有關(guān)會計(jì)電算化的一些常識

對會計(jì)電算化的認(rèn)識[摘要]會計(jì)電算化是以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)在會計(jì)實(shí)務(wù)中應(yīng)用的一種簡稱，是用電子計(jì)算機(jī)來代替人工記賬、算帳、報(bào)帳以及部分代替人腦完成對會計(jì)信息的分析、預(yù)測、決策的全過程，它是一門融電子計(jì)算機(jī)科學(xué)、管理科學(xué)、信息科學(xué)和會計(jì)科學(xué)為一體的邊緣科學(xué)，它是現(xiàn)代社會化大生產(chǎn)和新技術(shù)革命的必然產(chǎn)物，它不僅是會計(jì)數(shù)據(jù)處理手段的變革，而且也對會計(jì)理論和會計(jì)實(shí)務(wù)產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。[關(guān)鍵詞]涵義作用電算化手工會計(jì)發(fā)展現(xiàn)狀策略會計(jì)電算化的涵義狹義的會計(jì)電算化狹義的會計(jì)電算化是指以電子計(jì)算機(jī)為主體的信息技術(shù)在會計(jì)工作的應(yīng)用，具體而言，就是利用會計(jì)軟件，指揮在各種計(jì)算機(jī)設(shè)備替代手工完成或在手工下很難完成的會計(jì)工作過程。會計(jì)電算化是把電子計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代數(shù)據(jù)處理技術(shù)應(yīng)用到會計(jì)工作中的簡稱，是用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算賬和報(bào)賬，以及部分代替人腦完成對會計(jì)信息的分析、預(yù)測、決策的過程，其目的是提高企業(yè)財(cái)會管理水平和經(jīng)濟(jì)效益，從而實(shí)現(xiàn)會計(jì)工作的現(xiàn)代化。廣義的會計(jì)電算化廣義上來講就是指與會計(jì)工作電算化有關(guān)的所有工作，包括會計(jì)電算化軟件的開發(fā)與應(yīng)用、會計(jì)電算化人才的培訓(xùn)、會計(jì)電算化的宏觀規(guī)劃，會計(jì)電算化制度建設(shè)、會計(jì)電算化軟件市場的培育與發(fā)展等。會計(jì)電算化是一個人機(jī)相結(jié)合的系統(tǒng)，其基本構(gòu)成包括會計(jì)人員、硬件資源、軟件資源和信息資源等要素，其核心部分則是功能完善的會計(jì)軟件資源。會計(jì)電算化的作用1．可以減輕勞動強(qiáng)度，提高工作效率實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化后，只要將原始會計(jì)數(shù)據(jù)輸入電子計(jì)算機(jī)，大量的數(shù)據(jù)計(jì)算、分類、匯總、記賬、算賬、報(bào)表編制等工作都由計(jì)算機(jī)自動完成。這樣不僅可把廣大財(cái)會人員從繁重的記賬、算賬、報(bào)賬中解放出來，從加班加點(diǎn)中解放出來，而且由于電子計(jì)算機(jī)的計(jì)算速度是手工的幾十倍、幾百倍，因而也大大提高了會計(jì)工作效率，使會計(jì)信息的提供更加及時。2．促進(jìn)會計(jì)工作規(guī)范化，提高會計(jì)工作質(zhì)量在會計(jì)電算化系統(tǒng)中，為了保證數(shù)據(jù)輸入的正確性，采用了大量技術(shù)手段對數(shù)據(jù)進(jìn)行檢測，從而對數(shù)據(jù)的來源提出了一系列規(guī)范化的要求，不符合要求的數(shù)據(jù)將不予接受，數(shù)據(jù)處理過程是在嚴(yán)格遵從會計(jì)制度規(guī)定編制的程序控制下進(jìn)行。這在很大程度上解決了手工操作中的不規(guī)范、不統(tǒng)一、易出錯、易漏記、錯記等問題，促使會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化程度不斷提高，進(jìn)一步保證會計(jì)工作的質(zhì)量。3．促進(jìn)了工作職能的轉(zhuǎn)變和財(cái)會人員素質(zhì)的提高會計(jì)電算化一方面極大地提高了會計(jì)工作效率，財(cái)會人員不再整天忙于記賬、算賬，除了完成原來手工記帳的核算任務(wù)外，有更多的時間進(jìn)行會計(jì)的分析、預(yù)測工作，參與到企業(yè)的經(jīng)營決策中去，從而促使會計(jì)工作職能的轉(zhuǎn)變。另一方面，促使會計(jì)人員學(xué)習(xí)新知識，更新知識結(jié)構(gòu)，使自身素質(zhì)得到不斷提高。4．為整個管理工作現(xiàn)代化奠定了基礎(chǔ)企業(yè)的會計(jì)信息占企業(yè)管理信息的60%以上，而且涉及面廣、綜合性強(qiáng)，是企業(yè)經(jīng)濟(jì)預(yù)測、決策的重要依據(jù)。實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化，為了企業(yè)管理手段現(xiàn)代化奠定了重要的基礎(chǔ)，可以帶動、加速企業(yè)管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)。由于會計(jì)電算化應(yīng)用了數(shù)據(jù)庫、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)，使經(jīng)濟(jì)信息得到共享，大大提高了信息利用價值。5．促進(jìn)了會計(jì)理論和技術(shù)的發(fā)展，推動會計(jì)制度的改革電子計(jì)算機(jī)中引人會計(jì)工作，不僅使會計(jì)信息處理技術(shù)發(fā)生重大變革，還將對會計(jì)核算的方式、程序、內(nèi)容、方法以及會計(jì)管理體制乃至?xí)?jì)理論的各個方面帶來巨大影響，從而促使會計(jì)自身的不斷發(fā)展。會計(jì)電算化改變了傳統(tǒng)會計(jì)的工作程序和組織，產(chǎn)生了一系列的問題，需要制定新的制度來進(jìn)行規(guī)范、管理，使會計(jì)制度能夠促進(jìn)會計(jì)電算化的發(fā)展。三、電算化會計(jì)與傳統(tǒng)手工會計(jì)的區(qū)別首先，電算化會計(jì)建立了一套新的會計(jì)資料檔案。傳統(tǒng)會計(jì)檔案包括原始憑證、記帳憑證、日記帳、明細(xì)帳、總帳以及報(bào)表。一個單位每個會計(jì)期間的會計(jì)檔案都要按一定的要求排列，連同各種附件定期加具封面，裝訂成冊，耗費(fèi)了大量的時間和空間，查找十分不便，又易于毀壞。原來的老會計(jì)人員現(xiàn)在應(yīng)該還記得每到月初報(bào)表出來以后，還有一項(xiàng)重要的工作要做—裝訂憑證，雖然美其名曰：活動筋骨，但穿孔打眼，飛針走線，也夠難為我們的會計(jì)人員了。等到年底，三大檢查團(tuán)來檢查工作時，我們的會計(jì)人員還得在堆積如山的檔案庫中翻找憑證?，F(xiàn)在，隨著計(jì)算機(jī)在會計(jì)中的運(yùn)用，這一切都成為歷史，電算化會計(jì)檔案都存放在軟盤或硬盤等設(shè)備中，這些設(shè)備的存貯密度，是以往任何一種會計(jì)檔案所不能比擬的，查詢速度快、檢索能力強(qiáng)，可以快速傳遞會計(jì)信息。其次，數(shù)據(jù)處理程序具有新的特點(diǎn)。電算化會計(jì)數(shù)據(jù)處理程序與傳統(tǒng)會計(jì)不同。在傳統(tǒng)會計(jì)中，針對企業(yè)的生產(chǎn)規(guī)模、經(jīng)營方式和管理方式形成的特征，必須采用與之適應(yīng)的不同的帳簿組織形式、記帳程序和記帳方法。而在電算化會計(jì)中，由于數(shù)據(jù)處理的精度高和速度快，可以采用一種統(tǒng)一的核算形式。而且由于計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù)差錯的概率小，沒必要象傳統(tǒng)會計(jì)那樣，在數(shù)據(jù)處理過程中，進(jìn)行各種核對，如帳帳核對、帳證核對、帳表核對?，F(xiàn)在的會計(jì)人員應(yīng)該有過這種體驗(yàn)：到了月底對帳時，為了幾分錢的差額而必須翻遍所有的憑證、帳冊。第三，記帳的含義不盡相同手工條件下，記帳指明細(xì)帳、日記帳、總帳由不同人員按?同的科目，分別在不同的帳冊上加以記錄。這種重復(fù)而繁瑣的抄抄寫寫造成會計(jì)工作周期長，速度慢，效率低。電算化后，記帳僅是一個數(shù)據(jù)處理過程，通過記帳這一數(shù)據(jù)處理步驟，使被審核過的記帳憑證成為正式會計(jì)檔案，從“憑證臨時庫”轉(zhuǎn)移到“流水帳庫”中存放，記帳后的憑證不再允許修改，記帳的同時，對科目的發(fā)生額進(jìn)行匯總，更新“科目余額，發(fā)生額庫”。而真正的帳冊，只有在需要時臨時從“流水帳庫”中把有關(guān)科目的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)分離出來，在屏幕上顯示或在打印機(jī)上打印。第四，會計(jì)信息的特點(diǎn)不盡相同。相對于傳統(tǒng)會計(jì)，電算化會計(jì)提供的信息具有速度快、質(zhì)量高、針對性強(qiáng)的特點(diǎn)。我國會計(jì)電算化的發(fā)展現(xiàn)狀我國的會計(jì)電算化工作起步較晚,從20世紀(jì)70年代末才開始,經(jīng)歷了嘗試階段、自發(fā)發(fā)展階段和有組織、有計(jì)劃地穩(wěn)步發(fā)展階段,到目前的管理型會計(jì)軟件發(fā)展階段。在這近20年的發(fā)展過程中,已取得了長足的進(jìn)步,商品化、通用化的財(cái)務(wù)軟件得到了廣泛的應(yīng)用。已經(jīng)通過財(cái)政部認(rèn)可的軟件就有40多種,加上各省財(cái)政部門認(rèn)可并使用的,總計(jì)達(dá)200多種,再加上各企事業(yè)單位自行開發(fā)的,更是不勝枚舉。會計(jì)電算化自我國首次推行至現(xiàn)在,發(fā)展速度很快,也使部分企業(yè)提高了工作效率,取得了很大成就。但目前我國對會計(jì)電算化的認(rèn)識、管理、應(yīng)用等方面還缺乏全面而深刻的了解,無論在理論上還是在實(shí)踐上都未形成一套完整的體系,導(dǎo)致會計(jì)電算化沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用。1.多數(shù)單位的領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識到開展會計(jì)電算化是時代發(fā)展的必然,是管理現(xiàn)代化的需要,因此沒有形成良好的管理基礎(chǔ)良好的管理基礎(chǔ)包括良好的管理水平和會計(jì)工作基礎(chǔ)兩方面,它們是會計(jì)電算化的保證。一個以經(jīng)驗(yàn)管理為主的單位,往往沒有會計(jì)電算化的需求,也不會搞會計(jì)電算化,只有從傳統(tǒng)的以經(jīng)驗(yàn)管理為主,轉(zhuǎn)向以利用信息管理為主的管理者,才會對會計(jì)電算化產(chǎn)生迫切的需求,從而對會計(jì)電算化提出更高的要求。如果企業(yè)的基礎(chǔ)工作較差,不應(yīng)急于開展會計(jì)電算化工作,而應(yīng)先進(jìn)行基礎(chǔ)工作的整頓,為會計(jì)電算化創(chuàng)造條件。2.重視賬務(wù)功能,忽視管理功能一直以來,我國的會計(jì)工作主要從事事后核算,事前的分析預(yù)測和事中的控制因計(jì)算復(fù)雜而很難進(jìn)行。會計(jì)電算化的運(yùn)用和發(fā)展可以將財(cái)會人員從繁重的算帳、報(bào)賬工作中解脫出來,把主要的精力放在加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理方面?？墒?我國實(shí)行會計(jì)電算化的單位卻存在著重視報(bào)賬功能忽視管理功能的現(xiàn)象。采用軟件的材料核算、工資核算、固定資產(chǎn)核算等內(nèi)容功能較強(qiáng),具備管理功能的成本核算、財(cái)務(wù)指標(biāo)分析體系以及資金供求預(yù)測模塊,卻沒有設(shè)計(jì)或內(nèi)容過于簡單,查詢功能也不健全,限制了管理功能,沒有充分發(fā)揮會計(jì)電算化對加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理的作用。3.電算化專業(yè)人員缺乏由于會計(jì)電算化對員工的要求比較高,既要求會計(jì)人員要掌握一定的會計(jì)專業(yè)知識,又要掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識、財(cái)務(wù)軟件的使用技術(shù)以及保養(yǎng)和維護(hù)。而在實(shí)際工作中,雖然大多數(shù)會計(jì)人員都已接受過計(jì)算機(jī)培訓(xùn),培訓(xùn)的人員卻主要是初級人員,高、中級應(yīng)用人員不多,而目前接受中高級培訓(xùn)的人員數(shù)量少,根本滿足不了會計(jì)電算化工作的需要。4.會計(jì)電算化工作中數(shù)據(jù)保密性、安全性差目前,軟件系統(tǒng)設(shè)計(jì)者都在為完善會計(jì)功能和適應(yīng)財(cái)務(wù)制度而大傷腦筋,卻沒有幾家軟件認(rèn)真研究過數(shù)據(jù)的保密問題。一些會計(jì)電算化的具體操作者未能按照一定的程序操作,導(dǎo)致會計(jì)資料丟失或錯誤的出現(xiàn),又對計(jì)算機(jī)病毒的入侵防范意識不強(qiáng),未能采取有效措施防止病毒和黑客的侵入,而突遇斷電,也很難恢復(fù)原來的數(shù)據(jù)。應(yīng)對我國會計(jì)電算化的發(fā)展現(xiàn)狀的策略1.設(shè)計(jì)與實(shí)施電算化系統(tǒng)的方針會計(jì)電算化在財(cái)務(wù)工作中是一個長期的過程,而不是財(cái)務(wù)工作的短期目標(biāo),它總是在不斷地改進(jìn)和發(fā)展,因此需要詳細(xì)制定單位會計(jì)電算化發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃,在統(tǒng)一規(guī)劃下,分步有序地實(shí)施,以避免盲目性,保證前后階段工作的協(xié)調(diào),從而扎實(shí)地?cái)U(kuò)大應(yīng)用范圍,最終實(shí)現(xiàn)整個企業(yè)的信息化。2.改造企業(yè)的流程企業(yè)流程是指企業(yè)組織為采購、生產(chǎn)、銷售提供服務(wù)的業(yè)務(wù)流程,包括生產(chǎn)管理、對外商務(wù)、組織結(jié)構(gòu)等方面的物流、資金流、信息流。企業(yè)進(jìn)行流程的再造,必須考慮好企業(yè)的現(xiàn)有流程特點(diǎn)以及如何與企業(yè)信息化相結(jié)合,使企業(yè)的管理效能最大化。電算化系統(tǒng)的成效來源并非單純是信息科技的應(yīng)用,而是流程再造過程對企業(yè)組織及作業(yè)流程的及時改變所創(chuàng)造的價值。流程再造涉及到企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)和人員的重新安排,必然會招致企業(yè)內(nèi)部的阻力,因此,流程再造必須事先做好可行性分析,以避免成本過高,甚至半途而廢的情況。3.加強(qiáng)對電算化人才的培訓(xùn)我國目前的電算化專業(yè)人才還比較缺乏。要加強(qiáng)員工對電腦知識、管理技能等各方面的培訓(xùn),會計(jì)電算化人員分為三類:一類是信息系統(tǒng)的開發(fā)人員,負(fù)責(zé)完成會計(jì)軟件的開發(fā)工作;第二類是系統(tǒng)的應(yīng)用人員,負(fù)責(zé)使用和維護(hù);第三類是電算化系統(tǒng)的管理人員,負(fù)責(zé)單位會計(jì)電算化工作的組織、協(xié)調(diào)和管理,使其能健康地發(fā)展。電算化人才培訓(xùn)應(yīng)該以財(cái)會人員為主,對于不自行開發(fā)的單位來說,則應(yīng)該著重培養(yǎng)后面兩類人員。4.加強(qiáng)會計(jì)信息系統(tǒng)的安全性、保密性隨著會計(jì)電算化的普及與財(cái)務(wù)軟件功能的不斷增加,會計(jì)電算化工作也出現(xiàn)了一些新問題,為使會計(jì)電算化工作走上規(guī)范化的道路,應(yīng)建立健全內(nèi)部控制。系統(tǒng)操作員以外的操作人員只享有操作權(quán)限,加強(qiáng)對電算化系統(tǒng)