檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)

《檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)》講解人：霍城縣檔案局陳建萍第一節(jié):編纂、檔案文獻(xiàn)編纂、編研二、編纂的涵義一、檔案文獻(xiàn)的涵義

作為詞匯出現(xiàn)的時(shí)間而言，編纂的歷史要遠(yuǎn)遠(yuǎn)早于編研，從詞義上看，編纂是指將零散的材料集結(jié)成冊(cè)，強(qiáng)調(diào)對(duì)現(xiàn)有材料內(nèi)容的整理和編排，將檔案原文公布或出版。

檔案文獻(xiàn)這一術(shù)語(yǔ)是指刊載檔案原文或以揭示、報(bào)道、摘編及綜述檔案信息為基本內(nèi)容的各種出版物。檔案文獻(xiàn)編纂是編纂者按照一定的題目要求，對(duì)檔案信息進(jìn)行搜集、篩選、審核、加工、整序、評(píng)介，以檔案文獻(xiàn)出版物的形式向社會(huì)用戶(hù)提供檔案文獻(xiàn)信息的工作。三、檔案文獻(xiàn)編纂的定義四、編纂與編研有關(guān)“編研”一詞在檔案界的興起，一般認(rèn)為始于上個(gè)世紀(jì)50年代末，主要指對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行“編輯、研究”之意，1960年在檔案專(zhuān)業(yè)刊物《檔案工作》上使用了“編研工作”這一術(shù)語(yǔ)，（一）、檔案編研定義：

指以館(室)藏檔案為主要對(duì)象，以滿(mǎn)足社會(huì)利用檔案需要為主要目的，按照一定的題目，對(duì)檔案信息進(jìn)行不同程度和不同方式的加工。(二)、檔案編研的主要內(nèi)容：

1、檔案史料和現(xiàn)行機(jī)關(guān)文件匯編；

2、編輯檔案文獻(xiàn)匯編；

3、編寫(xiě)檔案參考資料；

4、編史修志。1980年在中共中央、國(guó)務(wù)院批轉(zhuǎn)的文件中使用了“編研”一詞，與編纂相比，檔案編研更易于理解，而且強(qiáng)調(diào)了對(duì)檔案內(nèi)容的研究。五、檔案編研工作的意義1、檔案編研工作是檔案館、室主動(dòng)地、系統(tǒng)地、廣泛地開(kāi)展提供利用服務(wù)的一種方式。2、開(kāi)展檔案編研工作是提高檔案館、室工作水平的一個(gè)重要途徑。3、開(kāi)展檔案編研工作是保護(hù)檔案原件和長(zhǎng)遠(yuǎn)流傳檔案史料的一種措施。六、檔案編研工作的要求1、政治方向正確2、史料真實(shí)3、內(nèi)容充實(shí)4、體例系統(tǒng)體例上的系統(tǒng)，是指將檔案材料按其內(nèi)在聯(lián)系組成一個(gè)有機(jī)整體，在內(nèi)容上條理分明、上下聯(lián)系、合乎邏輯，在編排體例上科學(xué)地劃分章節(jié)或分類(lèi)，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、形成體系。第二節(jié)、檔案編研工作的內(nèi)容和要求一、現(xiàn)行文件匯編和檔案文摘匯編(一)現(xiàn)行文件匯編現(xiàn)行文件匯編的種類(lèi)很多，下面介紹檔案館、室常用的幾種。1、發(fā)文匯編發(fā)文機(jī)關(guān)將本機(jī)關(guān)的發(fā)文定期(通常按年度)集中成冊(cè)，即為發(fā)文匯編。（1）一個(gè)機(jī)關(guān)的發(fā)文內(nèi)容不同、保管期限不同，立卷歸檔后往往分散在不同的案卷之中，發(fā)文匯編將本機(jī)關(guān)的全部發(fā)文集中起來(lái)，便于按文號(hào)查閱。(二)會(huì)議文件匯編

將會(huì)議中產(chǎn)生的有一定參考利用價(jià)值的文件匯集成冊(cè)，即為會(huì)議文件匯編。要選擇在社會(huì)或機(jī)關(guān)發(fā)展中有重大影響，在工作中有重要（3）、發(fā)文匯編一般僅供本機(jī)關(guān)內(nèi)部使用，有些文件在形成匯編時(shí)仍具有一定的機(jī)密性或不宜公開(kāi)，因此要加強(qiáng)對(duì)發(fā)文匯編的管理，對(duì)確實(shí)喪失機(jī)密性的匯編的公開(kāi)提供利用。（2）、編輯發(fā)文匯編時(shí)應(yīng)將本機(jī)關(guān)一定時(shí)期的發(fā)文收集齊全。最好在發(fā)文時(shí)每件留出幾份，除一份連同定稿立卷歸檔外，其他用于編輯發(fā)文匯編，匯編內(nèi)文件按發(fā)文號(hào)順序排列。會(huì)議文件匯編不需要收錄一次會(huì)議的全部文件，要選擇能夠反映會(huì)議基本情況，具有查考價(jià)值的文件加以匯編，可考慮收錄會(huì)議通知、代表名單、會(huì)議議程、工作報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)人重要、大會(huì)重要發(fā)言、提案選舉結(jié)果及會(huì)議通過(guò)的決議、紀(jì)要、公報(bào)以及會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)等。作用的會(huì)議編制文件匯編?？梢詫⒁淮螘?huì)議的文件匯集成冊(cè)，也可以將同一種會(huì)議的若干屆會(huì)議文件匯成一冊(cè)，但不可將不同性質(zhì)會(huì)議產(chǎn)生的文件匯編成一冊(cè)。檔案館、室還可根據(jù)需要編輯各種專(zhuān)題文件匯編，如規(guī)章制度匯編、工作規(guī)范匯編、調(diào)查研究文件匯編、學(xué)術(shù)文件匯編、范例文件類(lèi)匯編、專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)文件匯編、成果材料匯編等，這些專(zhuān)題文件匯編在選材上一要專(zhuān)，不要把其他問(wèn)題的文件混雜其中。二要精，制度，規(guī)范類(lèi)匯編要信息選擇正式下發(fā)的、現(xiàn)實(shí)有效的文件、調(diào)研、學(xué)術(shù)、范例、成果類(lèi)匯編則要注意選擇具有較高參考價(jià)值、學(xué)術(shù)價(jià)值的文件，專(zhuān)題匯編內(nèi)文件可根據(jù)內(nèi)容特點(diǎn)分類(lèi)或按時(shí)間順序排列。(三)其他專(zhuān)題文件匯編第三節(jié)：大事記

定義：大事記亦稱(chēng)大事年表，是以時(shí)間為線(xiàn)索記載一個(gè)地區(qū)、一個(gè)機(jī)關(guān)、一個(gè)專(zhuān)題、一個(gè)歷史階段發(fā)生的重大事件(事實(shí))的書(shū)面材料。一、《大事記》的種類(lèi)有哪幾種？1、按照大事記所反映的客觀對(duì)象性質(zhì)的不同，可分為國(guó)家大事記、地區(qū)大事記、機(jī)關(guān)大事記、企業(yè)大事記和人物大事記。2、按照大事記記事范圍的不同，可分為綜合大事記和專(zhuān)題大事記。3、按照大事記正文形式的不同，可分為文字?jǐn)⑹鍪脚c表格式兩種。二、編寫(xiě)大事記大事時(shí)間的編寫(xiě)應(yīng)注意哪幾個(gè)問(wèn)題：

1、大事時(shí)間必須考證、換算準(zhǔn)確、標(biāo)識(shí)明晰、竭力避免錯(cuò)誤以及含混不清。4、按照大事記印行和使用方式不同，可分為單行本和作為其他作品的一部分或附錄兩種。2、大事時(shí)間應(yīng)該標(biāo)識(shí)具體，盡量寫(xiě)全年、月、日，必要時(shí)甚至應(yīng)該寫(xiě)出時(shí)、分、秒。3、某些大事持續(xù)時(shí)間較長(zhǎng)，并且在大事記中作為一個(gè)條目編寫(xiě)，其時(shí)間可以概括書(shū)寫(xiě)，也可以標(biāo)明起止日期。4、大事時(shí)間一般應(yīng)以公元紀(jì)年為準(zhǔn)，否則應(yīng)注明其他紀(jì)年形式，免去讀者換算之勞。三、結(jié)構(gòu)

大事記的基本結(jié)構(gòu)由時(shí)間、內(nèi)容(大事記述)和注釋三部分組成，其中時(shí)間和內(nèi)容是大事記的主干，注釋可根據(jù)需要注明重要材料出處，解釋特定或易產(chǎn)生歧義的名詞及說(shuō)明的情況,編寫(xiě)或出版大事記匯集，可視匯編寫(xiě)目的、年限和利用范圍等實(shí)際情況，設(shè)置前言、目錄。四、機(jī)關(guān)大事記的具體選材范圍大體包括以下十八個(gè)方面：1、本機(jī)關(guān)黨、政、業(yè)務(wù)部門(mén)召開(kāi)的重要會(huì)議。2、本機(jī)關(guān)黨、政領(lǐng)導(dǎo)同志的重要活動(dòng)。3、本機(jī)關(guān)重要的決定、決議、規(guī)劃、部署。4、本機(jī)關(guān)的機(jī)構(gòu)建立、撤銷(xiāo)、職能和隸屬關(guān)系的變化(本機(jī)關(guān)更改名稱(chēng)，啟用印信情況)。5、本機(jī)關(guān)黨政主要領(lǐng)導(dǎo)成員的任免、獎(jiǎng)懲。6、本機(jī)關(guān)完成的重大任務(wù)或取得的重大科研成果。7、本機(jī)關(guān)及所轄范圍內(nèi)的重大災(zāi)情和事故。8、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)本機(jī)關(guān)的重要指示和檢查活動(dòng)。9、報(bào)刊記載、電臺(tái)、電視臺(tái)播放本機(jī)關(guān)的重要新聞(包括表?yè)P(yáng)和批評(píng))，發(fā)表本機(jī)關(guān)的文章、作品。10、黨和國(guó)家以及上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的重大方針、政策、法律、法規(guī)、規(guī)章制度的執(zhí)行情況。11、上級(jí)機(jī)關(guān)給予本機(jī)關(guān)的獎(jiǎng)勵(lì)和處罰的情況。12、本機(jī)關(guān)地址遷移、內(nèi)部職能部門(mén)和臨時(shí)機(jī)構(gòu)及人員編制增減情況。13、本機(jī)關(guān)外事活動(dòng)情況。14、本機(jī)關(guān)制訂、頒發(fā)的條例、規(guī)定、辦法、細(xì)則等規(guī)章和規(guī)范性文件情況。15、本機(jī)關(guān)重要建筑工程開(kāi)工、竣工及產(chǎn)權(quán)變更情況。16、本機(jī)關(guān)重要設(shè)備、儀器購(gòu)置及產(chǎn)權(quán)變更情況。17、反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)的基礎(chǔ)數(shù)字統(tǒng)計(jì)情況。18、其它具有重大意義或查考價(jià)值的大事、要事。五、編寫(xiě)人員大事記由本機(jī)關(guān)辦公，秘書(shū)部門(mén)指定的專(zhuān)人編寫(xiě)，檔案干部對(duì)大事記的編寫(xiě)要給予幫助和指導(dǎo)，必要時(shí)檔案人員也可參與編寫(xiě)。六、編寫(xiě)原則尊重歷史、尊重事實(shí)，不加評(píng)論，簡(jiǎn)明扼要。七、編寫(xiě)要求1、觀點(diǎn)正確，用材真實(shí)，取舍得當(dāng)。2、大事突出，要事不漏，小事不要。3、層次清楚，一事一條。4、語(yǔ)言簡(jiǎn)煉，切忌冗（rong）長(zhǎng)。八、編寫(xiě)方法1、大事記的內(nèi)容編排應(yīng)采用時(shí)間——問(wèn)題進(jìn)行記述，即嚴(yán)格按照事件發(fā)生的時(shí)間順序，逐年、逐月、逐日、逐條的記述。2、辦公、秘書(shū)部門(mén)所指定的專(zhuān)人要隨時(shí)記載，定期收集(每月一次或每季度一次)，分段編寫(xiě)，年終匯總。3、大事記書(shū)寫(xiě)格式：⑵某月某日，空二格書(shū)寫(xiě)，獨(dú)自一行，以求醒目。⑶大事記內(nèi)容的記述在“某月某日”下一行空二格書(shū)寫(xiě)?；匦许敻駮?shū)寫(xiě)，一般只到一個(gè)自然段。若有兩個(gè)以上自然段，每段段首空二格，回行頂格書(shū)寫(xiě)。⑴以年為單位，公元紀(jì)年(全稱(chēng))居中，跨年度另起一頁(yè)，不接續(xù)。

4、大事發(fā)生的時(shí)間，一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字書(shū)寫(xiě)，大事記內(nèi)容記載中所有數(shù)字，以國(guó)家書(shū)、報(bào)刊使用數(shù)字統(tǒng)一規(guī)定為準(zhǔn)。⑴時(shí)間記載要確切，一般應(yīng)寫(xiě)明年月日，特殊情況根據(jù)需要應(yīng)寫(xiě)明時(shí)分甚至秒，年份均用全數(shù)，如“1991年”，不得寫(xiě)成“91年”。⑵大事記的時(shí)間切忌用“最近、近日、月初、月底、上旬、下旬”等不確切的時(shí)間詞語(yǔ)表示。⑶大事記發(fā)生的時(shí)間如不準(zhǔn)確，除需考證外，現(xiàn)行大事排列,日期不清者附于月末、月不清者附于年末、年不清者一般不于記載。6、大事發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、過(guò)程、結(jié)果等記載應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明扼要，大事涉及的人物，一般應(yīng)寫(xiě)全姓名、職務(wù)，必要時(shí)注明性別、國(guó)籍等，機(jī)構(gòu)名稱(chēng)使用簡(jiǎn)稱(chēng)時(shí)，應(yīng)先用全稱(chēng)，并加以注明。5、大事時(shí)間第四節(jié)、專(zhuān)題概要一、定義：“專(zhuān)題概要”是用文章敘述形式，簡(jiǎn)要地說(shuō)明和反映某一方面的工作，生產(chǎn)或某種社會(huì)現(xiàn)象的產(chǎn)生，發(fā)展變化的史料型號(hào)參考資料。二、專(zhuān)題概要的基本結(jié)構(gòu)和編寫(xiě)程序“專(zhuān)題概要”的選題對(duì)象，大體有述人、述事、述物和天地自然四個(gè)方面，根據(jù)不同的專(zhuān)題對(duì)象和內(nèi)容，“概要”可采用不同的具體名稱(chēng),如“概述”、“概況”、“簡(jiǎn)介”、“集萃”等。（一）、“專(zhuān)題概要”的基本結(jié)構(gòu)和編寫(xiě)程序是：1、“題名”“專(zhuān)題”名稱(chēng)加“概要”名稱(chēng)，題名之下編者署名和日期，有的還應(yīng)注明密級(jí)。2、總體概述簡(jiǎn)略介紹本專(zhuān)題的概貌、性質(zhì)、特點(diǎn)、影響、作用及所反映的時(shí)空范圍、材料源、篇幅大的，可專(zhuān)設(shè)“前言”進(jìn)行概述，篇幅小的，可用一段文字簡(jiǎn)述。4、附件

凡能說(shuō)明本專(zhuān)題對(duì)象基本情況的圖、表、文獻(xiàn)材料等，按重要程度，依次附于全文末尾，也可直接插入正文的相關(guān)部分。②詳細(xì)介紹本專(zhuān)題對(duì)象的價(jià)值、效益、作用和社會(huì)影響(包括危害性)。③概要地指出本專(zhuān)題對(duì)象的發(fā)展方向或可能的趨勢(shì)。3、正文

一般分三個(gè)層次敘述：①全面系統(tǒng)地?cái)⑹霰緦?zhuān)題對(duì)象發(fā)展，發(fā)展的歷史、過(guò)程和現(xiàn)狀或結(jié)果。1、確定專(zhuān)題要以社會(huì)需要和實(shí)藏檔案資料的實(shí)際情況出發(fā)，內(nèi)容敘述要緊扣專(zhuān)題，全面系統(tǒng)，做到“概”而不漏，“詳”而不濫，征引、措詞要準(zhǔn)確貼切，簡(jiǎn)練通達(dá)。2、表現(xiàn)形式上，要文字和照片、圖、表相結(jié)合，做到圖文互補(bǔ)，以增強(qiáng)“概要”的真實(shí)感和利用效果。3、對(duì)個(gè)體、群體對(duì)象，要分別采用不同的寫(xiě)法，個(gè)體即以一人、一事、一物、一地為對(duì)象，敘述時(shí)可稍詳細(xì)。群體即以若干性質(zhì)相似的個(gè)體組成的系列為對(duì)象(如同類(lèi)產(chǎn)品，一組文物，某一流

（二）、編寫(xiě)專(zhuān)題概要應(yīng)注意的問(wèn)題4、項(xiàng)目設(shè)置要從專(zhuān)題所反映的內(nèi)容實(shí)際出發(fā)。正文中所列三個(gè)層次的項(xiàng)目?jī)H就一般情況而言，具體到某個(gè)專(zhuān)題對(duì)象，則要根據(jù)內(nèi)容實(shí)際，決定項(xiàng)目的設(shè)置，處理好項(xiàng)目的分、合、交叉和省略。派的人物，一組風(fēng)景點(diǎn)等)，則可在敘述共同點(diǎn)的前提下，分別介紹各個(gè)體的特性，以避免重復(fù)敘述。三、專(zhuān)題概要題材種類(lèi)：（一）、組織沿革（二）、人物簡(jiǎn)介（三）、會(huì)議簡(jiǎn)介（四）、歷史事件簡(jiǎn)介（五）、自然災(zāi)害簡(jiǎn)介（六）、礦藏資源簡(jiǎn)介（七）、景觀簡(jiǎn)介（八）、科研成果簡(jiǎn)介（九）、產(chǎn)品簡(jiǎn)介（十）、基建、設(shè)備簡(jiǎn)介（十一）、管理經(jīng)驗(yàn)簡(jiǎn)介（一）、組織沿革定義：組織沿革也叫組織機(jī)構(gòu)沿革，是全面、系統(tǒng)地記述和反映某一地區(qū)、某一系統(tǒng)、某一單位組織機(jī)構(gòu)演變情況的三次檔案文獻(xiàn)，也可以說(shuō)，組織沿革是專(zhuān)門(mén)的組織機(jī)構(gòu)演變?yōu)轭}的檔案參考資料。1、組織沿革的內(nèi)容要素和編寫(xiě)體例“組織沿革”的內(nèi)容包括：包括組織成立、調(diào)整、合并、撤銷(xiāo)、復(fù)建、組織性質(zhì)、職能、隸屬關(guān)系、人員編制、主要負(fù)責(zé)人任免、升遷、調(diào)轉(zhuǎn)、內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置等方面的情況并將其沿襲，變革反映清楚，而不涉及組織所進(jìn)行的具體實(shí)踐活動(dòng)方面的情況。2、組織沿革的體例常見(jiàn)的有四種：其一，編年法。是以年度為編寫(xiě)單元，以年度先后為順序，逐年編列組織沿革的方法，以編年法寫(xiě)成的組織沿革也可視為組織沿革為專(zhuān)題的大事記，有時(shí)亦可稱(chēng)為組織年表、職官年表，按照編年法對(duì)組織沿革作文字?jǐn)⑹龌蚓幹票砀瘢阌诓榈侥骋荒甑娜繖C(jī)構(gòu)情況，但不便于查到某一內(nèi)部機(jī)構(gòu)歷年系統(tǒng)情況，對(duì)于內(nèi)部機(jī)構(gòu)變化較頻繁的單位，編寫(xiě)組織沿革時(shí)尤其適合采用編年法。其二，系列法。是以單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)為主線(xiàn)，每一內(nèi)部機(jī)構(gòu)的沿革能連續(xù)地自成系列地得到記述的方法，按照系列法制表，既便于查到某年單位內(nèi)全部機(jī)構(gòu)的情況，也便于看清某內(nèi)部機(jī)構(gòu)歷年系統(tǒng)情況，對(duì)于內(nèi)部機(jī)構(gòu)比較穩(wěn)定的單位，編寫(xiě)組織沿革時(shí)尤其適合采用系列法。其三，階段法。即根據(jù)機(jī)關(guān)發(fā)展史上的重要變化環(huán)節(jié)，把機(jī)關(guān)的歷史分為若干自然的階段，在每一階段里采用以機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)(系列)為主線(xiàn)的方法進(jìn)行編寫(xiě)。這種體例包括“階段——系列——時(shí)間”三個(gè)層次，它保留了“編年法”以時(shí)為序的原則和適應(yīng)多變的優(yōu)點(diǎn)，兼取了“系列法”以系列為主線(xiàn)、脈絡(luò)清楚的長(zhǎng)處，而避免了它們的缺點(diǎn)，適用于編寫(xiě)任何一級(jí)黨政機(jī)關(guān)的組織沿革。（注）“階段法”組織沿革的結(jié)構(gòu)和編寫(xiě)程序“階段法”組織沿革由總題名、總序、目錄、正文、列圖五個(gè)部分內(nèi)容構(gòu)成。1、總題名，包括標(biāo)題、起止時(shí)間、編者，置于封面或全文之首。如：××××組織沿革××年××月——××年××月××檔案室編2、總序，置于目錄之前。如不設(shè)目錄，置于總題名之下，正文之前。要說(shuō)明編寫(xiě)目的、體例、材料

其四，問(wèn)題法。是將單位機(jī)構(gòu)沿革情況進(jìn)行全面分析和歸納為若干個(gè)問(wèn)題，并以問(wèn)題作為文字記敘的基本框架的方法。3、目錄，置于卷序之后，正文之前，每一階段(機(jī)關(guān)名稱(chēng)加起止年月)為一條目。如有圖示、表格、條目上應(yīng)注明“附圖”、“附表”或?qū)D表單設(shè)條目，機(jī)關(guān)時(shí)間短，階段少的也可不設(shè)“目錄”。來(lái)源、本機(jī)關(guān)的性質(zhì)和主要職能及歷史沿革概況。4、正文按階段先后編排，每一階段的內(nèi)容及順序是：階段名稱(chēng)。寫(xiě)出該階段機(jī)關(guān)全稱(chēng)，注明起止日期。小序。說(shuō)明該階段本機(jī)關(guān)起止的背景、性質(zhì)和主要職能、隸屬關(guān)系、人員編制及其他有關(guān)問(wèn)題。③組織系統(tǒng)。按工作性質(zhì)、重要程度依次編列機(jī)關(guān)在這一階段的各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，并分別寫(xiě)明起止時(shí)間、性質(zhì)和主要職能、隸屬關(guān)系及其變化情況。領(lǐng)導(dǎo)成員。按照職務(wù)高低編制其領(lǐng)導(dǎo)成員、同等職別的，以任職先后為序，并分別注明每個(gè)人的任期。5、附圖化分階段的方法：各級(jí)黨政首腦機(jī)關(guān)，化分階段的主要標(biāo)志是歷屆黨員代表大會(huì)、人民代表大會(huì)和政治協(xié)商會(huì)，作為派出機(jī)構(gòu)的黨政首腦機(jī)關(guān)，因無(wú)代表大會(huì)，所以應(yīng)以機(jī)關(guān)名稱(chēng)、內(nèi)部機(jī)構(gòu)、主要領(lǐng)導(dǎo)人、性質(zhì)和主要職能，隸屬關(guān)系的重大變化為標(biāo)志來(lái)化分階段，各級(jí)黨政首腦機(jī)關(guān)直屬的行政和業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)，其建制、隸屬有關(guān)系、主要職能、領(lǐng)導(dǎo)成員有些是根據(jù)每一屆代表大會(huì)決定而發(fā)生變化(如省、市、縣直廳、局、委、辦)，可隨同當(dāng)?shù)攸h、政首腦機(jī)關(guān)的換屆化分階段。（二）、人物簡(jiǎn)介人物簡(jiǎn)介是反映某一范圍內(nèi)各入選人物基本信息的三次檔案文獻(xiàn)，也可以說(shuō)，人物簡(jiǎn)介是專(zhuān)門(mén)以某一范圍重要人物群體狀況為題進(jìn)行編寫(xiě)的檔案參考資料。人物簡(jiǎn)介按每一入選人物為獨(dú)立單元進(jìn)行編寫(xiě)，然后按一定順序(姓名筆劃、姓名拼音字母、出生年月、職務(wù)高低等)編排匯總而成，人物眾多的綜合性人物簡(jiǎn)介，也可先按職業(yè)分類(lèi)，人物簡(jiǎn)介的內(nèi)容一般可包括：姓名(字號(hào))、性別、生年(卒年)、籍貫、主要職務(wù)(職稱(chēng))、主要學(xué)歷、簡(jiǎn)要經(jīng)歷、思想學(xué)說(shuō)(主要事跡、突出成就)、代表性著作等。編寫(xiě)人物簡(jiǎn)介是一項(xiàng)很有意義的工作，它對(duì)于進(jìn)行愛(ài)國(guó)主義教育，愛(ài)崗敬業(yè)教育，對(duì)于激勵(lì)士氣、尊重人才、促進(jìn)發(fā)展，有著特殊的作用，除了對(duì)在歷史上有特殊重要貢獻(xiàn)的人物可以單獨(dú)編寫(xiě)傳略外，檔案館、室一般多采名人簡(jiǎn)介匯集等形式對(duì)有所成就者予以記載與表彰。（三）、重要會(huì)議簡(jiǎn)介(是專(zhuān)題概要常用的形式之一

重要會(huì)議簡(jiǎn)介是扼要介紹一個(gè)地區(qū)、一個(gè)機(jī)關(guān)、團(tuán)體專(zhuān)業(yè)部門(mén)重要會(huì)議情況和史料型參考資料，它能為系統(tǒng)地研究黨政機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體的工作和各種專(zhuān)業(yè)活動(dòng)的發(fā)展歷史積累資料，為今后召開(kāi)同類(lèi)會(huì)議提供借鑒。1、重要會(huì)議的標(biāo)準(zhǔn)和“簡(jiǎn)介”的編寫(xiě)程序重要會(huì)議的標(biāo)準(zhǔn)，可以下列特征為鑒別：①全局性；②綜合性；③職能性；(即體現(xiàn)本機(jī)關(guān)、本專(zhuān)業(yè)基本職能的)；④屆次性。任何一個(gè)會(huì)議，只要具備上述特征之一，即可作為簡(jiǎn)介對(duì)象。此外也有一些會(huì)議雖然不具備這四個(gè)特征，但會(huì)各種會(huì)議的內(nèi)容和形式都不同，編寫(xiě)“簡(jiǎn)介”要因會(huì)而異，但是通觀各類(lèi)會(huì)議的情況，大體可確定一個(gè)共同的編寫(xiě)程序：a.標(biāo)題：由“會(huì)議名稱(chēng)+簡(jiǎn)介”組成，要說(shuō)明時(shí)間斷限或起止屆次，標(biāo)出編者署名和編寫(xiě)日期。例如：中共××縣代表大會(huì)簡(jiǎn)介(1-5屆)中共××縣委機(jī)關(guān)檔案室編

2008年3月12日議的內(nèi)容和影響對(duì)一個(gè)地區(qū)、一個(gè)部門(mén)機(jī)關(guān)工作具有歷史意義，也可作為簡(jiǎn)介對(duì)象。2、前言寫(xiě)明被介紹會(huì)議的性質(zhì)、屆次數(shù)、內(nèi)容所涉及的范圍、編寫(xiě)“簡(jiǎn)介”的目的，材料的來(lái)源和完整可靠程度等。3、正文按屆次或開(kāi)會(huì)時(shí)間先后，分別依次介紹會(huì)議屆次名稱(chēng)及召開(kāi)的時(shí)間、地點(diǎn)、主持人或主席團(tuán)的組成，會(huì)議參加人員(包括代表名額分配和出席情況、列席范圍)，會(huì)議的開(kāi)法和議程(包括學(xué)習(xí)的主要材料，代表的檔案和主要議題，會(huì)議的報(bào)告和典型發(fā)言，開(kāi)幕式和閉幕式的情況)，必要時(shí)還應(yīng)略述會(huì)議背景、會(huì)議產(chǎn)生的決議或決定、選舉或討論的結(jié)果，其他應(yīng)介紹的情況。

對(duì)正文所介紹內(nèi)容的出處及有關(guān)問(wèn)題需作說(shuō)明的，分別標(biāo)明注釋序號(hào)，然后在正文之后集中依次加以注釋?zhuān)部稍谟嘘P(guān)段、句后加括號(hào)注釋。5、編寫(xiě)要求(1)、分類(lèi)纂輯、連續(xù)不斷，不同性質(zhì)而又有屆、次性的會(huì)議，如黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)、工代會(huì)、團(tuán)代會(huì)、婦代會(huì)，各種專(zhuān)業(yè)學(xué)術(shù)年會(huì)等。其“簡(jiǎn)介”必須分別撰寫(xiě)，并分類(lèi)纂輯成系統(tǒng)的參考資料。不能同時(shí)對(duì)兩種或兩種以上的會(huì)議混合介紹，混合纂輯。屆、次之間要相聯(lián)貫，不可中斷，以體現(xiàn)其歷史的連續(xù)性和前后的可比較性。4、附注非屆次性會(huì)議，如現(xiàn)場(chǎng)會(huì)、不定期業(yè)務(wù)研討會(huì)等，分別單獨(dú)撰寫(xiě)“簡(jiǎn)介”，積累若干年會(huì)，將相同或相近種類(lèi)的“會(huì)議簡(jiǎn)介”纂輯在一起，其簡(jiǎn)便方法是：每次會(huì)后及時(shí)加以整理編寫(xiě)，積累數(shù)年之后，分類(lèi)匯集即成。(2)、實(shí)事求是，不加評(píng)判。應(yīng)主要依據(jù)會(huì)議文件等檔案記載，對(duì)介紹的各事項(xiàng)直筆寫(xiě)實(shí)，調(diào)查訪問(wèn)得來(lái)的材料，應(yīng)考證確實(shí)后才能使用，并需注明材料來(lái)源。(3)、結(jié)構(gòu)完整。有所例重，“簡(jiǎn)介”的內(nèi)容，“正文”是重點(diǎn)，在正文中，會(huì)議的決定和決議，選舉或討論結(jié)果是重點(diǎn)。可以先著重介紹會(huì)議解決的重要問(wèn)題，然后簡(jiǎn)略指出會(huì)議同時(shí)研究解決的一般問(wèn)題，也可先逐項(xiàng)列出會(huì)議內(nèi)容，然后再著重介紹主要內(nèi)容。(4)、文字簡(jiǎn)練，層次分明。四、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集、也稱(chēng)數(shù)字匯集、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯編、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、基本情況統(tǒng)計(jì)等，是以數(shù)字語(yǔ)言反映一定地區(qū)、單位、系統(tǒng)的某一方面或幾方面基本情況的史料型參考資料。（一）、基礎(chǔ)數(shù)字匯集的種類(lèi)、形式和編制方法基礎(chǔ)數(shù)字匯集，從反映的時(shí)間階段看，有一年的、多年的，某一階段的或某一標(biāo)準(zhǔn)時(shí)刻的(如2000年11月1日0時(shí)為我國(guó)第五次人口普查的標(biāo)準(zhǔn)時(shí)刻)，從反映的空間范圍看，有機(jī)關(guān)內(nèi)部的和所轄地區(qū)、系統(tǒng)的，從反映的基本內(nèi)容看，有綜合性的和專(zhuān)題性的，從形式看，有文字記述式、表格式和圖示式三種。1、文字記述式其好處是用文字闡述，便于交待各種關(guān)系，便于閱讀和口頭陳述，是一種常用的方式，由標(biāo)題、前言、數(shù)列、說(shuō)明四部分構(gòu)成。這是“匯集”的名稱(chēng)，它概括“匯集”所反映的內(nèi)容。（1）、標(biāo)題根據(jù)標(biāo)題所限定的內(nèi)容，分組立項(xiàng)，編制數(shù)列，“數(shù)列”的組成包括統(tǒng)計(jì)對(duì)象(即“數(shù)列標(biāo)題”)、時(shí)間或空間范圍、統(tǒng)計(jì)指標(biāo)(統(tǒng)計(jì)對(duì)象所含的各個(gè)方面)、統(tǒng)計(jì)數(shù)值等四個(gè)方面，每一組數(shù)列可以根據(jù)需要選擇多個(gè)不同的空間范圍和時(shí)間，以進(jìn)行比較，但反映的對(duì)象卻始終只能是同一個(gè)，而不可前后轉(zhuǎn)移、變動(dòng)。（2）、前言

概略地指出本匯集所反映的主題及主要方面，涉及的地域或?qū)I(yè)范圍和起止時(shí)間，統(tǒng)計(jì)的依據(jù)和完整情況。（3）、數(shù)列例如：[標(biāo)題]××市建國(guó)以來(lái)檔案事業(yè)發(fā)展情況統(tǒng)計(jì)[前言]我市檔案事業(yè)在各級(jí)黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)和支持下，建國(guó)50年來(lái)取得了長(zhǎng)足的發(fā)展?，F(xiàn)各區(qū)、縣歷年統(tǒng)計(jì)報(bào)表，對(duì)我市各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)、干部隊(duì)伍、館庫(kù)設(shè)備、館藏設(shè)備、館藏結(jié)構(gòu)、提供利用、專(zhuān)業(yè)教育、學(xué)術(shù)研究等方面的發(fā)展數(shù)據(jù)，整理匯集如下：①檔案機(jī)構(gòu)：選擇幾個(gè)關(guān)鍵年度，標(biāo)列各個(gè)年度建立檔案館、室的數(shù)量，增長(zhǎng)的百分比。簡(jiǎn)要說(shuō)明本匯集需要說(shuō)明的問(wèn)題。（4）、說(shuō)明②干部隊(duì)伍：先分別標(biāo)列各關(guān)鍵年度檔案干部的絕對(duì)數(shù)，再按不同文化素質(zhì)、分層次標(biāo)列數(shù)值和百分比。③館庫(kù)設(shè)備……略⑧學(xué)術(shù)研究[說(shuō)明]本匯集所反映1978年各項(xiàng)數(shù)據(jù)，系不完全統(tǒng)計(jì)，經(jīng)歷十年“文化大革命”，各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)，人員被撤、減、工作不正常，無(wú)精確數(shù)據(jù)，1979年開(kāi)始恢復(fù)整頓后，這種狀況才開(kāi)始好轉(zhuǎn)，此后各項(xiàng)數(shù)據(jù)均有報(bào)表作依據(jù)。其好處是數(shù)列條理清楚，信息容易較大，可處理較為復(fù)雜的比較關(guān)系，是應(yīng)用最廣泛的形式，由總標(biāo)題、橫行標(biāo)題、縱欄標(biāo)題、指標(biāo)數(shù)值四部分構(gòu)成，按統(tǒng)計(jì)數(shù)列的性質(zhì)，可分為空間數(shù)列表、時(shí)間數(shù)列表、時(shí)空數(shù)列法空表三種表格。反映在同一時(shí)間條件下，不同空間范圍內(nèi)的某項(xiàng)或某幾項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)列的表格。由于它說(shuō)明在靜態(tài)條件下某個(gè)或某些現(xiàn)象在不同空間的數(shù)量分布，故又稱(chēng)靜態(tài)表。例如：2、表格式*、空間數(shù)列表鄉(xiāng)、鎮(zhèn)名人口數(shù)…鎮(zhèn)鄉(xiāng)鄉(xiāng)合計(jì)*時(shí)間數(shù)列表反映在同一空間條件下不同時(shí)間階段上的某項(xiàng)或幾項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)列的表格。由于它說(shuō)明在表態(tài)條件下某個(gè)或某些現(xiàn)象在不同空間的數(shù)量分布，故又稱(chēng)靜態(tài)表。例如：年度總?cè)丝诔錾丝谒劳鋈丝诒壬夏耆丝谠鲩L(zhǎng)數(shù)男女男女人數(shù)百分比19791980……1998縣1979-1998人口統(tǒng)計(jì)表*時(shí)空數(shù)列結(jié)合表同時(shí)反映上述兩方面內(nèi)容的表格，既說(shuō)明某個(gè)或某些現(xiàn)象在不同空間內(nèi)的數(shù)量分布，又說(shuō)明它們?cè)诓煌瑫r(shí)間上的數(shù)量變動(dòng)。例如:市各區(qū)、縣歷年初、終霜日期及天數(shù)。縣、市別1995年1996年1997年初霜終霜霜期初霜終霜霜期初霜終霜霜期…….縣縣區(qū)第五節(jié)：全宗指南一、全宗指南的定義和作用

全宗指南是介紹和報(bào)道全宗構(gòu)成的(立檔單位)及其所形成檔案情況的一種檢索工具。二、全宗指南的結(jié)構(gòu)全宗指南由封頁(yè)、正文、備注三部分組成，其中正文又包括全宗構(gòu)成者沿革簡(jiǎn)介、全宗內(nèi)檔案情況簡(jiǎn)介、全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成分介紹三部分。（一）、封頁(yè)部分⑴全宗指南名稱(chēng)。全宗指南名稱(chēng)由全宗構(gòu)成者名稱(chēng)(全稱(chēng)或通用簡(jiǎn)稱(chēng))加“全宗指南”構(gòu)成。⑵時(shí)間。時(shí)間項(xiàng)應(yīng)注明全宗內(nèi)檔案文件的起止年代，并采用公元紀(jì)年，必要時(shí)間可使用朝年或其他特殊記年方式表示，亦可以其一為主，另一為輔，為輔者加圓括號(hào)書(shū)于為主者正下方。⑶全宗號(hào)。封頁(yè)應(yīng)著錄全宗指南所對(duì)應(yīng)全宗的編號(hào)。（二）、正文部分1、全宗構(gòu)成者沿革簡(jiǎn)介。該部分針對(duì)組織全宗而言，主要由全宗構(gòu)成者名稱(chēng)、時(shí)間、主要職能、隸屬關(guān)系、全宗構(gòu)成者主要負(fù)責(zé)人名錄，內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置及其各歷史階段演變情況等內(nèi)容組成。“全宗構(gòu)成者”的名稱(chēng)按全稱(chēng)書(shū)寫(xiě)，運(yùn)用簡(jiǎn)稱(chēng)書(shū)寫(xiě)在后面的圓括號(hào)內(nèi)，全宗構(gòu)成者所有曾用名稱(chēng)按時(shí)間順序書(shū)寫(xiě)在全宗構(gòu)成者的沿革中。全宗構(gòu)成者沿革應(yīng)結(jié)合時(shí)間撰寫(xiě)，和下列內(nèi)容有關(guān)的時(shí)間應(yīng)反映在全宗構(gòu)成者沿革中，全宗構(gòu)成者成立、合并、改組、更名、撤銷(xiāo)時(shí)間，內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置及重要部門(mén)調(diào)整、增設(shè)、合并、更名、撤銷(xiāo)時(shí)間，上級(jí)主管機(jī)關(guān)變更時(shí)間，以及其他所有反映全宗構(gòu)成者重要活動(dòng)的時(shí)間?！叭跇?gòu)成者的主要職能”應(yīng)反映全宗構(gòu)成者性質(zhì)特征、職權(quán)范圍和主要工作任務(wù)?！半`屬關(guān)系”應(yīng)反映全宗構(gòu)成者與其上級(jí)主管機(jī)關(guān)和重要的直屬下級(jí)機(jī)關(guān)的組織關(guān)系和業(yè)務(wù)關(guān)系，這種關(guān)系如有變更也應(yīng)加以說(shuō)明。全宗構(gòu)成者主要負(fù)責(zé)人名錄“應(yīng)反映全宗構(gòu)成者正副職負(fù)責(zé)人姓名、職務(wù)、任職時(shí)間?！叭跇?gòu)成者內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置及其各個(gè)歷史階段演變情況”應(yīng)反映全宗構(gòu)成者內(nèi)部一級(jí)機(jī)構(gòu)名稱(chēng)，主要職能及正職負(fù)責(zé)人姓名、職務(wù)、任職時(shí)間，對(duì)內(nèi)部機(jī)構(gòu)中重要部門(mén)的增設(shè)、調(diào)整、擴(kuò)大、合并、撤銷(xiāo)情況及內(nèi)部一級(jí)機(jī)構(gòu)在各歷史階段的變化也應(yīng)加以說(shuō)明(也可采用表格形式)。

涉及全宗構(gòu)成者的重大事件和對(duì)全宗構(gòu)成者產(chǎn)生了重要影響的活動(dòng)，全宗構(gòu)成者改組和撤銷(xiāo)的原因等也應(yīng)在“全宗構(gòu)成者沿革簡(jiǎn)介”中加以說(shuō)明。“全宗構(gòu)成者沿革簡(jiǎn)介”針對(duì)人物全宗而言，主要介紹該人的姓名、別名、出卒年月日、籍貫、職務(wù)、職稱(chēng)、主要業(yè)績(jī)、榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)及簡(jiǎn)歷等內(nèi)容。2、全宗內(nèi)檔案情況簡(jiǎn)介。該部分主要介紹檔案