招標(biāo)投標(biāo)檔案整理工作流程及要求

專業(yè)檔案整理工作流程及要求一、歸檔時間：1、原則上每一個項(xiàng)目招標(biāo)結(jié)束，就需將所有的相關(guān)資料整理裝訂后送至檔案室進(jìn)行歸檔，并做好移交記錄，政府采購中心專業(yè)檔案每年還需進(jìn)行集中轉(zhuǎn)移銷毀等工作。2、對于正在進(jìn)行的各項(xiàng)工作所涉及的文件，各部門應(yīng)作好‘預(yù)先歸檔’工作。3、代理機(jī)構(gòu)（分散采購及建設(shè)工程項(xiàng)目）進(jìn)場交易的項(xiàng)目檔案在招標(biāo)完成后就應(yīng)及時進(jìn)行移交歸檔。二、歸檔范圍：本中心進(jìn)場交易的政府采購項(xiàng)目和建設(shè)工程項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)活動中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、數(shù)字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。招標(biāo)投標(biāo)【政府采購】檔案存檔內(nèi)容包括：1、政府采購中心集中采購項(xiàng)目全過程資料2、分散采購項(xiàng)目進(jìn)場交易工作全過程資料3、建設(shè)工程項(xiàng)目進(jìn)場交易工作全過程資料4、自愿進(jìn)場交易項(xiàng)目的全過程資料三、歸檔流程：1、收集：由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人（代理機(jī)構(gòu)）將招標(biāo)工作活動中形成的文字材料完整地收集整理成冊。2、鑒定：對收集的材料逐份鑒定，確認(rèn)是否屬于《檔案目錄》歸檔范圍，不屬歸檔范圍的，可作參考資料保存，屬于歸檔范圍的，按照《檔案目錄》逐一整理順序，并裝訂成冊，保證資料的完整性。3、移交：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人（代理機(jī)構(gòu)）將整理后的項(xiàng)目檔案移交檔案室并做好移交登記（登記表紙質(zhì)版需錄入電子版，方便查詢）。四、整理程序：1、蓋全宗歸檔章檔案盒上必須加蓋全宗歸檔章2、蓋檔號章及檔號的編寫檔號章蓋在每件材料的中間空白處，檔號由五部分組成：全宗號+專業(yè)檔案代號+年份+項(xiàng)目號+案卷號，如：108-Zz-2015-001-01，“108”為xxxxx行政審批局全宗號；第一個“Z”代表專業(yè)檔案來自xxxxx公共資源交易中心；第二個“z”代表專業(yè)檔案代號，用數(shù)字表示；“2015”代表檔案所屬年份；第一個“1”代表項(xiàng)目檔案對應(yīng)的檔號；第二個“1”代表檔案的案卷號。3、專業(yè)檔案代號說明：108-Z1-2015-001-01：Z1原為政府采購中心市級采購項(xiàng)目，已取消。108-Z2-2015-001-01：Z2為政府采購中心區(qū)級集中采購項(xiàng)目。108-Z3-2015-001-01：Z3為代理機(jī)構(gòu)代理的建設(shè)工程類項(xiàng)目。108-Z4-2015-001-01：Z4為代理機(jī)構(gòu)代理的分散采購項(xiàng)目。4、檔案裝盒：檔案裝盒一律采用無酸牛皮紙的無字檔案盒裝盒，其規(guī)格為：310㎜×220㎜,厚度分別為20㎜、30㎜、40㎜、50㎜、60㎜，根據(jù)需要統(tǒng)一規(guī)格相同的檔案盒，并在盒面固定位置加蓋全宗歸檔章。5、脊背制作：按專業(yè)檔案脊背格式統(tǒng)一制作檔案案卷脊背，并用專用牛皮紙打印、裁剪成標(biāo)準(zhǔn)大小，將脊背粘貼在對應(yīng)檔案的脊背處，并用透明膠帶密封兩側(cè)，保證脊背的清晰完整。6、檔案上架：檔案整理完畢后，按照檔案及盒號的順序依次放入檔案密集架，便于查找和利用，并做好相應(yīng)的臺賬數(shù)據(jù)。7、標(biāo)書清理投標(biāo)文件為一正多副，一正整理好移交監(jiān)管單位保存，一副存檔備查（跟隨相應(yīng)的檔案存檔），其余投標(biāo)文件副本整理移交招標(biāo)人或采購人，未移交的投標(biāo)文件副本作為短期（一年）保存資料，由檔案資料員清理之后封箱處理，移交的相關(guān)投標(biāo)文件做好交接簽收表。以上未移交的投標(biāo)文件副本進(jìn)行定期銷毀，銷毀前由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人分別向部門負(fù)責(zé)人提出申請并獲得批準(zhǔn)后以函件形式通知招標(biāo)人或采購人，待招標(biāo)人或采購人確認(rèn)（如函告送達(dá)15天無回復(fù)的）后，方可統(tǒng)一銷毀?！静⒈４驿N毀記錄】五、保存期限招標(biāo)投標(biāo)【政府采購】檔案的保存期限，從項(xiàng)目完成之日起至少保存十五年。六、檔案銷毀檔案保存期滿后，由檔案管理員編制清單，組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定后，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，按照《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。建設(shè)項(xiàng)目在建期間的檔案不得銷毀。七、檔案利用規(guī)定1、利用者要維護(hù)檔案資料的完整與安全，不準(zhǔn)涂改、污損、拆散，丟失和轉(zhuǎn)借。2、借閱檔案、資料必須先完善登記手續(xù)后方可借閱，歸還時清點(diǎn)無誤后由檔案資料管理人員當(dāng)面銷號。3、查閱檔案資料均由檔案管理人員負(fù)責(zé)查找，任何人員均不能在室內(nèi)自行查找。4、未經(jīng)檔案管理人員同意，不可將任何檔案資料外借、復(fù)印、或發(fā)送電子檔給外單位人員，如違反本規(guī)定由此帶來的不利影響由檔案資料管理人員自行承擔(dān)。八、檔案保密、防范加強(qiáng)防范，做好檔案室或柜的保密工作，注意防止失密、失盜、和火災(zāi)事故。加強(qiáng)對檔案室或柜的管理，杜絕腐蝕、潮濕、霉變和蟲蛀。專業(yè)檔案脊背格式招投標(biāo)檔案全宗號項(xiàng)目代碼案卷題名年度案卷號保管期限其中專業(yè)理論知識內(nèi)容包括：保安理論知識、消防業(yè)務(wù)知識、職業(yè)道德、法律常識、保安禮儀、救護(hù)知識。作技能訓(xùn)練內(nèi)容包括：崗位操作指引、勤務(wù)技能、消防技能、軍事技能。二．培訓(xùn)的及要求培訓(xùn)目的安全生產(chǎn)目標(biāo)責(zé)任書為了進(jìn)一步落實(shí)安全生產(chǎn)責(zé)任制，做到“責(zé)、權(quán)、利”相結(jié)合，根據(jù)我公司2015年度安全生產(chǎn)目標(biāo)的內(nèi)容，現(xiàn)與財(cái)務(wù)部簽訂如下安全生產(chǎn)目標(biāo)：一、目標(biāo)值：1、全年人身死亡事故為零，重傷事故為零，輕傷人數(shù)為零。2、現(xiàn)金安全保管，不發(fā)生盜竊事故。3、每月足額提取安全生產(chǎn)費(fèi)用，保障安全生產(chǎn)投入資金的到位。4、安全培訓(xùn)合格率為100%。二、本單位安全工作上必須做到以下內(nèi)容：1、對本單位的安全生產(chǎn)負(fù)直接領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，必須模范遵守公司的各項(xiàng)安全管理制度，不發(fā)布與公司安全管理制度相抵觸的指令，嚴(yán)格履行本人的安全職責(zé)，確保安全責(zé)任制在本單位全面落實(shí)，并全力支持安全工作。2、保證公司各項(xiàng)安全管理制度和管理辦法在本單位內(nèi)全面實(shí)施，并自覺接受公司安全部門的監(jiān)督和管理。3、在確保安全的前提下組織生產(chǎn)，始終把安全工作放在首位，當(dāng)“安全與交貨期、質(zhì)量”發(fā)生矛盾時，堅(jiān)持安全第一的原則。4、參加生產(chǎn)碰頭會時，首先匯報(bào)本單位的安全生產(chǎn)情況和安全問題落實(shí)情況；在安排本單位生產(chǎn)任務(wù)時，必須安排安全工作內(nèi)容，并寫入記錄。5、在公司及政府的安全檢查中杜絕各類違章現(xiàn)象。6、組織本部門積極參加安全檢查，做到有檢查、有整改，記錄全。7、以身作則，不違章指揮、不違章操作。對發(fā)現(xiàn)的各類違章現(xiàn)象負(fù)有查禁的責(zé)任，同時要予以查處。8、虛心接受員工提出的問題，杜絕不接受或盲目指揮；9、發(fā)生事故，應(yīng)立即報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)，按照“四不放過”的原則召開事故分析會，提出整改措施和對責(zé)任者的處理意見，并填寫事故登記表，嚴(yán)禁隱瞞不報(bào)或降低對責(zé)任者的處罰標(biāo)準(zhǔn)。10、必須按規(guī)定對單位員工進(jìn)行培訓(xùn)和