采購(gòu)管理組織

采購(gòu)管理組織一、采購(gòu)管理組織及其功能1.采購(gòu)管理組織的含義“組織”通常有兩種含義:一是指作為實(shí)體本身的組織，即按照一定的目標(biāo)、任務(wù)和形式建立起來(lái)的社會(huì)集體，如企業(yè)、政府、大學(xué)、醫(yī)院等;二是指管理的組織職能，即通過(guò)組織機(jī)構(gòu)的建立運(yùn)行和變革機(jī)制，以實(shí)現(xiàn)組織資源的優(yōu)化配置，完成組織任務(wù)和實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。因此組織是實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的重要保證。采購(gòu)管理組織是指為了完成企業(yè)的采購(gòu)任務(wù)，實(shí)現(xiàn)保證生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)順利進(jìn)行，由采購(gòu)人員按照一定的規(guī)則，組建的一種采購(gòu)團(tuán)隊(duì)。無(wú)論生產(chǎn)企業(yè)還是流通商貿(mào)企業(yè)，都需要建立一支高效的采購(gòu)團(tuán)隊(duì)，通過(guò)科學(xué)采購(gòu)，降低采購(gòu)成本，保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常進(jìn)行。2.采購(gòu)管理組織的功能1)凝聚功能采購(gòu)組織的凝聚力的表現(xiàn)就是凝聚功能。凝聚力來(lái)自于目標(biāo)的科學(xué)性與可行性。采購(gòu)組織要發(fā)揮其凝聚功能，必須做到:1明確采購(gòu)目標(biāo)及任務(wù);2良好的人際關(guān)系與群體意識(shí):3采購(gòu)組織中領(lǐng)導(dǎo)的導(dǎo)向作用。2)協(xié)調(diào)功能采購(gòu)組織的協(xié)調(diào)功能是指正確地處理采購(gòu)組織中復(fù)雜的分工協(xié)作關(guān)系。這種協(xié)作功能，包括兩個(gè)方面:一是組織內(nèi)部的縱向、橫向關(guān)系的協(xié)調(diào)，使之密切協(xié)作，和諧一致;二是組織與環(huán)境關(guān)系的協(xié)調(diào)，采購(gòu)組織能夠依據(jù)采購(gòu)環(huán)境的變化，調(diào)整采購(gòu)策略，以提高對(duì)市場(chǎng)環(huán)境變化的適應(yīng)能力和應(yīng)變能力。3)制約功能采購(gòu)組織是由一定的采購(gòu)人員構(gòu)成的，每一成員承擔(dān)的職能，有相應(yīng)的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任，通過(guò)這種權(quán)利、義務(wù)、責(zé)任組成的結(jié)構(gòu)系統(tǒng)，對(duì)組織的每一成員的行為都有制約作用。4)激勵(lì)功能采購(gòu)組織的激勵(lì)功能是指在一個(gè)有效的采購(gòu)組織中，應(yīng)該創(chuàng)造一種良好的環(huán)境，充分激勵(lì)每一個(gè)采購(gòu)人員的積極性、創(chuàng)造性和主動(dòng)性。因而，采購(gòu)組織應(yīng)高度重視采購(gòu)人員在采購(gòu)中B作用，通過(guò)物質(zhì)和精神的激勵(lì)，使其潛能得到最大限度的發(fā)揮，以提高采購(gòu)組織的激勵(lì)功二、采購(gòu)組織的形式企業(yè)策略的執(zhí)行必須有適當(dāng)?shù)娜藛T編制與組織結(jié)構(gòu)。采購(gòu)組織機(jī)構(gòu)的方式應(yīng)視具體情況做出必要的調(diào)整，以適應(yīng)環(huán)境的變化。在建立一個(gè)有效組織的過(guò)程中，最重要的莫過(guò)于了解策略、結(jié)構(gòu)及授權(quán)之間的關(guān)系。常見(jiàn)的采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)主要有以下兒種形式。1.直線制的采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)直線制是由一個(gè)上級(jí)主管直接管理多個(gè)下級(jí)的一種組織結(jié)構(gòu)形式，例如，由一個(gè)采購(gòu)經(jīng)理直接管理多個(gè)采購(gòu)員。直線制采購(gòu)組織的優(yōu)勢(shì)在于“直接指揮”，可以做到以下幾點(diǎn)。(1)加強(qiáng)管理控制的力度。(2)實(shí)現(xiàn)有效溝通，使管理符合實(shí)際。(3)實(shí)現(xiàn)個(gè)性化管理。這種結(jié)構(gòu)適合于中小型企業(yè)的采購(gòu)管理2.直線職能制的采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)這種組織形式是在直線制的基礎(chǔ)上，再加上相應(yīng)的職能管理部門(mén)，幫助采購(gòu)經(jīng)理決策，承擔(dān)管理的職能。職能部門(mén)對(duì)采購(gòu)部門(mén)沒(méi)有直接管理權(quán)，采購(gòu)部門(mén)接受采購(gòu)經(jīng)理的直接管理。3.采購(gòu)事業(yè)部制事業(yè)部制又稱分權(quán)結(jié)構(gòu)或部門(mén)化結(jié)構(gòu)，首創(chuàng)于美國(guó)通用汽車公司，由通用汽車公司副總裁斯隆研究設(shè)計(jì)。事業(yè)部一般按“地區(qū)”或“產(chǎn)品類別”，對(duì)公司賦予的任務(wù)負(fù)全面責(zé)任。采購(gòu)事業(yè)部組織結(jié)構(gòu)適用于采購(gòu)規(guī)模大及多品種、需求復(fù)雜、市場(chǎng)多變的企業(yè)采購(gòu)。采購(gòu)事業(yè)部組織是一種集中化與分散化相結(jié)合的組織結(jié)構(gòu)。各事業(yè)部實(shí)行的是集中化采購(gòu)，而從總公司的角度分析則實(shí)行的是分散化采購(gòu)，即將采購(gòu)權(quán)分散到各事業(yè)部。4.矩陣制采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)矩陣制是為了完成指定任務(wù)(項(xiàng)目)由各個(gè)方面的人員組成臨時(shí)的一個(gè)組織機(jī)構(gòu)。當(dāng)任務(wù)完成后，人員各自回原單位工作。這種組織結(jié)構(gòu)突破了一名采購(gòu)人員只受一個(gè)主管領(lǐng)導(dǎo)的管理原則，而是同時(shí)接受兩個(gè)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)。主要適合于生產(chǎn)工序復(fù)雜的企業(yè)，山于新產(chǎn)品多，需要采購(gòu)多種物料，優(yōu)點(diǎn)是采購(gòu)的目的性強(qiáng)，組織具有柔性化的特點(diǎn)，能夠提高企業(yè)的采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本。缺點(diǎn)是雙重領(lǐng)導(dǎo)容易導(dǎo)致職能部門(mén)之間意見(jiàn)的不一致，影響業(yè)務(wù)活動(dòng)的正常進(jìn)行。三、采購(gòu)管理組織的分類按照采購(gòu)管理組織機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)的原則，在充分考慮影響采購(gòu)組織機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)因素的前提下，不同的企業(yè)有不同的采購(gòu)組織機(jī)構(gòu)，按一定標(biāo)準(zhǔn)劃分，分為分權(quán)式采購(gòu)組織和集權(quán)式采購(gòu)組織1.分權(quán)式組織結(jié)構(gòu)分權(quán)式組織結(jié)構(gòu)具有以下特點(diǎn)。(1)從整體觀點(diǎn)處理各項(xiàng)作業(yè)，人幅降低物料總成本。(2)統(tǒng)籌供需，增強(qiáng)采購(gòu)能力，提開(kāi)存量管制績(jī)效。(3)指揮系統(tǒng)單一化，各物料部門(mén)之間的溝通與合作獲得改善。(4)物料作業(yè)系統(tǒng)制度化與合理化，降低了管理費(fèi)用。分散的采購(gòu)結(jié)構(gòu)的特點(diǎn)就是每個(gè)經(jīng)營(yíng)單位的經(jīng)理對(duì)自己的財(cái)務(wù)后果負(fù)責(zé)。因此，經(jīng)費(fèi)單位的管理要對(duì)其所有的采購(gòu)活動(dòng)負(fù)完全責(zé)任。這種結(jié)構(gòu)的缺點(diǎn)之一是不同的經(jīng)營(yíng)單位可能會(huì)與同一個(gè)供應(yīng)商就同一種產(chǎn)品進(jìn)行談判，結(jié)果達(dá)成了不同的采購(gòu)情境。當(dāng)供應(yīng)商的能力吃緊時(shí)，經(jīng)營(yíng)單位相互之間會(huì)成為真正的競(jìng)爭(zhēng)者。2.集權(quán)式組織結(jié)構(gòu)集權(quán)式組織結(jié)構(gòu)的特點(diǎn):規(guī)模經(jīng)濟(jì)效益、采購(gòu)業(yè)務(wù)的協(xié)調(diào)和采購(gòu)業(yè)務(wù)的控制。1)規(guī)模經(jīng)濟(jì)效益采購(gòu)使組織機(jī)構(gòu)運(yùn)用自身的采購(gòu)大權(quán)或杠桿作用以達(dá)到最好的效果，其理由如下:貨量的集中可形成價(jià)格的批量折扣或優(yōu)惠:與采購(gòu)部門(mén)打交道促使供應(yīng)商去爭(zhēng)取穿到一個(gè)企業(yè)需求的全部或比例可觀的訂單:通過(guò)與供應(yīng)商在較長(zhǎng)的生產(chǎn)周期中共同分?jǐn)偨?jīng)常性管理費(fèi)用而獲得相對(duì)低廉的價(jià)格?？筛鶕?jù)主要產(chǎn)品種類來(lái)聘用專業(yè)技術(shù)人員;可聘用專業(yè)的輔助工作人員，如為大量海外訂購(gòu)任務(wù)聘用辦理進(jìn)出口手續(xù)方面的專業(yè)人員;較低的行政開(kāi)支成本，比如，一次處理價(jià)值1萬(wàn)英鎊的訂單比十次處理每次1000英鎊的訂單更合算。2)業(yè)務(wù)活動(dòng)的協(xié)調(diào)采購(gòu)部門(mén)可以協(xié)調(diào)組織的采購(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)，如采用統(tǒng)一的采購(gòu)政策，單一貨源、合作伙伴關(guān)系組織貨源:遵循統(tǒng)一采購(gòu)程序步驟;消除一個(gè)組織機(jī)構(gòu)中多個(gè)部門(mén)競(jìng)相去采購(gòu)物資的現(xiàn)象:采用全公司的統(tǒng)一技術(shù)規(guī)范，使得標(biāo)準(zhǔn)化工作易于推進(jìn);方便訂單數(shù)量和送貨日期的決定;可以協(xié)調(diào)備用服務(wù)，特別是庫(kù)存控制和生產(chǎn)進(jìn)程;可以有系統(tǒng)地進(jìn)行員工培訓(xùn)和開(kāi)發(fā);協(xié)助配合采購(gòu)關(guān)于貨源、貨量和供方表現(xiàn)方面的深入研究;對(duì)供應(yīng)商來(lái)說(shuō)，與一個(gè)集中的采購(gòu)部門(mén)聯(lián)系比與人批單獨(dú)的部門(mén)或工廠聯(lián)系要方便得多。3)業(yè)務(wù)活動(dòng)的控制來(lái)購(gòu)部門(mén)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的控制:采購(gòu)部門(mén)可成立獨(dú)立的成本中心，即組織機(jī)構(gòu)中成本可以落實(shí)的一個(gè)部門(mén)，也可以成立獨(dú)立的利潤(rùn)中心，即企業(yè)中一個(gè)自負(fù)盈虧的單位:預(yù)算控制可同時(shí)針對(duì)采購(gòu)部門(mén)和供應(yīng)的總開(kāi)支:由集中采購(gòu)取得的統(tǒng)采購(gòu)價(jià)格。有助于成本統(tǒng)通過(guò)減少?gòu)U品，降低因多余庫(kù)存量帶來(lái)的資本利息損失等方式，使庫(kù)存得以控制:可貫徹即時(shí)采購(gòu)和生產(chǎn)資源規(guī)劃等措施。重點(diǎn)提示:美國(guó)杜邦公司的組織結(jié)構(gòu)在美國(guó)，杜邦公司于1903年第一家建立起由集體領(lǐng)導(dǎo)的執(zhí)行委員會(huì)，用集體來(lái)取代一個(gè)人進(jìn)行決策。這也是杜邦公司創(chuàng)造奇跡的要訣之一。經(jīng)過(guò)約20年的探索改革，逐步完善，形成了今天這樣的經(jīng)營(yíng)管理集體執(zhí)行機(jī)構(gòu)。由27位董事組成的董事會(huì)作為公司的最高經(jīng)營(yíng)決策機(jī)構(gòu)，每月的第三個(gè)星期一開(kāi)會(huì)。董事會(huì)議閉會(huì)期間，由董事長(zhǎng)、副董師長(zhǎng)、總經(jīng)理和口位副總經(jīng)理組成執(zhí)行委員會(huì)，行使其大部分權(quán)力，集體負(fù)責(zé)、分兵把口，承擔(dān)日常的經(jīng)營(yíng)管理決策，推行董事會(huì)制定的營(yíng)銷策略。每星期三，執(zhí)行委員會(huì)開(kāi)會(huì)，先就日常業(yè)務(wù)進(jìn)行審議，并決定處置辦法。正式議程的主要內(nèi)容是聽(tīng)取和審閱各部門(mén)經(jīng)理業(yè)務(wù)報(bào)告，其內(nèi)容包括:生產(chǎn)情況、業(yè)務(wù)進(jìn)展、市場(chǎng)銷售、效益、存在問(wèn)題、建議等，并就進(jìn)一步采取的措施和對(duì)策進(jìn)行討論，然后做出決議。執(zhí)行委員會(huì)的最后決定，通常采取多