旭金機(jī)械制造公司檔案管理規(guī)范

旭金機(jī)械制造公司檔案管理規(guī)范一、目的1.1規(guī)范公司內(nèi)部檔案管理工作并保證檔案完整性及保密性。1.2合理有效利用檔案資料。二、公司管理檔案的范圍及管理權(quán)限劃分2.1公司級(jí)檔案管理范圍，由綜合管理部派專人管理并負(fù)責(zé)一切借閱、復(fù)制、傳遞相關(guān)事宜。公司級(jí)檔案包括以下文件：①公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料。②公司股東會(huì)、董事會(huì)形成的文件資料。③財(cái)務(wù)管理、資金、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料（含合同、重要報(bào)表、銀企聯(lián)系函件等）；會(huì)計(jì)憑證。④政府項(xiàng)目批文、合同。⑤公司制度體系、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文（包含總經(jīng)理批示后的各項(xiàng)工作流程、公司決定等）。⑥公司專利、專有技術(shù)資料、具有法律效力及保存價(jià)值的文件、公司有效證件、印章。⑦公司及各部門月度、年中、年度工作計(jì)劃及資金計(jì)劃。⑧公司簽定的各類合同。⑨公司重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議記錄等。2.2部門檔案管理范圍，由各部門指定專(兼)職文書管理，于每季度末交檔案清單至公司綜合管理部備案留底。如工作完成后，原件移交綜合管理部檔案室管理。部門級(jí)檔案文件如下：①各部門報(bào)請(qǐng)總批復(fù)的工作聯(lián)系單、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡報(bào)。②部門例會(huì)會(huì)議紀(jì)要。③各部門與其相關(guān)業(yè)務(wù)單位函件管理。④人事勞資檔案及信息管理(綜合管理部統(tǒng)一管理人事檔案)。⑤儀器、設(shè)備維修保養(yǎng)資料。⑥客戶、特約商家資料及信息管理。⑦公司的媒體宣傳資料、銷售報(bào)表。⑧財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證、帳冊(cè)、月度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表（財(cái)務(wù)部統(tǒng)一管理）。三、公司檔案管理體制3.1公司檔案工作，要實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由綜合管理部負(fù)責(zé)主體檔案的管理，并對(duì)其他部門的檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。綜合管理部設(shè)立專門檔案室，配備專人分管公司主體檔案工作。3.2根據(jù)有關(guān)檔案法規(guī)定，各部門形成的文件材料原則上由本部門負(fù)責(zé)立卷和歸檔，并定期向綜合管理部檔案室移交保管。3.3公司應(yīng)有庫房或場(chǎng)地和必要的設(shè)施及保護(hù)設(shè)備保管檔案，確保檔案的安全。3.4檔案管理部門及負(fù)責(zé)人①公司檔案管理部門為綜合管理部②公司立檔單位為各部門③各部門檔案管理責(zé)任人為部門負(fù)責(zé)人與專(兼)職文員。④各部門均應(yīng)指定專(兼)職文書，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知綜合管理部。3.5各部門專(兼)職文書的職責(zé)①了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。②認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對(duì)本部門承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷，每季度末前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。③承辦人員需借用文件材料時(shí)，應(yīng)積極地提供幫助，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件檔案登記。四、檔案管理、歸檔文件整理4.1各部門以公司名義制作的規(guī)劃、規(guī)定、通知、通告、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、決議、決定、項(xiàng)目方案、函等文件均應(yīng)由部門文員制作副本發(fā)文、登記、原件存檔，抄送綜合管理部檔案室備案。4.2各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。公文承辦人對(duì)處理完畢或批存的文件材料，收集齊全并加以整理后，送交專(兼)職文書集中統(tǒng)一歸卷。4.3一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸卷。4.4歸檔時(shí)限各部門專(兼)職文書就文件歸檔工作應(yīng)做到每日進(jìn)行。做歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。應(yīng)做到及時(shí)處理，切忌拖拉積壓。4.5檔案的立卷、存檔公司檔案室檔案保管責(zé)任人應(yīng)將文件按規(guī)定進(jìn)行立卷、存檔。檔案立卷應(yīng)做到：◆分類科學(xué)（1）分年度：文件按形成或針對(duì)年度分開，在一般情況下，不同年度的文件不放在一起立卷。（2）分項(xiàng)目：將文檔按不同的項(xiàng)目進(jìn)行歸集。（3）分事項(xiàng)：將文檔按不同的事項(xiàng)分開。（4）分密級(jí)：將文件按不同的密級(jí)分開。◆組合整理（1）公司文件按序號(hào)組合。（2）投資的項(xiàng)目，按項(xiàng)目進(jìn)行組合。（3）非投資項(xiàng)目的合同、協(xié)議作為一類進(jìn)行組合。（4）人事檔案按員工個(gè)人分別建立。（5）財(cái)務(wù)檔案分年度組合。（6）涉訟案件，按每一案件進(jìn)行組合。4.6歸檔文件的移交①檔案室對(duì)于日常抄送副件進(jìn)行登記，并依據(jù)登記情況于每季度末定期與部門文員辦理文件檔案的交接手續(xù)。接收檔案必須履行手續(xù),填寫移交清冊(cè),一式兩份，寫明案卷標(biāo)題,卷內(nèi)文件頁數(shù)，案卷數(shù)量,移交時(shí)間,交接雙方要簽名。移交清單由移交部門與檔案室各自存檔。②移交檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)移交相關(guān)文件的電子文檔。綜合管理部檔案室逐一核對(duì)后，對(duì)電子文檔進(jìn)行整理保存。存檔后，電子文檔之文件名，更改為“檔案號(hào)+文件標(biāo)題”。同一檔案中有多個(gè)電子文檔的，電子文檔裝入以檔案號(hào)命名的電子文件夾內(nèi)。4.7檔案的保管①防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全。②公司應(yīng)有場(chǎng)地和必要的設(shè)施及保護(hù)設(shè)備保管檔案，確保檔案的安全。檔案管理人員應(yīng)定期清潔并檢查檔案案卷狀態(tài)。保持檔案存放室良好的通風(fēng)，做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。③每年須定期對(duì)檔案進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料；對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。五、檔案的鑒定與保管期限5.1檔案的鑒定從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面來鑒別檔案的價(jià)值。5.2檔案的保管期限。文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章規(guī)定之外，一般為分二年、長期兩種。一般的通知、通告、不涉及經(jīng)濟(jì)利益的來往函件、政府文件的保存年限為二年，其余資料原則上均為長期保存。介于兩種保管期限的，保管期限從長?！糸L期保存的檔案為：（1）公司章程

（2）股東名冊(cè)

（3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則

（4）董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄

（5）財(cái)務(wù)報(bào)表

（6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件

（7）不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證（8）公司專利、專有技術(shù)資料（9）工程設(shè)計(jì)圖（10）其他經(jīng)核定須永久保存的文書（11）預(yù)算、決算書類（12）會(huì)計(jì)憑證（13）事業(yè)計(jì)劃資料（14）期滿或解除之合約◆二年期保存的檔案為：（1）結(jié)案后無長期保存必要者。（2）一般的通知、通告、不涉及經(jīng)濟(jì)利益的來往函件、政府文件

六、檔案密級(jí)的規(guī)定公司檔案文書分絕密、機(jī)密、秘密、普通四個(gè)等級(jí)，按檔案性質(zhì)、內(nèi)容不同劃分不同密級(jí)，并據(jù)此界定檔案調(diào)閱權(quán)限?！敖^密”文書含：公司之相關(guān)政府批文、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、資金合同、相關(guān)財(cái)務(wù)往來文件、與其他經(jīng)濟(jì)組織的合作合同、公司技術(shù)資料、其他經(jīng)核定為絕密的文書。“機(jī)密”文書含：公司各類經(jīng)濟(jì)合同、客戶檔案、設(shè)計(jì)方案及圖紙、預(yù)決算書、公司章程、股東會(huì)及董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要（決議）、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、重要工作計(jì)劃、重要會(huì)議紀(jì)要?！懊孛堋蔽募汗居行ёC件、各項(xiàng)辦理資料、單位往來函件?！捌胀ā蔽募翰块T工作聯(lián)系單、公司內(nèi)部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有參考價(jià)值的文件、材料。七、檔案查閱、外借、復(fù)印檔案的規(guī)定7.1部門經(jīng)理及以上管理人員如需借閱一般工作業(yè)務(wù)相關(guān)的資料，可直接在檔案管理員處登記后借閱。借閱資料須當(dāng)天歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。7.2各部門其它員工因業(yè)務(wù)需要對(duì)本部門檔案材料進(jìn)行借閱或利用的，須一律填寫《檔案調(diào)閱審批單》(見附表1)并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字許可后，方可借閱檔案。如需借閱非本部門的檔案材料的，還應(yīng)有相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字許可。7.3如需借閱公司人事、財(cái)務(wù)、合同等資料必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。7.4檔案管理員依據(jù)《檔案調(diào)閱審批單》，為借閱人調(diào)出所需檔案并記錄檔案借閱信息。7.5借閱的檔案原則上在公司內(nèi)使用。機(jī)密文件和絕版文件僅供在存檔處查閱，不予借出。7.6借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。7.7檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)向各部門、員工提供公司檔案編研信息服務(wù)，主要方面為政策信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。7.8檔案主管應(yīng)接受公司有關(guān)部門、人員定題咨詢要求。7.9依據(jù)國家檔案、統(tǒng)計(jì)法律法規(guī)，做好企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作。7.10政府有關(guān)部門依法執(zhí)行公務(wù)，需要查閱公司檔案，公司予以配合、協(xié)助。八、檔案的銷毀8.1對(duì)已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊(cè)，銷毀清冊(cè)經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方能銷毀。該清冊(cè)永久保存；銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊(cè)上簽字。銷毀時(shí)請(qǐng)使用碎紙機(jī)或焚燒的方式。8.2公司終止、解散時(shí)，檔案應(yīng)移交控股股東或主管部門。8.3公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止檔案失密和泄密。九、違反本制度的處罰9.1如果員工或檔案管理人員泄露公司絕密、機(jī)密文件的，公司將與其解除勞動(dòng)合同，并追究法律責(zé)任。9.2借閱或復(fù)制檔案資料與申請(qǐng)用途不符的，若未造成經(jīng)濟(jì)損失的，給予記大過處理；若給公司帶來經(jīng)濟(jì)損失的，將解除勞動(dòng)合同，并追究法律責(zé)任。十、其它10.1本制度解釋權(quán)歸綜合管理部。10.2從2012年6月1日起開始實(shí)施。附表一部門申請(qǐng)人申請(qǐng)事項(xiàng)（復(fù)印、拷貝、查閱、外借資料）申請(qǐng)內(nèi)容年月日部門領(lǐng)導(dǎo)審核年月日辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核