人事檔案規(guī)范化管理

人事檔案規(guī)范化管理人事檔案規(guī)范化管理的含義

人事檔案規(guī)范化管理是指根據(jù)組織、人事、勞動(dòng)等部門的現(xiàn)實(shí)要求，科學(xué)地、系統(tǒng)地、動(dòng)態(tài)地管理人事檔案，使人事檔案發(fā)揮更

大效能，更好地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服

務(wù)。1、管檔人員業(yè)務(wù)要“精”

A鼓勵(lì)管檔人員參加各種層次的檔案業(yè)務(wù)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)信息安全等培訓(xùn)，系統(tǒng)學(xué)習(xí)干部人事檔案管理知識(shí)

B定期組織管檔人員學(xué)習(xí)《檔案法》《保密法》《干部檔案工作條例》等法律法規(guī)

C在檔案整理、核查等工作中，采用現(xiàn)場指導(dǎo)和以干代培等形式，提高了管檔人員的實(shí)際操作能力2、檔案材料收集要“全”

A普遍性材料的收集。主要是鑒定、考核、黨團(tuán)、任免類材料，包括干部履歷表、年度考核表，工資調(diào)整表等。

B階段性材料的收集。主要是黨代會(huì)、學(xué)歷、職稱評(píng)審等材料。

C特殊性材料的收集。主要是政審、獎(jiǎng)懲等材料。3、檔案材料鑒別要“細(xì)”四不收：無審批時(shí)間、缺少章印的不收； 純藍(lán)圓珠筆書寫或復(fù)寫紙書寫而無原件的不收；涂、改、劃或偽造的不收；沒有組織審查意見的不收。4、檔案材料整理要“齊”

五個(gè)統(tǒng)一：檔案用品統(tǒng)一、整理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、操作方法統(tǒng)一、排序編目統(tǒng)一、檔案質(zhì)量

統(tǒng)一5、檔案材料保管要“嚴(yán)”

進(jìn)一步建立健全干部人事檔案保管、保密、查借閱、轉(zhuǎn)遞等制度。

及時(shí)進(jìn)行材料收集、查閱借閱、檔案轉(zhuǎn)遞的臺(tái)賬登記，做到手續(xù)齊全，賬冊(cè)清楚，避免了工作中的漏洞和隨意性。6、檔案資源服務(wù)要“優(yōu)”

A在干部聘用、職稱晉升、合同續(xù)簽、工改、退休等工作中，管檔人員既堅(jiān)持原則，又熱情服務(wù)，對(duì)查閱者不清楚的問題，主動(dòng)解釋，直到滿意為止，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供了可靠依據(jù)。

B建立了人事檔案管理信息系統(tǒng)和干部信息庫，將干部的基本情況和簡歷等錄入系統(tǒng)，定期充實(shí)更新，實(shí)現(xiàn)了干部信息的查詢、

分析、統(tǒng)計(jì)微機(jī)化管理。人事檔案規(guī)范化管理的特征科學(xué)性系統(tǒng)性動(dòng)態(tài)性人事檔案作為國家檔案的重要組成部分具有5個(gè)方面的特點(diǎn),即:完整性、動(dòng)態(tài)性、機(jī)密性、現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性。1、完整性

為了保證人事檔案的完整性,在日常工作中,要特別注意人事檔案收集工作,因?yàn)槭占ぷ魇侨耸聶n案工作的首要環(huán)節(jié),它是解決人事檔案材料分散形成與集中保管矛盾的唯一手段。在立卷前,需要廣泛收集歸檔資料,立卷后需要不斷充實(shí)新的內(nèi)容。

例如,剛剛分配來大學(xué)生或者新調(diào)來的人員則要求他及時(shí)地填寫干部履歷表,要求他們移交一些證書,比如外語等級(jí)考試證書、獲獎(jiǎng)證書等資料。在委機(jī)關(guān)職工人事檔案工作中,有人入黨了,則到黨委去收集入黨材料;有人入團(tuán)了,則到團(tuán)委去收集入團(tuán)材料;有的人去世了,則要搜集個(gè)人生平材料;有的干部職務(wù)變動(dòng)了,則要及時(shí)把其任免材料歸檔。通過這些工作,保證了個(gè)人人事檔案的完整性。2、動(dòng)態(tài)性人事檔案一旦建立,就始終處于動(dòng)態(tài)之中,人事檔案需要不斷地補(bǔ)充新材料,以適應(yīng)工作的需要,力求縮短人事檔案與人事實(shí)際工作情況的時(shí)間差,這就要人事檔案必須打孔裝訂,以滿足隨時(shí)補(bǔ)充新檔案材料的需要。三、機(jī)密性

人事檔案的內(nèi)容涉及個(gè)人和他人的歷史、

政治、社會(huì)關(guān)系甚至個(gè)人隱私等各方面的

情況,有的從側(cè)面反映一些重要?dú)v史事件等,只能由組織上掌握和保存。人事檔案在相

當(dāng)長的一段時(shí)間內(nèi)是保密的,不宜對(duì)外公開。人事檔案屬于國家機(jī)密,任何人不得泄漏和

私自保存他人的人事檔案,不得無條件向社

會(huì)提供服務(wù)。在個(gè)人檔案的借閱中,要注意

保密工作,盡量給借閱者一個(gè)幽雅的環(huán)境,避開兩人同時(shí)借閱,造成不必要的誤會(huì)。四、現(xiàn)實(shí)性

人事檔案的現(xiàn)實(shí)性是非常明顯的。人事檔案是黨組織和人事部門歷史地、全面地考察了解和選拔任用干部的一個(gè)重要依據(jù)。人事檔案能夠?yàn)槁鋵?shí)干部政策、調(diào)整工資級(jí)別、解決生活待遇、更改參加工資時(shí)間、澄清有關(guān)問題等提供可靠依據(jù)。五、真實(shí)性

人事檔案的真實(shí)性是干部檔案現(xiàn)實(shí)性的前

提和基礎(chǔ)。真實(shí)性是人事檔案的生命,必須

客觀地反映干部個(gè)人的本來面貌,做到整體、個(gè)人材料客觀真實(shí),真正為用人單位提供優(yōu)

質(zhì)服務(wù)。人事檔案規(guī)范化管理的目標(biāo)收集完整鑒別準(zhǔn)確整理有序保管安全利用方便干部人事檔案現(xiàn)狀干部人事檔案是反映干部成長過程、文化水平、工作經(jīng)歷、工作業(yè)績、思想品德等信息的重要載體，也

是組織人事管理和使用干部的重要依據(jù)。長期存在

一些問題：一是材料不全。部分檔案中反映干部基

本情況的履歷、考核、學(xué)歷等項(xiàng)材料有空缺，尤其是一些表彰和處分材料散失較多。二是內(nèi)容記載不

準(zhǔn)確、不統(tǒng)一。特別是干部的“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷）記載多樣，個(gè)別干部的年齡越

填越小，參加工作時(shí)間越來越早，文化程度越來越

高。三是填寫不規(guī)范。許多單位報(bào)送的個(gè)人履歷表、自傳等不規(guī)范，需要填寫的內(nèi)容沒有填全，并且未

加蓋部門公章。四是用紙不統(tǒng)一。紙張形式多樣，

大小不一，顏色不同。一、加強(qiáng)責(zé)任監(jiān)管1、強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)職能。2、提高檔案人員的素質(zhì)。3、建立健全監(jiān)管機(jī)制。二、仔細(xì)查遺補(bǔ)缺1、全面把好材料審核關(guān)。

2、重點(diǎn)把好“三齡一歷”(年齡、黨齡、工齡和學(xué)歷學(xué)位)關(guān)。3、集中做好缺失材料的補(bǔ)充。三、精心規(guī)范整理1、檔案修裱環(huán)節(jié)。人事檔案規(guī)范化管理的途徑加強(qiáng)人事檔案法規(guī)體系和制度建設(shè)積極開展人事檔案工作目標(biāo)管理活動(dòng)促進(jìn)人事檔案部門的干部隊(duì)伍建設(shè)一、當(dāng)前干部人事檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀分析

現(xiàn)行的干部人事檔案多數(shù)仍是紙質(zhì)檔案，管理模式、方法明顯滯后于時(shí)代發(fā)展，影響干部工作效率。個(gè)人檔案信息不全、不準(zhǔn)確、更新不及時(shí)等問題，甚至存在干部信息間相互矛盾或數(shù)據(jù)出入較大；最嚴(yán)重的是如遇火災(zāi)、洪災(zāi)、地震等重大災(zāi)害或因其他原因，致使檔案損壞或丟失，難以或無法彌補(bǔ)和恢復(fù)。二、加快干部人事檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容1建立干部人事檔案電子信息系統(tǒng)由組織人事部門牽頭，抽調(diào)各級(jí)檔案管理人

員并經(jīng)過專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)之后，統(tǒng)一組織，集中

處理，共同審核，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)

備和現(xiàn)代技術(shù)，將干部現(xiàn)存檔案資料整理輸入微

機(jī)，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字圖片、聲像資

料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，使干部檔案數(shù)據(jù)化、信息化，以便于人事信息的查閱流轉(zhuǎn)。按管理權(quán)限，逐層

逐級(jí)建立干部人事檔案局域網(wǎng)，通過局域網(wǎng)之間

的相互聯(lián)結(jié)，實(shí)行干部檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。2、推進(jìn)干部人事檔案信息化管理的主要目標(biāo)建 立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實(shí)施動(dòng)態(tài)和無紙化管理。要利用現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將常用的檔案資料、表格等制成PDF文件或用制成JPG格式的圖片文件，使干部檔案數(shù)據(jù)化、信息化，在檔案的查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)等日常工作方面實(shí)行微機(jī)化操作。也可減少紙質(zhì)案卷因磨損而造成的毀壞，達(dá)到長期保存使用的目的。實(shí)施檔案自動(dòng)化管理。三、推進(jìn)干部人事檔案工作制度化規(guī)范化信息化建設(shè)干部人事檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)干部人事檔案信息管理系統(tǒng)，抓好應(yīng)用，充分發(fā)揮干部檔案在公道正派選人用人上的重要作用；及時(shí)做好信息更新工作，做到干部信息的同步更新、準(zhǔn)確無誤；抓好安全措施，做好數(shù)據(jù)備份和保密工作，防患于未然；規(guī)范查借閱檔案程序，明確職責(zé)，建立健全各項(xiàng)管理制度。積極推進(jìn)干部人事檔案工作的規(guī)范化、制度化和信息化建設(shè)。四、現(xiàn)代人事檔案管理需要信息化的支持

1加快人事檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，滿足利用需求深化人事檔案信息資源的開發(fā)利用，提高人事檔案工作的效率，滿足利用者的需求，保護(hù)實(shí)體檔案，建成技術(shù)先進(jìn)、功能完善的人事檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，以實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部管理部門、單位之間以及上級(jí)主管部門對(duì)全國人事檔案信息資源的共享。

2、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，構(gòu)建信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源共享實(shí)施人事檔案現(xiàn)代化，首先是在人事管理機(jī)構(gòu)中設(shè)置信息中心，履行人事管理信息化的指導(dǎo)和技術(shù)支持職能。充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，以信息中心為樞紐，對(duì)信息需求者實(shí)行授權(quán)和分等級(jí)開放，實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)的良性循環(huán)。3、遵循安全性原則，檔案信息動(dòng)態(tài)化管理人事檔案信息的安全主要是檔案信息存儲(chǔ)安全

和利用安全。要采取有效措施和技術(shù)手段，建立

檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制。在技術(shù)安全管理方面，應(yīng)做到檔案內(nèi)部局域網(wǎng)通VYN與外網(wǎng)連接，以保

證安全。人事檔案管理應(yīng)該對(duì)人事檔案信息實(shí)行

動(dòng)態(tài)化管理和維護(hù)，探索建立電子人事檔案的新

途徑，通過現(xiàn)代化手段建立人才業(yè)績跟蹤系統(tǒng)，

不斷提升人事檔案的使用價(jià)值。4、增強(qiáng)人事檔案的時(shí)效性與真實(shí)性加強(qiáng)人事檔案的動(dòng)態(tài)性管理，定期對(duì)原有的人事檔案進(jìn)行審核鑒定，剔除無保存價(jià)值的內(nèi)容，補(bǔ)充新的內(nèi)容，方便人力資源管理部門了解和認(rèn)識(shí)一個(gè)人的全部實(shí)際情況。擴(kuò)展信息量，形成完備的信息管理體系和處理系統(tǒng)，提高整體使用水平。樹人立生質(zhì)得量意法須制盡觀歡念，、莫提使高金全樽員空質(zhì)對(duì)量月意。:53/17/0225:05:04PM217:5:417:5:417識(shí)。22.3.1722.3.17Thur202,y71hcraM2,ads安加全強(qiáng)象交只通弓建，設(shè)不管拉理它，就確松保，工要程想建保設(shè)安質(zhì)全量，。hursda,March17,2022y17:5:417:5:417:5T常把弓弦繃。22.3.1717:5:42-raMa-7122-r2M5:71

安踏全實(shí)在肯于干心，細(xì)努，力事奮故斗出。2022-03-17在下麻午5痹時(shí)5。分March17,202222.3.71722.3.1717:5:41:5:422.3.1722.3.17追嚴(yán)求格至把善控憑質(zhì)技量術(shù)關(guān)開，拓讓市生場產(chǎn)，更憑加管有理保障增創(chuàng)。2202年效3月益下，午憑5時(shí)服5分務(wù)2022722.3.171:5March17,樹立形象。2202年3月71日星期四下午5時(shí)5分4秒3.1224:5:71.7

作好業(yè)的標(biāo)事準(zhǔn)情記馬得上牢就，會(huì)駕到輕來就，熟一除切煩都惱是最。0222年好3月的71日安星排期。四下5時(shí)午55分時(shí)45秒分2ch205217::417Mar4秒下午5時(shí)5分17:5:422.3.17一牢馬記當(dāng)安先全，之全責(zé)員，舉善績謀，安梅全開之二策度，，力業(yè)務(wù)績安保全底之。實(shí)22.3.1722.3.1717:517:522-raM:5:74:14。2022年3月17日星期四5時(shí)5分4秒Thursday,March17,2022相信相信得力量。22.3.172022年3月17日星期四5時(shí)5分4秒22.3.17謝謝大家！樹人立生質(zhì)得量意法須制盡觀歡念，、莫提使高金全樽員空質(zhì)對(duì)量月意。:53/17/0225:05:04PM217:5:417:5:417識(shí)。22.3.1722.3.17Thur202,y71hcraM2,ads安加全強(qiáng)象交只通弓建，設(shè)不管拉理它，就確松保，工要程想建保設(shè)安質(zhì)全量，。hursda,March17,2022y17:5:417:5:417:5T常把弓弦繃。22.3.1717:5:42-raMa-7122-r2M5:71

安踏全實(shí)在肯于干心，細(xì)努，力事奮故斗出。2022-03-17在下麻午5痹時(shí)5。分March17,202222.3.71722.3.1717:5:41:5:422.3.1722.3.17追按求章至操善作憑莫技亂術(shù)改開，拓合市理場建，議憑提管出來理。增2022年創(chuàng)3月效下益午，5時(shí)憑5分服7,2022722.3.171:5March1務(wù)樹立形象。2202年3月71日星期四下午5時(shí)5分4秒3.1224:5:71.7

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