基建檔案培訓(xùn)課件

基建檔案管理培訓(xùn)

2009年11月1一二請(qǐng)?jiān)谶@里輸入您的主要敘述內(nèi)容整體概述三請(qǐng)?jiān)谶@里輸入您的主要敘述內(nèi)容請(qǐng)?jiān)谶@里輸入您的主要敘述內(nèi)容2提綱◆當(dāng)前分公司基建項(xiàng)目檔案收集中存在的問(wèn)題及措施◆基建項(xiàng)目文件整理歸檔中的疑問(wèn)◆基建項(xiàng)目檔案歸檔范圍、各階段收集編制責(zé)任及整理規(guī)則

◆各分公司基建項(xiàng)目歸檔文件跟蹤管理注意事項(xiàng)

3一、當(dāng)前分公司基建項(xiàng)目檔案收集中存在的問(wèn)題及措施

問(wèn)題：歸檔體系不完善項(xiàng)目參與單位收集歸檔意識(shí)淡薄歸檔材料不及時(shí)、不齊全

4.措施：前端控制，明確各階段收集歸檔責(zé)任跟蹤管理，執(zhí)行“三同步”制度，重點(diǎn)檢查督導(dǎo)經(jīng)濟(jì)掛鉤，按合同做好事先溝通及驗(yàn)收考核工作5二、基建項(xiàng)目文件整理歸檔中的疑問(wèn)疑問(wèn)：項(xiàng)目過(guò)程中產(chǎn)生的文書(shū)材料怎樣分類(lèi)，是否需要全部歸檔；如何確定收集歸檔材料是與項(xiàng)目實(shí)際相符的材料即最終版；鑒于分公司兼職檔案員的實(shí)際工作情況，如何做好跟蹤管理；怎樣確保歸檔的材料齊全完整;電子文件和照片檔案的收集管理；6三、基建項(xiàng)目檔案歸檔范圍、各階段收集

編制責(zé)任及整理規(guī)則

（一）項(xiàng)目文件的不歸檔與歸檔范圍確定1、區(qū)別文書(shū)檔案與項(xiàng)目檔案2、區(qū)別歸檔與不歸檔3、確定項(xiàng)目文件的歸檔范圍71、區(qū)別文書(shū)檔案與項(xiàng)目檔案▲文書(shū)檔案是一個(gè)單位為履行職責(zé)進(jìn)行的行政、人事、黨務(wù)等管理活動(dòng)中形成的歷史記錄，它反映機(jī)構(gòu)職能活動(dòng)的歷史面貌。▲基建項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目申報(bào)、勘察設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、土地征用、施工、監(jiān)理等活動(dòng)中形成的歷史記錄。▲兩者有區(qū)別也有一定交叉，必要時(shí)可形成重復(fù)件。8

基建項(xiàng)目單位文書(shū)檔案與項(xiàng)目檔案關(guān)系一覽表

檔案內(nèi)容文書(shū)檔案項(xiàng)目檔案基建項(xiàng)目機(jī)構(gòu)成立文件是是行政事務(wù)、人事任免、后勤保衛(wèi)等是勘察設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、設(shè)計(jì)變更、工程款支付、事故處理、開(kāi)工、交工、竣工驗(yàn)收等是基建項(xiàng)目單位工作計(jì)劃、總結(jié)是立項(xiàng)審批、基建項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)視察材料等是是質(zhì)量檢查、安全檢查、進(jìn)度檢查、事故處理等是是9

施工監(jiān)理單位文書(shū)與基建項(xiàng)目檔案關(guān)系一覽表檔案內(nèi)容文書(shū)檔案項(xiàng)目檔案基建項(xiàng)目部成立、公章啟用、技術(shù)（施工、監(jiān)理）人員安排等是是行政事務(wù)、臨時(shí)工聘用、臨時(shí)租房租地借地合同等是與上級(jí)公司來(lái)往文件、黨務(wù)文件等是開(kāi)工報(bào)告、施工記錄、設(shè)計(jì)變更、計(jì)量支付、索賠、質(zhì)量事故處理、施工竣工圖等是102、區(qū)別歸檔與不歸檔▲有價(jià)值的文件經(jīng)整理歸入檔案室保存，即為歸檔。▲無(wú)價(jià)值的文件予以剔除、銷(xiāo)毀，即不歸檔。▲確定歸檔與不歸檔應(yīng)遵循價(jià)值鑒定原則。113、確定項(xiàng)目文件的歸檔范圍▲前期文件的歸檔范圍▲施工文件的歸檔范圍▲監(jiān)理文件的歸檔范圍12（二）基建項(xiàng)目文件跟蹤歸檔范圍1、按項(xiàng)目文件產(chǎn)生的來(lái)源單位跟蹤▲項(xiàng)目建設(shè)單位（集團(tuán)和各分公司）文件▲項(xiàng)目施工單位文件▲監(jiān)理單位文件2、按項(xiàng)目文件產(chǎn)生的階段跟蹤▲工程準(zhǔn)備階段文件▲施工文件▲竣工圖和竣工驗(yàn)收文件※兩者互為交叉，以項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程跟蹤、階段督催收集歸檔為主

13（三）基建項(xiàng)目建設(shè)各階段歸檔文件的跟蹤收集和編制責(zé)任1、了解項(xiàng)目各階段各單位產(chǎn)生哪些文件▲項(xiàng)目準(zhǔn)備階段—建設(shè)單位▲項(xiàng)目施工階段—施工單位、監(jiān)理單位、建設(shè)單位▲項(xiàng)目竣工階段—建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位、勘察院等14▲項(xiàng)目準(zhǔn)備階段—建設(shè)單位△立項(xiàng)文件；△建設(shè)用地、征地、拆遷文件；△勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)文件；△招投標(biāo)文件；△開(kāi)工審批文件；△財(cái)務(wù)文件；△建設(shè)、施工、監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人15▲項(xiàng)目施工階段—施工單位、監(jiān)理單位施工單位文件

△施工技術(shù)準(zhǔn)備文件

△施工現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備文件

△地基處理記錄

△工程圖紙變更記錄△施工材料預(yù)制構(gòu)件質(zhì)量證明文件及復(fù)試試驗(yàn)報(bào)告△施工試驗(yàn)記錄△質(zhì)保材料△隱蔽工程檢查記錄△施工記錄△質(zhì)量評(píng)定△施工質(zhì)量照片、錄音錄象及各類(lèi)圖表16

項(xiàng)目竣工驗(yàn)收和試運(yùn)行階段—建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位△竣工圖綜合竣工圖、專(zhuān)業(yè)竣工圖；△交工竣工驗(yàn)收文件工程竣工總結(jié)、竣工驗(yàn)收記錄、財(cái)務(wù)文件、各類(lèi)聲像電子材料17.監(jiān)理單位文件

△監(jiān)理管理文件

△監(jiān)理基礎(chǔ)文件18.2、明確各階段各單位收集和編制、檢查審核責(zé)任項(xiàng)目準(zhǔn)備階段—建設(shè)單位負(fù)責(zé)收集整理項(xiàng)目施工階段—施工單位負(fù)責(zé)收集整理施工文件、監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集整理監(jiān)理文件并監(jiān)督審核施工文件、建設(shè)單位檢查督導(dǎo)項(xiàng)目竣工及試運(yùn)行階段—施工單位負(fù)責(zé)編制竣工文件，監(jiān)理單位負(fù)責(zé)審核，建設(shè)單位驗(yàn)收19舉例：施工階段施工文件施工單位收集編制監(jiān)理審核建設(shè)單位檢查監(jiān)理文件監(jiān)理收集編制主管、檔案部門(mén)檢查施工單位審核20案卷裝訂案卷封面填寫(xiě)卷內(nèi)目錄與備考表填寫(xiě)卷內(nèi)文件整理合理分卷科學(xué)分類(lèi)系統(tǒng)收集

（四）基建項(xiàng)目歸檔文件整理規(guī)則案卷目錄編制211、系統(tǒng)收集▲對(duì)照歸檔范圍，接收收集各部門(mén)、各有關(guān)人員形成的材料。▲將接收進(jìn)來(lái)的材料再檢查一遍，確保符合原始、完整、準(zhǔn)確等要求。▲區(qū)分不作為科技檔案歸檔的文件。如文書(shū)文件、普法性文件、重份文件、事務(wù)性文件等22項(xiàng)目檔案監(jiān)理類(lèi)綜合類(lèi)施工類(lèi)設(shè)備類(lèi)特種載體類(lèi)立項(xiàng)申報(bào)工程管理資金控制質(zhì)量控制進(jìn)度控制協(xié)調(diào)管理管理類(lèi)質(zhì)保材料技術(shù)文件竣工圖招投標(biāo)征地拆遷勘察設(shè)計(jì)232、科學(xué)分類(lèi)▲分類(lèi)是整理、編目、進(jìn)行系統(tǒng)化管理的需要?！诸?lèi)要根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)的階段、建設(shè)的具體情況設(shè)置類(lèi)目?！诸?lèi)要清楚，不能相互交叉、包容?！诸?lèi)包括分大類(lèi)和分小類(lèi)24項(xiàng)目文件管理性文件技術(shù)文件施工文件綜合文件監(jiān)理文件設(shè)備文件特載文件質(zhì)保材料竣工圖管理性文件進(jìn)度控制質(zhì)量控制資金控制商務(wù)考察招標(biāo)文件開(kāi)箱文件設(shè)備試運(yùn)行文件照片類(lèi)錄音錄象類(lèi)光盤(pán)及其他項(xiàng)目文件分類(lèi)253、合理組卷▲卷是最低層次的類(lèi)下面最小的類(lèi)，是檔案構(gòu)成的基本單元。組卷的目的就是將零散文件通過(guò)某種聯(lián)系組合成一個(gè)個(gè)案卷。▲卷分為卷盒、卷夾。卷盒厚度以不超過(guò)2--4公分為宜；卷夾厚度以2公分左右為宜，便于保管和利用?！砗袃?nèi)可以存放用軟卷皮裝訂的一個(gè)或多個(gè)卷夾；也可以采用件保管的方法。26組卷的原則△遵循文件形成規(guī)律和特點(diǎn)△保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系△便于檔案保管和利用27組卷的方法介紹△管理性文件適用的方法：?jiǎn)栴}組卷法來(lái)源組卷法時(shí)間組卷法文件名稱(chēng)或性質(zhì)組卷法△施工、監(jiān)理基礎(chǔ)文件適用的組卷方法：項(xiàng)目組卷法或單位、分項(xiàng)工程組卷法；階段、專(zhuān)業(yè)、結(jié)構(gòu)或工序組卷法。△幾種方法結(jié)合使用284、卷內(nèi)文件的整理▲查漏補(bǔ)缺、按照A4或16K大小粘貼折疊、去金屬物?！韮?nèi)文件排列：按重要程度、文件間的聯(lián)系、時(shí)間順序、工程部位排列。一般的正本在前底稿在后，批復(fù)在前請(qǐng)示在后，結(jié)果在前過(guò)程在后。▲卷內(nèi)文件編號(hào)：按件整理的，逐件蓋檔號(hào)章；整卷裝訂的，從001起編頁(yè)號(hào)?！韸A一般2公分（200頁(yè)）左右，卷盒可以在2-4公分，不超過(guò)６公分。29幾種卷內(nèi)文件具體排列方法（1）圖樣文件①按隸屬關(guān)系②按總體和局部關(guān)系③按圖幅比例④按地區(qū)特征⑤按時(shí)間順序（2）文字型文件①按重要程序②按地區(qū)③按時(shí)間④按邏輯關(guān)系；復(fù)文在前，來(lái)文在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿（原稿）在后。(3)圖文混合型的一般的文字在前，圖樣在后；如果文字只起補(bǔ)充說(shuō)明的，則圖樣在前，文字在后。30

（4）管理性文件按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度排列；（5）項(xiàng)目技術(shù)文件材料按管理、依據(jù)、施工記錄、檢測(cè)實(shí)驗(yàn)、評(píng)定、證明順序排列；（6）設(shè)備文件材料按依據(jù)性、設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣、設(shè)備安裝調(diào)試和設(shè)備運(yùn)行維修等材料排列；（7）竣工圖按專(zhuān)業(yè)、圖號(hào)排列。

315、卷內(nèi)文件目錄與備考表的填寫(xiě)▲文件的順序號(hào)。以1件自然件或一組文件為一順序號(hào)。▲文件編號(hào)：完整的代字代號(hào)▲責(zé)任者：文件的形成者，單位全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)?！募牧项}名：指文件名稱(chēng)。注意無(wú)名稱(chēng)、名稱(chēng)不準(zhǔn)確及表式名稱(chēng)的填寫(xiě)?！掌冢何募纬蓵r(shí)間，用20010226表示。▲頁(yè)號(hào)：文件所在卷的頁(yè)號(hào)，用三位數(shù)表示?！鴤渥ⅲ何募脑夹酝暾缘刃枵f(shuō)明的情況。32卷內(nèi)文件目錄與備考表的填寫(xiě)33互見(jiàn)號(hào)

卷內(nèi)備考表說(shuō)明：（1、卷內(nèi)文件數(shù)量）（2、分類(lèi)、組卷及其他整理中需說(shuō)明的情況）立卷人：年月日檢查人：年月日346、項(xiàng)目檔案案卷封面和脊背填寫(xiě)▲檔號(hào)：檔案的編號(hào)▲案卷題名：應(yīng)簡(jiǎn)明準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容▲立卷單位：案卷的形成單位▲起止日期：卷內(nèi)文件的起止日期▲保管期限：對(duì)照保管期限表，從案卷保管單位的角度確定是永久、長(zhǎng)期、短期▲密級(jí)：文件自然形成的絕密、機(jī)密和秘密35檔號(hào)32-6.01-002檔案館號(hào)

陜西娃哈哈食品有限公司一期新建廠區(qū)浴室竣工資料

立卷單位陜西娃哈哈食品有限公司起止日期2006年1月25日～9月8日保管期限永久密級(jí)36保管期限檔號(hào)案卷題名（案卷脊背式樣）項(xiàng)目?jī)?nèi)容用碳素墨水直接寫(xiě)在脊背上。377、案卷的裝訂和案卷目錄編制▲卷裝訂整理的，用電鉆三孔一線(xiàn)線(xiàn)裝訂。左邊和下邊對(duì)齊。▲件整理的，用包角或縫紉機(jī)線(xiàn)裝訂。右上方空白處逐件蓋上檔號(hào)章。▲圖紙按A4大小予以折疊。檔號(hào)序號(hào)(檔號(hào)章3cm*1cm)388、移交▲移交案卷目錄▲填寫(xiě)檔案移交歸檔文書(shū)，交接雙方、見(jiàn)證人在移交書(shū)上簽字、核驗(yàn)，辦理檔案移交。399、基建項(xiàng)目聲像材料和電子文件的歸檔要求1、基建項(xiàng)目聲像材料基建項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的照片、聲像材料（如立項(xiàng)會(huì)議、領(lǐng)導(dǎo)視察、結(jié)頂慶祝、質(zhì)量事故等等）應(yīng)及時(shí)收集歸檔，注明主要要素，其收集整理規(guī)則參照特殊載體整理規(guī)范。40.2、基建項(xiàng)目電子文件收集歸檔要求

▲同步歸檔補(bǔ)助文件即元數(shù)據(jù)和背景信息；

▲內(nèi)容真實(shí)、完整和有效；

▲同竣工驗(yàn)收后的紙質(zhì)材料同步歸檔；

▲電子基建項(xiàng)目檔案要達(dá)到符合歸檔條件，并按檔案管理要求,將其存儲(chǔ)到符合要求的脫機(jī)載體上；

▲最少要制作二套，一套封存保管，一套提供查閱；

▲電子基建項(xiàng)目檔案的管理