企業(yè)誠(chéng)信管理制度

企業(yè)誠(chéng)信管理制度

企業(yè)誠(chéng)信管理制度一、管理機(jī)構(gòu)與責(zé)任為了加強(qiáng)企業(yè)的誠(chéng)信管理，公司設(shè)立了專門的誠(chéng)信管理機(jī)構(gòu)。該機(jī)構(gòu)由公司副總負(fù)責(zé)，并任命專職或兼職的誠(chéng)信管理工作人員。誠(chéng)信管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)包括：1.組織宣傳、貫徹合同法律法規(guī)條例，培訓(xùn)誠(chéng)信管理人員和業(yè)務(wù)人員，依法保護(hù)本企業(yè)的合法權(quán)益。2.制定、修訂本公司誠(chéng)信政策、誠(chéng)信管理制度、辦法，組織實(shí)施誠(chéng)信管理工作的考核。3.對(duì)客戶進(jìn)行資信調(diào)查，建立客戶誠(chéng)信檔案，并進(jìn)行動(dòng)態(tài)化管理。4.利用征信數(shù)據(jù)庫(kù)資源，幫助銷售部門開拓市場(chǎng)。誠(chéng)信管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的職責(zé)包括：1.組織合同法律法規(guī)的宣傳、培訓(xùn)，組織誠(chéng)信管理研討會(huì)、案例評(píng)析會(huì)；2.制定、修訂本公司誠(chéng)信政策、誠(chéng)信管理制度、辦法，組織實(shí)施誠(chéng)信管理工作的考核；3.統(tǒng)一辦理授權(quán)委托書，嚴(yán)格管理本公司合同專用章的使用；4.制止公司或個(gè)人利用合同進(jìn)行違法活動(dòng)；5.匯總、分析客戶誠(chéng)信數(shù)據(jù)，向有關(guān)部門提供咨詢服務(wù)；6.協(xié)調(diào)與營(yíng)銷、財(cái)務(wù)、技術(shù)等部門的關(guān)系。誠(chéng)信管理員的主要職責(zé)包括：1.協(xié)助合同承辦人員依法簽訂合同，參與重大合同的談判與簽訂。2.審查合同，防止不完善或不合法的合同出現(xiàn)，保管好合同專用章。3.檢查合同履行情況，協(xié)助合同承辦人員處理合同執(zhí)行中的問題和糾紛。4.登記合同臺(tái)帳，做好合同統(tǒng)計(jì)、歸檔工作，匯總合同簽訂、履行以及合同糾紛處理情況。5.發(fā)現(xiàn)不符和法律規(guī)定的合同行為，及時(shí)向誠(chéng)信管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或公司副總報(bào)告。6.參加對(duì)合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟。7.定期向誠(chéng)信管理負(fù)責(zé)人匯報(bào)誠(chéng)信管理情況。8.負(fù)責(zé)客戶檔案管理與服務(wù)。二、法律法規(guī)學(xué)習(xí)規(guī)定為了確保企業(yè)員工了解國(guó)家關(guān)于誠(chéng)信法律法規(guī)的系統(tǒng)知識(shí)，公司定期組織學(xué)習(xí)，并制訂學(xué)習(xí)內(nèi)容和時(shí)間安排計(jì)劃。誠(chéng)信管理人員、銷售、供應(yīng)、財(cái)務(wù)等部門業(yè)務(wù)人員必須經(jīng)過合同法規(guī)的系統(tǒng)培訓(xùn)和考核。專、兼職誠(chéng)信管理員還必須取得誠(chéng)信管理職業(yè)資格培訓(xùn)合格證書。1、為了保證合同的履約，公司應(yīng)當(dāng)建立健全的合同履約管理制度。合同履約管理應(yīng)當(dāng)從合同簽訂開始，直到合同履行完畢，全程監(jiān)督。2、合同履約管理應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容：（1）合同履行情況的監(jiān)督和檢查；（2）對(duì)履約不良行為的處理；（3）對(duì)合同變更的管理；（4）對(duì)合同解除的管理；（5）對(duì)合同索賠的處理；（6）對(duì)合同履約情況的評(píng)價(jià)。3、公司應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同的履行情況，及時(shí)采取措施，確保合同的履行。如發(fā)現(xiàn)履約不良行為，應(yīng)當(dāng)及時(shí)處理，防止損失擴(kuò)大。4、合同變更應(yīng)當(dāng)經(jīng)過合同雙方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)當(dāng)明確變更的內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、方式等。5、合同解除應(yīng)當(dāng)經(jīng)過合同雙方協(xié)商一致，并簽訂書面解除協(xié)議。解除協(xié)議應(yīng)當(dāng)明確解除的原因、時(shí)間、地點(diǎn)、方式等。6、合同索賠應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同的約定和法律的規(guī)定進(jìn)行處理。公司應(yīng)當(dāng)建立健全的索賠處理制度，及時(shí)處理索賠事宜，防止損失擴(kuò)大。7、公司應(yīng)當(dāng)對(duì)合同履約情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，完善合同履約管理制度。1、合同的履行由法定代表人全面負(fù)責(zé)，具體承辦單位、部門和人員負(fù)責(zé)訂立和履行合同。2、在履行合同時(shí)，應(yīng)根據(jù)情況變化跟蹤對(duì)方當(dāng)事人的履約能力。如發(fā)現(xiàn)問題，合同承辦人應(yīng)及時(shí)處理，并經(jīng)單位負(fù)責(zé)人同意，可實(shí)地調(diào)查合同標(biāo)的和對(duì)方當(dāng)事人的履約能力。3、必須經(jīng)過嚴(yán)格的驗(yàn)收或商檢程序才能接收標(biāo)的。對(duì)不符合制度的標(biāo)的應(yīng)在法定期限內(nèi)提出書面異議。4、合法有效的合同結(jié)算必須通過本單位財(cái)務(wù)部門進(jìn)行。未經(jīng)合法授權(quán)或超權(quán)限簽訂的合同，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕結(jié)算。財(cái)務(wù)部門必須在合同約定的期限內(nèi)結(jié)算。5、所有與合同有關(guān)的來往文書、電報(bào)、電傳、信函、電話記錄都應(yīng)作為履約證據(jù)留存。6、誠(chéng)信管理員負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查合同履行情況，及時(shí)建立合同簽訂與履行情況臺(tái)帳。（三）合同的變更和解除1、合同的變更和解除需由合同承辦人以書面形式報(bào)合同評(píng)審機(jī)構(gòu)審核，并盡快與對(duì)方簽訂變更或解除協(xié)議。2、對(duì)方當(dāng)事人要求變更接收人時(shí)，必須有書面變更協(xié)議。未取得對(duì)方當(dāng)事人的書面材料而憑口頭約定向已變更的接收人發(fā)貨或付款是嚴(yán)禁的。3、我方當(dāng)事人遇到不可抗力或其他原因無法履行合同時(shí)，應(yīng)及時(shí)收集有關(guān)證據(jù)，并以書面形式通知對(duì)方當(dāng)事人，同時(shí)積極采取補(bǔ)救措施，減少損失。4、發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人不履行或不完全履行合同時(shí)，合同承辦人應(yīng)催促對(duì)方當(dāng)事人采取有效補(bǔ)救措施，收集、保存對(duì)方當(dāng)事人不履行合同的證據(jù)，并及時(shí)向誠(chéng)信管理機(jī)構(gòu)報(bào)告。5、我方當(dāng)事人因故變更或解除合同時(shí)，應(yīng)及時(shí)以書面形式通知對(duì)方當(dāng)事人，說明變更或解除合同的原因和請(qǐng)求對(duì)方書面答復(fù)的期限，并盡快與對(duì)方當(dāng)事人達(dá)成變更或解除合同的協(xié)議。四、產(chǎn)品質(zhì)量追溯和召回1、為防止因重大質(zhì)量事故引起危害食品安全，確保受安全危害影響的放行產(chǎn)品質(zhì)量追溯和產(chǎn)品召回。2、追溯與召回適用于本公司所有原輔料、生產(chǎn)過程中的半成品、成品及倉(cāng)儲(chǔ)過程中的產(chǎn)品。3、建立產(chǎn)品質(zhì)量追溯和召回領(lǐng)導(dǎo)小組，總經(jīng)理負(fù)責(zé)產(chǎn)品召回的全過程，主管副總負(fù)責(zé)啟動(dòng)召回。4、生產(chǎn)部門應(yīng)使用適當(dāng)?shù)臉?biāo)識(shí)來識(shí)別產(chǎn)品，使其具備可追溯性。根據(jù)生產(chǎn)記錄追溯到原輔料添加量、配料人、配料時(shí)間、操作人及工作時(shí)間運(yùn)行狀態(tài)等。5、銷售部門負(fù)責(zé)產(chǎn)品的發(fā)運(yùn)，同時(shí)保留所有分銷方、零售商、顧客或消費(fèi)者的信息。他們負(fù)責(zé)追溯產(chǎn)品銷售過程，并回收受安全危害影響的產(chǎn)品。6、根據(jù)《包裝記錄》，可以追溯到產(chǎn)品的生產(chǎn)班組、包裝人、檢驗(yàn)人等。在發(fā)貨單上注明生產(chǎn)廠家、批號(hào)、種類、發(fā)往地區(qū)，以便追溯產(chǎn)品的流向。7、當(dāng)公司決定召回產(chǎn)品后，銷售部提供產(chǎn)品去向、批次量，由銷售部發(fā)放產(chǎn)品召回通知，由銷售人員通知區(qū)域內(nèi)經(jīng)銷商扣留產(chǎn)品。8、銷售部通知相關(guān)銷售人員與經(jīng)銷商溝通，對(duì)未出售的該批產(chǎn)品要分開存放，做好標(biāo)記，防止丟失，并清點(diǎn)數(shù)量。已售出的產(chǎn)品召回，由銷售部銷售人員協(xié)作，在當(dāng)?shù)氐拿襟w上發(fā)表通知，將產(chǎn)品回收到指定地點(diǎn)，再統(tǒng)一歸到當(dāng)?shù)亟?jīng)銷商處保存清點(diǎn)。9、品控部負(fù)責(zé)召回產(chǎn)品的處理，組織食品專家、技術(shù)人員對(duì)召回的產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估。如果可以改做其他用途的產(chǎn)品，就進(jìn)行改做。如果不能改做其他用途的產(chǎn)品，就報(bào)廢或銷毀處理。10、產(chǎn)品召回行動(dòng)需符合國(guó)家質(zhì)檢總局發(fā)布的《食品召回管理規(guī)定》的要求。五、客戶授信與評(píng)價(jià)1、誠(chéng)信管理機(jī)構(gòu)加強(qiáng)與各業(yè)務(wù)部門的聯(lián)系溝通，及時(shí)掌握客戶的誠(chéng)信信息。他們對(duì)客戶實(shí)行分級(jí)管理，將客戶的誠(chéng)信等級(jí)分為A、B、C、D四級(jí)，分別制訂不同誠(chéng)信等級(jí)所對(duì)應(yīng)的誠(chéng)信額度、誠(chéng)信期限、誠(chéng)信折扣。2、誠(chéng)信管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)建立每位客戶的表單，包括名稱、住所、法定代表人、注冊(cè)資金、電話、誠(chéng)信標(biāo)準(zhǔn)、誠(chéng)信等級(jí)內(nèi)容，并及時(shí)進(jìn)行動(dòng)態(tài)更新。3、誠(chéng)信管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)制定客戶誠(chéng)信申請(qǐng)表、客戶調(diào)查表、客戶誠(chéng)信審批表、回復(fù)客戶的標(biāo)準(zhǔn)信函等表格。他們受理客戶誠(chéng)信申請(qǐng)，采用對(duì)客戶進(jìn)行走訪、調(diào)查、向有關(guān)部門收集客戶資信狀況資料等方式掌握客戶信息。填寫客戶調(diào)查表，對(duì)客戶進(jìn)行誠(chéng)信評(píng)級(jí)，并報(bào)主管副總審批后，確定誠(chéng)信等級(jí)，并及時(shí)回復(fù)客戶。4、誠(chéng)信管理機(jī)構(gòu)實(shí)行跟蹤管理，補(bǔ)充客戶誠(chéng)信信息。每年末對(duì)客戶的誠(chéng)信狀況進(jìn)行匯總分析，形成書面的年審評(píng)價(jià)報(bào)告，并根據(jù)年審報(bào)告及時(shí)調(diào)整客戶誠(chéng)信等級(jí)。5、對(duì)延遲付清款物的客戶，視情節(jié)輕重給予誠(chéng)信等級(jí)的降級(jí)處理。對(duì)惡意拖欠款物的客戶授信額度為，要求采用即時(shí)清結(jié)的方式或列入黑名單，拒絕業(yè)務(wù)往來。6、各業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)收集客戶信息并向誠(chéng)信管理機(jī)構(gòu)反饋。誠(chéng)信管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期將客戶誠(chéng)信狀況評(píng)價(jià)結(jié)果反饋公司各相關(guān)部門。六、誠(chéng)信檔案管理1、建立完整的合同檔案，包括談判記錄、可行性研究報(bào)告和報(bào)審及批準(zhǔn)文件。要求：1.刪除明顯有問題的段落；2.改寫每段話，使其更加流暢。修改后的文章如下：為了規(guī)范公司的合同管理，確保合同的簽訂、履行和解除的合法性和誠(chéng)信性，公司制定了以下管理制度：一、合同簽訂前的資料準(zhǔn)備在簽訂合同之前，必須收集對(duì)方當(dāng)事人的相關(guān)資料，包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證等的副本復(fù)印件，履約能力證明資料復(fù)印件，法定代表人或合同承辦人的職務(wù)資格證明、個(gè)人身份證明、介紹信、授權(quán)委托書的原件或復(fù)印件等。同時(shí)，我方當(dāng)事人的法定代表人也需要提供授權(quán)委托書的原件和復(fù)印件。如果有擔(dān)保人，則需要提供擔(dān)保能力和主體資格證明資料的復(fù)印件。此外，雙方簽訂或履行合同的往來電報(bào)、電傳、信函、電話記錄等書面材料和視聽材料，登記、見證、鑒證、公證等文書資料，合同正本、副本及變更、解除合同的書面協(xié)議，標(biāo)的驗(yàn)收記錄，交接、收付標(biāo)的、款項(xiàng)的原始憑證復(fù)印件等也需要準(zhǔn)備好。二、合同編號(hào)和管理臺(tái)帳公司所有合同都必須按部門編號(hào)，并由誠(chéng)信管理員負(fù)責(zé)建立和保存合同管理臺(tái)帳。三、合同檔案資料的移交和歸檔合同承辦人辦理完畢簽訂、變更、履行及解除合同的各項(xiàng)手續(xù)后一個(gè)月內(nèi)，應(yīng)將合同檔案資料移交誠(chéng)信管理員。誠(chéng)信管理員對(duì)合同檔案資料核實(shí)后一個(gè)月內(nèi)移交檔案室歸檔。四、客戶誠(chéng)信資料的建立和保存建立完整的客戶誠(chéng)信資料，包括客戶誠(chéng)信申請(qǐng)表、客戶調(diào)查表、客戶誠(chéng)信審批表、回復(fù)客戶的標(biāo)準(zhǔn)函、客戶誠(chéng)信表單、授信資料、年審評(píng)價(jià)報(bào)告等，并附客戶概況、付款習(xí)慣、財(cái)務(wù)狀況、商賬追討記錄、往來銀行、經(jīng)營(yíng)狀況等調(diào)查原始資料。五、失信與責(zé)任追究（一）對(duì)方發(fā)生失信違法行為，可采取取消賒銷條件、停止供貨、取消供貨資格、訴諸法律等措施。（二）本企業(yè)發(fā)生失信違法行為的可能表現(xiàn)形式包括個(gè)人擅自以公司名義對(duì)外簽訂合同并違約或騙取款物、產(chǎn)品合格率未達(dá)標(biāo)、拖欠貨款或其他。糾正措施包括及時(shí)書面告知對(duì)方，說明原由，依法賠償對(duì)方損失，撤消過錯(cuò)當(dāng)事人的職務(wù)、開除直至依法追究其法律責(zé)任。合同糾紛處理時(shí)，合同承辦部門、人員應(yīng)立即報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)或法定代表人，并通報(bào)誠(chéng)信管理機(jī)構(gòu)，提供材料。合同糾紛發(fā)生后，可以通過協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方