解決方案采購與供應商管理課件

2023/7/241基本內(nèi)容★采購管理概述★采購流程★采購操作實務★供應商管理

2023/7/2421采購管理概述采購管理在供應鏈/價值鏈中的作用采購對企業(yè)經(jīng)營的重要意義企業(yè)采購行為的特征主要瓶頸和問題采購部門在采購流程中的作用2023/7/243Porter的價值鏈Porter將企業(yè)的活動分成基本活動和支持活動兩大類

1.1采購管理在供應鏈/價值鏈中的作用2023/7/244基本活動1.進向物流生產(chǎn)物料的收、儲、分發(fā)，如物料管理、倉儲、存貨控制、車輛調(diào)度、退貨2.生產(chǎn)運作將投入物轉(zhuǎn)變成最終產(chǎn)成品的活動，如機加工、包裝、裝配、設備維護、測試、印刷、工廠管理2023/7/2453.出向物流將產(chǎn)成品收集、儲存、配送給最終用戶4.市場營銷和銷售廣告、促銷、銷售、營銷渠道選擇、渠道關系管理、定價5.服務為了加強或者維持產(chǎn)成品的價值，如安裝、維修、培訓、零部件供應、產(chǎn)品調(diào)試2023/7/246支持活動

★采購取得為顧客提供價值的價值鏈中的各種投入，如原材料、辦公用品、消耗品；固定資產(chǎn)，如機械、試驗設施、辦公設備、生產(chǎn)或者工作場地技術開發(fā)人力資源管理基礎架構(gòu)管理、計劃、財務、會計、法務、政府事物、質(zhì)量管理體系2023/7/247采購在價值鏈中的作用在基本活動中的作用----投入物的連續(xù)取得。在支持活動中的作用---購買產(chǎn)品或者服務產(chǎn)品研發(fā)的試驗設備；IT產(chǎn)品；租/買車輛；辦公設備；食品飲料；娛樂；清潔服務；旅行；保險2023/7/248基本/支持活動的采購活動間的主要區(qū)別

/

高

/

有限很多

有限預測分散方面基本活動支持活動產(chǎn)品種類有限很大供應商數(shù)目有限透明很大采購金額很大

采購單數(shù)目一般

平均采購金額小控制取決于生產(chǎn)計劃的類型,決策部門工程專家為主/2023/7/249

采購金額占制造成本和銷售收入中的份額行業(yè)占銷售收入百分比占制造成本百分比汽車64.3%81.9%家用電器34.3%79.1%通訊電子41.1%68.7%1.2采購對企業(yè)經(jīng)營的重要性2023/7/2410企業(yè)降低成本的4大必殺技減少間接費用優(yōu)化工藝流程加強采購管理重新設計產(chǎn)品/工藝2023/7/2411若干小案例從物流角度：1：原料卸貨的速度2：供應商的堆存成本3：小臉

2023/7/2412企業(yè)增加利潤的重要手段

成本結(jié)構(gòu)降低比例利潤增加采購成本50

直接人工10

制造費用10

營銷費用20

利潤10

銷售收入1001:單位萬元2：任務：增加2.5萬利潤2023/7/2413企業(yè)增加利潤的重要手段

成本結(jié)構(gòu)降低比例利潤增加采購成本50x5%=2.5

直接人工10x25%=2.5

制造費用10x25%=2.5

營銷費用20x12.5%=2.5

利潤10（增加2.5萬）銷售收入100x25%2023/7/2414工業(yè)企業(yè)市場和消費市場的購買行為的特征項目工業(yè)企業(yè)消費者

采購的目標為了生產(chǎn)滿足個人消費

采購的動機理性為主有沖動購買

采購的職能專業(yè)采購消費者

男人為主女人為主

決策的制定牽涉到很多人經(jīng)常是沖動性的

很多的討論很少咨詢他人

特征談判、密切接觸很少談判和密切接觸

產(chǎn)品和市場的知識豐富有限

訂單的大小通常很大一般很小

需求派生需求（波動大）自發(fā)性（相對穩(wěn)定）

價格彈性相當缺乏彈性相當有彈性

客戶數(shù)量非常有限很大

客戶的地理分布有時有區(qū)域集中性很大的地理位置分布

1.3企業(yè)采購行為的特征2023/7/24151.4主要瓶頸和問題

不恰當?shù)囊?guī)格供應商或者品牌規(guī)格規(guī)格偏向失去談判的分量采購人員很少參與規(guī)格的制定2023/7/2416不恰當?shù)墓踢x擇供應商的選擇是采購流程中最重要決策需要售后服務時無法滿足質(zhì)量要求供應商經(jīng)營失敗無法實現(xiàn)承諾上當受騙2023/7/2417缺乏合同方面的專長保護不夠無效合同2023/7/2418過于關注價格特別是固定資產(chǎn)類設備TCO/壽命周期成本供應商的低價設備+高價服務/配件/維修復印機、計算機主機、挖掘機、質(zhì)量成本2023/7/2419行政管理缺乏明確的程序誰都可以采購失控增加貨物驗收/付款方面的管理成本2023/7/2420采購職能的四個維度（1）★技術維度

確定產(chǎn)品或者服務的規(guī)格

審計供應商的質(zhì)量體系

價值分析

質(zhì)量控制

供應商的選擇

準備合同2023/7/2421采購職能的四個維度（2）★商務維度

供應市場研究

供應商拜訪

尋價

比價

談判2023/7/2422采購職能的四個維度（3）★物流維度

與跨關部門合作優(yōu)化訂貨政策

訂貨跟催

進料檢查

監(jiān)督交貨的可靠性2023/7/2423采購職能的四個維度（4）★事務維度

訂單處理

不正確發(fā)票的處理

檢核供應商的付款2023/7/2424采購管理的總目標滿足質(zhì)量要求符合數(shù)量要求以準確的時間發(fā)送至正確的地點必須來源于合適的供應商獲得合適的服務(采購前、成交后)價格必須合理2023/7/2425

采購管理的具體目標提供不間斷的物料流和物資流，以使整個組織正常地運轉(zhuǎn)使存貨投資和損失保持最小保持并提高質(zhì)量發(fā)現(xiàn)或發(fā)展有競爭力的供應商2023/7/2426當條件允許的時候，將所購物料標準化以最低的總成本獲得所需的物品和服務提高公司的競爭地位在企業(yè)內(nèi)部與其他職能部門建立和諧而富有效率的工作關系以可能最低的管理費用來完成采購目標2023/7/24272采購流程管理三種采購情形分類新任務采購直接重復采購修改后的重復采購對信息、風險、采購流程的管理和要求不一樣2023/7/2428標準的采購流程識別采購需求請購尋找供應來源簽訂采購合同采購物流管理結(jié)算/評估2023/7/24292.1識別采購需求(1)2.1.1采購物品可按以下進行會計科目分類

費用項目庫存項目

固定資產(chǎn)生產(chǎn)性物料非生產(chǎn)物料

2.1.2

獨立需求/相關需求2023/7/2430識別采購需求(2)

采購物料的分類(從采購部門的角度)

數(shù)量杠桿效應的物料

戰(zhàn)略物料

一般性物料

瓶頸物料采購物料的分類（采購部門的角度）(附件2-采購物料的分類（采購部門的角度）.doc)2023/7/24312.2請購(1)2.2.1何時需要請購申請

請購申請單(附件3-請購申請單.doc)

基本格式及內(nèi)容

功能規(guī)格

詳細的技術規(guī)格

質(zhì)量規(guī)格

維修規(guī)格

法律和環(huán)境規(guī)格

目標預算/結(jié)算期限2023/7/24322.2.2何時不需要請購申請生產(chǎn)性物料

長期合同努力方向2.2.3權限的分離

申請人/批準人/采購員

采購員申請2023/7/24332.2.4請購單的發(fā)出

簽字以后前置時間2.2.5請購單的拒絕

信息不正確/不完全

會計科目不正確

無市售

不需要

其他合適的商業(yè)理由2023/7/24342.2.6庫存物質(zhì)的請購

預算申請請購點的設置可用庫存（在庫庫存+已訂存貨+在途庫存-已分配庫存-特殊保留庫存（安全庫存）)2.62.7費用物質(zhì)的請購批準

不出現(xiàn)在損益表上

專門的審批

低值易耗品2023/7/24352.2.8固定資產(chǎn)的請購批準

專門的審批程序

預算審批

2.2.9生產(chǎn)物資的請購批準

直接進入產(chǎn)成品的物料

有主合同

有預算2023/7/24362.3尋找供應來源2.3.1緊急采購

生產(chǎn)線維護

安全

產(chǎn)品質(zhì)量

生產(chǎn)計劃或者其他關鍵的業(yè)務需求

申請人必須提供支持文件

2023/7/2437?預防和控制緊急采購的有效管理2023/7/24382.3.2尋價單

(RFQRequestforQuotation)有明確的規(guī)格、工作任務（Scopeofwork）充裕的前置時間多家競爭的供應商仍然可以談判格式,合同條款/交易條件、保險要求、

2023/7/24392.3.3建議征求書

(RFP,RequestforProposal)缺乏明確的規(guī)格，如計算機的采購工作或者供應持續(xù)較長一段時間，

如咨詢、娛樂、旅行、維修服務、廣告技術性的評估標準2023/7/24402.3.4供應商的報價/投標尋盤還盤書面/電子有簽名2023/7/24412.3.5報價/投標的評估根據(jù)采購部門和使用部門制定標準進行供應商的選擇程序操守標準和公平交易2023/7/2442獨家供應的好處因為規(guī)模經(jīng)濟,供應商在價格上有優(yōu)勢有助于建立個人的人際關系,溝通更方便采購管理費用降低更緊密的關系和還合作時間有助于雙方成本的降低有時間作等多的調(diào)查研究工具或者模具成本有機會長期攤銷,供應商投資意愿強運輸成本可以降低質(zhì)量控制更容易計劃更容易

2023/7/2443多家供應的好處

供應風險可以防范(火災、罷工、交期)建立競爭環(huán)境標準產(chǎn)品，設備調(diào)試成本很低，量多也無疑對付壟斷，有新思想和新材料不承擔道義上的責任需求變動大/小對供應商的財務/經(jīng)營影響小降低存貨水平（供應商存貨）

2023/7/2444合格供應商/潛在供應商1.潛在供應商評估表.(附件5)2.供應商的選擇程序.(附件6)2023/7/24452.4簽訂采購合同2.4.0采購合同復雜交易最后的保障財務不穩(wěn)定的公司資產(chǎn)轉(zhuǎn)移知識產(chǎn)權/保密協(xié)議2023/7/2446規(guī)格的統(tǒng)一價格的統(tǒng)一服務承諾的統(tǒng)一2.4.1基本內(nèi)容2023/7/2447真實的案例：施耐德開光柜.xls有何不妥？作為采購員該如何避免?2023/7/24482.4.2企業(yè)內(nèi)部法務、風險管理、稅務等部門的審核發(fā)票的善意取得建議的檢核表2023/7/24492.4.3采購訂單具備合同成立的基本條件的可以算作合同支持性文件2023/7/24502.4.4合同的種類

長期/短期合同固定價格合同成本補償類合同無固定交期合同（訂單）無固定交期/數(shù)量合同工料合同2023/7/2451

固定價格合同純粹固定價格合同帶價格調(diào)整條款的固定價格合同價格重新確認的固定價格合同帶獎勵條款的固定價格(highcost/longleadprojects)單位定額水平的固定價格成本下降時的價格保護條款的固定價格2023/7/2452成本補償類合同成本加固定費用成本加固定比例的費用（按成本的%）成本加激勵費用成本補償成本利潤分享

2023/7/24532.5采購

2.5.0采購訂單和服務訂單的使用

訂單規(guī)定交易的條款和條件

如果不需要簽訂專門的采購合同時

采購訂單采購物料2.5.1采購訂單和服務訂單的批準

申請人/批準人

專門的控制部門請購申請單.(附件3)2023/7/24542.5.2采購訂單和服務訂單的修改

買賣雙方簽字確認不可想當然2.5.3授權

只有得到授權的人才可簽署2023/7/24552.5.4

合同和采購訂單的發(fā)出

時間（供應商方面）確認的方式通知使用部門供應商的異議電子文本

事先有協(xié)議

數(shù)字簽名2023/7/24562.6物流管理2.6.0

貨物或者服務的跟催確保供應商收到po單設置跟催的控制點與使用部門、申請人溝通2.6.1貨物/物料的收料確認

無論質(zhì)量合格與否，

收到貨物時應通知供應商2023/7/24572.6.2貨物的誤發(fā)/短溢

及時通知供應商via采購部門

如果需要，

補辦手續(xù)

溢裝規(guī)定

書面通知供應商2023/7/2458

2.6.4簽收單或者驗收單

及時簽收

自行送貨時送貨單2.6.5貨物或者服務的驗收

及時驗收

及時索賠

2023/7/24592.7結(jié)算/評估2.7.1供應商的發(fā)票和信用

發(fā)票價格與po單一致

結(jié)賬時確保收料

明細清單的核對2.7.2EDI/EFT2023/7/24602.7.3分期付款/押金/預付款有預付款時要有合同保證售后服務/質(zhì)量2.7.4評估2023/7/24612.8采購流程管理

2.8.1采購流程的質(zhì)量控制體系

以顧客為中心領導作用全員參與過程方法管理的系統(tǒng)化持續(xù)改進基于事實的決策方法互利的供方關系2023/7/24622.8.2采購流程質(zhì)量管理的問題檢核

問題點具體描述2023/7/24632.8.3采購流程的內(nèi)部控制

（1）請購的控制（2）訂購的控制（3）驗收的控制（4）入庫（5）核算（6）供應商選擇/開發(fā)/管理2023/7/2464討論：如何優(yōu)化采購流程低值易耗品的采購例一：財務部門購買小鉆頭例二：買冰2023/7/24652.8.4采購流程的優(yōu)化效果/效率有人做分開做授權分權控制持續(xù)改進2023/7/24663供應商管理供應商的選擇供應商的關系管理供應商的評估供應商的開發(fā)2023/7/24673.1供應商的選擇生產(chǎn)原料/零配件的二種取得方式縱向集成----直接投資或者收購供應商市場購買---招標和竟價的方式購買供應商選擇得一般程序(1)識別采購需求(2)分析供應市場(3)分析供應商市場(4)選擇潛在的供應商(5)選擇合格的供應商2023/7/24681戰(zhàn)略發(fā)展目標的匹配

供應商和采購組織一般來說分屬于不同的企業(yè)或者投資者，有不同的利益相關者群體，因而有不同的發(fā)展戰(zhàn)略目標。根據(jù)企業(yè)的長期發(fā)展戰(zhàn)略，采購組織選擇與其有著共同的發(fā)展方向的供應商才是最合適的，特別是在目前的競爭和生產(chǎn)全球化的今天更是如此。3.1.1供應商選擇的標準

2023/7/24692管理層的承諾

采購組織與供應商建立的業(yè)務關系應該是多層次的，不僅僅局限于具體的業(yè)務操作人員和操作水平，采購組織選擇供應商時必須得到供應商管理層的承諾和采購組織管理層的配合和支持。

3穩(wěn)定的質(zhì)量水平4企業(yè)文化5財務的穩(wěn)定性6開放的心態(tài)2023/7/2470福特汽車公司對協(xié)作廠的5條基本要求1產(chǎn)品符合質(zhì)量要求2價格有競爭力

3按時交貨4運作方式和設備適應福特公司:近期目標5設計力量和創(chuàng)新能力適合福特公司:長期發(fā)展的要求2023/7/24713.1.2供應商選擇的模型權重法

所謂權重法就是將選定的選擇標準適當分配一個權重，要求所有的權重之和是整數(shù)100，然后對照選擇的標準給備選的供應商分別評分，最后計算總分，選出得分最高的供應商。例如我們假設按質(zhì)量、交貨期和服務三項評分標準評選三供應商.2023/7/2472

分類法

分類法就是把供應商的考核指標按“好”、“不滿意”和“一般”進行分類。如果某一考核指標歸于“好”一類，評分定為“+”，不滿意定為“-”，一般定為“0”。如果考評分有“+”和“-”，結(jié)果為“0”。表4-3的例子告訴了我們?nèi)绾斡嬎阕罱K結(jié)果。2023/7/2473價值指數(shù)法權重法的變形1：有考核項目2：有權重3：報價直接入表4：最好的名次排第一供應商的選擇(權重法-分類-價值指數(shù)法)(附件7)2023/7/2474成本比率法

根據(jù)過去末某一時期歷史交易記錄，對選擇的考核因素（如交期、質(zhì)量、服務）分別計算所發(fā)生的質(zhì)量成本，再對新的業(yè)務進行報價分析時，調(diào)整價格。

1選擇考核因素2確定成本度量標準3任何一次交付，計算實際發(fā)生的成本，并與采購金額相比得到比率4調(diào)整價格例：質(zhì)量服務交期總比率報價調(diào)整后的報價A2%1%2%5%100105B2%3%2%7%100107C0.5%1%0.5%2%1001022023/7/24753.2典型的供應商選擇標準有效的供應商選擇回答供應商如何生產(chǎn)/檢測所購買的產(chǎn)品真實的質(zhì)量水平(而不是檢測驗收出的質(zhì)量水平)交貨的準確性供應商經(jīng)營的穩(wěn)定性(破產(chǎn),兼并,業(yè)務轉(zhuǎn)移)具體的幾個方面價格/成本財務穩(wěn)定性過去業(yè)績的參考和查證供應商現(xiàn)場考察審計和調(diào)查

2023/7/2476供應商選擇的標準

質(zhì)量組織和管理交貨期運作控制過去的表現(xiàn)維修服務保證和索賠政策態(tài)度生產(chǎn)設備和能力印象價格包裝能力技術能力勞工關系財務穩(wěn)定性地理位置貫標程度過去的業(yè)務量溝通系統(tǒng)培訓行業(yè)的口碑和排名互惠采購獲得業(yè)務的興趣供應商選擇的標準23條.doc(附件8)2023/7/2477后續(xù)的話—23條選擇標準Weber(1991)的研究結(jié)果1966年開始74篇采購專業(yè)文章，對照發(fā)現(xiàn)：1：23條中22條至少1篇文章中提及2：47%的文章不止提到一條標準3：JIT理念改變了標準的重要性

3.113篇文章提到了JIT生產(chǎn)能力

3.213篇文章提到了交期，8篇提到凈價，6篇提到生產(chǎn)能力和產(chǎn)能3,37篇文章提到地理位置2023/7/24783.3供應商的關系管理采購組織所采購的物品很多,對不同種類的采購物品有不同的管理政策,因此與供應商也就有不同的關系和相應的關系管理.依據(jù)物料的性質(zhì)不同,四類不同的關系管理物品對財務的影響和供應的風險不一樣考核指標、合同期限、采購決策權限不一樣2023/7/24793.3.1供應商關系管理的要素關系要素一般業(yè)務競爭關系戰(zhàn)略伙伴緊密關系驅(qū)動因素價格最低總成本關鍵需求競爭優(yōu)勢采購戰(zhàn)略充分利用價格杠桿作用更多的供應商/更多的業(yè)務“雙贏”：互惠業(yè)務伙伴定期尋找的替代合同時間短期中期長期依市場環(huán)境溝通程度低經(jīng)常多層次/最高管理層權變質(zhì)量例外管理經(jīng)常評估/供應商負責共同改進例外管理計劃有限：po一定程度的計劃共享經(jīng)常、長期有限供應商財務穩(wěn)定性N/aN/a確保更換成本高時要確保降低成本/節(jié)約N/a供應商負責共同努力共同努力2023/7/24803.3.2不同的供應商關系管理供應商的關系建立在“功利“基礎上的根據(jù)物料對財務的影響程度和供應的風險決定了不同的供應商關系，具體：整個市場的供求關系原材料的供應保障原材料的成本趨勢技術創(chuàng)新的速度市場的復雜程度供應商市場生產(chǎn)、發(fā)運、配送渠道2023/7/2481成功的伙伴關系伙伴關系就是買方與賣方之間形成一種長期的承諾和信任關系，包括雙方之間的信息溝通、風險共擔和利益共享信任是伙伴關系建立或維持的基石三種信任關系合同信任（contractualtrust）-----做不到就要負擔法律責任能力信任（competencetrust）----對方有能力生產(chǎn)合格的產(chǎn)品，因為是專業(yè)的公司和專業(yè)的人員；信譽信任（goodwilltrust）----對方應該做一切能夠作的2023/7/2482那些因素有助于建立成功的伙伴關系關系因素采購組織內(nèi)部因素供應商內(nèi)部因素2023/7/2483相互信任完全一體化共同的目標有效的溝通沒有誤解資源有效配置關系因素2023/7/2484采購組織內(nèi)部因素對伙伴關系的認同總成本理念對全面質(zhì)量的承諾長期業(yè)務的信念高層的承諾2023/7/2485供應商內(nèi)部因素對質(zhì)量的承諾柔性財務安全技術專長持續(xù)改進的哲學理念高層的支持那些因素有助于建設成功的伙伴關系.(附件9)2023/7/2486建立戰(zhàn)略合作伙伴關系的好處提高采購物品/最終產(chǎn)品的質(zhì)量降低總擁有成本改善客戶服務降低采購風險建立產(chǎn)品技術優(yōu)勢縮短產(chǎn)品上市時間改進競爭地位2023/7/2487獨家供應的好處1因為規(guī)模經(jīng)濟,供應商在價格上有優(yōu)勢2有助于建立個人的人際關系,溝通更方便3采購管理費用降低4更緊密的關系和還合作時間有助于雙方成本的降低5有時間作等多的調(diào)查研究6工模具成本有機會長期攤銷,供應商投資意愿強7運輸成本可以降低8質(zhì)量控制更容易9計劃更容易2023/7/2488多家供應的好處1供應風險可以防范(火災、罷工、交期)2建立競爭環(huán)境3標準產(chǎn)品，設備調(diào)試成本很低，量多也無疑4對付壟斷，有新思想和新材料5不承擔道義上的責任6需求變動大/小對供應商的財務/經(jīng)營影響小7降低存貨水平（供應商存貨）2023/7/24893.4供應商的評估3.4.1為什么要進行評估持續(xù)改進不稱職的供應商應該終止業(yè)務決定外包對象和誰建立伙伴關系與誰合作開發(fā)2023/7/24903.4.2一般評估的主要內(nèi)容質(zhì)量成本交期設計/開發(fā)管理2023/7/24913.4.3評估的方式供應商自己定期評估產(chǎn)品質(zhì)量/管理/效率/庫存管理/員工管理持續(xù)的供應商評估和打分（定量/定性）成本/價格/質(zhì)量/交期/服務供應商對客戶的評估信息的準確性和及時性計劃的穩(wěn)定性定性/定量方式2023/7/2492供應商的評估打分(例)實力（15%）合作與服務（10%）質(zhì)量（15%）時間（10%）價格/成本（50%）.供應商的評估打分.xls(附件10)2023/7/2493潛在供應商的評估和

當前供應商的評估潛在供應商評估表.(附件11)供應商質(zhì)量評估.doc.(附件12)供應商評估.xls.(附件13)2023/7/24943.5供應商的開發(fā)目的努力建立和維持一個有效的、有能力的供應商網(wǎng)絡通過有效的合作和管理提升供應商在技術、質(zhì)量、交期、成本和持續(xù)改進方面的能力維持、改進、創(chuàng)新2023/7/2495手段主要特點：采購組織的承諾通過供應商協(xié)調(diào)/開發(fā)在以下方面得到改進：質(zhì)量交期成本新產(chǎn)品開發(fā)前置時間柔性反響速度整個供應鏈的競爭能力相互依存的程度2023/7/2496供應商的協(xié)調(diào)（企業(yè)之間）采購組織為了消除企業(yè)業(yè)務往來之間的