水利工程建設項目檔案管理規(guī)定文檔

水利部修訂印發(fā)水利工程建設項目檔案管理規(guī)定2005年11月1日，水利部印發(fā)了《水利工程建設項目檔案管理規(guī)定》(水辦[2005]480號)。新《規(guī)定》是根據(jù)國家最新標準，并結合水利工程檔案工作的實際，對原《水利基本建設項目(工程)檔案資料管理規(guī)定》(水辦[1997]275號)進行的修訂。其主要包括總責和承擔義務的精神，對工程檔案工作提出了更加明確的具體要求。新《規(guī)定》在"總則"中，明確了制訂這一規(guī)定的目的、依據(jù)和適用范圍，并對"水利工程檔案"和"水利工程檔案工作"重新進行了定義；在"檔案管理"一章中，主要強調(diào)了檔案管理要同工程建設與管理工作同步進行，并進一步明確了各級建設與管理部門、檔案管理部門和項目法人及各參建單位與工程技術人案驗收應提前或與工程竣工驗收同步及大中型水利工程要進行檔案專項驗收的要求，并詳目(工程)檔資料管理規(guī)定》(水辦[1997]275號)?！兑?guī)定》在第三章的二十一條中，明確要求項目法人向相關流域機構要移交一套有關的工程檔案資料，并已將需要移交的具體內(nèi)容，體現(xiàn)在《水利工程建設項目文件材料歸范圍與條對此也已增加了明確的說法，故在原"保管期限表"的保管期限中取消了主管單位、施工單位和設計單位的內(nèi)容。 水利工程建設項目檔案管理規(guī)定水利部發(fā)布(水辦[2005]480號)第一條?為加強水利工程建設項目(以下簡稱"水利工程")檔案管理工作，明確檔案管理行為，充分發(fā)揮檔案在水利工程建設與管理中的作用，根據(jù)《中》、《水利檔案工作規(guī)定》及有關業(yè)務建設規(guī)范，結合水利工程的特第二條?水利工程檔案是指水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。第三條?水利工程檔案工作是水利工程建設與管理工作的重要組成部分。有關單位應加強領導，將檔案工作納入水利工程建設與管理工作中，明確相關部門、人員的崗位職指導職責，共同抓好水利工程檔案工作。員負責工程檔案工作。項目法人的檔案人員對各職能處室歸檔工作具有監(jiān)督、檢查和指導應歸檔的文件材料。第十條?水利工程檔案的質(zhì)量是衡量水利工程質(zhì)量的重要依據(jù)，應將其納入工程質(zhì)量進行質(zhì)量等級評定。工程檔案達不到規(guī)定要求的，項目法人不得第十一條?大中型水利工程均應建設與工作任務相適應的、符合規(guī)范要求的專用檔案庫房，配備必要的檔案裝具和設備；其他建設項目，也應有滿足檔案工作需要的庫房、裝具和設備。所需費用可分別列入工程總概算的管理房屋建設工程項目類和生產(chǎn)準備費中。第十二條?項目法人應按照國家信息化建設的有關要求，充分利用新技術，開展水利工程檔案數(shù)字化工作，建立工程檔案數(shù)據(jù)庫，大力開發(fā)檔案信息資源，提高檔案管理水平，為工程建設與管理服務。第十三條?項目法人應按時向上級主管單位報送《水利工程建設項目檔案管理情況登記表》(附件1)。國家重點建設項目，還應同時向水利部報送《國家重點建設項目檔案存期限,不得短于工程的實際壽命。第十五條?《水利工程建設項目文件材料歸檔范圍和保管期限表》(附件3)是對項目法人等相關單位應保存檔案的原則規(guī)定。項目法人可結合實際，補充制定更加具體的工程檔案歸檔范圍及符合工程建設實際的工程檔案分類方案。第十六條?水利工程檔案的歸檔工作，一般是由產(chǎn)生文件材料的單位或部門負責?？偘鼏挝粚Ω鞣职鼏挝惶峤坏臍w檔材料負有匯總責任。各參建單位技術負責人應對其提供檔案的內(nèi)容及質(zhì)量負責；監(jiān)理工程師對施工單位提交的歸檔材料應履行審核簽字手續(xù)，監(jiān)理單位應向項目法人提交對工程檔案內(nèi)容與整編質(zhì)量情況的專題審核報告。 (GB/)要求統(tǒng)一折疊。工單位應以單位工程或?qū)I(yè)為單位編制竣工圖?？⒐D須由編制單位在圖標上方空白處逐 (二)一般性的圖紙變更及符合杠改或劃改要求的，可在原施工圖上更改，在說明欄 (三)凡涉及結構形式、工藝、平面布置等重大改變，或圖面變更超過1/3的，應重新繪制竣工圖(可不再加蓋竣工圖章)。重繪圖應按原圖編號，并在說明欄內(nèi)注明變更依據(jù)，在圖標欄內(nèi)注明"竣工階段"和繪制竣工圖的時間、單位、責任人。監(jiān)理單位應在圖標上方加蓋并簽署"竣工圖確認章"(見附件4-2)。第十九條?水利工程建設聲像檔案是紙制載體檔案的必要補充。參建單位應指定專人，負責各自產(chǎn)生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作，歸檔的聲像材料均應標注事由、時間、地點、人物、作者等內(nèi)容。工程建設重要階段、重大事件、事故，必須要有完整的聲像材料歸檔。2002)執(zhí)行。第二十一條?項目法人可根據(jù)實際需要，確定不同文件材料的歸檔份數(shù)，但應滿足以下要求： (一)項目法人與運行管理單位應各保存1套較完整的工程檔案材料(當二者為一個單位時，應異地保存1套)； (二)工程涉及多家運行管理單位時，各運行管理單位則只保存與其管理范圍有關的工程檔案材料； 保存復制件； (四)流域控制性水利樞紐工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程，項目法人應負責向流域機構檔案館移交1套完整的工程竣工圖及工程竣工驗收等相關文件材料(具體內(nèi)容參見附件3)。第二十二條?工程檔案的歸檔與移交必須編制檔案目錄。檔案目錄應為案卷級，并須填寫工程檔案交接單(見附件5)。交接雙方應認真核對目錄與實物，并由經(jīng)手人簽字、第二十三條?工程檔案的歸檔時間，可由項目法人根據(jù)實際情況確定?？煞蛛A段在單整個項目的歸檔工作和項目法人向有關單位的檔案移交工作，應在工程竣工驗收后三個月第二十四條水利工程檔案驗收是水利工程竣工驗收的重要內(nèi)容，應提前或與工程竣檔案驗收或檔案驗收不合格的，不得進行或通過工程的竣工驗收。第二十五條各級水行政主管部門組織的水利工程竣工驗收，應有檔案人員作為驗收委員參加。水利部組織的工程驗收，由水利部辦公廳檔案部門派員參加；流域機構或省級水行政主管部門組織的工程驗收，由相應的檔案管理部門派員參加；其他單位組織的有關工程項目的驗收，由組織工程驗收單位的檔案人員參加。收應與工程竣工驗收同步進行。檔案專項驗收可分為初步驗收和正式驗收。初步驗收可由由工程竣工驗收主持單位的檔第二十七條?水利工程在進行檔案專項驗收前，項目法人應組織工程參建單位對工程檔案的收集、整理、保管與歸檔情況進行自檢，確認工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量已達要求后，可向有關單位報送檔案自檢報告，并提出檔案專項驗收申請。檔案自檢報告應包括：工程概況，工程檔案管理情況，文件材料的收集、整理、歸檔與保管情況，竣工圖的編制與整編質(zhì)量，工程檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全性的自我評價等內(nèi)第二十八條?檔案專項驗收的主持單位在收到申請后，可委托有關單位對其工程檔案進行驗收前檢查評定，對具備驗收條件的項目，應成立檔案專項驗收組進行驗收。檔案專項驗收組由驗收主持單位、國家或地方檔案行政管理部門、地方水行政管理部門及有關流域機構等單位組成。必要時，可聘請相關單位的檔案專家作為驗收組成員參加驗收。第二十九條?檔案專項驗收工作的步驟、方法與內(nèi)容如下： (一)聽取項目法人有關工程建設情況和檔案收集、整理、歸檔、移交、管理與保管情況的自檢報告； (二)聽取監(jiān)理單位對項目檔案整理情況的審核報告； 還應聽取被委托單位的檢查評定意見； (四)查看現(xiàn)場(了解工程建設實際情況)； (五)根據(jù)水利工程建設規(guī)模，抽查各單位檔案整理情況。抽查比例一般不得少于項保存檔案數(shù)量的8％，其中竣工圖不得少于一套竣工圖總張數(shù)的10%；抽查檔案 (六)驗收組成員進行綜合評議； (七)形成檔案專項驗收意見，并向項目法人和所有會議代表反饋； (八)驗收主持單位以文件形式正式印發(fā)檔案專項驗收意見。第三十條檔案專項驗收意見應包括以下內(nèi)容： (一)工程概況。 (二)工程檔案管理情況： (三)存在問題及整改要求。 (四)驗收結論。 (五)驗收組成員簽字表。項目檔案資料管理規(guī)定》(水辦[1997]275號)，同時廢止。?水利基本建設檔案管理情況登記表項項目名稱項目法人位批準概算總投資萬元計劃工期年月－年月項目檔案資料管理情況(項目法人)檔案柜架(套/隸屬部門負責人 檔案正本(卷/聯(lián)系電話 竣工圖(張/卷) (公章)年月日 資料(卷/冊)設備 (項目及項目檔案和資料情況動態(tài)表)萬元計劃工期年月－年月積現(xiàn)有檔案資料數(shù)量(正本)單位卷(冊) (蓋章)年月日水利工程建設項目文件材料歸檔范圍與保管期限水利工程建設項目文件材料歸檔范圍與保管期限表1工程建設前期工作文件材料批文件及審批文件、報批文件及審批文件件及審批文件批文件及審批文件、報批文件及審批文件資源評價等專項報告及批件2工程建設管理文件材料辦法會議的文件及相關材料各種合同、協(xié)議書事務往來文件計劃和調(diào)整計劃理文件材料及其審查文件材料、招標補遺及答疑文件標通知書啟用、移交的各種文件材料料*長期*永久館*永久*永久項目法人在工程建設管理方面與有關單位(含外商)的重要3施工文件材料紙會審紀要、安全措施等施工組織設計報批及審及試驗報告設備材料、零部件的出廠證明(合格證)、材料代用核定審、業(yè)務聯(lián)系單、備忘錄等等施工定位(水準點、導線點、基準點、控制點等)測量、復材料地質(zhì)勘探和土(巖)試驗報告程、地基驗槽記錄驗、探傷記錄態(tài)(測試、沉降、位移、變形等)的、報告交接記錄施工技術總結，施工預、決算關材料關文件材料相關材料竣工圖(含工程基礎地質(zhì)素描圖)中重要階段或事件的聲像材料記4監(jiān)理文件材料令、許可證等函監(jiān)理日志、監(jiān)理周(月、季、年)報、備忘錄*永久、工程質(zhì)量事故、施工安全事故等報告件審批、索賠處理文件單元工程檢查及開工(開倉)簽證，工程分部分項質(zhì)量認報表記錄及試驗、分包單報告聯(lián)系單索賠文件造結算審核文件5工藝、設備材料(含國外引進設備材料)文件材料業(yè)發(fā)票等材料明書等隨機文件料件材料據(jù)、性能鑒定6科研項目文件材料究報告說明書7生產(chǎn)技術準備、試生產(chǎn)文件材料制等規(guī)定錄行檢測記錄8財務、器材管理文件材料統(tǒng)計文件及標底、合同價等說明材料用情況記錄資產(chǎn)、遞延資產(chǎn)清冊9竣工驗收文件材料報告)工程質(zhì)量監(jiān)督工作報告(含工程質(zhì)量檢測報告)字表料及記載驗收會議主要情況的及證書竣工圖章及竣工圖確認章7070編制單位編制人技術負責人編制日期審核人日期監(jiān)理單位監(jiān)監(jiān)理單位審核人審核日期20