檔案管理崗崗位說(shuō)明書(shū)

檔案管理崗崗位說(shuō)明書(shū)崗位名稱：檔案管理崗所在部門(mén)：企業(yè)管理信息部直接上級(jí)：企管信息部主任直接下級(jí)：無(wú)所轄人員：無(wú)崗位編號(hào)：1崗位定員：1人崗位工資：面議分析人：無(wú)分析日期：無(wú)林娟的主要職責(zé)是負(fù)責(zé)收集、整理、保管、提供借閱集團(tuán)公司及其下屬公司的文書(shū)檔案、財(cái)務(wù)檔案、實(shí)物檔案、照片檔案等，并應(yīng)用現(xiàn)代化方式管理、利用檔案。具體職責(zé)和工作任務(wù)如下：一、收集與公司重大活動(dòng)有關(guān)的各類文件，協(xié)助各部門(mén)歸檔人員區(qū)分應(yīng)歸檔文件范圍，并合理安排各歸檔部門(mén)的歸檔時(shí)間。二、接收公司各部門(mén)移交的各類檔案，核對(duì)各部門(mén)移交檔案，確定各類檔案類別、保管期限，并檢查移交檔案是否符合歸檔文件要求。然后編制移交目錄，交接雙方簽字。三、綜合公司各部門(mén)檔案，正確區(qū)分全宗，劃分類別，統(tǒng)一整理接收檔案。然后區(qū)分每份文件全宗，劃分類別、保管期限，按時(shí)間順序整理裝盒，給每份文件蓋上檔號(hào)章，填寫(xiě)年度、分類號(hào)、保管期限、件號(hào)，并核對(duì)登錄文件。最后將不同全宗、不同保管期限的文件分別排放入柜，建立各種檢索目錄。四、負(fù)責(zé)檔案的保管工作，做好檔案的保護(hù)工作，做到防火、防蟲(chóng)、防光、防霉，并準(zhǔn)備保管各類檔案所需的裝具。五、提供檔案的借閱利用，快速、準(zhǔn)確、安全地提供利用者權(quán)限內(nèi)所需檔案，并進(jìn)行檔案借閱登記，及時(shí)收回借出檔案。六、承擔(dān)到期檔案的出庫(kù)工作，對(duì)到期檔案進(jìn)行裝箱封存。工作時(shí)間百分比：一：10%，2次/月，用時(shí)1小時(shí)二：20%，20次/年，用時(shí)40小時(shí)三：20%，20次/年，用時(shí)15小時(shí)四：5%，4次/年，用時(shí)8小時(shí)五：20%，20次/年，用時(shí)1小時(shí)六：20%，17次/年，用時(shí)0.5小時(shí)任務(wù)描述：負(fù)責(zé)公司檔案管理軟件的日常使用和維護(hù)，包括終端用戶權(quán)限設(shè)定和密碼管理，指導(dǎo)培訓(xùn)各部門(mén)歸檔人員正確使用各自模塊。根據(jù)需要建立各種錄入項(xiàng)目、表格和目錄。日常利用檔案管理軟件錄入歷史數(shù)據(jù)，整理現(xiàn)行文件，并利用軟件查詢所需檔案。參與起草、修訂公司的檔案管理制度和檔案保管期限表。貫徹執(zhí)行上級(jí)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合上級(jí)文件制定符合公司實(shí)際的各種檔案管理制度，反饋各部門(mén)意見(jiàn)并修訂公司管理制度。參與檔案統(tǒng)計(jì)工作，統(tǒng)計(jì)分管檔案數(shù)量和種類，綜合各類檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，填寫(xiě)檔案年報(bào)。完成上級(jí)交辦的其他工作。權(quán)力：有對(duì)各部門(mén)及時(shí)做好文件和資料的立卷、歸檔工作的督促權(quán)，對(duì)公司歸檔文件的管理權(quán)，對(duì)各部門(mén)相關(guān)資料和報(bào)表的索取權(quán)，制定相關(guān)文件和規(guī)章制度的建議權(quán)，對(duì)其他相關(guān)工作的建議權(quán)，以及本部門(mén)預(yù)算內(nèi)的費(fèi)用使用權(quán)。考核指標(biāo)：負(fù)責(zé)收集各部門(mén)應(yīng)歸檔文件，保證應(yīng)歸檔文件的完整率達(dá)到95%；保證接收的檔案按照《山東省檔案分類原則》和公司檔案管理制度、保管期限表合理分類，保管期限的劃定準(zhǔn)確統(tǒng)一，交接雙方責(zé)任明確；按照山東省檔案整理規(guī)范的要求，對(duì)每次收集的檔案能在接收后一個(gè)月內(nèi)整理完畢；保護(hù)接收檔案的安全性達(dá)到98%；在工作職責(zé)范圍內(nèi)，能在10分鐘之內(nèi)及時(shí)、準(zhǔn)確提供利用者所需檔案，查找率達(dá)到95%。每年年底，我們會(huì)對(duì)到期的檔案進(jìn)行核對(duì)目錄封箱統(tǒng)計(jì)工作，以確保列明數(shù)量，保證出庫(kù)檔案的完整率達(dá)到98%。我們會(huì)根據(jù)檔案管理軟件為各用戶設(shè)定合理的權(quán)限，并每年核對(duì)修改各用戶的權(quán)限，以確保權(quán)限設(shè)置合理。我們也會(huì)保證錄入的檔案準(zhǔn)確性達(dá)到95%。我們會(huì)確保參與制定及修訂的各項(xiàng)檔案有關(guān)制度符合本公司實(shí)際需要，并采納率達(dá)到90%。我們也會(huì)確保檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)準(zhǔn)確性達(dá)到95%。我們的工作協(xié)作關(guān)系包括煙臺(tái)啤酒朝日有限公司(集團(tuán))總經(jīng)辦、財(cái)務(wù)部、營(yíng)銷部、生產(chǎn)部、物資部、政工部、內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系的工會(huì)、人力資源部、行政管理部、企管部、審計(jì)部，以及煙臺(tái)啤酒朝日有限公司一分廠財(cái)務(wù)部、勞動(dòng)服務(wù)公司、一輕供銷公司、華海植物繁育公司、華海生物制品公司、華海生物技術(shù)公司等。我們還需要與外部協(xié)調(diào)關(guān)系的檔案局、海關(guān)、檢驗(yàn)檢疫局、外經(jīng)貿(mào)局、輕紡控股、貿(mào)促會(huì)進(jìn)行協(xié)調(diào)。我們需要擁有大專學(xué)歷，專業(yè)為檔案管理、外經(jīng)貿(mào)專業(yè)，并具備兩年相關(guān)專業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)。我們需要具有一定的文字表達(dá)能力、操作能力、協(xié)調(diào)能力，而外經(jīng)貿(mào)需要有一定的人際交往能力。我們需要具備和應(yīng)變能力，個(gè)性特征為穩(wěn)重、責(zé)任心、細(xì)心、理性思維，無(wú)特別要求的生理特征。我們需要在本市外出工作，以坐及搬運(yùn)檔案為主，經(jīng)常外出。我們只需白天工作，但有時(shí)需要出差。我們的工作環(huán)境為