國有企業(yè)員工人事檔案管理辦法(試行)模版

員工人事檔案管理辦法(試行)(**年11月26日印發(fā)**年8月16日修訂)第一章總則第一條為加強(qiáng)****建設(shè)集團(tuán)公司(以下簡稱**集團(tuán))員工人事檔案管理工作，提高管理水平，根據(jù)勞動部、國家檔案局《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的要求，并結(jié)合**集團(tuán)實際，特制定本辦法。第二條員工人事檔案是**集團(tuán)人事管理部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)員工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)及工作變動等情況的文件材料，是歷史地、全面地考察職工的依據(jù)。第三條**集團(tuán)員工人事檔案管理是企業(yè)管理的一項基礎(chǔ)工作。**集團(tuán)下屬各分公司要提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，按照檔案完整、真實、條理、精煉、實用的要求，認(rèn)真做好職工人事檔案管理工作。第四條**集團(tuán)員工人事檔案管理工作，必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案管理及保密工作的法規(guī)、規(guī)定和制度。第二章檔案管理第五條**集團(tuán)員工人事檔案管理工作，按照統(tǒng)一管理、分級負(fù)責(zé)的原則進(jìn)行管理。**集團(tuán)對所屬各分公司的員工人事檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督、檢查，辦理**集團(tuán)所有員工的人事檔案調(diào)入手續(xù)，并負(fù)責(zé)管理**集團(tuán)總部員工、各分公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員的人事檔案；各分公司負(fù)責(zé)所屬單位員工人事檔案的轉(zhuǎn)出和日常管理工作。第六條管理職責(zé)(一)保管員工檔案；(二)收集、鑒別和整理員工檔案材料；(三)辦理員工人事檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計等工作；(四)登記員工職務(wù)、工資變動情況；(五)為有關(guān)部門提供職工情況；(六)做好員工檔案的安全、保密和保護(hù)工作；(七)定期向**集團(tuán)綜合檔案室移交死亡員工人事檔案；(八)辦理其他有關(guān)事項。第七條各分公司都要配備具有本科以上文化程度的中共黨員擔(dān)任專(兼)職員工人事檔案管理員。第八條檔案管理工作人員守則(一)忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，努力提高檔案管理水平；(二)嚴(yán)格遵守《中華人民共和國檔案法》和保密規(guī)定，保護(hù)檔案的安全，不得泄露檔案內(nèi)容；(三)堅持原則，嚴(yán)格按照檔案管理工作的各項規(guī)章制度辦事；(四)工作調(diào)動時，必須做好檔案和檔案材料以及有關(guān)業(yè)務(wù)文件的移交工作。第三章檔案的內(nèi)容和分類第九條**集團(tuán)所屬各分公司對所管理的員工都要建立員工人事檔案。第十條員工人事檔案的內(nèi)容和分類如下(一)履歷材料；(二)自傳材料；(三)鑒定、考核、考察材料；（四）評定崗位技能及學(xué)歷材料(包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績：培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評定技能的考績、審批等材料)；(五)政審材料；(六)參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料；(七)獎勵材料；(八)處分材料；(九)招用、勞動合同、調(diào)動、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料；(十)其他可供組織參考的材料。第四章檔案材料的收集、整理和歸檔第十一條凡在對員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲、調(diào)動等工作中形成的檔案材料，必須認(rèn)真地進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔，以保持員工檔案的完整。第十二條對員工人事檔案材料收集工作應(yīng)做到及時、準(zhǔn)確、安全、保密。第十三條員工人事檔案管理部門要經(jīng)常了解和掌握形成員工檔案材料的信息，主動溝通，及時向形成材料的部門收集應(yīng)歸檔的材料；人事檔案材料形成部門也要及時主動地將材料送交人事檔案管理部門，最遲不得超過一個月。第十四條檔案存放地與工作地不一致的員工人事檔案材料，由其現(xiàn)工作單位人事檔案管理部門負(fù)責(zé)收集應(yīng)歸檔的材料，整理登記后及時送交其檔案存放單位，并履行相關(guān)手續(xù)。第十五條員工人事檔案材料應(yīng)是辦理完畢的正式文件材料，必須保證完整、齊全、真實、文字清楚、對象明確、手續(xù)完備，需要組織審查蓋章或本人簽字的必須經(jīng)蓋章簽字后方能歸入檔案。第十六條員工人事檔案材料，統(tǒng)一使用190MM×260MM規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水、純藍(lán)墨水及復(fù)寫紙書寫。第十七條對員工檔案材料，必須根據(jù)黨和國家有關(guān)文件精神及《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的有關(guān)要求進(jìn)行認(rèn)真的鑒別，對符合要求的進(jìn)行歸檔。(一)頭尾不清、來源和時間不明的材料，要查清注明后再歸檔；查不清楚或?qū)ο蟛幻鞔_的材料，不能歸檔；(二)不符合歸檔要求、手續(xù)不完備的材料，要及時退回材料形成部門補(bǔ)辦手續(xù)，材料形成部門必須在7日內(nèi)補(bǔ)辦完結(jié)后返回。第十八條凡是屬于歸檔的材料應(yīng)根據(jù)檔案材料分類標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行整理、立卷、歸檔。第十九條每卷檔案目錄放在卷首，每類目錄之后，要適當(dāng)留些空格，以備補(bǔ)充檔案材料之用。檔案要按規(guī)定的類別進(jìn)行排列，并在每類第一頁的右上角貼分類標(biāo)簽，每類檔案材料應(yīng)按材料的內(nèi)在關(guān)系和形成的時間進(jìn)行排序。第二十條對于立卷后的職工檔案要裝訂成卷，經(jīng)檢查合格后，方能歸檔入庫。第五章檔案的保管與保護(hù)第二十一條根據(jù)安全保密、便于查找的原則要求，應(yīng)對職工檔案進(jìn)行嚴(yán)密、科學(xué)地保管。(一)要對檔案庫房的防火、防潮、防蛀f、防盜‘防光等設(shè)施和安全措施進(jìn)行經(jīng)常檢查。(二)建立員工檔案登記和統(tǒng)計制度，每年要全面地檢查核對一次，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。第二十二條員工檔案的卷皮、目錄和檔案袋等用品的規(guī)格樣式實行統(tǒng)一的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)。第二十三條按規(guī)定需要銷毀職工檔案材料的，必須經(jīng)單位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第二十四條嚴(yán)禁任何人私自保存他人檔案和利用檔案材料營私舞弊。對違反規(guī)定者，應(yīng)視情節(jié)輕重，嚴(yán)肅處理。第二十五條員工檔案工作人員及其在本單位直系親屬的檔案，由所在單位領(lǐng)導(dǎo)指定專人保管。第二十六條員工死亡后，其檔案由人事管理部門保存五年后移交企業(yè)綜合檔案部門保存。對國家和企業(yè)有特殊貢獻(xiàn)的英雄人物、國家和部省級勞動模范死亡后，其檔案由企業(yè)綜合檔案部門按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。第六章檔案的提供利用第二十七條因工作需要需查閱和借用職工檔案的，應(yīng)按下述規(guī)定辦理(一)查閱員工人事檔案應(yīng)憑蓋有黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位公章的介紹信，填寫《查(借)閱職工檔案審批表》，經(jīng)分管員工人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字后方可查閱；(--)員工檔案除特殊情況外，一般不得借出查閱。如必須借出查閱時，應(yīng)說明理由，由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行登記、清點手續(xù)后方可查調(diào)，并于一周內(nèi)歸還，借用期間不得擅自轉(zhuǎn)借他人；(三)查閱員工檔案的單位，應(yīng)派兩名中共黨員到檔案管理部門查閱；(四)任何個人不得查閱或借用本人及其親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的檔案。第二十八條查(借)閱員工檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，只允許查閱批準(zhǔn)查閱的內(nèi)容，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。查閱者不得泄露和擅自向外公布檔案內(nèi)容，違反者按有關(guān)規(guī)定處理。第二十九條查(借)閱員工人事檔案不得擅自復(fù)制檔案內(nèi)容，如因工作需要從檔案中取證的，須請示單位分管人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能復(fù)制。第七章檔案的轉(zhuǎn)遞第三十條員工調(diào)動、辭職，或被開除、辭退等應(yīng)由員工所在單位在一個月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位。轉(zhuǎn)遞員工人事檔案必須依據(jù)員工調(diào)動通知或任免、解除勞動合同等文件方能辦理。第三十一條轉(zhuǎn)遞員工檔案應(yīng)按下述規(guī)定辦理(一)應(yīng)通過機(jī)要部門或派專人送取，不得郵寄或交本人自帶；(二)轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全、整理裝訂成卷，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出；(三)對轉(zhuǎn)出的員工檔案必須按統(tǒng)一規(guī)定的《企業(yè)員工檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的項目詳細(xì)登記，并密封、蓋章包裝；(四)接收單位收到檔案經(jīng)核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)