行政人事部前臺(tái)任職資格及崗位基本職責(zé)

...v.行政人事部行政助理任職資格及崗位根本職責(zé)所屬部門(mén)及直接上級(jí)所屬部門(mén)：行政人事部直接上級(jí)：行政經(jīng)理本崗位受行政經(jīng)理直接領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)視，在規(guī)定的權(quán)限內(nèi)，日常公事可自行處理，重要事項(xiàng)須向行政經(jīng)理請(qǐng)示后執(zhí)行。崗位根本職責(zé)本崗位主要工作為十大內(nèi)容：總機(jī)接聽(tīng)與轉(zhuǎn)接、接待、分發(fā)、訂購(gòu)、整理、維護(hù)、報(bào)銷(xiāo)、收發(fā)、更新、支持?？倷C(jī)接聽(tīng)與轉(zhuǎn)接★鈴響兩聲內(nèi)必須接聽(tīng)，應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)用語(yǔ)：“您好，城市地產(chǎn)！〞；轉(zhuǎn)接時(shí)，應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)用語(yǔ)：“現(xiàn)在為您轉(zhuǎn)接，請(qǐng)稍等！〞；原那么上轉(zhuǎn)接要XX名制，對(duì)于一些非正常業(yè)務(wù)來(lái)電要過(guò)濾；對(duì)于一些來(lái)電咨詢，重要事項(xiàng)要認(rèn)真記錄并傳達(dá)給相關(guān)人員，不遺漏、延誤；對(duì)于來(lái)電要求轉(zhuǎn)接總經(jīng)理、老板的，必須問(wèn)清情況，過(guò)濾推銷(xiāo)類；其他無(wú)法確定的，先轉(zhuǎn)接至總裁秘書(shū)處；如遇到總裁秘書(shū)不在座位，可將來(lái)電人XX、來(lái)電事由做好記錄，并告知來(lái)電人稍后回電。接待：訪客接待和會(huì)務(wù)接待?！镌L客接待：接待來(lái)訪客人要面帶微笑、主動(dòng)示意，問(wèn)明身份及來(lái)意，請(qǐng)來(lái)訪者稍等并及時(shí)通知相關(guān)人員。有公司重要客戶來(lái)訪時(shí)，及時(shí)告知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，迎領(lǐng)貴賓到領(lǐng)導(dǎo)辦公室或指定會(huì)議室，如需要，給雙方奉茶。如有來(lái)訪董事長(zhǎng)的，先詢問(wèn)是否有預(yù)約，有預(yù)約的，可通知總裁秘書(shū)前來(lái)接待；未經(jīng)預(yù)約的，必須問(wèn)清來(lái)訪者XX、來(lái)訪事由，告知對(duì)方要聯(lián)系總裁秘書(shū)前方知總裁是否在公司，請(qǐng)來(lái)訪者在接待區(qū)稍坐片刻并立即聯(lián)系總裁秘書(shū)，按回應(yīng)引入來(lái)訪者或婉言回絕；如總裁秘書(shū)不在，可聯(lián)系行政人事部負(fù)責(zé)人作處理。對(duì)于來(lái)訪引起的突發(fā)事件，應(yīng)第一時(shí)間通知行政人事部負(fù)責(zé)人或相關(guān)負(fù)責(zé)人作處理?！飼?huì)務(wù)接待:會(huì)前，根據(jù)具體需要做好擺放〔如：水果、瓶裝礦水〕。會(huì)后，協(xié)助保潔整理好會(huì)議室清潔。分發(fā)：辦公用品和名片★辦公用品：①統(tǒng)計(jì)。在每月月底25日左右，將?文具申領(lǐng)表?分發(fā)至各相應(yīng)部門(mén)并相互傳遞下去填寫(xiě)所需文具。②采購(gòu)。三日后，將表收回進(jìn)展統(tǒng)計(jì)，核對(duì)公司庫(kù)存是否足夠發(fā)放；假設(shè)缺乏，向固定供給商用或QQ方式訂購(gòu)。待送貨人員來(lái)送貨，根據(jù)供給商的出庫(kù)單逐一核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后簽字留底。③發(fā)放。根據(jù)?文具申領(lǐng)表?將辦公用品一一發(fā)送，請(qǐng)申領(lǐng)人確認(rèn)并簽字。注：?文具申領(lǐng)表?分為兩種：財(cái)務(wù)部專用和非財(cái)務(wù)部專用聯(lián)系人：邵小姐手機(jī)：QQ：1902721772★名片：根據(jù)OA審批要求或行政經(jīng)理要求印制，將公司所需要求用等方式告知名片公司做出設(shè)計(jì)稿，交予我方核對(duì)確認(rèn)，再做知名片。送貨后，申印人準(zhǔn)確核對(duì)好名片的紙X、公司LOGO、信息，簽字確認(rèn)并逐一發(fā)放給相應(yīng)人員。聯(lián)系人：小王：58857252：50937273訂購(gòu)：晚餐訂購(gòu)、午飯打包、飲料粉、飲用水★晚餐訂購(gòu)：在正常下班時(shí)間之后，還有領(lǐng)導(dǎo)等人員加班開(kāi)會(huì)等特殊情況下，主動(dòng)詢問(wèn)是否需要訂購(gòu)?fù)聿?。如需，自己在網(wǎng)上搜索快捷外賣(mài)進(jìn)展訂餐?！镂顼埓虬涸谟貌蜁r(shí)間內(nèi)，需幫開(kāi)會(huì)的高層打包午餐統(tǒng)計(jì)人數(shù)聯(lián)絡(luò)食堂工作人員預(yù)留飯菜聯(lián)絡(luò)行政部同事打包打包至公司后將每份飯菜分發(fā)給與會(huì)高層20分鐘后回收整理餐盒至清潔室★飲料粉定期查看飲料粉庫(kù)存，并及時(shí)訂購(gòu)聯(lián)絡(luò)：廖永兵★飲用水每隔一天送貨員定時(shí)送水，確保不斷水整理空桶清點(diǎn)數(shù)量便于送貨員配送核實(shí)送貨數(shù)量并給予相應(yīng)水票負(fù)責(zé)聯(lián)系飲用水供給商，保持良好關(guān)系對(duì)飲用水、飲水機(jī)的質(zhì)量進(jìn)展把關(guān)，確保正常使用整理：考勤導(dǎo)出考勤系統(tǒng)內(nèi)信息并整理導(dǎo)出OA系統(tǒng)中請(qǐng)假單及外出單統(tǒng)計(jì)制作考勤報(bào)表整理并核實(shí)假單等，交于人事維護(hù)：辦公環(huán)境a.協(xié)助管理辦公室內(nèi)外環(huán)境、綠化及設(shè)備設(shè)施、如有損壞及時(shí)聯(lián)系維護(hù)等報(bào)銷(xiāo)：快遞、名片、辦公用品、電信、飲用水、物業(yè)管理、停車(chē)等費(fèi)用等按時(shí)結(jié)算，結(jié)算時(shí)需對(duì)清賬單準(zhǔn)確無(wú)誤地建立每一筆費(fèi)用臺(tái)賬收發(fā)：快遞、信件、包裹、報(bào)刊★快遞、信件發(fā)送a.提供快遞寄件單，確認(rèn)寄件人的填寫(xiě)內(nèi)容正確、標(biāo)準(zhǔn)，通知快遞單位前來(lái)取件，監(jiān)視快遞員在快遞單上簽字確認(rèn)并保存好快遞單據(jù)方便日后查件與結(jié)算；★快遞、信件收件a.確認(rèn)是否屬于我公司，如是法院快件需聯(lián)系法務(wù)或人事經(jīng)理確認(rèn)簽收；b.區(qū)分好公司件與私人件，如有私人件，費(fèi)用向寄件人收??；★報(bào)刊a.統(tǒng)計(jì)每年所需報(bào)刊類型及數(shù)量，并向領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)信息等b.向郵政局訂閱公司所需報(bào)刊類型、數(shù)量c.每日將當(dāng)日?qǐng)?bào)刊分發(fā)并排放至公共閱覽區(qū)域d.將高層所需報(bào)刊及時(shí)送至辦公室更新：通訊錄實(shí)時(shí)關(guān)注OA中的發(fā)文、收到人事入職信息更新及時(shí)統(tǒng)計(jì)各個(gè)子公司發(fā)來(lái)的通訊錄在OA系統(tǒng)中整理修改等領(lǐng)導(dǎo)審批支持：會(huì)議辦公設(shè)備支持和協(xié)助組織公司