商務(wù)文書寫作課件

商務(wù)文書寫作

2010年2月商務(wù)文書寫作2010年2月一、商務(wù)文書的分類

1.按形式來劃分◎固定格式的商務(wù)文書商務(wù)合同、邀請信、通知、請示以及批復(fù)◎非固定格式的商務(wù)文書電子郵件、便簽條2.按內(nèi)容用途來劃分◎通用的商務(wù)文書通知、會議紀(jì)要、請示、批復(fù)、總結(jié)、備忘錄以及報告◎禮儀性的商務(wù)文書賀信、賀電、邀請書、請柬以及慰問信第一章商務(wù)文書寫作的概念一、商務(wù)文書的分類1.按形式來劃分第一章商務(wù)文書寫作的概二、商務(wù)文書寫作的作用

溝通并不僅僅是所傳遞出來的信息，而是被別人理解的信息，時刻站在讀者的角度來思考問題并形成最后的文字表現(xiàn)，讓文書接收方能夠理解自己的意圖第一章商務(wù)文書寫作的概念二、商務(wù)文書寫作的作用溝通并不僅僅是所傳三、學(xué)習(xí)商務(wù)文書寫作的關(guān)鍵商務(wù)文書寫作的核心內(nèi)容包括以下幾個部分：◎商務(wù)文書的寫作步驟以及相應(yīng)的重點；◎商務(wù)文書的寫作技巧；◎商務(wù)文書寫作的注意事項；◎商務(wù)文書寫作應(yīng)掌握的范例。第一章商務(wù)文書寫作的概念三、學(xué)習(xí)商務(wù)文書寫作的關(guān)鍵商務(wù)文書寫作的核心內(nèi)容包括以下幾個四、商務(wù)文書寫作的特點與要素1.商務(wù)文書寫作的特點簡明、準(zhǔn)確、樸實、莊重、規(guī)范2.商務(wù)文書寫作的要素◎主旨：應(yīng)遵循“正確，務(wù)實，集中，鮮明”原則?！虿牧希簯?yīng)遵循“收集要多，選擇要嚴(yán)，使用要巧”的原則?！蚪Y(jié)構(gòu)：可以選擇“篇段合一式、分層表達(dá)式、分條列項式”等方式?！蛘Z言：風(fēng)格平直樸實莊重，表達(dá)規(guī)范準(zhǔn)確簡練，最低要求也必須進(jìn)行拼寫檢查以保證用詞的準(zhǔn)確。第一章商務(wù)文書寫作的概念四、商務(wù)文書寫作的特點與要素1.商務(wù)文書寫作的特點第一章商一、制定正確的行動目標(biāo)1.主動目標(biāo)與被動目標(biāo)撰寫者表達(dá)出的意愿只能是個“被動目標(biāo)”，對方的實際行動才是“主動目標(biāo)”。2.將被動目標(biāo)轉(zhuǎn)化為主動目標(biāo)將被動目標(biāo)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃幽繕?biāo)，就需搞清楚我們在乎什么？換而言之，我們從成功撰寫商務(wù)文書、正確傳遞信息并獲得對方實際行動的響應(yīng)中，能夠收獲到什么成果?！景咐?】

有關(guān)總經(jīng)理組織召開公司全體秘書會議的郵件

在某公司中，總經(jīng)理讓其秘書組織全公司的秘書開會，要求她在確定時間和地點之后發(fā)一個郵件告知所有的秘書。第二章商務(wù)文書寫作的步驟

一、制定正確的行動目標(biāo)1.主動目標(biāo)與被動目標(biāo)第二章商務(wù)文書案例一這個郵件實際上就是一個商務(wù)文書，相當(dāng)于一個通知。在撰寫這個郵件的過程中，我們可以分析得到：總經(jīng)理秘書的行動目標(biāo)是“讓所有的秘書都得去開會”而不是簡單地“通知每個秘書會議的時間和地點”。因此，郵件中僅僅明確了會議的時間和地點還不夠，因為這樣并不能確保所有秘書都按照要求來參會；而是應(yīng)該進(jìn)一步在郵件中要求所有秘書在會議前一個星期都對是否參加會議進(jìn)行確認(rèn)。要寫好這個商務(wù)文書，總經(jīng)理秘書需要將其被動目標(biāo)轉(zhuǎn)化為主動目標(biāo)：自己之所以在乎“所有秘書都按時參會”這個事情，是因為總經(jīng)理交代自己組織這個會議，如果與會的秘書沒有到齊，那么就意味著自己組織工作的失?。粨Q而言之，自己希望在總經(jīng)理面前有一個良好的表現(xiàn)，就需要確保會議順利組織成功，而組織成功的標(biāo)志之一就是人員來得比較齊，所以需要他們給自己一個能否與會的確認(rèn)。案例一這個郵件實際上就是一個商務(wù)文書，相當(dāng)于一個通知。在撰寫二、決定文章的正式程度（一）

1.

判斷依據(jù)：正式指數(shù)

“正式指數(shù)”主要根據(jù)以下三個問題所涉及的內(nèi)容來確定：◎

商務(wù)文書的撰寫者本身是否很了解目標(biāo)讀者；◎

目標(biāo)讀者的地位比商務(wù)文書的撰寫者低嗎；◎

商務(wù)文書的內(nèi)容是好消息嗎。如果特別了解目標(biāo)讀者就是10分，比較了解就是7、8分，而不了解甚至很不了解就是1－3分；如果是給自己的下屬寫則為10分，平級則為5分，給自己的上級寫則為1分；如果內(nèi)容為好消息則為10分，壞消息則為1分。這三個問題的得分之和越低，則相應(yīng)的商務(wù)文書應(yīng)該越正式。

第二章商務(wù)文書寫作的步驟

二、決定文章的正式程度（一）1.判斷依據(jù)：正式指數(shù)第二二、決定文章的正式程度（二）2.正式程度的表現(xiàn)◎

形式：指商務(wù)文書所采用的媒介的形式正式：宣傳冊、政府公文、帶抬頭的信件、請柬以及行文正式的電子郵件附件；非正式：一般的電子郵件、便簽等?！?/p>

稱謂：對目標(biāo)讀者的稱呼?！?/p>

語氣：采取相對輕松愉快的口吻還是比較凝重嚴(yán)肅的口氣的選擇。第二章商務(wù)文書寫作的步驟

二、決定文章的正式程度（二）2.正式程度的表現(xiàn)第二章商務(wù)文三、設(shè)定文章的總體風(fēng)格（一）

1.把握總體風(fēng)格的依據(jù)：游說矩陣◎

簡單型：撰寫者與目標(biāo)讀者站在同一立場上，資源充足、不存在障礙◎說服型：資源充足，但撰寫者與目標(biāo)讀者立場并不一致◎

艱難型：撰寫者與目標(biāo)讀者立場不一致且資源也不充足◎

解決問題型：盡管撰寫者與目標(biāo)讀者立場保持一致，但資源并不充足第二章商務(wù)文書寫作的步驟

立場一致性資源充足程度

簡單型說服型艱難型解決問題型三、設(shè)定文章的總體風(fēng)格（一）1.把握總體風(fēng)格的依據(jù)：游說矩三、設(shè)定文章的總體風(fēng)格（二）

2.總體風(fēng)格的設(shè)定◎簡單型：以羅列事實為主，篇幅可以相對簡短。◎

說服型：通常篇幅較長，且需強調(diào)撰寫者利益所在，充分分析自己觀點的優(yōu)勢和好處，以達(dá)到轉(zhuǎn)變其立場的目的。◎解決問題型：將問題和答案打包，應(yīng)該向目標(biāo)讀者提供包含一種甚至多種方法的解決方案?！蚱D難型：在資源和立場兩個方面都遇到了障礙，這樣的商務(wù)文書是否有值得花費精力去撰寫應(yīng)該要三思而后行?！景咐?】有關(guān)新年晚會安排的信件

某公司總經(jīng)理要求其秘書對公司新年晚會進(jìn)行安排，預(yù)算是5000元。在這個事件中，這個秘書可能會需要撰寫有關(guān)以下幾種情形的匯報郵件：第二章商務(wù)文書寫作的步驟

三、設(shè)定文章的總體風(fēng)格（二）2.總體風(fēng)格的設(shè)定第二章案例二1、該秘書發(fā)現(xiàn)了一個特別適合舉辦新年晚會的場所，距離公司很近且飯菜可口，預(yù)算方面也沒有超出5000元的要求。那么這種情形就屬于簡單型，秘書撰寫商務(wù)文書向總經(jīng)理匯報這個情形的時候，只要簡單地提出在這個場地舉辦新年晚會的建議即可。2、該秘書找到了另外一個場所，各方面都符合要求，只是報價與預(yù)算相比超過了500元。那么這種情形就屬于解決問題型，秘書撰寫商務(wù)文書向總經(jīng)理匯報這個情形的時候，可以就選擇這個場所的好處及優(yōu)點進(jìn)行自問自答，把這個事情分析清楚，力圖使得總經(jīng)理形成“雖然超支500元、但是物有所值”的認(rèn)識。3、該秘書打算向總經(jīng)理提出新的建議——在預(yù)算要求內(nèi)，組織員工去聽新年音樂會而不是去吃年夜飯。那么這種情形就屬于說服型，秘書撰寫商務(wù)文書向總經(jīng)理提出這個建議的時候，需要強調(diào)利益的所在——組織員工聽音樂會不僅可以給員工留下一個美好的回憶，還能夠提升其整體素質(zhì)。案例二1、該秘書發(fā)現(xiàn)了一個特別適合舉辦新年晚會的場所，距離公四、選擇文章的層次結(jié)構(gòu)（一）

1.連貫式商務(wù)文書的層次結(jié)構(gòu)按照事情發(fā)展的時間順序來展開。◎突出的重點：事情的前因后果以及發(fā)展脈絡(luò)?！蜻m應(yīng)的情形：工作報告、事故調(diào)查報告、工程報告以及程序安裝的說明等，這些文體的共同要求都是內(nèi)容要清楚明白。

2.并列式商務(wù)文書中層次與層次之間是并列的關(guān)系。◎突出的重點：每一段前要有前提擇要，作為后續(xù)并列內(nèi)容的引子?！蜻m應(yīng)的情形：主要在報告、總結(jié)以及建議書等商務(wù)文書中運用。第二章商務(wù)文書寫作的步驟

四、選擇文章的層次結(jié)構(gòu)（一）1.連貫式第二章商務(wù)文四、選擇文章的層次結(jié)構(gòu)（二）

3.分析問題式圍繞問題的出現(xiàn)直到最終解決的邏輯關(guān)系而展開。有以下四個類型：（1）“只有結(jié)果”，如批復(fù)、指示以及命令等；（2）“提出問題并分析問題”，如情況簡報；（3）“提出問題并解決問題”，如公告和通知；（4）“提出問題、分析問題，最后解決問題”，如指導(dǎo)性的通報和決議。4.問答式所謂“問答式”，就是指運用問答的形式來組織商務(wù)文書的全篇。◎突出的重點：設(shè)計問題時要突出利益以及避免不良后果的方法?！蜻m應(yīng)的情形：企業(yè)的內(nèi)刊、內(nèi)部通訊以及操作程序指南等。

5.行動結(jié)果式先擺問題、而后突出結(jié)果以及結(jié)果的實現(xiàn)方式的一種層次結(jié)構(gòu)。第二章商務(wù)文書寫作的步驟

四、選擇文章的層次結(jié)構(gòu)（二）3.分析問題式第二章商務(wù)五、列出文章的大綱

◎提綱法圍繞商務(wù)文書的核心主旨，按照時間的順序以及邏輯關(guān)系將主要內(nèi)容全都羅列出來，然后往里邊填充具體的內(nèi)容?！蜉椛浞ㄗ珜懻邚囊粋€中心點出發(fā)，隨性地把聯(lián)想到的東西或者想法都集中在紙上。在這個過程中，一開始并不必著急去考慮其是否具有價值以及整理其這些想法的內(nèi)在邏輯關(guān)系，當(dāng)所有的想法都呈現(xiàn)出來之后，再將它們梳理清楚。

【案例1】有關(guān)申請參加培訓(xùn)的郵件第二章商務(wù)文書寫作的步驟

五、列出文章的大綱◎提綱法第二章商務(wù)文書寫作的案例三某公司的一位財務(wù)人員想報名參加新會計制度的講解培訓(xùn)班，但是由于最近公司在控制成本，原則上是不批準(zhǔn)任何的培訓(xùn)申請的，所以她打算寫一份郵件給其經(jīng)理，讓他批準(zhǔn)并支持自己的請求。對于這樣一個商務(wù)文書而言，其行動目標(biāo)很簡單，就是這個財務(wù)人員希望其經(jīng)理同意自己出去參加培訓(xùn)并支付培訓(xùn)費用；其結(jié)構(gòu)層次可以采用行動結(jié)果式，即分別分析參加和不參加這個培訓(xùn)對公司而言所產(chǎn)生的幫助和損失。當(dāng)然，層次結(jié)構(gòu)也可以采用不并列式，即并列地分析自己應(yīng)該參加這個培訓(xùn)的原因。為達(dá)到這樣的一個溝通目的，對于這個商務(wù)文書可以采用輻射法列出一個大綱：接收培訓(xùn)后在工作中可以減少出錯、參加培訓(xùn)可以了解到新的合理避稅方法以幫助公司節(jié)省成本支出、培訓(xùn)費用的問題、培訓(xùn)有利于員工的個人成長和發(fā)展、提高員工的滿意度、提升員工對公司的忠誠度、形成公司良性的企業(yè)文化……案例三某公司的一位財務(wù)人員想報名參加新會計制度的講解培訓(xùn)班，六、撰寫初稿

在經(jīng)過以上五個步驟之后，商務(wù)文書的寫作進(jìn)入撰寫初稿階段。實際上，有了以上五個步驟的鋪陳之后，撰寫初稿就已經(jīng)變得相對簡單了，需要的是給撰寫者自己留出一個比較完整的時間、在一個相對安靜的空間中排除干擾、一氣呵成、一鼓作氣地完成即可。當(dāng)然，初稿撰寫完成之后，還應(yīng)該進(jìn)行細(xì)致的校對，以使得文書更加地規(guī)范和生動。第二章商務(wù)文書寫作的步驟

六、撰寫初稿在經(jīng)過以上五個步驟之一、運用情感指數(shù)增加商務(wù)文書的親和力（一）

1.情感指數(shù)的內(nèi)涵情感指數(shù)的高低可以真實地反映出商務(wù)文書的撰寫者是否站在目標(biāo)讀者的立場上來從事這項工作。2.情感指數(shù)的計算情感指數(shù)，是用在商務(wù)文書中提到目標(biāo)讀者的次數(shù)減去提到撰寫者自己或者公司的次數(shù)。以“我們很高興的宣布，我們的新圖書館會在6月份對外開放，歡迎光臨”提到目標(biāo)讀者地方最多只有1處，而提到撰寫者自身地方卻有2處，故情感指數(shù)為“－2”“從6月份開始，您可以用新圖書館來完善您的研究，我們圖書館歡迎您的光臨”。情感指數(shù)變?yōu)榱耍?（讀者處為3，撰寫者處為1），親和力也得到了較大的提升。第三章如何使文章生動有效

一、運用情感指數(shù)增加商務(wù)文書的親和力（一）1.情感指一、運用情感指數(shù)增加商務(wù)文書的親和力（二）

3.增加情感指數(shù)的方法◎增加第二人稱代詞在商務(wù)文書中增加“你”、“您”以及“你們”這樣的第二人稱代詞◎增加第三人稱的專有名詞所謂的“第三人稱的專用名詞”有很多，例如“消費者”、“納稅人”以及“員工”等，這些專有名詞出現(xiàn)在商務(wù)文書中也是一種對目標(biāo)讀者的尊重?！蛟黾幼x者的姓名在商務(wù)文書中如果能在適當(dāng)?shù)臅r機上加入讀者的姓名，也會使得其倍感親切。◎增加對讀者的暗指在商務(wù)文書中對祈使句的使用，這是因為祈使句中往往省略了指代目標(biāo)讀者的代詞。第三章如何使文章生動有效

一、運用情感指數(shù)增加商務(wù)文書的親和力（二）3.增加情感二、努力做到“讀者為尊”

1.“讀者為尊”的內(nèi)涵◎一般的表述：“我很高興的宣布，我們公司在2005年度超過了預(yù)期的目標(biāo)，完成任務(wù)了”；◎“讀者為尊”的表述：“非常感謝在座各位的努力，由于你們的努力，我們公司在2005年超過了我們預(yù)期的目標(biāo)”。

2.“最先提及讀者而非自己”的原則錯誤：“……我非常高興推薦張良加入對方的戰(zhàn)略團(tuán)隊，其財務(wù)技能可以幫助團(tuán)隊計算投資收益率和盈虧平衡點，同其樂觀向上的個性也會使團(tuán)隊中的每個人都笑口常開?！闭_：“……貴方從張良的加入可以獲得有形和無形的好處，有形的好處是其財務(wù)技能可以幫助團(tuán)隊計算投資收益率和盈虧平衡點，而其樂觀向上的個性也會給團(tuán)隊帶來無形的好處?！钡谌氯绾问刮恼律鷦佑行?/p>

二、努力做到“讀者為尊”1.“讀者為尊”的內(nèi)涵第三章三、進(jìn)行有效的反饋

1.正面反饋在文書中撰寫者多用一些正面的反饋去稱贊目標(biāo)讀者做得好的地方，多給與對方一些關(guān)懷。

2.修正性反饋修正性反饋可以在向目標(biāo)讀者提出相應(yīng)問題及其建議的同時，最大限度地給與目標(biāo)讀者體貼溫暖的感覺。

3.負(fù)面反饋和沒有反饋負(fù)面反饋就是與正面反饋相對應(yīng)的一種反饋形式，而“沒有反饋”則更加可以從字面上來予以理解。相比負(fù)面反饋容易導(dǎo)致工作中的矛盾升級而言，沒有反饋則更加不利于工作的順利展開和人際關(guān)系的改善與鞏固；第三章如何使文章生動有效

三、進(jìn)行有效的反饋1.正面反饋第三章如何使文章生四、增加商務(wù)文書的緊迫性

增加緊迫性的方法◎時間的規(guī)范性避免使用昨天、今天、明天、今年等時間約束不明確的時間代詞◎時間的精確性應(yīng)該在其中注明幾月、幾日、幾時、幾分甚至還有幾秒等精確的時間◎時間的通用性①商務(wù)文書中一律要使用公元的全稱，例如2003年不能縮寫為03年②落款成文日期部分，年度要采用中文的形式，例如“二○○六年”；

③盡量不要用農(nóng)歷；

④注意漢字和阿拉伯?dāng)?shù)字之間的搭配使用規(guī)則，不能出現(xiàn)“臘月15”以及“星期3”等錯誤情況。第三章如何使文章生動有效

四、增加商務(wù)文書的緊迫性增加緊迫性的方法第三章如五、增加可信度所謂“可信度”，就是讓自己的文書在目標(biāo)讀者那里看起來非常的值得相信；而要做到這一點，就必須在商務(wù)文書的撰寫過程中做到言之有物，將撰寫者自己實際經(jīng)歷的東西表達(dá)出來。例如，“我們在努力的愛護(hù)環(huán)境”這句話是比較空洞的；而如果將愛護(hù)環(huán)境的具體行動增加進(jìn)去則會極大地增加其可信度：“我們通過回收塑料、玻璃、鋁材和紙張的方式，盡最大努力地去愛護(hù)環(huán)境”。第三章如何使文章生動有效

五、增加可信度所謂“可信度”，就是讓自己的文書在目標(biāo)讀者那里六、做到行文簡潔

1.采用電報文體需要撰寫者對文章中的每一個字都要進(jìn)行斟酌，做到惜字如金。

2.另加附件將冗長的內(nèi)容部分以附件的形式與正文分開。

3.詞句力求簡單精煉選用簡單的詞；做到“一式一文主旨明確”。4.多用主動語式

5.適當(dāng)運用縮略語在日常工作和生活中，有各種各樣的縮略語，例如“三個代表”、“八榮八恥”等；在商務(wù)文書中適當(dāng)?shù)剡\用縮略語可以使整個文章顯得簡潔流暢。但是值得注意的是，對縮略語的使用應(yīng)該把握適當(dāng)?shù)脑瓌t，即不能將沒有通用性的、自創(chuàng)的縮略語運用與商務(wù)文書之中；否則，很容易引起不必要的歧異。第三章如何使文章生動有效

六、做到行文簡潔1.采用電報文體第三章如何使文章一、數(shù)字的使用規(guī)范

1.真實準(zhǔn)確

2.各個分?jǐn)?shù)之和與總數(shù)相等3.統(tǒng)計口徑一致4.列舉數(shù)字有可比性根據(jù)我國公文寫作的法規(guī)規(guī)定，按慣例“××以上”以及“××以下”都應(yīng)該示包含該數(shù)字在內(nèi)的。5.注意倍數(shù)關(guān)系倍數(shù)關(guān)系反映在“降低”、“降低了”以及“降低到”等表示數(shù)字變化的用語上。6.分清楚漢字與阿拉伯?dāng)?shù)字的使用場合

“商務(wù)文書中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次敘述以及在詞組慣用語、縮略語和具有修辭色彩語句中作為詞素的情況必須為漢字外，其它情況應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字”。第四章如何使文章更加規(guī)范

一、數(shù)字的使用規(guī)范1.真實準(zhǔn)確第四章如何使文章二、部分結(jié)構(gòu)層次敘述的規(guī)范性

在這個方面，國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的具體要求為：◎結(jié)構(gòu)層次的第一層，其層次編號用“一”、“二”、“三”……來表示；◎結(jié)構(gòu)層次的第二層，其層次編號用“（一）”、“（二）”、“（三）”……來表示；◎結(jié)構(gòu)層次的第三層，其層次編號可以用阿拉伯?dāng)?shù)字來表示；◎結(jié)構(gòu)層次的第四層，其層次編號可以用“（1）”、“（2）”、“（3）”……來表示。與此同時，國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范還要求商務(wù)文書的結(jié)構(gòu)層次最好不要多于四級，否則邏輯關(guān)系的復(fù)雜會給讀者帶來極大不便；另外，還應(yīng)該注意不要越級使用各個層次的編號。第四章如何使文章更加規(guī)范

二、部分結(jié)構(gòu)層次敘述的規(guī)范性在這個方面，國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范三、計量單位的使用規(guī)范在國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中對于計量單位也是有明確要求的，詳見表3－1所示：表3－1計量單位的使用規(guī)范示例表

正確使用錯誤使用長度單位公里、千米、米、分米、厘米公分、尺功率單位千瓦、瓦馬力質(zhì)量重量單位千克、公斤、噸、克、毫克斤、兩熱能單位焦耳千卡體積單位升、毫升公升、立升土地面積單位公頃、平方米畝、平方丈第四章如何使文章更加規(guī)范

三、計量單位的使用規(guī)范在國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中對于計量單位也是有明確四、綜合校對的注意事項

1.做旁觀者人們對于自己的撰寫的文章通常都會覺得很順眼，其實不然。在綜合校對的過程中，撰寫者首先要將自己定位于一個旁觀者，對自己的文章進(jìn)行冷處理并反復(fù)審視幾次以發(fā)現(xiàn)和糾正存在的錯誤。2.做朗讀者商務(wù)文書通常的時間要求都比較緊，但在這種較強的時間約束下切不可草草提交了事。在綜合校對的過程中，撰寫者還應(yīng)該扮演一個朗讀者，反復(fù)地朗讀自己的文章并隨時進(jìn)行修改和完善。3.做求教者前文中提到的白居易大師就始終能夠?qū)⒆约憾ㄎ挥谝粋€求教者，以小學(xué)生的心態(tài)來就自己的作品反復(fù)地向周圍的人們請教；同樣的，在商務(wù)文書的綜合校對階段，撰寫者也應(yīng)該扮演好這樣的角色。第四章如何使文章更加規(guī)范

四、綜合校對的注意事項1.做旁觀者第四章如何使文章五、詞語的使用規(guī)范

“等”和“等等”這兩個詞的用法尤其值得分辨清楚?！虮硎玖信e未盡且后面再無其他詞語的時候，“等”和“等等”都可以使用，而當(dāng)后面有其他詞語的時候則只能用“等”；◎無論是“等”還是“等等”，其前面所列舉的名詞或詞組一般都不得少于兩項，但其中有一個特例，即當(dāng)前面這個詞是一個專有名詞或者人名時，可以只列舉一個后面用“等”概括；◎表示列舉未盡且細(xì)指人的名詞和專有名詞的時候，一般只能用“等”；◎“等”與其前面所列舉的名詞或詞組之間不能出現(xiàn)停頓，而“等等”與前面的詞語之間則可以用逗號隔開。

第四章如何使文章更加規(guī)范

五、詞語的使用規(guī)范“等”和“等等”這兩個詞的用法尤六、標(biāo)點符號的使用規(guī)范（二）

1、標(biāo)點符號的種類◎點號點號包括“句末點號”和“句內(nèi)點號”兩種，句號、問號和嘆號表示一種停頓和語氣的并且通常放在句子最后的稱之為“句末點號”；而逗號、頓號、分號和冒號表示句內(nèi)停頓的則稱之為“句內(nèi)點號”。◎標(biāo)號①引號，又可分為單引和雙引；②括號，在商務(wù)文書寫作范圍內(nèi)我國承認(rèn)的括號主要有3種；③破折號；④省略號；⑤著重號，用于在需要突出的內(nèi)容下用點做出標(biāo)記；⑥連接號，即兩個同類詞語中間的那一小橫，例如秦嶺－淮河；⑦間隔號，通常用于西方人名之間，例如邁克·喬丹；⑧書名號；又可分為單書名號和雙書名號；⑨專名號，即畫于特點文學(xué)作品下邊的橫線。第四章如何使文章更加規(guī)范

六、標(biāo)點符號的使用規(guī)范（二）1、標(biāo)點符號的種類第四章六、標(biāo)點符號的使用規(guī)范（三）

2、具體的用法◎反問句的標(biāo)點符號感嘆號：表現(xiàn)特別強調(diào)的語氣；問號：所表現(xiàn)的語氣一般強烈◎引號的用法①非法規(guī)性的文件，用引號加以強調(diào)而不用書名號。例如，準(zhǔn)發(fā)××省××廳“關(guān)于人文韓大招生問題的通知”；②特定稱謂用引號，例如“渤海二號”鉆井平臺，“神舟六號”；③縮略語可用引號，例如“農(nóng)轉(zhuǎn)非”（農(nóng)業(yè)戶口轉(zhuǎn)非農(nóng)業(yè)戶口的縮寫）④需要著重的論述對象用引號予以標(biāo)識，例如有物就是要有內(nèi)容，有序就是要有條理，那么加上引號變?yōu)椤坝形铩焙汀坝行颉敝?，就是表明作者在分別的句子當(dāng)中分別強調(diào)說明有物和有序?！蚶ㄌ柕挠梅ɡㄌ柨梢员硎疽粋€文件的成熟程度，比如說某一個政府文件是試行辦法還是最終的版本，只能用于需要進(jìn)行說明的詞語的結(jié)尾，例如《××市人民政府住房公積金管理辦法（試行）》?！蚴÷蕴柕挠梅ㄐ枰貏e注意的是，省略號不能與“等”以及“等等”這些詞語一起使用。第四章如何使文章更加規(guī)范

六、標(biāo)點符號的使用規(guī)范（三）2、具體的用法第四章六、標(biāo)點符號的使用規(guī)范（四）

3、標(biāo)點符號的點放位置關(guān)于標(biāo)點符號的點放位置，需要注意以下幾點：◎點號可以放在一行文字的末尾，但是不可以放在一行文字的開頭；◎標(biāo)號中的引號、括號和書名號，前半個不能放在一行文字的末尾，而后半個則不能放在一行的開頭；◎標(biāo)號中的省略號和破折號，不可以一半在前一行文字中同時另一半在后一行文字中；◎引文結(jié)尾處的句號和引號，如果引用語是作為一個獨立整體存在，則句號在先；反之，則句號在后。六、標(biāo)點符號的使用規(guī)范（四）3、標(biāo)點符號的點放位置一、通知（一）

1.通知的適用范圍給下級發(fā)的通知，即所謂“下行文”；給上級發(fā)的通知，即所謂“上行文”；給同屬于一個系統(tǒng)的，但不相關(guān)也不相隸屬的單位（即平級關(guān)系）也可以發(fā)通知，即所謂的“平行文”。

2.通知的適應(yīng)性分析完其適用范圍，再來看看通知在主體方面的適應(yīng)性。通知的適用性也是相當(dāng)廣泛的，企業(yè)單位、事業(yè)單位、黨政機關(guān)，甚至學(xué)校都可以發(fā)通知。第五章常用公文示范講解

一、通知（一）1.通知的適用范圍第五章常用公文示范一、通知（二）

3.通知的種類◎會議通知時間、地點、目的、要求，安排及到會方式等。◎指示性通知：用于上級傳達(dá)給下級機關(guān)去予以辦理?！蚺鷾?zhǔn)性通知：下級請示呈遞上來，經(jīng)上級批準(zhǔn)后轉(zhuǎn)發(fā)出去予以遵照執(zhí)行。◎發(fā)布性通知：主要用于某種規(guī)章制度的發(fā)布，應(yīng)附帶有文件附件。◎知照性通知：用于上級給所屬的下級機關(guān)通報某些事務(wù)。◎周知性通知讓目標(biāo)讀者知道事情的情況而無需他們采取任何的措施和行動第五章常用公文示范講解

一、通知（二）3.通知的種類第五章常用公文示范講解一、通知（三）

4.通知的寫作格式◎標(biāo)題通知的標(biāo)題應(yīng)該包括發(fā)文機關(guān)、事由以及文種等三塊內(nèi)容，例如“國務(wù)院關(guān)于預(yù)防禽流感的通知”?！蛩团c對象只能有一個主送單位且頂格寫，但抄送單位可以有多個◎正文主要包括撰寫通知的理由、事情經(jīng)過以及具體的要求?！蚴鹈ㄖ氖鹈òl(fā)文機構(gòu)和日期即可。◎附件第五章常用公文示范講解

一、通知（三）4.通知的寫作格式第五章常用公文示范二、報告（一）

1.報告的種類依據(jù)具體內(nèi)容，報告可以分為以下四種類型：◎工作報告即下級對上級進(jìn)行的匯報。◎情況報告即關(guān)于某個重大事件的經(jīng)過的匯報，其重點在于事情的時間、地點、人物、起因、經(jīng)過、結(jié)果、事件分析、經(jīng)驗教訓(xùn)以及處理情況等內(nèi)容。◎答復(fù)報告針對上級對自己的一個詢問所予以的答復(fù)；被動行文的特征，要求實事求是、針對具體問題來進(jìn)行回答。◎建議報告下級主動的向上級提出建議或者希望的報告，其特點與請示相類似。第五章常用公文示范講解

二、報告（一）1.報告的種類第五章常用公文示范講二、報告（二）

2.報告的寫作格式◎報告的開頭應(yīng)該首先寫“關(guān)于××事情現(xiàn)做如下報告”；◎報告的內(nèi)容中有一些套話必須的，例如在報告的結(jié)尾應(yīng)該說“以上報告請審閱”或者“報告如無不妥，請批轉(zhuǎn)執(zhí)行”等與開頭相互呼應(yīng)。第五章常用公文示范講解

二、報告（二）2.報告的寫作格式第五章常用公文示三、請示

1.請示的特點◎事前行文事后行文叫報告，事前行文為請示；即請示并不是先斬后奏的行為?！蛞皇乱徽埐灰巡煌恼埵緝?nèi)容放在同一個請示文書之中；否則，上級領(lǐng)導(dǎo)一方面容易遺漏其中的某一內(nèi)容，另一方面也難以做部分的批準(zhǔn)?！蛐枰鷱?fù)