對不設防的郵件說不

精品文檔-下載后可編輯對不設防的郵件說不2022年，從北京、上海到成都、廣州、南京……全國所有知名外企都在瘋狂地轉(zhuǎn)發(fā)一封來自EMC北京總部的電子郵件：時任EMC大中華區(qū)總裁的陸純初和他的高級女秘書瑞貝卡因工作瑣事發(fā)生激烈爭吵。如果只是當面吵吵就算了，可他們不是；如果只是電話吵吵也算了，可他們也不是。他們爭吵用的是電子郵件――這個大公司通用的聯(lián)絡方式之一，并且抄送給了全公司，雖然只是一個回合，傳遍了微軟、惠普等幾乎所有知名外企，成就了轟轟烈烈的“郵件門”事件，女主角瑞貝卡也因此丟了工作。

一封小小的郵件，在外企尤其是IT類相關企業(yè)，由于應用得廣泛，所起的作用不可小視。而且郵件只是文字，無法傳達發(fā)件人的語氣聲調(diào)，可能會引起收件人的誤解；最為嚴重的是，郵件可以隨意抄送、轉(zhuǎn)發(fā)給其他人，在極短的時間內(nèi)就可以造成巨大的影響。暫不提“郵件門”事件中涉及到的中西文化差異，瑞貝卡在郵件中的措辭語氣以及不正確的抄送方式，讓事件無法平息。如此看來，怎樣才能寫好、發(fā)好一封電子郵件也是需要好好學習的。

慎選收件人

公務郵件一定要通知到所有的相關人，切勿兩個人私下聊天。

如果是給其他部門的人發(fā)郵件，直接收件人是負責處理此事的人，切忌直接發(fā)給他的領導，以免給人留下不愿意跟當事人合作的印象，無意中形成對立。重要郵件一定要抄送給對方的領導，以期對方領導能給與關注和幫助，如果是很小的事情可以不要抄送，以免產(chǎn)生生疏感和不信任感。

郵件一定要抄送給自己的直接領導，直接領導有權也應該知道你的工作。其他與郵件內(nèi)容并無關的人員就不必通知了。

使用具體且有意義的標題

郵件需要一個清楚的標題，讓人一看即知，以便對方快速了解與記憶。例如一個約會，可以把日期放在標題里，這樣可以讓人很快判斷它的精確性和緊急程度。嚴禁不寫標題、寫得不知道想表述什么事情，或者在其他郵件基礎上直接回復。

郵件內(nèi)容應簡明扼要

保持郵件的簡明扼要是對別人的尊重，也不太可能給收件人增加壓力。封閉式問題最好，因為開放式問題會讓郵件變得很長很混亂，并且可能會得不到期望的答復?？傊?，要明確告訴收件人，我需要你為我做什么，或者我建議你怎么做。

使用簡短專業(yè)的簽名檔

在郵件后加上一個包含個人信息的簽名檔，包括全名、職位、公司名稱、電話號碼、公司網(wǎng)站等。

謹慎評閱郵件內(nèi)容

盡管郵件有一定的收件人，但有可能會經(jīng)過無數(shù)的轉(zhuǎn)發(fā)，有的郵件甚至會被永久留存。因此，在發(fā)送郵件時應謹慎地評閱所撰寫的字句，切勿講一些不會在公眾場所對他人講的話。另外應要避免使用大段的文字，最好把郵件內(nèi)容分成簡明的段落，用格式強化信息；發(fā)送郵件前，仔細檢查是否有文法錯誤。

其他應注意的問題

如果郵件帶有附件，應在郵件內(nèi)容中提示收件人，并且發(fā)送郵件之前一定要確認一遍是否加上了附件。

避免使用感嘆號，若真要強調(diào)事情，應該在用詞遣字上特別強調(diào)。

不要重復發(fā)同一郵件，如果給多個人發(fā)郵件其中有一個地址錯誤，要單獨補發(fā)，不要給所有人再重發(fā)一遍。

情緒高漲時避免立即回復郵件。最好的方法是：今天我累了，明天再給你回復。

對于自己無法確定的郵件不要發(fā)，隔段時間重新考慮，或許就會發(fā)現(xiàn)問題。

其實