nèi)容?和性質(zhì)等條件，?保持其歷史聯(lián)系?，保持其整體的?系統(tǒng)性.檔案?的立卷1，為?有利于學(xué)校立卷?部門做好平時歸?卷工作，提高立?卷質(zhì)量，方便歸?檔前的查找利?用，學(xué)校應(yīng)按照?上級要求，推行?預(yù)立卷制度.?2，學(xué)校各有關(guān)?部門兼職檔案員?應(yīng)按預(yù)立卷類目?進(jìn)行材料的及時?收集，積累，并?定期進(jìn)行整理.?3，學(xué)校檔案?室要隨時了解，?檢查，指導(dǎo)兼職?檔案員做好預(yù)立?卷工作.4，?組卷必須遵循文?件材料形成的規(guī)?律，保持其相互?之間的有機(jī)聯(lián)系?，便利于查考和?利用.5，組?卷的技術(shù)要求：?（1）內(nèi)容相?同的文件材料組?成一卷，同一內(nèi)?容的文件材料數(shù)?量多時，可分別?組成若干卷，每?卷不超過200?頁.（2）卷?內(nèi)密不可分的文?件材料按正件在?前，附件在后;?打印在前，定稿?在后;批復(fù)在前?，請示在后的順?序排列.（3?）按順序編頁號?，頁號位置在非?裝訂線一側(cè)的上?角.（4）填?寫卷內(nèi)目錄及備?考表.每份文件?材料必須注明單?位，責(zé)任者，時?間.（5）卷?內(nèi)材料一律拆掉?金屬物，用線裝?訂，破損的文件?材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)?.（6）案卷?封面各欄目應(yīng)填?寫齊全，標(biāo)題擬?寫應(yīng)簡明扼要，?并體現(xiàn)作者，問?題，文種三要素?.（7）檔案?盒封面和卷盒按?有關(guān)規(guī)定要求.?檔案的保管?1，必要的硬件?保障為了檔案?的完整和安全，?工作的方便，一?般應(yīng)實(shí)行"三室?分開"，即檔案?庫房，工作人員?的辦公室與檔案?借閱室分開，至?少要做到檔案庫?房獨(dú)立.檔案?庫房要保證通風(fēng)?，干燥，配備必?要的防潮，防霉?，防蛀，防火（?消防），調(diào)溫和?通風(fēng)等設(shè)施，要?有防盜設(shè)施.?2，完善的軟件?建設(shè)建立檔案?管理的常規(guī)工作?制度.如收集，?整理，分類，立?卷，借閱，鑒定?，剔除，銷毀等?制度.建立相應(yīng)?的工作資料.?3，認(rèn)真做好歸?檔驗(yàn)收工作.檔?案室應(yīng)對整理組?卷完畢垢檔案進(jìn)?行入庫前的鑒定?和驗(yàn)收，凡不符?合要求的，必須?重新整理合格才?能歸檔.4，?按規(guī)定做好分類?編號工作.5?，按規(guī)定做好編?目工作.目錄每?條目基本著錄項?目包括：順序號?，檔號，題名，?日期，頁數(shù)，保?管期限等.實(shí)行?計算機(jī)輔助檔案?管理的，應(yīng)將目?錄輸入計算機(jī)，?建立信息庫，實(shí)?現(xiàn)檢索，統(tǒng)計的?機(jī)上操作.6?，按照檔案順序?號，依次排列上?架.7，要定?期全面檢查，并?做好檢查記錄，?發(fā)現(xiàn)問題要及時?采取補(bǔ)救措施?，并報告分管領(lǐng)?導(dǎo)，確保檔案安?全.8，要嚴(yán)?格做好鑒定和銷?毀工作.要根據(jù)?歸檔范圍和保管?期限表，對到期?的檔案提出銷毀?或延長保管期的?意見，并經(jīng)學(xué)校?領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn).銷毀?檔案時必須有兩?人監(jiān)銷，并在銷?毀清單上簽字.?9，認(rèn)真做好?統(tǒng)計工作.建立?檔案的收進(jìn)，移?出，利用，銷毀?等統(tǒng)計臺帳，及?時報送統(tǒng)計報表?.10，及時?做好檔案的補(bǔ)充?工作.歸檔的文?件材料如有遺漏?，學(xué)校應(yīng)及時補(bǔ)?充歸檔，檔案室?應(yīng)將補(bǔ)充歸檔材?料插入相應(yīng)的案?卷或另行組卷，?排在對應(yīng)年度案?卷目錄的最末位?.官地坪鎮(zhèn)中?學(xué)學(xué)校檔案室?安全管理制度?龍?zhí)缎W(xué)龍?潭小學(xué)學(xué)校檔案?室安全管理制度?（一）檔案工?作制度1、檔?案工作是行政管?理工作的一部分?，須有一名校領(lǐng)?導(dǎo)分管。2、?檔案人員應(yīng)及時?將上級檔案部門?的有關(guān)指示向分?管領(lǐng)導(dǎo)匯報，以?便及時了解檔案?工作動向，領(lǐng)導(dǎo)?本校檔案工作。?3、檔案工作?由校辦公室負(fù)責(zé)?，對各處室的兼?職檔案員進(jìn)行業(yè)?務(wù)指導(dǎo)，在檔案?移交時檢驗(yàn)案卷?質(zhì)量。4、遵?照“集中統(tǒng)一管?理”的原則，本?校各類檔案應(yīng)集?中存放在校綜合?檔案室，實(shí)行統(tǒng)?一管理。5、?根據(jù)國家有關(guān)檔?案管理的規(guī)定，?結(jié)合學(xué)校檔案工?作的實(shí)際適用本?校實(shí)際的保管期?限表、歸檔范圍?等。6、建立?以校各處室兼職?檔案員為骨干的?學(xué)校檔案工作網(wǎng)?絡(luò)，定期活動。?7、編制各種?檢索工具、參考?工具，積極為學(xué)?校管理提供便利?，及時做好登記?和統(tǒng)計工作。?8、檔案人員應(yīng)?加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷?提高思想覺悟和?不斷更新業(yè)務(wù)知?識，使學(xué)校檔案?工作更趨規(guī)范化?、科學(xué)化。（?二）檔案工作人?員崗位責(zé)任制?1、檔案工作人?員必須嚴(yán)格遵守?《____檔案?法》和《中華人?員共和國保密法?》規(guī)定的各項條?款，依法辦事；?認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔?案工作的各項規(guī)?章制度。2、?指導(dǎo)各部門的立?卷人員和專業(yè)技?術(shù)人員按時做好?文件材料的收集?、立卷歸檔工作?，努力提高案卷?質(zhì)量。3、做?好檔案的收集、?整理、鑒定和登?記、統(tǒng)計等基礎(chǔ)?工作，熟悉所保?管的檔案情況。?4、做好檔案?的利用服務(wù)工作?，編制多種檢索?工作和參考資料?做到調(diào)卷及時迅?速、準(zhǔn)確無誤。?5、做好檔案?的防火、防盜、?防潮、防塵、防?蟲、防光等安全?防護(hù)工作，維護(hù)?國家的檔案不受?損失。6、刻?苦學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)?知識，提高業(yè)務(wù)?能力和學(xué)術(shù)水平?，努力實(shí)現(xiàn)檔案?管理科學(xué)化、?現(xiàn)代化。7、?遵守保密制度。?未經(jīng)批準(zhǔn)，不得?利用職權(quán)擅自擴(kuò)?大檔案的利用范?圍，不得泄露檔?案的____和?內(nèi)容，確保檔案?____的安全?。（三）檔案?資料歸檔制度?1、凡是在學(xué)校?各項活動中形成?的具有查閱利用?價值的各種文件?資料均屬歸檔范?圍。2、各種?資料的形成積累?立卷和歸檔工作?是各處室的任務(wù)?之一，應(yīng)列入各?部門兼職檔案員?的職責(zé)范圍，建?立崗位責(zé)任制，?學(xué)校檔案室做好?指導(dǎo)和監(jiān)督的同?時搞好檔案集中?和統(tǒng)一管理工作?。3、各處室?在工作中形成的?具有保存價值的?文件資料，均應(yīng)?整理立卷后歸檔?，由檔案室統(tǒng)一?管理，不得分散?在部門或個人手?中。4、每年?____月底以?前，處室兼職檔?案員必須將上一?年度檔案材料按?要求整理立卷歸?入處室檔案，并?將上一年度檔案?材料移交檔案室?。5、凡歸檔?的案卷必須編制?歸檔檔號、案卷?號、填寫案卷目?錄及卷內(nèi)文件目?錄，做好向檔案?室移交的準(zhǔn)備工?作。6、部門?移交案卷時應(yīng)經(jīng)?檔案室工作人員?驗(yàn)收，移交時應(yīng)?履行移交手續(xù)，?填寫移交清冊。?（四）檔案庫?房管理制度1?、努力創(chuàng)造條件?實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化?管理，使庫房管?理更趨科學(xué)化。?2、庫房由檔?案人員負(fù)責(zé)管理?，并負(fù)責(zé)每天檢?查門窗電的開關(guān)?情況。3、庫?房必須具備防盜?、防火、防潮、?防光線、防塵等?基本保護(hù)條件，?并每月檢查一次?，發(fā)現(xiàn)問題及時?處理。4、明?確各類檔案的界?限，實(shí)行分類分?柜存放保管。?5、庫房必須具?有專用櫥柜，并?被有必要的安全?保護(hù)設(shè)施，以確?保檔案的安全。?6、非檔案室?工作人員不得進(jìn)?入庫房，查閱檔?案不得在庫房內(nèi)?進(jìn)行。7、庫?房內(nèi)不得堆放其?他物品，以保證?庫房的整潔。?（五）檔案保密?保衛(wèi)制度1、?保守檔案___?_是每個檔案工?作人員的神圣職?責(zé)。2、檔案?室設(shè)專用檔案庫?房，配置專用檔?案櫥柜存放檔案?。3、檔案室?內(nèi)應(yīng)設(shè)置閱覽檔?案室，建立監(jiān)閱?制度，防止失密?、____。?4、檔案庫房和?檔案櫥柜必須明?確專人管理，鑰?匙由專管人員使?用。檔案人員工?作調(diào)動時，必須?辦理交接手續(xù)。?5、檔案人員?不得將____?文件、檔案資料?帶回家，或探親?訪友，或出入公?共場所。6、?不得擅自翻印、?復(fù)印上級___?_文件或資料，?不得在私人通信?或普通電話中涉?及檔案____?；不準(zhǔn)向無關(guān)人?員談?wù)?、泄露?關(guān)檔案內(nèi)容。在?立卷中形成的各?種草稿、廢紙等?不得亂扔，一律?按保密紙?zhí)幚砘?銷毀。7、非?檔案人員不得進(jìn)?入庫房，不得在?庫房中接待親友?。（六）檔案?資料借閱制度?根據(jù)《檔案法》?和有關(guān)規(guī)定，特?制定本制度。?1、外單位查閱?檔案，應(yīng)持單位?介紹信，一般應(yīng)?有二人。查閱機(jī)?、絕密或___?_、人事方面的?文件，必須是黨?員。2、查閱?各種檔案必須在?查閱室進(jìn)行，未?經(jīng)同意，不準(zhǔn)私?自帶走。3、?凡查閱利用本單?位重要的___?_檔案或在一定?范圍內(nèi)控制使用?的檔案，應(yīng)經(jīng)單?位領(lǐng)導(dǎo)同意。?4、學(xué)校檔案嚴(yán)?格控制借出，如?確因工作需要，?應(yīng)經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)?批準(zhǔn)，借出時間?一般不得超過三?天。借閱期間，?要確保檔案的安?全。5、凡摘?抄本校檔案材料?，應(yīng)寫明年代、?卷號、張?zhí)?，?認(rèn)真校核。出具?證明材料，要加?蓋公章，方能有?效。如需要復(fù)制?，須經(jīng)經(jīng)辦部門?同意。6、利?用檔案者，必須?注意保守___?_，不得任意瀉?漏和向外公布。?7、查閱檔案?，必需注意保護(hù)?檔案不得在文件?材料上圈點(diǎn)。批?注、勾畫、污損?，更不得拆卷抽???；撕毀原件，?違者將依據(jù)《檔?案法》規(guī)定追究?責(zé)任。8、對?利用檔案產(chǎn)生了?明顯經(jīng)濟(jì)效益和?社會效益的典型?事例，利用者責(zé)?任向檔案室提供?信息反饋。（?七）檔案銷毀制?度1、檔案銷?毀必須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)?和上級主管部門?負(fù)責(zé)人審核同意?。2、凡需銷?毀的檔案必須編?造清冊，并撰寫?包括：本單位和?卷宗的簡短歷史?情況、銷毀檔?案所屬年代、保?管期限及其數(shù)量?和詳細(xì)內(nèi)容、鑒?定的情況和銷毀?的理由等內(nèi)容的?書面報告。3?、銷毀檔案時必?須有兩人以上進(jìn)?行監(jiān)銷，在銷毀?清冊上注明“已?銷毀”字樣和日?期，并需簽名蓋?章以示負(fù)責(zé)。?4、被銷毀檔案?如送造紙廠打漿?，必須在監(jiān)督下?進(jìn)行，打成紙漿?后監(jiān)銷人員方可?離開。（八）?檔案保管制度?1、檔案庫房和?檔案柜、資料架?要統(tǒng)一編號，檔?案、資料要按全?宗和分類順序排?列整齊，重點(diǎn)?檔案和一般檔案?要分別保管并定?期檢查，對破損?和模糊不清的檔?案、資料及時修?復(fù)和復(fù)制。2?、認(rèn)真落實(shí)檔?案庫房的八防措?施。庫房內(nèi)嚴(yán)禁?吸煙和存放易燃?品，庫房內(nèi)外放?置滅火器材，以?應(yīng)急需；庫房門?窗要裝置防盜設(shè)?備，及時關(guān)開、?上鎖，鑰匙由專?人專柜保管，不?得隨身攜帶；經(jīng)?常清掃、整理庫?房內(nèi)外和櫥架內(nèi)?外的清潔衛(wèi)生；?注意觀測庫房溫?濕度，盡量控制?在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)；每?年____月份?放置一次殺蟲劑?，并視情況及時?采取措施，防止?鼠咬蟲蛀。3?、對檔櫥、架要?經(jīng)常進(jìn)行保養(yǎng)，?防止銹蝕，保持?美觀清潔。4?、檔案人員每年?對檔案保管情況?進(jìn)行一次全面檢?查，并作記錄。?學(xué)校檔案室管?理制度標(biāo)準(zhǔn)版本?（二）一、學(xué)?校檔案工作是學(xué)?校管理工作的重?要組成部分。建?立健全學(xué)校各類?檔案，目的主要?在于為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)?和上級有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)?部門分析、總結(jié)?、部署及調(diào)度學(xué)?校工作和對學(xué)校?工作做出決策，?提供準(zhǔn)確、可靠?的依據(jù)。學(xué)校要?成立檔案管理領(lǐng)?導(dǎo)小組，設(shè)立專?（兼）職檔案管?理員，認(rèn)真貫徹?實(shí)施檔案法，抓?好學(xué)校的檔案建?設(shè)。二、學(xué)校?建立綜合檔案室?，統(tǒng)一存放各種?門類的檔案，包?括文書檔案、教?學(xué)檔案、人事檔?案、基建檔案、?財務(wù)檔案、音像?檔案、榮譽(yù)檔案