商務(wù)秘書(shū)實(shí)務(wù)第二版課件

120:19商務(wù)秘書(shū)實(shí)務(wù)

100:28商務(wù)秘書(shū)實(shí)務(wù)220:19第一章商務(wù)秘書(shū)概述200:28第一章商務(wù)秘書(shū)概述320:19第一章商務(wù)秘書(shū)概述第一節(jié)商務(wù)秘書(shū)與商務(wù)秘書(shū)工作第二節(jié) 商務(wù)秘書(shū)的素質(zhì)要求與行為規(guī)范

第三節(jié)商務(wù)秘書(shū)工作入門(mén)300:28第一章商務(wù)秘書(shū)概述第一節(jié)商務(wù)秘書(shū)與商420:19一、商務(wù)秘書(shū)二、商務(wù)秘書(shū)工作主要內(nèi)容

400:28主要內(nèi)容520:19秘書(shū)是上司的近身參謀和助手是主要從事文牘性、信息性、協(xié)調(diào)性和事務(wù)工作的人員是一種廣泛的社會(huì)職業(yè)是辦文、辦會(huì)和辦事的人員1、商務(wù)秘書(shū)的定義500:28秘書(shū)是上司的近身參謀和助手1、商務(wù)秘書(shū)的定義620:19從組織的性質(zhì)分類(lèi)政務(wù)秘書(shū)商務(wù)秘書(shū)司法秘書(shū)外事秘書(shū)教育秘書(shū)從能力特長(zhǎng)分類(lèi)參謀型秀才型辦事型公關(guān)型操作型翻譯型2、秘書(shū)的類(lèi)型600:28從組織的性質(zhì)分類(lèi)從能力特長(zhǎng)分類(lèi)2、秘書(shū)的類(lèi)型720:19按其責(zé)任的大小和能力素質(zhì)的高低劃分首先是助理文書(shū)級(jí)也常被稱(chēng)為“見(jiàn)習(xí)秘書(shū)”（reception）其主要工作內(nèi)容是負(fù)責(zé)打字、接待、電傳、管理辦公用品、處理電話(huà)、分送信函、預(yù)定約會(huì)等。其次應(yīng)是文書(shū)級(jí)。也常被稱(chēng)為“正式秘書(shū)”（secretary）其主要工作內(nèi)容是負(fù)責(zé)起草打印文件，收發(fā)處理文書(shū)，完成上司臨時(shí)交辦的事項(xiàng)，筆錄口授文件，負(fù)責(zé)會(huì)議的記錄，為上司的報(bào)告文件收集組織材料，制定旅行計(jì)劃，管理檔案資料，輔助經(jīng)理處理小額現(xiàn)金，兼做一些會(huì)計(jì)出納計(jì)賬的工作，保管保密文件等。正式秘書(shū)無(wú)論是職位的性質(zhì)，技術(shù)的要求，涉及的方面，還是工作的責(zé)任都要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于見(jiàn)習(xí)秘書(shū)。700:28按其責(zé)任的大小和能力素質(zhì)的高低劃分首先是助理文書(shū)820:19按其責(zé)任的大小和能力素質(zhì)的高低劃分（2）再次是執(zhí)行級(jí)，它包括業(yè)務(wù)秘書(shū)、行政秘書(shū)等。其工作內(nèi)容主要是協(xié)助上司做辦公室和業(yè)務(wù)部的有關(guān)工作。如處理信函，聯(lián)系電話(huà)，接待來(lái)訪(fǎng)，安排會(huì)議，收集資料，管理檔案，收發(fā)傳真、電話(huà)，計(jì)劃管理上司的時(shí)間，安排差旅，對(duì)外代表上司聯(lián)絡(luò)、處理事務(wù)，監(jiān)督檢查上司下達(dá)的工作，做信息收集工作，協(xié)調(diào)橫向、縱向的各種關(guān)系，輔助決策。最后是行政級(jí)。它包括辦公室經(jīng)理、行政經(jīng)理、秘書(shū)科長(zhǎng)、經(jīng)理私人助理等。其工作內(nèi)容主要包括參與決策，監(jiān)督檢查，輔助管理，幫助上司協(xié)調(diào)組織內(nèi)縱向橫向的關(guān)系和組織外部的各種關(guān)系，指導(dǎo)帶領(lǐng)秘書(shū)群體協(xié)同工作，知人善任，合理授權(quán)，合理分派工作。800:28按其責(zé)任的大小和能力素質(zhì)的高低劃分（2）再次是執(zhí)920:19二、商務(wù)秘書(shū)工作1、商務(wù)活動(dòng)的特點(diǎn)交易性利益性競(jìng)爭(zhēng)性900:28二、商務(wù)秘書(shū)工作1、商務(wù)活動(dòng)的特點(diǎn)1020:192、商務(wù)秘書(shū)工作的主要內(nèi)容

（1）日常事務(wù)性工作

（3）主動(dòng)創(chuàng)造性工作輔助決策工作、協(xié)調(diào)溝通工作、督促檢查工作、會(huì)議工作、差旅準(zhǔn)備工作、操辦事務(wù)、應(yīng)對(duì)突發(fā)事件等。信息的開(kāi)發(fā)與利用、有效溝通、公關(guān)工作、輔助決策的調(diào)查研究工作等。環(huán)境管理、辦公用品管理、時(shí)間管理、流程管理、電話(huà)工作、接待工作、文書(shū)信函工作、信息工作、保密工作、檔案工作、信訪(fǎng)工作等。

（2）上司指派性工作

1000:282、商務(wù)秘書(shū)工作的主要內(nèi)容（1）日常事務(wù)性工1120:19輔助性綜合性中介性機(jī)要性潛隱性三、秘書(shū)工作的特點(diǎn)1100:28輔助性三、秘書(shū)工作的特點(diǎn)1220:19全球化的視角科技的飛速發(fā)展管理理念的變化人力資源的新要求企業(yè)文化的變遷秘書(shū)面臨的新挑戰(zhàn)1200:28全球化的視角秘書(shū)面臨的新挑戰(zhàn)1320:19智能化：專(zhuān)業(yè)技能、人際關(guān)系技能、理念分析技能專(zhuān)業(yè)化：術(shù)業(yè)有專(zhuān)攻、行業(yè)細(xì)分復(fù)合化：多種知識(shí)和技能的組合社會(huì)化：國(guó)際化、統(tǒng)一化女性化：女性在管理中整體地位的提升未來(lái)秘書(shū)的發(fā)展趨勢(shì)1300:28智能化：專(zhuān)業(yè)技能、人際關(guān)系技能、理念分析技能未1420:19

商務(wù)秘書(shū)的職業(yè)道德商務(wù)秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)商務(wù)秘書(shū)的能力素質(zhì)第二節(jié)商務(wù)秘書(shū)的素質(zhì)要求與行為規(guī)范1400:28商務(wù)秘書(shū)的職業(yè)道德第二節(jié)商務(wù)秘書(shū)的素質(zhì)1520:19愛(ài)崗敬業(yè)，忠于職守，自覺(jué)履行自己的職責(zé)。誠(chéng)實(shí)守信，恪盡職守，把握分寸。積極主動(dòng)，當(dāng)好參謀。遵守紀(jì)律，嚴(yán)守機(jī)密，守時(shí)守信，言必行，行必果。謙虛謹(jǐn)慎，踏實(shí)細(xì)致。團(tuán)結(jié)協(xié)作，寬容大度。實(shí)事求是，客觀準(zhǔn)確。勤奮好學(xué)，開(kāi)拓創(chuàng)新。一、商務(wù)秘書(shū)的職業(yè)道德1500:28愛(ài)崗敬業(yè)，忠于職守，自覺(jué)履行自己的職責(zé)。一、商1620:19二、商務(wù)秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)

1、基礎(chǔ)知識(shí)

2、相關(guān)知識(shí)人文科學(xué)、自然科學(xué)、外語(yǔ)、計(jì)算機(jī)…3、專(zhuān)業(yè)知識(shí)

政治學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、管理學(xué)、法律、心理學(xué)、社會(huì)學(xué)、市場(chǎng)學(xué)、人力資源管理、傳播學(xué)

…秘書(shū)學(xué)、秘書(shū)實(shí)務(wù)、秘書(shū)禮儀、行政管理學(xué)、公共關(guān)系學(xué)、會(huì)議學(xué)、文書(shū)學(xué)、檔案學(xué)、信息學(xué)、協(xié)調(diào)溝通學(xué)、信訪(fǎng)學(xué)、速記

…1600:28二、商務(wù)秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)1、基礎(chǔ)知識(shí)2、1720:19三、商務(wù)秘書(shū)的能力素質(zhì)

1、溝通表達(dá)能力

口頭表達(dá)、書(shū)面表達(dá)

2、辦事能力清楚授權(quán)范圍、知曉辦事渠道、了解辦事程序、熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)、掌握相應(yīng)人際網(wǎng)絡(luò)、知道輕重緩急、懂得變通

3、協(xié)助管理能力調(diào)查研究、輔助決策督查落實(shí)

4、交際公關(guān)能力運(yùn)用公關(guān)技巧、懂得禮儀常識(shí)、善于處理沖突、自我監(jiān)控力強(qiáng)

5、操作能力各種辦公設(shè)備

6、應(yīng)變能力適應(yīng)不同組織、文化和社會(huì)環(huán)境、應(yīng)變突發(fā)事件1700:28三、商務(wù)秘書(shū)的能力素質(zhì)1、溝通表達(dá)能力口1820:19四、健康方面

1、身體健康

2、心理健康

3、交往健康

體力、精力、腦力

樂(lè)觀、開(kāi)朗、穩(wěn)健、堅(jiān)毅、執(zhí)著、自制、幽默

正常的心態(tài)和行為能力1800:28四、健康方面1、身體健康2、心理健康3、1920:19秘書(shū)的面試技巧（1）第一，要爭(zhēng)取通過(guò)面試這一關(guān)。面度之前要仔細(xì)了解該公司或企業(yè)的性質(zhì)、規(guī)模、經(jīng)營(yíng)的范圍、特色等第二，要事先整理自己的思路，確定如何表達(dá)自己的學(xué)歷、資格、能力、特點(diǎn)和愛(ài)好，所陳述的內(nèi)容應(yīng)和簡(jiǎn)歷上的完全一致第三節(jié)商務(wù)秘書(shū)工作入門(mén)1900:28秘書(shū)的面試技巧（12020:19秘書(shū)的面試技巧（2）第三，預(yù)先準(zhǔn)備好對(duì)方可能提出問(wèn)題的應(yīng)對(duì)答案，特別要想好如果對(duì)方問(wèn)及“你對(duì)原來(lái)的上司如何評(píng)價(jià)？”“如果你未來(lái)的上司是一個(gè)脾氣比較急躁，喜歡苛求下屬的領(lǐng)導(dǎo)，你將怎么辦？”“你們?cè)瓉?lái)的公司規(guī)模較大，而我們的公司規(guī)模較小，你會(huì)不會(huì)感到不適應(yīng)？”等許多棘手、敏感的問(wèn)題時(shí)，要注意回答的技巧，因?yàn)檫@些問(wèn)題是要考察你的人際關(guān)系技巧和心理素質(zhì)，所以要深思熟慮，不要簡(jiǎn)單回答是否對(duì)錯(cuò)，要辯證全面地陳述你對(duì)問(wèn)題的認(rèn)識(shí)。第四，事先要了解時(shí)下涉外秘書(shū)人才市場(chǎng)的薪水標(biāo)準(zhǔn)，因?yàn)樯嫱饷貢?shū)的薪酬標(biāo)準(zhǔn)常常和人才市場(chǎng)的供需狀況和大的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)密不可分。面試時(shí)當(dāng)對(duì)方提及薪酬問(wèn)題時(shí)，可以根據(jù)自己的實(shí)力，有的放矢地提出，但注意不要隨便說(shuō)：“給多少都沒(méi)關(guān)系”或“我認(rèn)為我原來(lái)的薪酬是某某千元，這次無(wú)論如何要高出原來(lái)某某千元?！敝?lèi)的話(huà)，以免雇主認(rèn)為你對(duì)自己的實(shí)力缺乏自信，或者你自以為是，盲目抬高身價(jià)等等。2000:28秘書(shū)的面試技巧（2）第三，預(yù)先準(zhǔn)備好對(duì)方可能提2120:19秘書(shū)的面試技巧（3）第五，準(zhǔn)備好自己的學(xué)歷、工作經(jīng)歷等材料，尤其是申請(qǐng)的職位相關(guān)的材料事先要準(zhǔn)備好。第六，準(zhǔn)備好適宜的面試服裝，面試前，花一些時(shí)間和精力進(jìn)行一下自我修飾，整理好儀表和服飾，女秘書(shū)一般一定要穿深灰淺棕系列的職業(yè)套裝，衣服款式要力求端莊大方，盡量去掉裝飾物，面部、頸部、手部都要注意衛(wèi)生，要化些淡妝，配飾如頸鏈、戒指、耳釘、耳環(huán)等要盡量少帶，鞋子的樣子要精致大方，以中跟為好，使人看上去得體、大方、莊重、沉穩(wěn)。2100:28秘書(shū)的面試技巧（3）第五，準(zhǔn)備好自己的學(xué)歷、工2220:19秘書(shū)的見(jiàn)習(xí)與入門(mén)

新上任的秘書(shū)要做好以下準(zhǔn)備（1）第一，全面了解企業(yè)的性質(zhì)和歷史，了解公司的結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品、目標(biāo)、成果、市場(chǎng)戰(zhàn)略、廣告戰(zhàn)略以及各種基本的經(jīng)濟(jì)數(shù)字。第二，多方了解未來(lái)上司的情況，可以向前任秘書(shū)和其他同事了解請(qǐng)教，以實(shí)現(xiàn)知已知彼，盡快地和上司達(dá)成工作上的默契。

2200:28秘書(shū)的見(jiàn)習(xí)與入門(mén)新上任的秘書(shū)要做2320:19新上任的秘書(shū)要做好以下準(zhǔn)備（2）

第三，了解自己所擔(dān)任工作的范圍、性質(zhì)、特點(diǎn)、職素和技能，通過(guò)向同行同事請(qǐng)教，總結(jié)自己以往工作的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，做