河源市第二中學(xué)檔案管理制度

河源市第二中學(xué)檔案管理制度第一章總則第一條為了加強(qiáng)本校的檔案管理工作，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》，結(jié)合我校實(shí)際，特制定本制度。第二條按照檔案集中統(tǒng)一管理的原則，凡是本校的檔案均由檔案室統(tǒng)一管理，不允許分散保存或個(gè)人據(jù)為己有。第三條河源市第二中學(xué)的全體教職工應(yīng)遵守本辦法，主動(dòng)承擔(dān)收集，整理，歸檔和保護(hù)檔案的義務(wù)。第四條檔案是學(xué)校的寶貴財(cái)富。檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，是反映和衡量學(xué)校整體水平的一個(gè)重要標(biāo)志。檔案工作應(yīng)納入學(xué)?？傮w發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃，納入學(xué)校管理制度和教職工的職責(zé)范圍，并作為考核內(nèi)容之一。檔案工作還應(yīng)做到四同步(布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收其它工作時(shí)，同時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作)。第二章管理體制及其機(jī)構(gòu)職責(zé)第五條本校檔案室由校長(zhǎng)分管，建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)指導(dǎo)、檢查和協(xié)調(diào)檔案工作。第六條校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組的組成與職責(zé)：(一)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組設(shè)正、副組長(zhǎng)和組員。校長(zhǎng)、副校長(zhǎng)，分別擔(dān)任正副組長(zhǎng)，委員由與檔案工作密切相關(guān)的職能部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任。(二)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)：指導(dǎo)全校檔案工作；協(xié)調(diào)各部門(mén)落實(shí)檔案工作“四同步”；負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督，檢查和考核；研究決定檔案工作等重大事宜；審議通過(guò)檔案工作計(jì)劃，總結(jié)等。第七條校檔案室既是保存和保護(hù)學(xué)校檔案的部門(mén)，同時(shí)又是開(kāi)發(fā)利用檔案資源的信息交流中心。檔案室的主要職責(zé)：(一)宣傳貫徹執(zhí)行《檔案法》等國(guó)家和地方關(guān)于檔案工作的法令，政策和規(guī)定；執(zhí)行上級(jí)主管部門(mén)下達(dá)的有關(guān)檔案工作的指令和規(guī)范。(二)負(fù)責(zé)規(guī)劃，協(xié)調(diào)全校檔案工作，對(duì)各部門(mén)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督，指導(dǎo)和檢查。(三)制訂和組織實(shí)施本校關(guān)于檔案工作的規(guī)章制度，履行依法治檔職責(zé)。(四)負(fù)責(zé)本校檔案和有關(guān)資料的收集，征集，整理，分類(lèi)，鑒定，保管，保護(hù)，統(tǒng)計(jì)等工作。(五)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。(六)開(kāi)展檔案宣傳，咨詢(xún)活動(dòng)，做好檔案利用工作，充分發(fā)揮檔案的功能，主動(dòng)為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)，為師生員工和社會(huì)服務(wù)。(七)開(kāi)展檔案編研工作和信息開(kāi)發(fā)交流工作，發(fā)揮檔案的信息源作用。(八)開(kāi)展檔案理論和檔案業(yè)務(wù)的研究，組織參加有關(guān)交流活動(dòng)。(九)組織全校專(zhuān)、兼職檔案人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)各部門(mén)兼職檔案人員的工作。(十)做好防盜、防火、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等“六防”工作，確保檔案安全。(十一)圍繞學(xué)校中心工作，完成學(xué)校交辦的任務(wù)。第八條學(xué)校各部門(mén)均有履行《檔案法》、做好本部門(mén)檔案工作的責(zé)任和義務(wù)。各部門(mén)的檔案工作由各部門(mén)的主任，年級(jí)工作組領(lǐng)導(dǎo)，并將檔案工作納入各部門(mén)工作職責(zé)范圍，并確定一名兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門(mén)具體的檔案工作(收集，整理，歸檔，利用工作)，做到人員落實(shí)，崗位落實(shí)，工作量落實(shí)，以保證檔案工作的具體落實(shí)。各部門(mén)兼職檔案員接受校綜合檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查。各部門(mén)工作人員都有配合檔案員做好自身檔案工作的職責(zé)。第三章文件材料的形成與歸檔第九條各類(lèi)文件材料的形成、積累、整理、歸檔是確保檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的基礎(chǔ)。每位專(zhuān)、兼職檔案員應(yīng)按照工作程序和《河源市第二中學(xué)各部門(mén)歸檔范圍》進(jìn)行材料的積累，并做到隨辦隨歸。第十條對(duì)于個(gè)人在從事學(xué)校工作的職責(zé)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種載體的文件材料，必須按照規(guī)定向校檔案管理部門(mén)移交，任何個(gè)人不能據(jù)為己有。對(duì)于個(gè)人在非職務(wù)活動(dòng)中形成的重要材料可按征集、代管、捐贈(zèng)的方式處理。第十一條學(xué)校實(shí)行部門(mén)歸檔制度，各部門(mén)均系歸檔單位，校檔案室按歸檔單位接收檔案。第十二條按照《河源市第二中學(xué)檔案分類(lèi)方案》本校檔案共分六大類(lèi)：黨群類(lèi)，行政類(lèi)，教學(xué)類(lèi)，財(cái)會(huì)類(lèi)，基建類(lèi)，特種載體類(lèi)等。第十三條歸檔要求學(xué)校按照相關(guān)規(guī)定的原則和方法，進(jìn)行以“件”為單位的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理，具體要求如下：(一)質(zhì)量要求1、各部門(mén)兼職檔案員定期根據(jù)本校制定的《河源市第二中學(xué)各部門(mén)歸檔范圍》，向材料負(fù)責(zé)人收取歸檔材料，材料收集要求齊全、完整、準(zhǔn)確。2、整理檔案應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，并按照《河源市第二中學(xué)檔案分類(lèi)方案》和《河源市第二中學(xué)檔案保管期限表》進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，區(qū)分保管期限并及時(shí)將辦理完畢的材料的標(biāo)題輸入計(jì)算機(jī)軟件中，按文件級(jí)整理，以盒裝的形式歸檔，并做到隨辦隨歸。3、學(xué)籍材料歸檔時(shí)以畢業(yè)時(shí)間、班級(jí)、姓名為標(biāo)題，把學(xué)籍卡、體育合格登記表、健康卡、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)證書(shū)存根等一整套材料作為一件歸檔。4、歸檔的文件材料同一類(lèi)的應(yīng)格式一致，裝訂工整，字跡圖像清晰，符合規(guī)范的要求。盒內(nèi)文件材料要求用黑色碳素墨水(或藍(lán)黑墨水)書(shū)寫(xiě)，禁止用圓珠筆，鉛筆或純藍(lán)墨水，禁用復(fù)寫(xiě)。歸檔的文件材料原則上要求必須是原件。5、卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破損文件要用紙裱糊。6、圖表、聲像材料必須配有文字說(shuō)明，標(biāo)明內(nèi)容、時(shí)間、作者。(二)時(shí)間要求各部門(mén)兼職檔案員需按規(guī)定時(shí)間整理歸檔并及時(shí)向檔案室移交。各類(lèi)檔案移交時(shí)，必須編寫(xiě)移交目錄，交接雙方根據(jù)移交目錄進(jìn)行核點(diǎn)，并履行簽字手續(xù)。1、文書(shū)檔案按年度歸檔，要求在次年的三月份前向檔案室移交。2、教學(xué)檔案按教學(xué)年度歸檔，(本年8月至次年7月止)要求在每學(xué)年結(jié)束前歸檔，十月底前向檔案室移交。3、會(huì)計(jì)檔案按會(huì)計(jì)年度歸檔，在次年三月底完成前一年檔案工作，可在財(cái)務(wù)室保管一年后移交檔案室。4、科技(基建、設(shè)備)檔案：在設(shè)備開(kāi)箱、工程竣工后歸檔。5、照片檔案在照片沖洗后，由攝影者交各部門(mén)兼職檔案員整理并編寫(xiě)文字說(shuō)明后連同底片于每學(xué)年結(jié)束前向檔案室移交。第四章檔案管理第十四條按照《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》、《河源市第二中學(xué)檔案保密制度》，對(duì)室藏檔案實(shí)行密級(jí)保管。第十五條按照《河源市第二中學(xué)檔案保管期限表》對(duì)檔案進(jìn)行保管期限的劃分。第十六條按照《河源市第二中學(xué)檔案統(tǒng)計(jì)制度》對(duì)檔案的收進(jìn)和移出，案卷數(shù)量，利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并定期上報(bào)主管部門(mén)。第十七條按照《河源市第二中學(xué)檔案庫(kù)房管理制度》，設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)庫(kù)房管理，定期進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，對(duì)于已破損，字跡不清的檔案及時(shí)搶救，發(fā)現(xiàn)隱患立即向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)解決。第十八條做好檔案管理的基礎(chǔ)工作，逐步實(shí)現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化和現(xiàn)代化管理。第五章檔案的開(kāi)放利用第十九條學(xué)校檔案室應(yīng)按照規(guī)定向全校和社會(huì)開(kāi)放檔案。檔案室開(kāi)放檔案，應(yīng)按《河源市第二中學(xué)檔案利用制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第二十條檔案室須為利用者提供便利和必要的檢索工具。第六章檔案的鑒定和銷(xiāo)毀第二十一條學(xué)校檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組依據(jù)《河源市第二中學(xué)檔案的鑒定和銷(xiāo)毀制度》對(duì)室藏檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)保管期限已滿(mǎn)的檔案，進(jìn)行銷(xiāo)毀。學(xué)校成立檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組，其職責(zé)是調(diào)整密級(jí)和保管期限，提出銷(xiāo)毀無(wú)保存價(jià)值檔案的意見(jiàn)，寫(xiě)出鑒定報(bào)告，并經(jīng)校長(zhǎng)簽字后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案，應(yīng)登記造冊(cè)，履行批準(zhǔn)手續(xù)，鑒定小組指定兩人以上進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人、批準(zhǔn)人和鑒定小組成員都要在銷(xiāo)毀檔案清冊(cè)上簽字。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得銷(xiāo)毀檔案。第七章檔案信息開(kāi)發(fā)與編研第二十二條檔案室應(yīng)積極提供有價(jià)值的檔案信息和編研成果，為學(xué)校的各項(xiàng)工作服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)。第八章檔案工作人員第二十三條檔案工作人員(包括專(zhuān)職和以做檔案工作為主的兼職人員)屬專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，按有關(guān)規(guī)定實(shí)行技術(shù)職務(wù)聘任制。第二十四條對(duì)檔案工作人員應(yīng)定編、定崗、定職、定責(zé)，按照《河源市第二中學(xué)檔案人員崗位責(zé)任制》規(guī)定進(jìn)行德、勤、能、績(jī)的考核，根據(jù)工作實(shí)績(jī)決定聘任。第九章考核，獎(jiǎng)勵(lì)和處罰第二十五條學(xué)校建立檔案工作檢查、考核、評(píng)估制度，對(duì)檔案工作先進(jìn)單位和個(gè)人(專(zhuān)、兼職)給予表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)。第二十六條對(duì)于違反《中華人民共和國(guó)檔案法》的行為，要按照規(guī)定上報(bào)執(zhí)法機(jī)關(guān)給以行政處罰。第十章附則第二十七條本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。2008年3月18日附件一：檔案主管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)一、負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)宣傳貫徹《檔案法》及《實(shí)施辦法》，抓好檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，不斷提高管理人員對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)和檔案管理素質(zhì)。二、自覺(jué)將檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程和目標(biāo)責(zé)任制，在研究、布置和檢查部門(mén)工作時(shí)，要將檔案工作作為一項(xiàng)重要內(nèi)容抓緊抓好抓落實(shí)。三、負(fù)責(zé)檢查和指導(dǎo)檔案年度、季度工作計(jì)劃的擬制和執(zhí)行，關(guān)心支持檔案室的建設(shè)與發(fā)展，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷開(kāi)創(chuàng)檔案工作新局面。四、負(fù)責(zé)檢查監(jiān)督檔案管理人員崗位責(zé)任制的執(zhí)行和檔案管理各項(xiàng)制度的落實(shí)，及時(shí)解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題。五、按時(shí)參加省、市召開(kāi)的檔案工作會(huì)議，及時(shí)布置、貫徹執(zhí)行上級(jí)機(jī)關(guān)會(huì)議、文件精神，聽(tīng)取檔案工作的匯報(bào)，并支持、關(guān)心和指導(dǎo)檔案室的工作。附件二：檔案工作人員崗位職責(zé)一、認(rèn)真學(xué)習(xí)宣傳貫徹《檔案法》，熱愛(ài)本職工作，忠于職守，遵守紀(jì)律，不斷提高思想政治素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平。二、負(fù)責(zé)本校檔案管理工作，包括檔案的接收、歸檔、整理、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、移交和銷(xiāo)毀工作，抓好每學(xué)期各部門(mén)的立卷歸檔工作，把好案卷質(zhì)量關(guān)。三、熟悉庫(kù)存檔案內(nèi)容，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源和開(kāi)展檔案利用工作，熱情、準(zhǔn)確、及時(shí)地為領(lǐng)導(dǎo)決策和各部門(mén)工作服務(wù)。四、負(fù)責(zé)本校各部門(mén)兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督。五、定期向校領(lǐng)導(dǎo)和主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況，認(rèn)真完成校領(lǐng)導(dǎo)和主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)交辦的有關(guān)事宜，主動(dòng)想方設(shè)法提高和改進(jìn)檔案管理工作。附件三：檔案管理人員保密守則一、嚴(yán)格遵守《保密法》和《保密守則》及安全保密制度。二、不得泄露黨和國(guó)家機(jī)密。三、嚴(yán)格管理涉密檔案，確保其安全。四、未經(jīng)批準(zhǔn)、不得查閱涉密檔案和傳播檔案內(nèi)容。五、不得私自摘抄、復(fù)印檔案材料和傳播檔案內(nèi)容。六、非密檔案人員不得接觸密檔。七、經(jīng)常檢查檔案安全，及時(shí)上報(bào)存在問(wèn)題。附件四：檔案接收制度一、檔案室應(yīng)依據(jù)歸檔范圍，按時(shí)認(rèn)真做好文件材料的移交接收工作，并與有關(guān)部門(mén)及人員辦理好移交接收登記手續(xù)。二、歸檔的文件材料必須齊全、完整，不完整、不準(zhǔn)確以及不符合歸檔要求的文件材料，檔案室應(yīng)要求有關(guān)部門(mén)和人員進(jìn)行補(bǔ)交、整理。三、接收時(shí)間：文書(shū)檔案應(yīng)在次年第一季度前移交接收；會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在財(cái)務(wù)處存放一年后移交接收；外出考察及參加各種會(huì)議的材料應(yīng)在回校后一周移交接收。附件五：檔案整理制度一、檔案的整理工作必須按照國(guó)家和省統(tǒng)一規(guī)定的原則和要求，根據(jù)其形成特點(diǎn)和規(guī)律進(jìn)行整理。二、根據(jù)國(guó)家檔案局的檔案分類(lèi)原則，結(jié)合本校實(shí)際，編制科學(xué)的檔案分類(lèi)方案。三、根據(jù)文件材料所反映的不同問(wèn)題，區(qū)別不同保管期限，進(jìn)行系統(tǒng)整理、合理組卷。四、經(jīng)過(guò)整理的檔案，必須保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。五、案卷的封面要采用國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式，并按規(guī)定填寫(xiě)。六、案卷編目要正確，案卷題名要簡(jiǎn)明，要準(zhǔn)確反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，書(shū)寫(xiě)要用毛筆或鋼筆，字跡要工整、清晰。附件六：檔案保管制度一、檔案室的檔案、資料要按門(mén)類(lèi)和載體進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)、排列、編號(hào)，柜子要排列有序。二、檔案室的庫(kù)房要堅(jiān)固，并有防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲(chóng)、防高溫等設(shè)施，要定期檢查檔案保管情況，對(duì)破損或字跡褪色的檔案要嚴(yán)密管理。三、庫(kù)房?jī)?nèi)各類(lèi)電器要保險(xiǎn)可靠，下班時(shí)要關(guān)閉電閘。庫(kù)內(nèi)嚴(yán)禁吸煙。四、檔案管理人員調(diào)閱、搬運(yùn)檔案資料時(shí)要輕拿輕放，嚴(yán)防揉搓、擠塞或撕裂檔案資料，以減少檔案的機(jī)械磨損。五、建立和完善全宗卷，并做好檔案的改進(jìn)、移交、利用等日常的登記、統(tǒng)計(jì)工作。六、要提高警惕，做好保衛(wèi)保密工作，嚴(yán)防任何盜竊和破壞檔案資料的事件發(fā)生。附件七：檔案借閱制度一、本學(xué)校工作人員因工作需要可以借閱庫(kù)存檔案。如果摘抄或復(fù)制機(jī)密文件，必須經(jīng)過(guò)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，借閱財(cái)務(wù)檔案資料須經(jīng)財(cái)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，報(bào)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能查閱；外單位來(lái)借閱本學(xué)校檔案必須持有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能借閱。借閱時(shí)必須履行借閱登記手續(xù)。二、借閱者查閱檔案要在檔案室、閱覽室或辦公室進(jìn)行。檔案一般不外借，需要外借的檔案要在五日內(nèi)歸還。如因工作需要延長(zhǎng)借閱期的，須再辦理借閱手續(xù)。超過(guò)借閱期的檔案，檔案人員應(yīng)對(duì)借閱者進(jìn)行催還。三、借閱檔案的部門(mén)和個(gè)人應(yīng)妥善保管好檔案，嚴(yán)禁在檔案上面亂寫(xiě)亂畫(huà)或自行拍照、摘錄、復(fù)印。如需復(fù)印，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不準(zhǔn)將檔案轉(zhuǎn)借他人或攜出本單位。四、案卷被借閱期間的保密與安全由借閱人負(fù)責(zé)，如遺失案卷，應(yīng)及時(shí)向檔案室匯報(bào)并積極查找，對(duì)由于不負(fù)責(zé)任而造成丟失或損壞的，要追究當(dāng)事人及其領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。五、借閱者歸還檔案時(shí)，檔案部門(mén)要仔細(xì)清點(diǎn)檢查。經(jīng)檢查無(wú)誤，由檔案人員簽收，注銷(xiāo)借閱登記手續(xù)，并及時(shí)將檔案放回原處。六、借閱檔案時(shí)，借閱人要根據(jù)案卷目錄索引填寫(xiě)檔案借閱卡片。檔案人員再根據(jù)卡片提供的柜號(hào)、保管期限迅速調(diào)出案卷，檔案工作人員必須熱情服務(wù)，為檔案開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造條件。七、檔案工作人員有責(zé)任了解借閱目的和利用效果，借閱人員有義務(wù)向檔案室介紹情況，并填寫(xiě)“檔案利用效果登記表”。附件八：檔案統(tǒng)計(jì)制度一、為了維護(hù)檔案的完整與安全，保證檔案工作質(zhì)量，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮其作用，對(duì)所保管的檔案要進(jìn)行定期統(tǒng)計(jì)。二、檔案室按規(guī)定填寫(xiě)檔案收進(jìn)、移交、保管、利用、銷(xiāo)毀檔案數(shù)量及檔案構(gòu)成等基本情況登記簿，并認(rèn)真進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，做好年報(bào)。三、建立檔案借閱登記、利用效果登記、庫(kù)房存量統(tǒng)計(jì)、銷(xiāo)毀情況統(tǒng)計(jì)，并對(duì)檔案利用效果進(jìn)行整理和分析。四、建立檔案員專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)內(nèi)容及時(shí)間記錄和工作情況統(tǒng)計(jì)。五、檔案工作人員要加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)工作的責(zé)任心和使命感，每年年底前將庫(kù)存檔案進(jìn)行核對(duì)、清理、準(zhǔn)確編制。嚴(yán)格按照上級(jí)規(guī)定的計(jì)量單位和報(bào)表格式填寫(xiě)檔案基本情況統(tǒng)計(jì)表，及時(shí)上報(bào)。附件九：檔案保密制度一、檔案工作人員要嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家的有關(guān)保密規(guī)定，牢固樹(shù)立保密意識(shí)，忠于職守，確保檔案的完整與安全。二、檔案工作人員應(yīng)全面掌握室藏檔案的密級(jí)情況，并準(zhǔn)確標(biāo)明，對(duì)機(jī)密檔案一定要按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行提供利用。三、查閱檔案資料要嚴(yán)格遵守借閱制度。調(diào)卷時(shí)應(yīng)由檔案員到庫(kù)房調(diào)取，任何人不能到庫(kù)房翻閱。四、檔案工作人員和檔案利用者對(duì)檔案的內(nèi)容要進(jìn)行保密，不準(zhǔn)攜帶檔案文件回家或出入公共場(chǎng)所。五、對(duì)需銷(xiāo)毀的文件材料及檔案應(yīng)嚴(yán)格按照檔案銷(xiāo)毀制度，登記造冊(cè)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由二人以上監(jiān)銷(xiāo)。五、檔案室要定期或不定期的進(jìn)行保密情況檢查，如發(fā)現(xiàn)有泄密情況，要及時(shí)報(bào)告有關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)，積極采取有效措施。附件十：檔案鑒定、銷(xiāo)毀、移交制度一、根據(jù)本學(xué)校檔案保管期限，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，核定保管期限。剔出無(wú)保存價(jià)值的檔案。檔案的保管期限規(guī)定為永久、定期兩種，定期分為長(zhǎng)期、短期。二、檔案的鑒定工作，應(yīng)在主管領(lǐng)導(dǎo)的主持下，由檔案室和有關(guān)部門(mén)組成鑒定小組共同鑒定。三、對(duì)需要銷(xiāo)毀的檔案，經(jīng)過(guò)鑒定，寫(xiě)出銷(xiāo)毀檔案報(bào)告，說(shuō)明銷(xiāo)毀理由、原保管期限，數(shù)量和簡(jiǎn)要內(nèi)容，并登記銷(xiāo)毀清冊(cè)，送主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可銷(xiāo)毀。四、銷(xiāo)毀檔案時(shí)，必須由鑒定小組派二人以上在指定地點(diǎn)監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)后，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，并注明銷(xiāo)毀的方式和日期，將批準(zhǔn)銷(xiāo)毀報(bào)告和銷(xiāo)毀清冊(cè)歸入全宗卷內(nèi)。五、絕對(duì)禁止把文件、資料當(dāng)作廢紙出售。六、檔案室應(yīng)將永久、定期保存的檔案按上級(jí)規(guī)定期限，連同案卷目錄（一式三份）和有關(guān)檢索工具，一并向上級(jí)檔案管理部門(mén)移交。附件十一：檔案庫(kù)房管理制度一、檔案庫(kù)房安裝防盜門(mén)窗，非檔案工作人員不得入內(nèi)，易燃易爆物品、與檔案無(wú)關(guān)的物品不準(zhǔn)入庫(kù)。二、庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，檔案工作人員下班前必須切斷庫(kù)房?jī)?nèi)所有電源，并備有滅火器，消除一切火災(zāi)隱患。三、庫(kù)房?jī)?nèi)備有空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、溫濕度計(jì)，每天記錄并及時(shí)調(diào)整庫(kù)內(nèi)溫濕度。四、保持庫(kù)房整潔、通風(fēng)，定期打掃衛(wèi)生，放置殺蟑滅鼠防霉藥劑，做好防塵、防蟲(chóng)工作。五、庫(kù)房使用節(jié)能燈或白熾燈，防止強(qiáng)光和紫外線(xiàn)對(duì)檔案的損害。六、庫(kù)房?jī)?nèi)柜具排列擺放要整齊合理。附件十二：文書(shū)檔案管理制度一、文書(shū)檔案是綜合反映學(xué)校各項(xiàng)工作的書(shū)面歷史材料，對(duì)學(xué)校開(kāi)展工作、制定計(jì)劃起著重要作用，必須認(rèn)真管理。二、需要?dú)w檔保存的文件材料種類(lèi)，參照《文件材料歸檔范圍與文書(shū)檔案保管期限表》。三、辦公室收接上級(jí)來(lái)文，要辦理登記手續(xù)，填寫(xiě)傳閱單，按批示行文后，由有關(guān)部門(mén)辦理歸檔、立卷，不交回辦公室。四、內(nèi)部傳閱文件，應(yīng)履行登記手續(xù)，傳閱文件的人對(duì)借閱的文件有保管責(zé)任，閱后應(yīng)及時(shí)歸還，防止泄密、丟失。領(lǐng)導(dǎo)傳閱文件只許直線(xiàn)傳閱，并在文件簿上簽字，禁止不經(jīng)文件管理單位登記橫向傳文件。五、各部門(mén)兼職檔案員負(fù)責(zé)收集整理本部門(mén)文件，并做好日常文件立卷管理工作。六、領(lǐng)導(dǎo)外出參加會(huì)議時(shí)領(lǐng)取的文件，內(nèi)容屬于學(xué)校全面工作的，由檔案室登記立案歸檔，并負(fù)責(zé)管理好。七、各部門(mén)要在每學(xué)期末，將本處室需立卷的文件收集齊全，立卷歸檔。八、各部門(mén)借閱檔案室案卷時(shí)，應(yīng)辦理調(diào)閱登記手續(xù)，用后及時(shí)送回檔案室，不得私自拆卷。九、學(xué)校和各處室召開(kāi)的各種會(huì)議（具有保存價(jià)值的文件）一律填寫(xiě)會(huì)議記錄表。會(huì)議內(nèi)容必須用鋼筆記錄，并使用統(tǒng)一的公文用紙。十、以學(xué)校名義向外發(fā)出的文件，需學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后方能打印、登記、留底、發(fā)出。各部門(mén)對(duì)發(fā)出的文件要登記，具有保存價(jià)值的材料要立卷歸檔。十一、各處室兼職檔案員要按學(xué)校下發(fā)的歸檔范圍將檔案收集齊全、分類(lèi)整理、立卷歸檔。要按要求填寫(xiě)卷內(nèi)目錄和全引目錄，移交時(shí)將檔案及全引目錄一并交學(xué)校檔案室。學(xué)校檔案室定期召開(kāi)各處室兼職檔案員會(huì)議，布置新學(xué)年檔案工作，下學(xué)年歸檔范圍和移交檔案的工作。附件十三：會(huì)計(jì)檔案管理制度一、會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)資料，必須嚴(yán)格按照財(cái)政部和國(guó)家檔案局制定的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，進(jìn)行科學(xué)管理，妥善保存，做到存放有序、查找方便。二、財(cái)務(wù)處的全部會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)處長(zhǎng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)裝訂、整理及造冊(cè)，財(cái)務(wù)處長(zhǎng)（或指定人員）負(fù)責(zé)保管，一年后移交檔案室保管。三、對(duì)記賬憑證，應(yīng)每月終了10日內(nèi)按編號(hào)順序裝訂成冊(cè)，裝盒保存。四、每年終了20日內(nèi)，要將全年所有賬簿集中整理，裝袋保存；所有會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)按順序裝訂成冊(cè)，妥善保存。附件十四：教學(xué)儀器設(shè)備檔案管理制度一、凡是價(jià)值在5000元以上的各種儀器設(shè)備都必須建檔。二、凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設(shè)備的購(gòu)置申請(qǐng)報(bào)告及批復(fù)文件，都要存入該儀器設(shè)備檔案內(nèi)。三、凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設(shè)備，到貨后后勤的兼職檔案人員要參加開(kāi)箱驗(yàn)收，詳細(xì)填寫(xiě)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，一式兩份，其中一份存檔。四、屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設(shè)備的全套隨機(jī)技術(shù)文件，儀器設(shè)備說(shuō)明書(shū)、樣本、圖紙、技術(shù)操作規(guī)程、合格證及安裝調(diào)試等材料，若系一式兩份，應(yīng)留一份存檔；只有一份的，將原件存檔，復(fù)印件隨機(jī)使用。五、已建檔的儀器設(shè)備在管理、使用、維修和改進(jìn)工作中形成的文件材料應(yīng)歸檔。六、后勤的兼職檔案員，負(fù)責(zé)儀器設(shè)備檔案的收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計(jì)工作。儀器設(shè)備檔案內(nèi)的文件材料，要按時(shí)間先后排列好，用鉛筆編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，有文字的頁(yè)面，都要編號(hào)，正面編在右上角，背面寫(xiě)在左上角，然后填寫(xiě)好卷內(nèi)目錄，一式三份，其中一份存檔，一份交檔案室，一份存總務(wù)處。檔案室負(fù)責(zé)督促、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。七、儀器設(shè)備檔案由總務(wù)處負(fù)責(zé)保管，應(yīng)有專(zhuān)用的柜櫥，做到完整安全，存放有序，查找方便。八、儀器設(shè)備檔案的原件一般不外借，如因特殊需要必須借用時(shí)，應(yīng)經(jīng)總務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)同意，并辦理借閱手續(xù)。借出的檔案材料，借用人要妥善保管，不得毀壞和遺失，并按期歸還，如有損壞、遺失，由借用人負(fù)責(zé)。附件十五：聲像檔案歸檔制度一、規(guī)定要求1.指定專(zhuān)人攝影、錄音，加工后將其保存。2.上級(jí)單位和新聞單位來(lái)本校視察、指導(dǎo)工作的攝影、錄音、錄像片，由錄辦人員收集齊全，立卷保管。二、規(guī)定時(shí)間在平時(shí)收集整理的基礎(chǔ)上，相關(guān)人員每年2月底向檔案室移交目錄一份。三、歸檔范圍和保管期限聲像檔案是指在各項(xiàng)工作中形成的錄音帶、錄像帶、光盤(pán)等，保管的期限為：1.記錄學(xué)校黨政工團(tuán)重大會(huì)議、重大活動(dòng)的聲像資料。（永久）2.各級(jí)先進(jìn)人物、各項(xiàng)重大活動(dòng)的錄像。（永久）3.省市區(qū)領(lǐng)導(dǎo)及各界人物來(lái)校視察工作時(shí)的錄像。（永久）4.省市區(qū)主要領(lǐng)導(dǎo)、名人的題詞、贈(zèng)畫(huà)錄像。（永久）5.組織教學(xué)公開(kāi)課、評(píng)優(yōu)課的現(xiàn)場(chǎng)錄音、錄像。（長(zhǎng)期）附件十六：實(shí)物檔案歸檔制度一、歸檔要求本單位和各部門(mén)榮獲的市區(qū)以上的獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)杯、證書(shū)、獎(jiǎng)狀等獎(jiǎng)品