電子文檔上傳存儲(chǔ)方案

./設(shè)計(jì)院電子文檔收集和存儲(chǔ)方案存儲(chǔ)建設(shè)需求多年來(lái)隨著計(jì)算機(jī)及電子應(yīng)用設(shè)備的更新與普及,在我院工作人員的計(jì)算機(jī)中存儲(chǔ)了大量的有關(guān)工程設(shè)計(jì)、院屬各類社會(huì)活動(dòng)及各類會(huì)議的文檔如：DWG、效果圖、照片、視頻、文本〔PPT、PDF等、flash、數(shù)據(jù)文件〔專業(yè)軟件生成的文件等電子文件。為了降低數(shù)據(jù)對(duì)個(gè)人桌面終端的依賴性,集中管理與設(shè)計(jì)院設(shè)計(jì)工作及各類社會(huì)活動(dòng)有關(guān)的文檔數(shù)據(jù)；同時(shí),通過(guò)數(shù)據(jù)歸納管理加強(qiáng)對(duì)企業(yè)文檔的利用效率,提高數(shù)據(jù)安全防護(hù)水平,我們希望建立起一套方便快捷的電子文檔收集和存儲(chǔ)平臺(tái)。通過(guò)此系統(tǒng)的使用,能有效提升對(duì)桌面應(yīng)用系統(tǒng)的管理,解決用戶文檔集中存儲(chǔ)、匯集、有序管理、安全管控、協(xié)同辦公利用等問(wèn)題。用戶需要進(jìn)一步對(duì)所有桌面終端PC的個(gè)人工作文檔進(jìn)行集中管理,包括對(duì)企業(yè)內(nèi)部的其他可利用的數(shù)據(jù)文件的管理,因此需要建設(shè)此存儲(chǔ)平臺(tái)。建設(shè)文檔收集和存儲(chǔ)服務(wù)平臺(tái),希望達(dá)到的效果能為企業(yè)員工提供數(shù)據(jù)集中存儲(chǔ)服務(wù)收集階段希望實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)單向傳遞,用戶上傳文件后將不再可以修改、刪除通過(guò)后期的規(guī)范化整理,提高數(shù)據(jù)的二次可用性存儲(chǔ)中的文檔具有一定的訪問(wèn)控制能力,不能隨意查閱需經(jīng)審批能滿足一定的存儲(chǔ)冗余,確保存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的高可靠能同時(shí)滿足通過(guò)內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)兩種方式訪問(wèn),但內(nèi)、外網(wǎng)訪問(wèn)時(shí)具有不同的訪問(wèn)權(quán)限根據(jù)以上需求建立平臺(tái)需要一個(gè)逐步推進(jìn)實(shí)施的步驟,大致可分為三步分期實(shí)施,即：收集收集普通用戶上傳資料整理資料管理員歸納數(shù)據(jù)利用普通用戶

查詢?yōu)g覽

<需授權(quán)>二、收集階段的技術(shù)實(shí)施方案鑒于收集階段希望實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)單向傳遞,即禁止用戶修改上傳后的本人及他人數(shù)據(jù)的要求,綜合考慮各方技術(shù)方案和實(shí)現(xiàn)效果,計(jì)劃采用定制上傳軟件上傳的方式。定制軟件無(wú)需安裝,可直接運(yùn)行,運(yùn)行后可直觀地選擇本機(jī)的文件并快速上傳。為了鼓勵(lì)用戶實(shí)名上傳,上傳界面中提供了輸入個(gè)人賬號(hào)的輸入框,如果用戶填寫(xiě)了個(gè)人賬號(hào)即實(shí)現(xiàn)實(shí)名上傳,否則為匿名上傳。軟件上傳操作界面如下圖：〔界面尚在定制、完善中,本圖僅為示意軟件上傳方式的操作步驟和實(shí)現(xiàn)效果：用戶由網(wǎng)絡(luò)自行下載本上傳軟件,直接運(yùn)行無(wú)需安裝,看到上圖所示界面；在軟件界面中的"本地文件瀏覽區(qū)",找到計(jì)算機(jī)內(nèi)保存的相關(guān)文件和目錄,選擇需上傳的內(nèi)容,準(zhǔn)備上傳的內(nèi)容將顯示在"上傳文件準(zhǔn)備區(qū)"內(nèi)；可以方便地上傳文件、目錄,可批量上傳；上傳文件不受文件體積限制,上傳速度較快；在界面下方,用戶可自由選擇是否使用實(shí)名信息登錄,如選擇實(shí)名則用戶信息將被自動(dòng)記錄,如不選擇即為匿名上傳；用戶無(wú)法看到其他用戶上傳的文件,也無(wú)法看到自己已經(jīng)上傳的文件；用戶點(diǎn)擊上傳按鈕后,由此上傳軟件自動(dòng)按照預(yù)先設(shè)定好的7個(gè)資料池的分類,按照上傳的文件類型進(jìn)行自動(dòng)分類,即分為DWG、JPG、視頻、文本等7類,分7個(gè)目錄存放〔示意如下圖；并自動(dòng)將本次上傳的文件大小、數(shù)量、種類以及上傳者的身份等信息記錄在數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi),供以后統(tǒng)計(jì)用戶上傳量之用；用戶上傳的文件由管理員在后臺(tái)定期審核、整理,并最終納入文檔池中。三、后續(xù)階段的建議1、整理階段。整理階段需要資料管理員對(duì)用戶上傳的數(shù)據(jù)文件進(jìn)行規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的整理工作,如規(guī)范化目錄結(jié)構(gòu)、規(guī)范化文件命名、規(guī)范化音視頻編碼等。用戶上傳的文件必須經(jīng)過(guò)整理階段的規(guī)范化整理,并將文件相關(guān)信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)后,才有最后利用的可能。建議可以考慮在文件收集階段進(jìn)行一段時(shí)間后,專門(mén)聘用人員進(jìn)行集中整理。整理階段要遵守的原則：1完整性原則指鑒定每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息沒(méi)有缺損。是否反應(yīng)了所記錄事情的真實(shí)原貌,并且數(shù)量齊全；2真實(shí)性原則指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息需要進(jìn)行鑒定后,確認(rèn)其與形成時(shí)的原始狀況一致。3有效性原則是指電子文件應(yīng)具備可理解性和可被利用性,它主要包含信息的可識(shí)別性、儲(chǔ)存系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。4全程管理原則電子文件歸檔管理不是電子文件歸檔后的管理,而是按照文件的生命周期理論,對(duì)文件整個(gè)生命周期過(guò)程中各階段進(jìn)行管理。整理階段的操作：資料管理員及時(shí)收集提取用戶上傳在本人空間內(nèi)的數(shù)據(jù)文件,即把用戶上傳的文件從用戶上傳空間移至服務(wù)器存儲(chǔ)空間內(nèi),提取后的數(shù)據(jù)文件將被固定,普通用戶無(wú)法修改；資料管理員對(duì)這些文件進(jìn)行初步的規(guī)范化操作,包括文件名稱和目錄名稱的規(guī)范化,不合格文件的剔除,音視頻文件的規(guī)范化重編碼；資料管理員對(duì)規(guī)范化之后的數(shù)據(jù)文件進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)錄入,將所有文件信息保存在數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi),數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)信息將用于以后查詢檢索；文件信息包括文件對(duì)應(yīng)的工程〔活動(dòng)名稱、文件大小、提供人姓名和提供時(shí)間、其它關(guān)聯(lián)文件信息等。2、利用階段。利用階段由計(jì)算機(jī)室開(kāi)發(fā)查詢檢索系統(tǒng),該系統(tǒng)基于WEB頁(yè)面方式,普通用戶可以在經(jīng)過(guò)授權(quán)后方便地通過(guò)瀏覽器直接查詢相關(guān)數(shù)據(jù),包括圖片、音視頻、文檔、各類其它文件等。具體流程如下：有查詢需求的用戶向相關(guān)管理部門(mén)提出申請(qǐng)。鑒于申請(qǐng)效率考慮,建議采取線下申請(qǐng)〔即通過(guò)電話、當(dāng)面等方式；相關(guān)部門(mén)對(duì)準(zhǔn)予查詢的申請(qǐng),通過(guò)查詢檢索系統(tǒng)生成授權(quán)碼,并交付申請(qǐng)人。該授權(quán)碼包含準(zhǔn)予查詢的數(shù)據(jù)范圍和有效時(shí)間。授權(quán)碼一次性使用有效,超過(guò)有效時(shí)間或二次查詢需重新申請(qǐng)；用戶持授權(quán)碼登錄查詢檢索系統(tǒng),在準(zhǔn)予查詢的范圍內(nèi)查詢并獲得相關(guān)信息。3、安全措施保證電子文件安全性的措施：物理隔離技術(shù)措施即采取儲(chǔ)存與利用分離的技術(shù)措施。數(shù)據(jù)管理安全措施：將設(shè)置功能授權(quán)、數(shù)據(jù)審核和數(shù)據(jù)操作三權(quán)分開(kāi),防止修改數(shù)據(jù)。三、硬件需求硬件配置按照較高的數(shù)據(jù)安全性考慮,采取標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)器+獨(dú)立SAN磁盤(pán)柜的形式+數(shù)據(jù)備份服務(wù)器組成。將企業(yè)的重要數(shù)據(jù)集中存儲(chǔ)于獨(dú)立的磁盤(pán)系統(tǒng)中〔而非服務(wù)器硬盤(pán)中可大幅提高數(shù)據(jù)的安全性、可用性,同時(shí)也利于維護(hù)管理和后期容量擴(kuò)展。SAN存儲(chǔ)方式本身提供了數(shù)據(jù)的鏡像備份、容錯(cuò)冗余、加密存儲(chǔ)功能,完全可以滿足本案中對(duì)于數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)要求。硬件設(shè)備的購(gòu)置可以隨著實(shí)施的三個(gè)階段逐步實(shí)現(xiàn),不要一次性投入,這樣可在實(shí)施過(guò)程中隨時(shí)調(diào)整。因此在數(shù)據(jù)收集階段可只配備一套數(shù)據(jù)服務(wù)器設(shè)備即可。在后續(xù)利用階段設(shè)備配制齊全后此服務(wù)器可轉(zhuǎn)為物理隔離用的數(shù)據(jù)備份服務(wù)器。四、整體設(shè)備估算清單數(shù)據(jù)收集階段序號(hào)名稱配制價(jià)格1數(shù)據(jù)服務(wù)器DELLR720,E5-2620cpu*2,4*8G內(nèi)存,3*2TB企業(yè)級(jí)硬盤(pán)〔RAID5,1*3TB企業(yè)級(jí)硬盤(pán)〔同機(jī)數(shù)據(jù)備份用￥4萬(wàn)數(shù)據(jù)利用階段序號(hào)名稱配制價(jià)格1控制服務(wù)器DELLR720雙路志強(qiáng)E5系列/配備專用光纖接口￥4.5萬(wàn)2SAN存儲(chǔ)區(qū)域網(wǎng)絡(luò)〔