天地控股會議管理制度1

天地控股例會管理制度一、目的為了全面提升公司的會議管理水平，使公司的會議管理工作規(guī)范化、有序化，加強企業(yè)內(nèi)部各項管理的工作質(zhì)量、工作進度，實現(xiàn)有效管理，促進公司各部門之間的溝通和協(xié)調(diào)，提高公司會議決策的效率，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部會議管理。三、會議組織（一）、例會形式：1、房地產(chǎn)集團例會2、行政板塊例會3、總裁例會（二）、例會日程安排：會議名稱時間地點參加人員備注房地產(chǎn)集團例會每月雙周周五下午兩點17層會議室地產(chǎn)各項目相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)地產(chǎn)負責(zé)人主持行政板塊例會每月第二周周四下午兩點15層會議室行政板塊負責(zé)人行政負責(zé)人主持總裁例會每月第三周周四下午兩點17層會議室B級（含）以上領(lǐng)導(dǎo)行政負責(zé)人主持四、會議管理（一）、會議準(zhǔn)備1．明確參會人員。2．選擇開會地點。會場環(huán)境要干凈、整潔、安靜、通風(fēng)、照明效果好、室溫適中等。3．會議日程安排。組織部門要將會議的舉辦時間事先告知與會人員，保證與會人員能準(zhǔn)時參加會議。（二）、會場布置一般情況下，會場布置應(yīng)包括落實會場，會議本、筆和飲水機配備，座位放置，音響和設(shè)備安置等。會場布置和服務(wù)如有特殊要求的按特殊要求準(zhǔn)備。（三）、會議通知會議通知應(yīng)包括參加人員名單、會期、報到時間、地點、需要準(zhǔn)備的事項及要求等內(nèi)容。一般以電話方式通知。會議通知單召開會議部門會議組織部門會議召開時間會議結(jié)束時間會議議題參會人員注意事項會議組織部門的聯(lián)系方式（四）、會中管理1．人員簽到管理會議組織部門應(yīng)編制“會議簽到表”，參會人員在預(yù)先準(zhǔn)備的“簽到表”上簽名以示到會。2．會場服務(wù)會議記錄人員應(yīng)具有良好的文字功底和邏輯思維能力，能獨立記錄并具有較強的匯總概括能力。會議記錄應(yīng)完整、準(zhǔn)確，字跡應(yīng)清晰可辨。（五）、會后管理1．會后管理主要包括整理會議記錄，形成紀(jì)要和決議等結(jié)論性文件，檢查落實會議精神，分發(fā)材料，存檔及會務(wù)總結(jié)等工作。2．會議記錄人員應(yīng)在3個工作日內(nèi)草擬會議紀(jì)要，經(jīng)相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)審核后，由會議相關(guān)副總裁和總裁簽發(fā)。會議紀(jì)要應(yīng)充分體現(xiàn)會議精神，并具有較強的可操作性。3．會議記錄人員應(yīng)應(yīng)遵守以下規(guī)定：（1）、以專用會議記錄格式做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據(jù)需要整理會議紀(jì)要。（2）、會議記錄應(yīng)盡量采用實錄風(fēng)格，確保記錄的原始性。（3）、對會議已議決事項，應(yīng)在原始記錄中括號注明“議決”字樣。（4）、會議原始記錄應(yīng)于會議后3個工作日內(nèi)審核簽發(fā)。（5）、做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將經(jīng)主持人核準(zhǔn)的《會議簽到表》的考勤記錄報考勤人員。五、會議安排（一）、公司經(jīng)常性的會議一律實行例會制，原則上按例行規(guī)定的時間、地點和內(nèi)容組織召開。會議內(nèi)容說明會議類型內(nèi)容房地產(chǎn)集團例會匯報近期工作完成情況；著重介紹執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題；與會人員共同討論改進對策、落實負責(zé)人和具體完成時間；根據(jù)工作要求和工程進度提出下階段的工作計劃。行政板塊例會匯報近期工作完成情況；著重介紹執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和溝通解決辦法；根據(jù)工作要求和工程進度提出下階段的工作計劃?？偛美龝ǘ?、其他會議的安排1．對于已列入《會議計劃》的會議，如需改期或遇特殊情況需安排其他會議時，會議召集部門應(yīng)提前天報請行政部并經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意。2．對于參加人員相同、內(nèi)容接近、時間段雷同的會議，公司有權(quán)安排合并召開。3．各部門會期必須服從公司統(tǒng)一安排，各部門小會不應(yīng)安排在與公司例會同期召開（與會人員不發(fā)生時間沖突的除外），應(yīng)堅持小會服從大會、局部服從整體的原則，因突發(fā)事件而召集的緊急會議不受此限。六、會議注意事項1．嚴(yán)格遵守會議時間；2．發(fā)言內(nèi)容是否偏離議題，匯報內(nèi)容要真實、具體、準(zhǔn)確；3．發(fā)言目的是否出于個人利益；4．全體人員是否專心聆聽發(fā)言；5．發(fā)言者是否過于集中針對某些人；發(fā)言內(nèi)容是否朝著結(jié)論推進；遵循會議主持人對議程控制的要；未經(jīng)與會領(lǐng)導(dǎo)同意或沒有特殊原因不要中途離席。會議要求：1、參會人員不得缺席、遲到、早退、中途離場；2、特殊情況需請假者，必須提前向本次會議的副總裁請假并告知組織部門；3、參會人員通訊工具應(yīng)調(diào)為無聲或關(guān)機狀態(tài)，若有重要來電，請示意主持者，批準(zhǔn)后可外出接聽；4、參會人員發(fā)言必須簡單扼要，必須要做到提前準(zhǔn)備；5、會議需所有到會者簽到登記，登記表行政管理部和人力資源部共同留存；6、對應(yīng)參會而未參會人員組織部門應(yīng)將會議內(nèi)容進行及時告知；7、以上要求將作為參加人員績效考核的一個方面。八、會議室日常管理1、會議室由行政管理部指定專人（前臺）負責(zé)管理，統(tǒng)一安排使用。2、各部門若需使用會議室，需提前1天以上向行政部提交申請，由行政部統(tǒng)一安排。會議室使用申請表申請使用部門經(jīng)手人日期召開會議時間會議名稱參會人數(shù)會議室備注申請部門領(lǐng)導(dǎo)意見前臺意見行政管理部意見3、各部門在使用會議室的過程中，要注意保持衛(wèi)生，禁止吸煙，愛護室內(nèi)設(shè)備，使用完畢關(guān)閉會議室設(shè)施、鎖門并將鑰匙立即交回前臺。4、未征得公司領(lǐng)導(dǎo)同意并經(jīng)行政管理部確認(rèn)，任何人不得將會議室內(nèi)所使用的設(shè)備、工具、辦公用品拿出會議室或挪作他用。5、會議室的環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)督工作由行政管理部派專人負責(zé)，在每次會議召開前后均要認(rèn)真打掃，并做好日常清潔工作。6、會議室使用完畢后，應(yīng)隨時關(guān)閉門、窗和全部設(shè)施設(shè)備電源，切實做好防火、防盜及其他安全工作。7、會議室的鑰匙由行政管理部前臺負責(zé)管理。九、本制度自發(fā)布之日起實行。會議簽到表主持人：