收發(fā)文管理制度

收發(fā)文管理制度第一章收文管理辦法第一條公司各部門、各分公司、各子公司，凡要求公司辦理的重要事情，應(yīng)以書面形式送達(dá)公司辦公室，可以是紙質(zhì)文件，也可以發(fā)電子郵件。來文務(wù)必注明來文時間、聯(lián)系人及聯(lián)系電話。緊急、臨時事項可以電話或傳真形式通知或傳達(dá)到辦公室。公司辦公室對電話交辦的事情不清楚或沒有收到傳真、傳真件不清楚應(yīng)在15分鐘內(nèi)告之對方。接收電話應(yīng)按規(guī)定格式做電話記錄。電話記錄和傳真件都按文件辦理程序辦理。第二條簽收：收文統(tǒng)一由辦公室文檔管理員簽收、拆封，急件應(yīng)注明簽收時間。第三條登記：辦公室文檔管理員收文后將公文標(biāo)題、字號、發(fā)文機(jī)關(guān)、收文日期、份數(shù)等逐項登記并按收文順序登記；凡以本公司為收文對象的公文一律由辦公室文檔管理員登記。第四條擬辦：辦公室文檔管理員將收到的公文登記后全部交辦公室主任，由辦公室主任提出處理意見。緊急公文，擬辦意見中應(yīng)有明確的辦理時限。第五條簽批：辦公室文檔管理員按辦公室主任提出的處理意見分送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批。第六條分送：由辦公室文檔管理員按照辦公室主任或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽批意見分送其他有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門。從簽收、登記、擬辦到分送，時間一般不得超過2小時。第七條傳閱：（一）公司領(lǐng)導(dǎo)批示的文件由辦公室文檔管理員送至有關(guān)人員和部門閱知。閱文時間一般不超過2個工作日，急件當(dāng)天閱批。各級領(lǐng)導(dǎo)閱、批公文應(yīng)仔細(xì)、認(rèn)真，采取簽閱制原則，閱畢應(yīng)簽上姓名，并注明日期；需要簽署具體意見的，要明確、具體。（二）公文傳閱應(yīng)做到準(zhǔn)確、及時，避免漏傳、誤傳。公文傳閱一般不橫傳，必須專人傳遞。傳遞公文，應(yīng)辦理簽收手續(xù)。收件人收到公文后應(yīng)簽署姓名；退回公文時辦公室文檔管理員應(yīng)當(dāng)面注銷，避免丟失。屬重要秘密文件，在閱辦時采取在原件簽字，用復(fù)印件辦理的原則進(jìn)行。第八條承辦：上級機(jī)關(guān)要求辦理、領(lǐng)導(dǎo)批示辦理及其它需要辦理的公文由有關(guān)部門承辦。屬部門職責(zé)范圍內(nèi)的事項由該部門辦理。各有關(guān)部門收到公文后按規(guī)定期限及時辦理。涉及兩個以上部門承辦的公文應(yīng)由主辦部門與相關(guān)部門協(xié)商辦理。需報請上級機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的事項，由承辦部門提出辦理意見并代擬文稿，交辦公室送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)上報。第九條回傳抄告：承辦人員辦理公文完畢要回復(fù)來文單位。把辦理情況寫明在文件首頁或文件辦理單上指定位置，將有領(lǐng)導(dǎo)簽批的文件首頁或文件辦理單復(fù)印回傳給簽批過此件的人員和來文單位；同時把文件連同文件辦理單原件傳回辦公室，承辦部門留存復(fù)印件。第十條跟蹤督辦：已送領(lǐng)導(dǎo)傳閱批示或交有關(guān)部門辦理的公文，辦公室文檔管理員、辦公室主任要及時檢查催辦，以防漏辦或延誤。第十一條保密：閱辦公文，尤其是重要和機(jī)密文件，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度和辦文規(guī)定，任何人不得將文件隨意擱放，帶到公共場所或帶回家中，以防泄密或丟失。第十二條文件丟失，應(yīng)及時報告辦公室。對丟失文件造成后果的，按《保密法》有關(guān)規(guī)定處理。第十三條管理：收文辦理完畢后應(yīng)交回辦公室，由辦公室文檔管理員統(tǒng)一管理，每年一月和六月上旬移送檔案室歸檔。第十四條清退：凡需清退的文件，各部門應(yīng)在文件辦理完成后立即交辦公室，由辦公室文檔管理員交辦公室主任做出存檔、銷毀或者其它處理決定。第二章發(fā)文管理辦法第十五條起草（一）公司文件的起草由責(zé)任部門按要求起草。1．涉及董事會、股東會、監(jiān)事會使用的文件和材料由董事會秘書、黨辦行政辦負(fù)責(zé)擬寫。2．專業(yè)技術(shù)職務(wù)評聘和人力資源管理使用的文件，由公司組織人事部負(fù)責(zé)草擬。3．安全生產(chǎn)管理部使用的文件，由公司安全生產(chǎn)管理部負(fù)責(zé)草擬。4．財務(wù)預(yù)算、決算和涉及股權(quán)投資使用的文件，由公司財務(wù)部負(fù)責(zé)草擬。5．項目管理、技術(shù)開發(fā)管理使用的文件由公司科技部負(fù)責(zé)草擬。6．合同、協(xié)議和法律事務(wù)管理使用的文件由公司市場部負(fù)責(zé)草擬。7．涉及企業(yè)管理、制度建設(shè)使用的文件由公司企管部負(fù)責(zé)草擬。8．涉及資源規(guī)劃方案、資源管理、辦證使用的文件由公司資源部負(fù)責(zé)草擬。9．其它對口專職部門歸屬的文件，由黨辦行政辦草擬。10．各單位可根據(jù)工作需要，可以本部門名義下發(fā)非紅頭文件類公文，并負(fù)責(zé)該文所涉及的跟蹤、督促和辦理。（二）文件起草必須用統(tǒng)一印制的云南永昌鉛鋅股份有限公司公文紙和擬文箋（發(fā)文稿紙），如以電子文本方式，可到公司文印室套用固定格式和發(fā)文稿紙，并將電子文本交文印室留存。（三）文件起草必須按擬文箋格式擬辦。1．核稿：先由擬稿部門負(fù)責(zé)人校對，負(fù)責(zé)人核稿并在相應(yīng)欄目內(nèi)簽名后交辦公室；由辦公室主任對文字和內(nèi)容把關(guān)后在核稿欄簽字，并按定密要求注明密級。2．簽發(fā)：辦公室主任核稿后由辦公室文檔管理員送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。向政府有關(guān)部門報送的請示和報告，由分管副總經(jīng)理審簽，法定代表人簽發(fā)；以公司名義上報和下發(fā)涉及全局性、重大經(jīng)營項目、重要工作部署的文件，由分管副總審核，總經(jīng)理簽發(fā)；其他文件由分管副總簽發(fā)；有嚴(yán)格時間要求的文件，若主要領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)因故不在，其委托的其他領(lǐng)導(dǎo)可以代簽。未經(jīng)辦公室審核的文稿，公司領(lǐng)導(dǎo)一律不直接受理。以本公司為主的聯(lián)合發(fā)文，在領(lǐng)導(dǎo)簽字后由承辦部門送聯(lián)合發(fā)文的其它單位領(lǐng)導(dǎo)簽字，所有聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字完畢后印發(fā)。特殊情況下，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示，可由黨辦行政辦公室主任代為簽發(fā)。3．編號：公司所有對外發(fā)文，由辦公室統(tǒng)一編號。4．標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、文件主題和文種組成。標(biāo)題中的發(fā)文機(jī)關(guān)用全稱，即中共云南永昌鉛鋅股份有限公司委員會、云南永昌鉛鋅股份有限公司、中共云南永昌鉛鋅股份有限公司紀(jì)律檢查委員會、云南永昌鉛鋅股份有限公司工會委員會。標(biāo)題寫在擬文箋上標(biāo)題欄內(nèi)。5．附件：附件名稱寫在發(fā)文稿紙附件欄內(nèi)，應(yīng)與附件標(biāo)題一致。附件裝訂在文件之后。6．主送：主要受理文件的機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)應(yīng)用全稱、規(guī)范簡稱或同類機(jī)關(guān)統(tǒng)稱，寫在擬文箋上主送欄內(nèi)。上行文主送機(jī)關(guān)規(guī)范簡稱：市委、市政府；市委辦公廳、市政府辦公廳；市衛(wèi)生局等。下行文普發(fā)文件規(guī)范簡稱：公司各單位，各外包公司。7．抄送：主送機(jī)關(guān)以外需要告知文件內(nèi)容的上級、下級和不相隸屬的機(jī)關(guān)，抄送機(jī)關(guān)按上級機(jī)關(guān)、平行機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)順序排列寫在擬文箋抄送欄內(nèi)。一般不抄送個人。8．主題詞：由擬稿人按《國務(wù)院公文主題詞表》規(guī)定把主題詞填寫在擬文箋主題詞欄內(nèi)。9．份數(shù)：按規(guī)定需電子公文報送的，由辦公室內(nèi)勤按程序報送后，印2份存檔；其它情況視需要確定份數(shù)，留2份存檔。10．正文：文件主體。要求：符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及上級機(jī)關(guān)的指示，完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖；全面準(zhǔn)確地反映客觀實(shí)際，提出的政策、措施切實(shí)可行；觀點(diǎn)準(zhǔn)確，條理清晰，內(nèi)容充實(shí)，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精練，用語貼切，篇幅簡短，標(biāo)點(diǎn)符號使用正確，文字規(guī)范。起草文稿不能用彩色筆、圓珠筆、鉛筆書寫或修改。11．若發(fā)出的文件需要回復(fù)的要注明回復(fù)時間、聯(lián)系人和聯(lián)系電話的。聯(lián)系人、聯(lián)系電話和回復(fù)時間寫在文件正文之后，成文日期之前，用小括號括起。12．日期：位于落款之后。手稿日期應(yīng)為成文日期，文件日期為領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期，打印日期應(yīng)為打印當(dāng)日，日期按要求書寫。第十六條打?。ㄒ唬┮话阈圆牧嫌筛鞑块T自行打印，正式文件由各部門拷貝磁盤（或發(fā)送郵件）送黨辦行政辦公室統(tǒng)一印制。（二）紅頭文件必須嚴(yán)格遵照《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定格式標(biāo)準(zhǔn)打印。（三）一般文件材料格式：1．用紙。一般使用紙張定量為60g/m2～80g/m2的復(fù)印紙。2．紙幅及版面尺寸。采用A4型紙，文件天頭（上白邊）為：37mm±1mm，訂口（左邊白）為：28mm±1mm，版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼），即：下35mm,右26mm。3．文件中圖文的顏色。未作特殊說明文件材料中的圖文均為黑色。4．排版要求。正文用3號仿宋GB2312，一般每面排22行，每行排28個字。5．印刷要求。雙面印刷；版心不斜，誤差不超過1mm；印品著墨均勻，字面不花、不白、無斷劃。6．裝訂要求。左側(cè)裝訂，不掉頁；包本文件的封面與書芯不脫落；兩頁頁碼之間誤差不超過4mm；騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庋叟c書芯上下各1/4處；平訂釘鋸與書脊的距離為3mm～5mm處；無壞釘、漏訂、重訂，釘腳平伏牢固，后背不可散面明訂；裁切成品尺寸誤差在1mm內(nèi)，四角成90○，無毛茬或缺損。7．文件主體。（1）標(biāo)題。用小二號方正小標(biāo)宋字加粗，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距得當(dāng)。若有小標(biāo)題、作者、日期（一般在工作報告、講話稿、匯報提綱上出現(xiàn)），小標(biāo)題在大標(biāo)題下一行居中，破折號后用三號仿宋GB2312加粗；作者在小標(biāo)題下一行居中，用三號楷體GB2312加粗；日期在作者下一行居中，括號內(nèi)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)明年、月、日，年月日用楷體，統(tǒng)一用三號加粗，如：“（2009年9月1日）”。（2）主送單位或報告對象。標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格，用3號仿宋GB2312，回行時仍頂格，最后一個主送單位或?qū)ο蠛髽?biāo)全角冒號。（3）正文。主送單位或?qū)ο竺Q下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。①正文中的層次標(biāo)題一層標(biāo)題：用三號黑體GB2312加粗，如：“一、黑體字”。二層標(biāo)題：用三號楷體GB2312加粗，如：“（二）楷體字”。三層標(biāo)題：用三號仿宋GB2312加粗，用三號阿拉伯?dāng)?shù)字加全角圓點(diǎn)加標(biāo)題，如“3．仿宋字”，注意應(yīng)是“3．”而非“3、”。②正文中的各層次序號一層：“一、”；二層：“（二）”；三層：“3．”；四層：“（4）”；五層：“⑤”；六層：“A”；七層：“a”。③正文中表格表格中的字號原則上用三號仿宋GB2312，也可根據(jù)實(shí)際調(diào)整，要求清楚、規(guī)范。④正文中的阿拉伯?dāng)?shù)字、符號用TimesNewRoma格式。⑤引用文件時先標(biāo)明發(fā)文單位名稱，再加引號標(biāo)明文件標(biāo)題，標(biāo)題后用括號標(biāo)明文件字號，無字號的標(biāo)明成文日期。如：根據(jù)公司黨委“關(guān)于……的通知”（字〔2009〕1號）精神……⑥請示的正文結(jié)尾應(yīng)加上“當(dāng)否，請批示”，其它文件的正文結(jié)尾不能出現(xiàn)“特此通知”、“特此報告”等字樣。（4）附件。文件如有附件，在正文下空一行左空2字用3號仿宋字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。有多個附件的用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)明序號（如“附件：1．×××”）。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件一般應(yīng)與正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)示“附件”，有序號時要加序號，附件的名稱、序號前后標(biāo)識要一致。如附件與正文不能一起裝訂時，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)示文件名稱，若文件有發(fā)文字號的只標(biāo)發(fā)文字號，并在其后標(biāo)識附件（或帶序號）。（5）成文時間。用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“○”。（6）文件生效標(biāo)識。一般情況下文件要加印章后才生效。單一部門發(fā)的文件在落款處不署發(fā)文單位名稱，只標(biāo)識成文時間（掛在網(wǎng)上和無法加蓋印章的文件要在成文日期正上方署單位名稱）。成文時間右空4字，加蓋印章應(yīng)上距正文2mm～4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文時間拉開，左右各空7字；主辦單位印章在前；兩個印章均壓在成文時間上，采用同種加蓋方式以保證印章排列整齊；印章之間互不相交或相切，兩個印章間距不超過3mm。當(dāng)聯(lián)合行文加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將發(fā)文單位名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之間。主辦單位在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心，最后一排如余1個或2個印章，均居中排布，印章之間互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時間。當(dāng)文件排版后所剩空白處不能