公司印章管理辦法

公司印章管理辦法背景印章是企業(yè)的象征和重要證明文件的有效憑證，也是合法權(quán)益的保障，因而在企業(yè)管理中具有重要的地位。因此，制定公司印章管理辦法是企業(yè)管理中的重要環(huán)節(jié)。目的和意義制定公司印章管理辦法的目的是建立和完善公司的印章管理制度，規(guī)范印章的發(fā)放、使用、保管和銷毀等一系列管理環(huán)節(jié)，保障企業(yè)的合法利益并防止印章被人惡意利用，在一定程度上防止公司發(fā)生各種損失和法律風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)還可以提高公司的管理效率和工作效能，提升公司的整體形象和聲譽(yù)。適用范圍本《公司印章管理辦法》適用于本公司內(nèi)所有印章的管理，包括公司所有機(jī)構(gòu)、部門、分支機(jī)構(gòu)、辦事處及其所屬公司。印章的種類與用途本公司印章分為公章、財(cái)務(wù)專用章、合同章、發(fā)票專用章，以及其他印章。詳細(xì)定義如下：公章：是公司的最高法定認(rèn)證印章，用于重要文件的認(rèn)證，蓋在重要法律文書、公開公告、行政合同等重要文件上；財(cái)務(wù)專用章：是用于財(cái)務(wù)管理的印章，包括出納章、記賬章等，用于蓋在報(bào)銷單、付款憑證、收據(jù)等財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)管理文件上，除此之外，不得擅自使用；合同章：是用于合同管理的印章，用于簽署各類合同和協(xié)議相關(guān)文件，具有特定的法律效力；發(fā)票專用章：是特定行業(yè)用于管理發(fā)票的印章；其他印章：包括但不限于專用章、名片章、事業(yè)單位印章等。印章的管理原則本公司的印章管理原則如下：嚴(yán)格登記制度：對(duì)所有印章實(shí)行登記制度，包括印章種類、編號(hào)、用途、有效期等。對(duì)印章使用情況進(jìn)行記錄，制作使用臺(tái)賬，每次使用需在臺(tái)賬上簽字確認(rèn)；合理分配權(quán)限：對(duì)所有使用印章的人員實(shí)行分配權(quán)限，明確各自的印章種類和范圍；嚴(yán)格保管印章：印章保管人員應(yīng)當(dāng)做好印章的保管工作，妥善保管、使用和出借印章，嚴(yán)格保密，不得將印章外借、掛失、轉(zhuǎn)用或借給其他單位或個(gè)人使用；規(guī)范使用程序：對(duì)印章的使用程序應(yīng)制定具體的流程，明確工作流程，規(guī)范印章使用程序；定期檢查監(jiān)督：定期對(duì)印章使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。印章的發(fā)放、使用和銷毀印章的發(fā)放、使用和銷毀以及其他相關(guān)管理工作的具體程序與辦法如下：1.印章的發(fā)放公司在根據(jù)業(yè)務(wù)需要制作新印章時(shí)，應(yīng)當(dāng)委托有公信力的正規(guī)印章制作廠家制作，并在公章上刻制公司名稱、法定代表人名字及其職務(wù)。在領(lǐng)取印章時(shí)，領(lǐng)用人員需出具本人的有效身份證明文件，并簽署相應(yīng)承諾書，針對(duì)不同的印章類型，由有關(guān)審批機(jī)關(guān)、部門或負(fù)責(zé)人統(tǒng)一簽章或委托他人代為簽章。2.印章的使用程序印章使用的具體程序如下：使用人員必須核對(duì)印章的名稱、種類、編號(hào)和使用期限，并按規(guī)定的程序使用；收到需要簽章的文件后，應(yīng)在填寫完畢的文件上將需要用到的印章拿到辦公室；印章使用前，須檢查其完整性，經(jīng)保管人員核實(shí)后在印章上蓋章；單據(jù)蓋章后，應(yīng)即時(shí)將單據(jù)送回指定地點(diǎn)或通知保管人員歸檔記錄；不得私自將印章外借、轉(zhuǎn)用或出售；3.印章的保管印章保管人員須加強(qiáng)管理員工的教育，確保印章使用的便利性與保管的安全；具體管理辦法如下：所有印章必須統(tǒng)一存放在指定的安全保管地點(diǎn)，不得存放于非指定區(qū)域；保管人員應(yīng)當(dāng)對(duì)印章進(jìn)行定期、非定期檢查，嚴(yán)格落實(shí)使用登記管理和保管責(zé)任；使用公章時(shí)，必須在專用保管箱中存放，嚴(yán)格限制此箱的鑰匙的授權(quán)；每個(gè)印章都必須設(shè)定明確的管理責(zé)任人，請(qǐng)保證其幫其管理印章及相應(yīng)文件和印章，“一人一責(zé)、二人防錯(cuò)”；定期對(duì)印章進(jìn)行清點(diǎn)、審核和備案，人事變動(dòng)等需要在管理文件中及時(shí)記錄，并對(duì)風(fēng)險(xiǎn)采取相應(yīng)的措施；印章背面應(yīng)刻上印章編號(hào)，以便區(qū)分和查詢；4.印章的銷毀在印章已經(jīng)達(dá)到有效期或因各種原因需要廢止的情況下，使用部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)其做出報(bào)廢或注銷的處理。具體程序如下：使用部門應(yīng)當(dāng)在印章有效期到期之前的一個(gè)月內(nèi)進(jìn)行申請(qǐng)；申請(qǐng)銷毀的印章應(yīng)當(dāng)在銷毀前進(jìn)行清汰和封存；對(duì)印章進(jìn)行銷毀時(shí)，使用部門應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀，并不得將已銷毀的印章重新放入使用；銷毀的印章必須進(jìn)行清點(diǎn)、報(bào)廢記錄并及時(shí)通知管理人員，以備備案審查；督促檢查和處罰公司的印章管理工作需要進(jìn)行不斷的監(jiān)督、檢查和改進(jìn)，同時(shí)，對(duì)違反本辦法的管理者、使用者具體實(shí)行以下處罰：對(duì)未經(jīng)指定授權(quán)而使用或借出印章的個(gè)人或單位，要嚴(yán)格要求其承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任或業(yè)務(wù)處罰，由用戶自行處理可能產(chǎn)生的損失；借用印章超過規(guī)定時(shí)間且未經(jīng)經(jīng)辦人書面同意的，要加強(qiáng)督導(dǎo)資料歸檔和統(tǒng)計(jì)；未按照程序上報(bào)和整改的，要依據(jù)相關(guān)規(guī)定，視其情節(jié)輕重，進(jìn)行業(yè)務(wù)評(píng)估，并嚴(yán)肅處理；對(duì)意圖以此牟取私利、造成嚴(yán)重后果等違法行為的印章管理者、使用者，要依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)予以一定的行政處理和刑事追究；總結(jié)本公司印章管理辦法的確立是為