項目檔案歸檔整理

項目檔案歸檔整理項目檔案整理歸檔規(guī)范一、總體要求為了保證項目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和可靠性，項目檔案整理歸檔必須按照規(guī)范進(jìn)行。整理過程中要注重保密性，防止泄露重要信息。同時，整理歸檔的文件必須保持清晰、完整、有序和易于查找的狀態(tài)。二、項目檔案構(gòu)成項目檔案包括項目計劃、設(shè)計方案、施工圖紙、工程變更單、驗收記錄、技術(shù)資料、質(zhì)量檢驗報告、安全監(jiān)測報告等。其中，項目計劃和設(shè)計方案是項目檔案的核心，必須保證完整、準(zhǔn)確、可靠。三、項目檔案的整理1、文件的收集項目檔案的整理必須先進(jìn)行文件的收集工作。所有與項目相關(guān)的文件必須全部收集，并進(jìn)行分類整理，以便后續(xù)的整理工作。2、項目檔案分類方案項目檔案的分類方案必須根據(jù)文件的性質(zhì)和用途進(jìn)行分類。一般分為計劃、設(shè)計、施工、驗收、技術(shù)、質(zhì)量、安全等類別。每個類別下再進(jìn)行細(xì)分，以便后續(xù)的整理和查找。3、文件材料的鑒定、清理在整理過程中，必須對文件材料進(jìn)行鑒定和清理。鑒定是指對文件的真實性、準(zhǔn)確性和可靠性進(jìn)行審核，清理是指對文件進(jìn)行篩選、整理和排除無關(guān)文件。這樣可以保證項目檔案的完整性和準(zhǔn)確性。以上是項目檔案整理歸檔規(guī)范的基本要求。在整理過程中，還需要注重文件的保密性和安全性，以免泄露重要信息。同時，整理后的項目檔案必須保持清晰、完整、有序和易于查找的狀態(tài)，以便日后的查閱和使用。項目檔案通常由項目文件、案卷和其他相關(guān)資料組成。項目文件包括項目立項文件、可行性研究報告、招標(biāo)文件、合同、施工圖紙、驗收報告等。案卷是指按照工程實施過程或相關(guān)主題歸納整理的文件資料，包括工程建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理、驗收、竣工等環(huán)節(jié)的文件。其他相關(guān)資料包括會議紀(jì)要、合同變更、技術(shù)交底、現(xiàn)場照片等。三、項目檔案整理歸檔流程1.項目文件組卷項目文件組卷是指將項目文件按照一定的順序和規(guī)范進(jìn)行組合，形成一個完整的檔案卷。組卷時應(yīng)按照時間順序排列，每個文件應(yīng)有文件號、文件名、日期、起草單位、主題等基本信息，并注明文件的密級和保管期限。2.案卷編目案卷編目是指對案卷內(nèi)文件進(jìn)行分類、編號、標(biāo)識、記錄等操作，以便于后續(xù)的查詢和利用。編目應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，如按照工程實施過程、文件類型、文件主題等進(jìn)行分類。每個文件應(yīng)有文件號、文件名、日期、起草單位、主題等基本信息，并注明文件的密級和保管期限。3.案卷裝訂案卷裝訂是指將編目后的案卷內(nèi)文件按照一定的順序和規(guī)范進(jìn)行裝訂，形成一個完整的案卷。裝訂時應(yīng)注意文件的保護(hù)和整潔，每個文件應(yīng)有標(biāo)簽和頁碼，并注明文件的密級和保管期限。4.入庫上架入庫上架是指將裝訂好的案卷和其他相關(guān)資料按照一定的順序和規(guī)范存放在檔案庫房內(nèi)。入庫時應(yīng)按照案卷編號和存放位置進(jìn)行登記，每個案卷應(yīng)有標(biāo)簽和條碼，并注明文件的密級和保管期限。四、項目檔案的歸檔項目檔案的歸檔是指將整理好的檔案按照一定的規(guī)范和要求進(jìn)行存放和管理，以便于后續(xù)的查詢和利用。歸檔應(yīng)按照檔案保管期限和密級進(jìn)行分類和存放，定期進(jìn)行檔案鑒定和清理，保證檔案的完整性和可用性。同時，應(yīng)建立檔案管理制度和檔案查詢系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案管理和服務(wù)。確定類目排序后，需要對各級類目進(jìn)行橫向排序，明確它們之間的相互關(guān)系，并體現(xiàn)出一定的分類規(guī)律。分類編號是指在類目排序完成后，根據(jù)實際需要及已確定方法對類目進(jìn)行編號，編號一般采用英文字母、阿拉伯?dāng)?shù)字、漢語拼音等組合形式?！俄椖繖n案分類表》是項目檔案分類方案的最終成果，在進(jìn)行項目整理時應(yīng)依據(jù)該表對檔案進(jìn)行科學(xué)分類并編制檔案號。文件材料的鑒定和清理主要指剔除不屬于歸檔范圍及重復(fù)的文件，以確保項目檔案的完整性。對于計劃任務(wù)書的批復(fù)、項目任務(wù)書的上報、征地權(quán)屬證書等材料，應(yīng)將原件歸入項目檔案。文件材料的鑒定原則是及時、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)和規(guī)范。項目文件組卷需要科學(xué)分類，合理遵循項目文件的形成規(guī)律和成套特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系。通常按單項工程、單位工程或?qū)I(yè)文件形成單位進(jìn)行整理組卷。常見的組卷方法有：1.項目施工類文件一般按照單項工程、單位工程進(jìn)行組卷，也可按裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)進(jìn)行組卷。2.項目竣工圖按照建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序進(jìn)行組卷。3.設(shè)備類文件按照專業(yè)、臺件組卷。4.管理類文件按照問題、時間組卷，或按照文件類別進(jìn)行組卷。5.監(jiān)理類文件按照文種進(jìn)行組卷。6.原材料實驗按照單項工程、單位工程組卷。卷內(nèi)文件排列時為了便于反應(yīng)案卷內(nèi)文件內(nèi)在聯(lián)系，通常圖文混合，文字材料在前，圖樣在后；翻譯文字在前，原文在后；證件在前，附件在后；印件在前，定稿草稿在后。通常根據(jù)文件性質(zhì)不同按照以下方法進(jìn)行順序排列：1.管理性文件：按照問題、時間或重要程度進(jìn)行排列。2.施工文件：按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測實驗記錄、評定、驗收排列。3.設(shè)備文件：按依據(jù)性、開箱驗收、隨機(jī)圖樣、設(shè)備安裝調(diào)試和設(shè)備運(yùn)行、設(shè)備維修等順序排列。4.竣工圖：按專業(yè)、圖號進(jìn)行排列。以上是常見的項目文件組卷方法。合同文件組卷：合同文件是在合同立項、招投標(biāo)談判簽訂和執(zhí)行等過程中形成的文件。它屬于項目管理性文件，可以按照問題、時間組卷。通常情況下，合同文件按照問題組卷，即同一個合同將圍繞問題進(jìn)行整理、組卷。對案卷及卷內(nèi)文件則按時間或重要程度進(jìn)行序。按照合同文本、合同前期文件、合同執(zhí)行文件的順序進(jìn)行組卷。合同文本包括合同、談判協(xié)議等；合同前期文件包括立項文件、評標(biāo)文件、文類函件、開發(fā)標(biāo)件、招投標(biāo)文件；合同執(zhí)行文件包括支付文件和其他文件。設(shè)計文件組卷：設(shè)計類文件按照項目、專業(yè)進(jìn)行組卷。順序工藝設(shè)備文件組卷：按照設(shè)備購置、安裝、使用、附件增減、人員變動、維護(hù)、調(diào)撥、報廢等順序組卷?？⒐の募M卷：監(jiān)理文件按照文種組卷，如監(jiān)理大綱、供應(yīng)商資質(zhì)審核、施工組織設(shè)計、開工令、監(jiān)理通知、監(jiān)理日志、施工設(shè)計變更等文種組卷；項目施工文件按照單項工程、單位工程、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷；項目竣工圖按照建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、環(huán)保等順序組卷，也可參考設(shè)計文件排列順序組卷。文書材料組卷：文書材料的組卷可按問題、時間、重要程度排列組卷等。其中按問題組卷是指將反應(yīng)統(tǒng)一問題或同一事物的相關(guān)文件組成一卷；按時間組卷是指將屬于同一年度、季度或者月份的文件組成一卷；按重要程度排列組卷是指把重要的文件放在前面、次要文件放在后面，比如批復(fù)在前，請示災(zāi)后，結(jié)果在前，查證材料在后，總標(biāo)在前；分表在后等。聲像檔案組卷：聲像檔案組卷的內(nèi)容有照片、錄影帶、錄像帶等。進(jìn)行歸檔的聲像檔案必須為原件，且沒有斷裂、發(fā)霉等現(xiàn)象。根據(jù)材料的重要、時間順序進(jìn)行排序，反應(yīng)同一事件的放在同一件，保證文件的完整和系統(tǒng)性。巖土芯樣組卷：包括巖土芯樣、巖土芯樣照片（彩色照片）、巖土芯樣記錄。也是按照同一事件的相關(guān)文件組成一卷。案卷編目：項目文件組成案卷并進(jìn)行排列后，需要對已組卷項目文件進(jìn)行編目。案卷編目主要包括卷內(nèi)文件頁號的編寫；卷內(nèi)文件目錄的編制；案卷封面和背脊的編制；卷內(nèi)備考表的編制。頁號：