公司檔案管理辦法

檔案管理辦法目的為規(guī)范公司各部門文件檔案管理工作，保證文件檔案的完整性及保密性，杜絕資料流失，以更好的為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，特制定本辦法。管理范圍凡公司各部門在工作活動(dòng)中形成具有考察利用價(jià)值的文件材料以及反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理、法律糾紛及工程建設(shè)等活動(dòng)中各類文件資料（包含多媒體資料）或合同均屬檔案室檔案管理范圍；工作活動(dòng)中涉及金融財(cái)稅方面的資料，由財(cái)務(wù)部保存原件，復(fù)印件交由檔案室；屬于人事方面的資料及勞務(wù)合同，由人事行政部保存原件并歸檔檔案室；屬于其他工作活動(dòng)事項(xiàng)的文件，由相關(guān)部門保存復(fù)印件，原件交由檔案室；除勞務(wù)合同相關(guān)外，所有活動(dòng)事項(xiàng)中的各類合同，在條件允許情況下原件應(yīng)交由執(zhí)行部門、財(cái)務(wù)部與檔案室各持一份保管（原件未交由檔案室保管的應(yīng)交復(fù)印件）；凡公司工作活動(dòng)中收到的外來文件、函件承辦后均要及時(shí)交檔案室歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留復(fù)件或底稿交由檔案室歸檔備查。檔案接收與歸檔接收資料檔案均應(yīng)在活動(dòng)完成后一月內(nèi)交由檔案室；接收的資料檔案應(yīng)完整齊全、無缺損、無污漬；接收檔案分類參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類為三大類十二小類，級(jí)別分為三級(jí)（秘密、機(jī)密、絕密，強(qiáng)度依次加強(qiáng)）；各類檔案材料應(yīng)在接收時(shí)進(jìn)行密級(jí)劃分，已標(biāo)有密級(jí)的，一律按原密級(jí)劃分，密級(jí)標(biāo)識(shí)在檔案袋右上方；分類、分級(jí)詳細(xì)見附件；檔案接收人員應(yīng)當(dāng)場(chǎng)清點(diǎn)，確認(rèn)無誤后檔案接收人應(yīng)在接收薄上寫明文件名稱、種類、級(jí)別、份數(shù)、頁數(shù)、時(shí)間，并讓交件人簽字在接收薄上。除紙質(zhì)接收薄登記以外還應(yīng)在電子接收臺(tái)賬上登記；檔案室接收文件的要求參照管理范圍，原件不由檔案室保存的，其復(fù)印件或抄送件要求加蓋鮮章的，則必須加蓋后方可接收；不滿足接收要求的文件資料，檔案室則拒絕接收。歸檔凡交由檔案室管理的文件資料均應(yīng)歸檔管理，歸檔后的文件資料應(yīng)由檔案管理人員在紙質(zhì)與電子版歸檔目錄登記；應(yīng)歸檔的文件資料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，立在一起，不得分開，合一歸檔；文件資料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列；不同年度的文件一般不得放在一起歸檔；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年；歸檔應(yīng)在接收后一月內(nèi)完成立卷，不能立卷的應(yīng)做好保管分類；立卷檔案必須附帶案卷目錄；目錄需按照編號(hào)要求和順序清楚填寫（歸檔后檔案編號(hào)編制規(guī)則見附件）；歸檔的文書檔案按“件”整理；電子多媒體、實(shí)物檔案按“件”整理；科技檔案按“卷”整理；會(huì)計(jì)檔案按“盒（卷）”整理；歸檔后案卷均結(jié)合實(shí)際并按照GB/T9705-2008《文書檔案案卷格式》要求進(jìn)行整理。檔案的利用公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者根據(jù)分級(jí)權(quán)限借閱，并登記借閱臺(tái)賬；秘密級(jí)別檔案公司內(nèi)部人員均可借閱，機(jī)密級(jí)別的檔案借閱要由部門負(fù)責(zé)人及人事行政部簽字允許方可借閱，絕密文檔的借閱必須由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)；檔案借閱的最長期限為一周；對(duì)借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報(bào)告，報(bào)總經(jīng)理處理；必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào)，追求責(zé)任；不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等，不得在卷宗目錄涂改或撕毀；不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)分級(jí)權(quán)限所對(duì)應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制；必須愛護(hù)檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號(hào)等；不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專人專用；用畢按時(shí)歸還，如需延長借閱時(shí)間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。歸還時(shí)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)面及時(shí)清點(diǎn)檢查，無誤后方可確認(rèn)歸還并登記。檔案保管檔案保管按照分級(jí)分為三個(gè)期限：一級(jí)秘密10年，二級(jí)機(jī)密15年，三級(jí)絕密永久；臺(tái)賬登記薄等均按照檔案要求保管，分級(jí)為秘密，保管期限為15年；檔案保管到期后因需要延長的，可向檔案分級(jí)權(quán)限負(fù)責(zé)人申請(qǐng)延長所需年限；檔案保管到期后經(jīng)總經(jīng)理和各部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)銷毀清單，檔案管理人員再根據(jù)清單對(duì)檔案進(jìn)行銷毀登記，登記后由人事行政部派專人同檔案室管理人員一同銷毀。檔案日常保管應(yīng)注意防蟲防潮防盜，定期清點(diǎn)清理并做好相應(yīng)措施。附件：1.檔案分類說明2.檔案級(jí)別權(quán)限對(duì)應(yīng)表3.封面檔號(hào)及卷內(nèi)目錄編制規(guī)則4.工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則5.文書檔案案卷格式附件1：檔案分類說明參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》結(jié)合本公司實(shí)際進(jìn)行簡(jiǎn)化優(yōu)化分類。文書檔案:黨群工作類:黨務(wù)工作、組織工作、宣傳工作、紀(jì)檢工作、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作、協(xié)會(huì)工作等；行政管理類：行政事務(wù)、治安保衛(wèi)、審計(jì)工作、醫(yī)療衛(wèi)生、后勤福利、外事工作等

（3）經(jīng)營管理類：經(jīng)營決策、計(jì)劃工作、物資管理、企業(yè)管理等

（4）生產(chǎn)管理類：生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量管理、能源管理、安全管理、科技管理、環(huán)境保護(hù)、計(jì)量工作、標(biāo)準(zhǔn)化工作、檔案與信息管理、基建管理、設(shè)備管理、合同等科技檔案

（1）產(chǎn)品文字材料：各種任務(wù)書、建議書、協(xié)議書、說明書、鑒定書、試驗(yàn)大綱、試驗(yàn)報(bào)告、分析報(bào)告、審查報(bào)告、運(yùn)行報(bào)告、總結(jié)、產(chǎn)品圖樣等

（2）科研文字材料：各種合同（協(xié)議書）、任務(wù)書、科研報(bào)告、調(diào)查報(bào)告、開題報(bào)告、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、鑒定證書、發(fā)明申請(qǐng)書等

（3）基建文字材料：各種建議書、任務(wù)書、計(jì)算書、開工報(bào)告、概（預(yù)、決）算、檢驗(yàn)分析材料、施工圖樣等

（4）設(shè)備文字材料：各種申請(qǐng)書、說明書、技術(shù)規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)規(guī)程、設(shè)備圖樣等專門檔案財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)原始憑證和報(bào)表中所附的各種借據(jù)、書面證明材料、分析報(bào)告等；人事檔案：職工的招聘、履歷、培訓(xùn)、勞務(wù)合同、保險(xiǎn)資料等；電子檔案：多媒體資料等；法務(wù)檔案：涉及法律活動(dòng)的的資料檔案。附件2：檔案級(jí)別權(quán)限對(duì)應(yīng)表級(jí)別對(duì)應(yīng)類型權(quán)限（借閱批準(zhǔn)）1級(jí)：秘密文書檔案類（除設(shè)備管理及合同類），其中經(jīng)營決策為公開決策。全體在職公司員工2級(jí)：機(jī)密科技檔案類、專門檔案類、設(shè)備管理及合同類，其中專門檔案類可根據(jù)要求提高級(jí)別。各部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、總副經(jīng)理3級(jí)：絕密不公開經(jīng)營決策、重大保密經(jīng)濟(jì)合同、專門檔案類要求提高級(jí)別的檔案總副經(jīng)理附件3：封面檔號(hào)及卷內(nèi)目錄編制規(guī)則根據(jù)《工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》、GB/T9705-2008《文書檔案案卷格式》結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)其中封面檔號(hào)及卷內(nèi)目錄編制規(guī)則進(jìn)行優(yōu)化。封面檔號(hào)由全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)、案卷號(hào)（件號(hào)）、頁號(hào)組成。全宗號(hào)為公司